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Software de seguimiento del trabajo desde casa

Solución de seguimiento del tiempo y control de la productividad que te ayudará a asegurarte de que tus empleados son productivos mientras trabajan desde casa.

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Podrás ver cuándo empiezan y terminan tus empleados su jornada laboral y cuánto tiempo pasan trabajando. Exporta los informes y utilízalos para tu sistema de nóminas.

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Comprueba en tiempo real en qué proyectos o tareas están trabajando tus empleados, así como qué aplicaciones y sitios web están usando, cuando quieras.

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Etiqueta cada aplicación y página web que utilicen tus empleados como productiva, improductiva o neutra y, a continuación, consulta los gráficos e informes para obtener información sobre la productividad de tu equipo.

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Todas las aplicaciones y sitios web que utilizan tus empleados se muestran en tu panel de control, incluida la frecuencia de uso y el tiempo dedicado a cada uno de ellos.

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Insightful realiza un seguimiento de todas las actividades diarias de tus equipos, incluido en qué están trabajando, durante cuánto tiempo y cuándo.

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Guía del empleador para trabajar desde casa

¿Estás pensando en dejar que tus empleados trabajen desde casa?

Introducción

Cada vez son más las empresas que permiten el trabajo ocasional desde casa o completamente a distancia. A los empleados les gusta tener esta opción, pero también son cada vez más los empresarios que ven en ello ventajas. Y si todavía estás pensando si deberías subirte al carro, probablemente tengas un montón de preguntas sobre los detalles y el proceso de transición.
 
Pero, antes de entrar en materia, deberíamos hablar de los términos utilizados para describir este tipo de trabajo. El término general que se utiliza para referirse a las empresas que permiten a sus empleados trabajar desde casa (en cierta medida o en su totalidad) es "teletrabajo". Sin embargo, normalmente se utiliza para describir una empresa que permite a sus empleados trabajar desde casa unos días al mes.

Por otro lado, tenemos las primeras empresas remotas, que no tienen oficinas y en las que todo el mundo trabaja a distancia. Si estás poniendo en marcha una empresa remota, hay otra guía que hemos creado. Se llama La guía definitiva para crear y gestionar un equipo remoto, y te recomendamos que la consultes.

 infografía sobre el trabajo desde casa

¿Para quién es esta guía?

Esta guía está dirigida a las empresas que están pensando en permitir a sus empleados trabajar desde casa ocasionalmente. Fue desarrollada a partir de las mejores prácticas que las primeras empresas remotas utilizan para gestionar sus equipos, pero cualquier empresa que se plantee permitir el trabajo desde casa puede y debe aplicarlas.

¿Te preguntas cómo controlar a los empleados que trabajan desde casa? Deja que Insightful te ayude.

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También debes tener en cuenta que si planeas dejar que los empleados trabajen desde casa una vez al mes, probablemente no necesites hacer ningún cambio en tus procesos, pero si optas por más días, hay sistemas, procesos y herramientas que no puedes pasar por alto.

Antes de empezar a hablar de los beneficios y compartir algunos consejos esenciales que debes conocer antes de crear un política de trabajo desde casa, también deberíamos abordar algunas de las principales preocupaciones de los empleadores acerca de este tipo de trabajo:

  • Pereza y bajos niveles de productividad: es mucho más fácil distraerse en casa;
  • Seguridad de los datos: ¿los empleados utilizan redes seguras?
  • Solución de problemas: qué sucede si una pieza de software o hardware funciona mal;
  • Trabajo excesivo: ¿los empleados tendrán dificultades para distinguir entre el tiempo privado y el laboral?
  • Comunicación insuficiente: ¿se mantendrá a todo el mundo informado en todo momento?
sitio elegante

Sitio de Cassy

Cofundador y CEO de Hoppier

Tener un lugar de trabajo flexible en el que la gente pueda trabajar desde casa si lo desea nunca ha planteado grandes problemas. Las personas que pueden ser productivas desde casa son las que uno quiere contratar en cualquier caso. Todo el mundo debería querer contratar a personas responsables, con iniciativa y automotivadas.

Beneficios de dejar que los empleados trabajen desde casa

La mayoría de la gente no sabe cuáles son las ventajas de trabajar desde casa, así que es natural que se muestren escépticos. Pero no sólo los directivos no están seguros de que este tipo de trabajo sea para ellos, también hay empleados que no están a favor de la teletrabajo y no se puede esperar que todo el mundo pueda o quiera trabajar de esta manera.

Sin embargo, los empleados a los que les gusta trabajar a distancia y que a veces tienen la oportunidad de hacerlo desde casa suelen ser más felices que los empleados que pasan su jornada laboral en la oficina. La razón principal es que su calidad de vida puede mejorar de muchas maneras diferentes.

Menos días de baja por enfermedad

En primer lugar, cogerán menos días de baja por enfermedad. Los empleados que estén levemente enfermos o con gripe, pero que puedan seguir trabajando, no tendrán que acudir a la oficina para realizar sus tareas y arriesgarse a que otra persona enferme. Además, de esta forma, podrán descansar y recuperarse antes.

