Gestionar un equipo nunca es una tarea fácil. Si, además, el equipo trabaja de forma remota, monitorizarlos se convierte en un desafío aún mayor.

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Entonces, si se encuentra entre los gerentes con problemas que intentan averiguar cómo rastrear a los empleados que trabajan desde casa, este artículo contiene algunos consejos útiles.

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1. Fomente la autodenuncia

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La autoinformación implica que los empleados envíen resúmenes diarios o semanales de su trabajo a los gerentes. Este enfoque permite una evaluación subjetiva de la carga de trabajo y puede ser útil para equipos pequeños o donde existe un alto nivel de confianza.

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Sin embargo, dado que se basa únicamente en la honestidad de los empleados, es posible que deba complementarse con medidas más objetivas.

2. Implemente el software de seguimiento del tiempo

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El uso de software de seguimiento del tiempo es una de las mejores maneras de entender cómo los empleados distribuyen su tiempo entre las tareas.

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Para ver un desglose detallado de cómo los miembros del equipo dedican su tiempo, los gerentes pueden pedirles que pongan en marcha y detengan un cronómetro para diferentes tareas. Esto ayuda a identificar tanto a los empleados altamente productivos como a los que tienen margen de mejora.

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Si bien es efectivo, este enfoque tiene sus defectos cuando se trata de rastrear actividades no planificadas, como llamadas telefónicas o reuniones. Otro inconveniente es que depende en gran medida de que los empleados informen con precisión sobre sí mismos.

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Las herramientas avanzadas para el seguimiento del tiempo, como Insightful, pueden ayudar a minimizar la posibilidad de que se publiquen informes falsos.

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Insightful y otros programas similares ofrecen funciones como el monitoreo automático de la actividad y la pantalla. Basándose en los datos recopilados, esta herramienta muestra inmediatamente el puntaje de productividad e incluso puede ayudarlo a detectar los primeros signos de agotamiento. Este tipo de software de seguimiento discreto pero fiable puede contribuir en gran medida a crear una cultura de productividad en su empresa.

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3. Utilice aplicaciones de gestión de proyectos y tareas

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Las aplicaciones de administración de proyectos y tareas pueden ayudar a organizar las tareas. Estas herramientas proporcionan información sobre quién está trabajando en qué tarea. Al tener una visión general estructurada de cada proyecto, los gerentes pueden distribuir la carga de trabajo de manera uniforme. Las aplicaciones de administración de tareas también pueden ayudar a decidir si se deben crear tareas adicionales.

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La desventaja de estas herramientas es que es posible que no capturen todos los aspectos de la carga de trabajo de un empleado. Esto es especialmente cierto en el caso de las tareas ajenas al ámbito del proyecto.

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Algunas de las herramientas de gestión de proyectos más populares son Asana, Podio y Harvest.

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4. Controle la actividad del correo electrónico

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Los profesionales pasan una parte importante de su jornada laboral en su bandeja de entrada de correo electrónico. Por eso, el seguimiento de la actividad del correo electrónico puede ofrecer información sobre la carga de trabajo y la productividad.

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Las herramientas como EmailAnalytics permiten a los administradores visualizar el volumen del correo electrónico, los tiempos de respuesta y los datos de los destinatarios. De esta manera, los líderes obtienen una visión clara del compromiso y la carga de trabajo de cada miembro del equipo. Este tipo de seguimiento en segundo plano no requiere ninguna acción por parte de los empleados, lo que lo convierte en una forma discreta de medir la productividad.

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5. Crea y administra listas de tareas

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Las listas de tareas se centran en las tareas individuales dentro o fuera de las aplicaciones de gestión de proyectos. La creación de estas listas permite a los administradores ver la distribución de la carga de trabajo entre los miembros del equipo.

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Este método puede revelar si las tareas están asignadas de manera desigual. Sin embargo, para garantizar que todas las tareas se registren y completen con precisión, se requiere una administración cuidadosa.

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6. Exigir supervisión e informes gerenciales

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Permita a los gerentes y supervisores monitorear activamente las cargas de trabajo del equipo e informar sobre ellas. Esto permite un enfoque más dinámico de la gestión de la carga de trabajo.

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Los informes periódicos de este tipo permiten a los líderes ajustar las estrategias según sea necesario. También garantizan que los empleados no pierdan el tiempo haciendo un seguimiento de sus responsabilidades.

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7. Observe los factores subjetivos

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Una estrategia de seguimiento eficaz va más allá de las medidas objetivas. El comportamiento y la moral de los empleados pueden ofrecer información adicional sobre la gestión de la carga de trabajo. Las señales de estrés o falta de compromiso pueden indicar desequilibrios en la carga de trabajo que deben abordarse.

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¿Por qué supervisar las cargas de trabajo?

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La supervisión de las cargas de trabajo es esencial por varios motivos:

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• Equilibrar las cargas de trabajo: Ayuda a redistribuir las tareas para garantizar una carga de trabajo justa y evitar el agotamiento.

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• Aumentar la moral: Una carga de trabajo equilibrada contribuye a la satisfacción y la productividad de los empleados.

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• Identificación del bajo rendimiento: Permite a los gerentes identificar y apoyar a los miembros del equipo que pueden tener dificultades.

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• Detección de ineficiencias: La supervisión puede revelar las ineficiencias de los procesos y las oportunidades de mejora.

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Conclusión

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La gestión remota de equipos se basa en gran medida en la confianza entre los directivos y los compañeros de equipo. Al mismo tiempo, requiere medidas objetivas y una comprensión de las circunstancias individuales de los empleados.

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Encuentre una combinación de estrategias de seguimiento adaptadas a sus necesidades empresariales únicas. Asegúrese también de educar a sus trabajadores sobre las mejores prácticas para el trabajo remoto. Solo así podrá ayudar a sus empleados remotos a alcanzar su máximo potencial y productividad.

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