Más flexibilidad

Si los horarios fijos no son lo tuyo, tu equipo tiene la oportunidad de terminar muchos asuntos privados cuando trabaja desde casa. Pueden organizar el horario de trabajo en función de sus necesidades, para hacer reparaciones en casa, esperar sus entregas o terminar el trabajo relacionado con sus documentos oficiales. Además, pueden pasar más tiempo con sus familias, recoger a los niños del colegio, llevarlos a sus entrenamientos, etc.

Menos tiempo para ir al trabajo

A nadie le gusta pasar una hora (o incluso más) en el tráfico, cambiando de transporte público para ir a trabajar. Cuanto más se desplacen al trabajo, más agotados estarán los trabajadores cuando lleguen a la oficina. Es decir, es más probable que se relajen, hablen con sus compañeros de trabajo y naveguen por Internet en lugar de trabajar. Al permitirles trabajar de forma remota a veces, les ahorras mucho tiempo en los desplazamientos y, de hecho, los haces más productivos.

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Ofertas de trabajo más atractivas

De acuerdo con FlexJobs, en los últimos 12 años, ¡el número de personas que trabajan de forma remota ha crecido un 159%! Y a medida que más personas consideran que este beneficio es uno de los más importantes, es necesario que sigas siendo competitivo en el mercado. Por ejemplo, cuando se les pide que califiquen los beneficios de las empresas, los padres anteponen el trabajo remoto a los salarios más altos.

Además, la mayoría de las personas no están dispuestas a viajar más de una hora para ir al trabajo, pero si les dejas trabajar desde casa algunos días a la semana, podrían reconsiderarlo.

Acceso a una mano de obra más grande

Si, pasado un tiempo, decides que tus empleados trabajen a distancia a tiempo completo, puedes empezar a contratar talentos de todo el mundo. Para entonces, ya habrás pasado por todos los altibajos de la gestión de una plantilla remota y estarás preparado para cualquier reto que pueda surgir.

Ahorro de costes

Y probablemente la principal razón por la que las empresas recurren al trabajo a distancia es el ahorro. Las empresas ahorran en espacio de oficina, suministros, existencias de cocina, etc. Por otro lado, los trabajadores están ahorrando en gastos relacionados con el coche, porque no lo conducen tanto. También ahorran en comida, porque es más probable que coman comida casera si trabajan desde casa. Y por último, pero no por ello menos importante, tienen menos gastos de vestuario (especialmente si tu empresa tiene un código de vestimenta formal).

Por último, no hay que olvidar que los estudios han demostrado que los empleados que trabajan desde casa son más productivos, ¿y quién no quiere un equipo más productivo?

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¿Todos los equipos pueden trabajar desde casa?

En general, casi todos los equipos, salvo los que necesitan tener contacto en persona con los clientes, pueden trabajar desde casa. Sin embargo, esta opción tuvo su auge primero entre las empresas de TI, y la mayoría de las personas que tele trabajan lo hacen en el servicio de atención al cliente. Incluso las empresas que están introduciendo poco a poco esta opción suelen probarla con estos equipos.
Luego están los equipos de marketing, especialmente los escritores que trabajan de forma remota. Diseñadores, desarrolladores de software, gerentes de proyectos, etc.

A continuación están los equipos de marketing, sobre todo los redactores que trabajan a distancia. Diseñadores, desarrolladores de software, gestores de proyectos, etc.Hoy en día, la mayoría de las llamadas de ventas y demostraciones de productos se hacen por Internet, así que no importa mucho si el vendedor está sentado a tu lado o en casa.

Recientemente, otras profesiones han empezado a buscar oportunidades a distancia, como los consultores y los contables. La mayoría de estas funciones no se requieren 8 horas al día, todos los días de la semana, por lo que tiene sentido contratarlos en función de las necesidades.

Dada la gran cantidad de herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad, el trabajo de estas personas no se verá afectado porque dispondrán del software para trabajar allí donde se encuentren.

También debes tener en cuenta de que no todos los empleados están hechos para trabajar a distancia. Los que suelen ser buenos para este tipo de trabajo son los emprendedores, los motivadores, los que son extremadamente independientes y autodisciplinados. Cuando trabajas en una oficina, otras personas trabajan a tu alrededor y hay una especie de presión de grupo para seguir trabajando; las oficinas remotas distraen mucho más, sobre todo a las personas que nunca han trabajado de esta manera.

La gestión del tiempo y las habilidades de comunicación también son imprescindibles. De nuevo, al trabajar desde casa, tus empleados tendrán que organizar sus propios horarios. Además, su colaboración con el equipo se basará en la comunicación en línea, por lo que debes asegurarte de que tengan buenas habilidades de comunicación.

Factores más importantes a tener en cuenta

Dedicaremos esta sección a algunos de los aspectos empresariales más importantes que debes tener en cuenta antes de permitir que tus empleados trabajen desde casa.

Es importante tener en cuenta tres aspectos clave:

¿Cuántos días a la semana se permiten?

Siempre hay algunas personas que intentan hacer el vago y aprovecharse de la política, pero según nuestra experiencia, la gran mayoría es respetuosa y agradece el privilegio. Hasta 3 días a la semana es posible, aunque recomendamos 1-2 días.

¿Hay algún día prohibido?

Establecimos que el lunes y el martes fueran los "días de trabajo tradicionales", pero para algunas organizaciones todos los días son válidos para trabajar a distancia.

La (sobre) comunicación es clave.

Se debe informar al superior y a los miembros del equipo con al menos 12-24 horas de antelación, marcar el calendario compartido y abrir canales de comunicación para llegar fácilmente a la persona esté donde esté.

Eso es todo. En general, se trata de una buena ventaja que es bastante fácil de poner en práctica y que levanta la moral en la oficina.

Comunicación

Una de las mayores preocupaciones de los directivos cuando deciden permitir el teletrabajo es cómo funcionará el equipo si no comparten las mismas oficinas. Sí, seguirán utilizando las mismas herramientas que cuando están en la oficina, pero a veces es mucho más fácil hablar con un compañero de trabajo sobre el progreso de un proyecto que escribir largos correos electrónicos o mensajes en Slack.

Aunque sigue siendo importante tener el mayor tiempo posible cara a cara cuando trabajas con un equipo remoto, debes asegurarte de tenerlo todo por escrito. Si utilizas una de las herramientas de gestión de proyectos, asegúrate de dejar comentarios sobre los acuerdos alcanzados para que todo el mundo esté al tanto de cualquier actualización.

Slack se ha convertido en una de las herramientas clave de cualquier equipo, ya sea a distancia o no. Pero también tiene algunas desventajas. Cada nueva notificación interrumpe el flujo de trabajo, y cuando tienes un equipo grande es inevitable que las notificaciones sigan apareciendo todo el tiempo. Por eso debes adoptar la comunicación asincróna. No esperes que tu equipo esté conectado en todo momento, hazles saber que está bien utilizar el modo "No molestar" para que puedan centrarse en su trabajo.

Es muy fácil comunicarse mal en un entorno remoto, por lo que debes crear algunas normas, así como canales de comunicación adecuados para todos los equipos. Cuando haya un problema urgente que deba solucionarse lo antes posible, utiliza llamadas o incluso SMS. Cuando hables de productos, proyectos, clientes, marketing, etc., crea canales separados para cada tema e incluye sólo a las personas que deban ser incluidas. A Jonathan de Contabilidad no le interesan tus nuevos grupos de contenido. No te preocupes por comunicar más de la cuenta, ya que hay más posibilidades de que no digas algo importante que de que digas demasiado.

También deberías crear un lugar donde los empleados puedan hablar sobre cosas al azar, como qué tal les va el día o si han visto una buena película últimamente: este canal sustituye a la cháchara de oficina y es crucial para mantener una buena relación entre los miembros del equipo.

La colaboración puede simplificarse con el mismo sistema, pero también necesitarás una herramienta de gestión de proyectos y herramientas basadas en la nube para que los empleados puedan acceder a los archivos importantes estén donde estén.

Administración de proyectos

Ya que hemos mencionado las herramientas de gestión de proyectos, es hora de hablar de cómo gestionar proyectos cuando tus empleados trabajan desde casa. En primer lugar, es importante que todos sean conscientes del papel que desempeñan en el proyecto, así como de la forma en que su contribución (o la falta de ella) afecta a todo el proceso.

A continuación, debes pensar en la delegación. Cuando delegues tareas para el nuevo proyecto, intenta dividirlas en trozos más pequeños. De este modo, será más fácil para los gestores y jefes de equipo hacer un seguimiento del progreso del proyecto, pero también ayudará a los empleados. En concreto, podrán organizar mejor su agenda, pero también podrán tachar muchas tareas diferentes de sus listas por la sensación de logro que les dará cada finalización. Además, las tareas con plazos largos hacen que la gente procrastine más, así que deberías pensar en ello antes de empezar a recortar tu proyecto.

Sin embargo, debes tener cuidado de no dividir las tareas que están estrechamente relacionadas durante la ejecución, porque puede ser difícil para los miembros de tu equipo ver el panorama general de esta manera.

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Responsabilidad

Tanto si tu equipo trabajo a distancia o  no, todos deben responsabilizarse de sus acciones, ya sean buenas o malas. El primer paso para ello es asegurarse de que todo el mundo sabe de qué es responsable. Es decir, la comunicación entre los jefes de equipo y los empleados debe ser clara y directa. No se puede pretender responsabilizar a alguien de algo que no ha hecho si ni siquiera sabía que debía hacerlo.

Además de comunicar claramente las tareas, debes asegurarte de que todo el mundo sabe cuándo vence el plazo y qué se espera de los resultados. Para asegurarte de que todo el mundo está al tanto de las tareas, puedes introducir el uso de software de monitorización del trabajo desde casa que puede ayudarte a obtener pruebas del trabajo, pero hablaremos de estas herramientas más adelante en la guía.

Cuando el proyecto esté terminado, reúne al equipo para compartir opiniones, elogiar y repasar los problemas que hayan surgido durante el proceso.

¿Cómo puedes garantizar la responsabilidad de tu equipo? Con herramientas de monitorización del trabajo desde casa.

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Nada es perfecto

Así es, nada es perfecto, y es de esperar que te encuentres con algunos baches durante la transición a una empresa de trabajo desde casa.

Aunque trabajar desde casa te permitirá reducir algunos costes importantes de la empresa, al principio esta transformación puede requerir un presupuesto que no esperabas. Este presupuesto debe cubrir los costes de formación inicial de los empleados, especialmente los relacionados con la seguridad de los datos. Además, puede que tengas que proporcionar a los empleados equipos más adecuados para trabajar desde casa.

Es probable que todo el proceso de transición al trabajo desde casa no vaya sobre ruedas al principio. Los empleados necesitarán tiempo para adaptarse, y es de esperar que surjan problemas como niveles de productividad más bajos o problemas de comunicación. Es importante que te tomes tu tiempo, hables sobre estos retos con tu equipo y trabajes en posibles soluciones.

También debes contar con que ciertos aspectos del trabajo a distancia ocasional molestarán a tus empleados. Por ejemplo, a algunas personas les cuesta diferenciar entre el lugar donde trabajan y el lugar donde se relajan. En un escenario ideal, todos tus empleados tendrían algún tipo de oficina en casa, o al menos un espacio dedicado donde trabajar. Es una buena idea compartir con ellos algunos consejos sencillos y eficaces que pueden seguir para adaptarse más rápidamente.

La falta de tiempo cara a cara no será un problema si tu equipo teletrabaja unos días al mes, pero no es imposible que haya situaciones ocasionales en las que sería mejor reunirse personalmente para resolver el asunto en cuestión.

El trabajo desde casa puede suponer más horas para algunas personas, que no dejarán de pensar "déjame terminar esta cosa", y es inevitable que se prolongue. Sin duda, te aconsejamos que enseñes a tus empleados que deben seguir cumpliendo el horario y las horas de trabajo habituales, sin hacer horas extra innecesarias.

También puedes introducir una herramienta de control de horas de trabajo desde casa para ayudarles a controlar cuántas horas han estado trabajando y asegurarte de que no están trabajando más de la

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Si ves que este tipo de trabajo no es adecuado para tu equipo, no temas  cerrar el programa. Probablemente sepas que IBM es una de las empresas pioneras en teletrabajo. En 1979 probaron el trabajo desde casa, y en 1983 alrededor de 2.000 de sus empleados trabajaban desde casa. En 2009, publicaron un informe que afirmaba que el 40% de sus empleados (unos 368.000) no tienen oficina. Con esta medida, IBM consiguió ahorrar casi 2.000 millones de dólares. Sin embargo, en 2017 han dado marcha atrás en su política de teletrabajo y han devuelto a miles de sus empleados a las oficinas.

Judith Olson, una experta en trabajo a distancia compartió su opinión sobre el tema, y afirmó que IBM tal vez se dio cuenta de que sus trabajadores remotos son invisibles, y que no tienen idea de lo que la persona está haciendo, con qué tipo de distracciones está lidiando. Por otra parte, los empleados no tienen ni idea de lo que pasa con los directivos.

Por supuesto, esto es más difícil en un equipo totalmente remoto, pero puedes intentar minimizarlo manteniendo una comunicación regular y abierta con el equipo que trabaja desde casa. Deja que compartan libremente las dificultades a las que se enfrentan cuando trabajan desde el salón de su casa. Escucha, no critiques, y crea posibles soluciones para ellos.

trampas del trabajo remoto

Planificación y ejecución de la política de trabajo desde casa

Antes incluso de empezar a planificar tu estrategia de teletrabajo, debes identificar cuáles son las razones por las que quieres adoptar esta política, porque tu plan, tus objetivos y tu ejecución dependerán en gran medida de lo que quieras conseguir dejando que los empleados trabajen desde casa.

Debes hacer una evaluación de los equipos que trabajarán desde casa y trazar un mapa de todos sus procesos. Es inevitable que algunos de estos procedimientos tengan que cambiar, pero también debes comprobar si hay alguno que deba permanecer intacto.

Después, tienes que hacer una lista de las responsabilidades y funciones de cada empleado que vaya a trabajar desde casa, para analizar cómo se verán afectadas sus funciones por este cambio. Asegúrate de no perder de vista las tareas críticas y de contar con estrategias en caso de que algo vaya mal en ellas.

En general, la mayoría de las empresas pueden planificar el trabajo desde casa siguiendo cuatro sencillos pasos:

  1. Selecciona una herramienta de gestión de proyectos que utilizará tu equipo (si ya utilizas una, no es necesario que cambies a otro proveedor);
  2. Mapea todas las tareas actuales que tienen tus empleados, añádelas a la herramienta y asígnalas adecuadamente;
  3. Asegúrate de que todas las actas de las reuniones se asignan a tu herramienta de gestión de proyectos y de que las tareas se crean en función de dichas actas;
  4. Empieza a controlar el tiempo dedicado a cada tarea para garantizar la productividad y que se cumplan los plazos.
  5. Si eres directivo, experimenta saliendo de la oficina durante unos días y trabajando desde casa. Esta prueba te mostrará si sigues teniendo control sobre lo que ocurre en tu equipo, pero también qué áreas debes mejorar para que el trabajo desde casa funcione sin problemas.

Además, debes revisar todas las políticas y asegurarte de que están en consonancia con la opción del trabajo desde casa. Mejor aún, crea una política especial de trabajo desde casa, un manual o unas directrices que tus empleados remotos deban seguir. Estas políticas suelen incluir las mejores prácticas en materia de protección de datos, uso de los dispositivos y el software que se les proporciona, así como las medidas que se tomarán en caso de que se infrinja alguna de las normas. Los manuales son realmente necesarios, porque son un recurso al que acudir si tus empleados tienen alguna duda sobre su trabajo ocasional desde casa.

Si necesitas ayuda para crear la política de trabajo desde casa, puedes descargar aquí nuestra plantilla gratuita.

Piotr Sosnowski

Pete Sosnowski

Director de Recursos Humanos y cofundador de Zety.

Esta es la cuestión:

Hay un gran número de empresas que han cambiado sus equipos de oficina por el trabajo a distancia.

Esto se debe a que al 99% de los empleados les encantaría tele trabajar al menos una parte del tiempo durante el resto de sus carreras.

Pero no es fácil quitar la oficina y enviar a tu equipo a trabajar a distancia.

¿Buenas noticias? Hay un truco rápido que me gustaría compartir y que hemos implementado aquí en Zety que ayudará a suavizar la transición.

Crea políticas sólidas de trabajo remoto y cúmplelas.

Antes de conseguir que tus empleados se adentren en el estilo de vida nómada digital, es esencial contar con los procedimientos necesarios. De lo contrario, la productividad del equipo caerá como una losa.

Por eso, asegúrate de que tu política de trabajo a distancia establece la disponibilidad cuando cada miembro del equipo tiene que estar conectado, qué herramientas (basadas en la nube) utilizarás para la comunicación y la colaboración, y cómo harás el seguimiento del progreso, para que las cosas no se te escapen de las manos.

Herramientas de las que no puedes prescindir

En la era de la transformación digital es difícil imaginar que no haya muchos programas informáticos en los que confíe su organización. Sin embargo, para que tu equipo siga funcionando como siempre aunque trabaje desde casa, debes asegurarte de que utilizas software basado en la nube.

Por suerte, el mercado está lleno de ellos, y probablemente podrás encontrar cualquier software que necesites en un entorno de nube.

Hay varios tipos de herramientas que necesitarás si quieres permitir el trabajo a distancia. Las primeras de la lista son las herramientas de comunicación y colaboración. Probablemente ya estés utilizando Teams, Skype for Business, Slack o cualquier otra que te permita estar en contacto con tus compañeros de trabajo. Al trabajar desde casa, es posible que tus empleados tengan que depender más de estas herramientas, así que asegúrate de que estás perfectamente satisfecho con su funcionamiento: no hay fallos, tiempos de inactividad, etc. Además, asegúrate de contar con herramientas de videoconferencia por si tienes reuniones mientras trabajas a distancia.

Cuando se trata de colaboración, las herramientas dependen de los equipos que trabajan a distancia. Los equipos de marketing y ventas suelen colaborar a través de G Suite, Hubspot y Buffer. Mientras que tu equipo de soporte podría estar utilizando Intercom, o Drift.

También es importante almacenar archivos cruciales en la nube, para que todos puedan acceder a ellos cuando sea necesario.

¿Y cómo controlan las empresas el trabajo desde casa?

Monitorizar a los empleados que trabajan desde casa es bastante sencillo si quieres controlar la seguridad, la responsabilidad, la productividad e incluso la asistencia. Para obtener esta prueba de trabajo verificada, simplemente necesitarás una herramienta de seguimiento del trabajo desde casa como Insightful. Con nuestro software, la pregunta de cómo controlar el trabajo desde casa se responde fácilmente con funciones como el etiquetado de productividad, el seguimiento de la productividad, las capturas de pantalla y la opción de fichar manualmente. Si quieres ir un paso más allá, puedes supervisar a los empleados que trabajan desde casa con el seguimiento de proyectos y tareas, para asegurarte de que todos son conscientes de lo que tienen que hacer y de que no se incumplen los plazos.

Las herramientas de gestión de proyectos y tareas son esenciales si quieres asegurarte de que todo el mundo es consciente de sus responsabilidades del día. Sin embargo, lo mejor es que encuentres un cronómetro con funciones de gestión de proyectos, para que no tengas que pagar por dos herramientas distintas.


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Trabajo de emergencia desde casa: actualización de 2020

Tras el reciente brote de coronavirus, muchas empresas se han visto obligadas a cerrar sus oficinas y dejar que sus equipos trabajen desde casa. Incluso IBM, que devolvió a casi todos sus trabajadores a distancia a las oficinas hace apenas tres años, ha emitido ahora una recomendación de trabajo desde casa para todos los empleados de las zonas más afectadas. Además de ellos, otras grandes empresas como Coca-Cola, Google, Facebook, PwC han enviado a sus empleados a trabajar desde casa de forma imprevista. De este modo, las empresas protegen a sus empleados y se aseguran de que el virus no se propague por sus oficinas, pero también minimizan los riesgos de propagación dado que reducen los desplazamientos.

Facebook canceló su conferencia de desarrolladores F8, también se ha retirado de la Game Developers Conference. Muchas otras conferencias fueron canceladas, o se convirtieron en eventos sólo en línea.

Algunas de estas empresas ya tienen políticas de trabajo desde casa, por lo que son conscientes de cómo funciona el sistema, los empleados saben qué hacer, etcétera. Pero, ¿qué ocurre con las empresas que nunca tuvieron este tipo de políticas y ahora, de repente, necesitan enviar a sus empleados a trabajar a distancia por tiempo indefinido? Estas empresas son un caos porque los empleados no son conscientes de cosas básicas como qué deben hacer en caso de que les falle el hardware.

Incluso si te encuentras en una zona no afectada, deberías empezar a pensar con antelación y permitir que los empleados trabajen desde casa uno o dos días, sólo para practicar y ver qué puedes esperar de un programa de este tipo.

Tu plan de trabajo de emergencia desde casa debe ser una política que todos los empleados conozcan. Debe explicar detalladamente qué incluye este trabajo a distancia, si las reuniones se celebrarán en línea (y a través de qué herramientas), qué deben hacer si les llegan clientes, cómo actuar en caso de mal funcionamiento del software/hardware, etc. Si no empiezas a planificar ahora, puede que te pille por sorpresa cuando, en algún momento, tengas que dejar que todo el mundo se vaya a casa.

Aunque tu zona nunca se vea afectada por el brote actual, no hay forma de saber si otro tipo de catástrofe puede hacer que tengas que empezar a trabajar a distancia durante un tiempo, así que es bueno estar siempre preparado.

Conclusión

El hecho es que las empresas pueden ganar mucho permitiendo a sus empleados trabajar desde casa ocasionalmente. Sin embargo, es un proceso que no debe hacerse lo más rápidamente posible; tómate su tiempo, evalúa tus opciones y asegúrate de que tienes todas las herramientas y procesos establecidos antes de proceder.

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Of course! In this case Insightful must be installed on the work computers your employees will be accessing through VPN or remote access software.

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Data security and confidentiality are of utmost importance to us. To find out more how we’re handling your data, please visit our Security page.

Do you have on-premise data storage?

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Employer’s Guide to Work From Home

Are you thinking about letting your employees work from home?

01: Introduction

Companies that allow occasional work from home, or that are fully remote are growing in numbers. The employees like to have this option, but more employers are also seeing benefits in this. And if you’re still thinking whether you should jump on the bandwagon, you probably have a ton of questions regarding the specifics and the transitioning process.

But, before we jump in, we should discuss terms used to describe this kind of work. The general term used for companies allowing employees to work from home (to some extent or fully) is remote friendly. However, you would typically use this to describe a company that allows its employees to work from home a few days per month.

02: Who Is This Guide For?

This guide is made for companies that are thinking about letting their employees work from home occasionally. It was created out of best practices remote first companies use to manage their teams, but any company planning to allow working from home can and should apply them.

You should also note that if you’re planning to let employees work from home once per month, you probably won’t need to make any changes to your processes, but if you’re opting in for more days there are systems, processes and tools you can’t overlook.


Before we start talking about benefits, and share some essential tips you should know before creating a work from home policy, we should also address some of the key concerns employers have about this type of work:

  • Slacking and low productivity levels - it’s much easier to get distracted at home;
  • Data security - are employees using secure networks;
  • Troubleshooting - what happens if a piece of software/hardware malfunctions;
  • Overworking - will employees have a hard time distinguishing between private and work time;
  • Under communication - will everyone be kept in the loop at all times;

03: Benefits of Letting Employees Work From Home

Most people don’t know what the benefits of working from home are, so it’s natural they are skeptical. But, it’s not just managers who aren’t certain this type of work is for them, there are employees who aren’t pro-remote oriented and you can’t expect that everyone can or wants to work this way.

However, those employees who like working remotely, and who have the opportunity to work from home sometimes are generally happier compared to employees who spend their working days in the office. The main reason is that their quality of life can improve in many different ways.

Less Sick Days

First of all, they’ll take less sick days. Employees who are mildly sick, or coming down with a flu, but can still work don’t have to come into the office to perform their duties and risk getting someone else sick. Additionally, this way, they’re able to rest and get over it sooner.

More Flexibility

If fixed working hours aren’t really your thing, your team has the opportunity to finish a lot of private matters when they’re working from home. They can organize the working schedule according to their needs, in order to do some home repairs, wait for their deliveries, or finish up work regarding their government issued papers. Additionally, they can spend more time with their families, pick up the kids from school, take them to their practices, and so on.

Less Commute Time

Nobody likes spending an hour (or even more) in traffic, switching between public transports in order to get to work. The longer their commute, the more exhausted your workers are when they actually get into the office. Meaning, they’re more likely to slack, talk to coworkers and browse the web instead of working. By allowing them to work remotely sometimes, you’re saving them a lot of time on commuting and actually making them more productive.

More Attractive Job Offerings

According to FlexJobs, over the last 12 years, the number of people who work remotely has grown by 159%! And as more people look at this perk as one of the most important ones, you need to stay competitive on the market. For example, when asked to grade the benefits from companies, parents have put remote work before higher salaries.

Moreover, most people aren’t willing to commute more than an hour to get to work, but if you’re letting them work from home a few days per week they might reconsider.

Access to a Larger Labour Pool

If, after some time, you decide to let your employees work remotely full time, you can start hiring talent from all over the world. By then, you’ll already go through all ups and downs of managing a remote workforce, and you’ll be ready for any challenges that might come along.

Cost Savings

And probably the main reason why companies are turning to remote work is the savings. Companies are saving on office space, supplies, kitchen stocks, etc. On the other hand, workers are saving on car-related expenses because they aren’t driving the car as much. They’re also saving on food costs, because they’re more likely to eat a home prepared meal if they’re actually working from home. And last but not the least, they have lower wardrobe expenses (especially if your company has a formal dress code).

04: Can All Teams Work From Home?

Generally, almost all teams except those who need to have in-person contact with customers can work from home. However, this option boomed among IT companies first, and the majority of people who telecommute work in customer support. Even the enterprises who are slowly introducing this option are usually testing it with these teams.

Next up there are marketing teams, particularly writers who work remotely. Designers, software developers, project managers, and so on.

Most sales calls and product demos are done online nowadays, so it doesn’t really make a lot of difference if your sales person is sitting next to you, or at home.Recently, other professions have been pursuing remote opportunities, such as consultants and accountants.

Most of these roles aren’t required 8 hours per day, every day of the week, so it makes sense to hire them on a need-to basis.

Given the vast amount of tech tools that are currently available, work of these people won’t be affected because they’ll have the software to work on wherever they’re located.

You should also be aware that not every employee you have is cut out for working remotely, and that is fine. Those who are usually good for this type of work are self-starters, motivators, who are extremely independent and self-disciplined. When you work in an office, other people are working around you, and there’s sort of a peer pressure to keep working, remote offices are far more distracting, especially to people who’ve never worked this way before.

Excellent time management and communication skills are also a must. Again, when working from home, your employees will need to organize their own schedules. Additionally, their collaboration with the team will be based on online communication, so you must ensure they have strong communication skills.

05: Most Important Factors to Think About

We will dedicate this section to some of the most important aspects of business you must take into consideration prior to allowing employees to work from home.

Communication

One of the biggest concerns managers have when deciding to allow remote work is how the team will function if they aren’t sharing the same offices. Yes, they will still rely on the same tools they’re using when they’re in the office, but sometimes it’s just much easier to approach a coworker to discuss project progress than to write lengthy emails or Slack messages.

While it’s still important to get as much face time as possible when you work with a remote team, you must ensure that you have everything in writing. If you’re using one of the project management tools, make sure you leave comments about arrangements that were made so everyone is aware of any updates.S

lack has become one of the key tools if every team’s toolbox - remote or not. But it also brought some Slacking. Each new notification interrupts the workflow, and when you have a large team it’s inevitable that notices will keep popping up all the time. Which is why you should embrace asynchronous communication. Don’t expect from your team to be online at all times, let them know it’s alright to use the Do Not Disturb mode so they can focus on their work.

It’s very easy to under communicate in a remote environment, which is why you should create some rules, as well as proper channels of communication for all teams. When there’s an urgent issue that needs to be fixed as soon as possible use calls, or even SMS. When you’re discussing products, projects, customers, marketing, etc. create separate channels for each topic, and only include the people who need to be included. Jonathan from Accounting doesn’t really care about your new content clusters. Don’t worry about over communicating, since there’s a better chance you’ll miss on saying something important than saying too much.

You should also create a place where employees can chat about random things, like how their day is going, or if they’ve seen a good movie lately - this channel replaces office chit-chat and it’s crucial for maintaining a good relationship among team members.

Collaboration can be simplified with the same system, but you’ll also need a project management tool and cloud-based tools so that employees can access important files wherever they are.

Communication

Since we mentioned project management tools, it’s time to talk about how to manage projects when your employees are working from home. First of all, it’s important that everyone is aware of what role they play in the project, as well as how their contribution (or the lack of) affects the whole process.

Next up, you must think about delegation. When you delegate tasks for the new project try to break them down into smaller chunks. This way, it will be easier for managers and team leaders to track project progress, but it will also help the employees. Namely, they’ll be able to organize their schedule better, but they’ll also be able to scratch many different tasks off their lists because of the sense of accomplishment each completion will give them. Additionally, tasks with long deadlines cause people to procrastinate more, so you should think about that before you start chopping down your project.

However, you should be mindful not to break down the tasks which are closely connected during the execution because it can be hard for your team members to see the bigger picture this way.

Accountability

Whether your team is collocated or not, everyone needs to be held accountable for their actions, good or bad. The first step towards this is ensuring everyone knows what they’re in charge of. Meaning, the communication among team leaders and employees must be clear and straightforward. You can’t expect to hold someone accountable for something they haven’t done if they didn’t even know they were supposed to do that.

Besides clearly communicating the assignments, you must ensure everybody knows when the deadline is and what is expected from the output. To make sure everyone is on the task, you can introduce the use of work from home monitoring software which can help you obtain proof of work, but we’ll talk about these tools later in the guide.

Whenever the project is done, gather the team to share feedback, give praise and go over issues that have come up in the process.

06: It’s Not All Sunshine and Rainbows

Nothing is ever perfect, and you can expect to run into some bumps while you’re transitioning to a work from home company.

Even though working from home will allow you to cut down on some major company costs, in the beginning this transformation can require a budget you weren’t expecting. This budget is supposed to cover the costs of initial employee training., especially related to data security. Additionally, you may need to provide employees with more suitable equipment to work from home.

The whole process of slowly transitioning to working from home probably won’t go smoothly in the beginning. Employees will need time to adjust, and you can expect issues like lower productivity levels, or communication issues. It’s important that you take your time, discuss these challenges with your team and work on possible solutions.

You should also expect that certain aspects of occasional remote work will annoy your employees. For example, some people find it difficult to differentiate between the place where they work and the place where they relax. In an ideal scenario, all your employees would have some sort of a home office, or at least a dedicated space where they’ll work. It’s a good idea to share some simple and effective tips they can follow in order to adjust quicker.

The lack of fact-to-face time won’t be an issue if your team is teleworking a few days per month, but it’s not impossible that there will be occasional situations in which it would be better to meet personally to resolve the issue at hand.

Work from home could mean longer hours for some people, they’ll keep thinking “let me just finish this one thing,” and it’s inevitable that it will prolong. We definitely advise you to show your employees that they should still stick to the schedule and the usual working hours, without doing unnecessary overtime.

You can also introduce a work from home timesheet tool to help them track how many hours they’ve been working to ensure they’re not overworking themselves.

If you see that this type of working isn’t suitable for your team, there’s no shame in shutting down the program. You’re probably aware that IBM is one of the pioneers when it comes to teleworking. Back in 1979 they tested work from home, and by 1983 around 2,000 of their employees were working from home. By 2009, they’ve released a report which stated that 40% of their employees (around 368,000) don’t have an office. With this move, IBM was able to save nearly $2 billion! However, in 2017 they’ve reversed their work from home policy, and brought back thousands of their employees back to the offices.

Judith Olson, a distance work expert shared her opinion on the topic, and stated that IBM maybe realized that their remote workers are invisible, and that they have no idea what the person is doing, what type of distractions they’re dealing with. On the other hand, employees had no idea what’s happening with the managers.

Of course, this is more of a challenge in a fully remote team, but you can try to minimize it by maintaining regular and open communication with the team working from home. Let them freely share the struggles they’re facing when working from their living rooms. Listen, don’t criticize, and create potential solutions for them.

07: Planning and Execution of Working From Home Policy

Before you even start planning your work from home strategy, you must identify what are the reasons you want to adopt this policy, because your plan, goals and execution will heavily depend on what you want to achieve by letting employees work from home.

You should do an assessment of the teams that will work from home, and map all of their processes. It’s inevitable that some of these procedures will need to change, but you should also check if there are any that need to stay intact.

Afterwards, you need to list responsibilities and duties of every employee who will be working from home, to analyze how their job roles will be affected by this change. Make sure you keep an eye on the critical assignments, and make sure you have strategies in place in case something goes wrong on them.

Generally speaking, most companies can plan their work from home by following four simple steps:


  1. Select a project management tool your team will use (if you already use one, there’s no need to switch to another provider);
  2. Map all current tasks your employees have, add them to the tool and assign them appropriately;
  3. Make sure that all meeting minutes are mapped in your project management tool, and that the tasks are created based on those minutes;
  4. Start tracking time spent on each task to ensure productivity, but also that the deadlines will be met.
  5. If you’re a manager, experiment by stepping out of the office for a few days and work from home. This test will show you if you still have control over what’s happening in your team, but it will also show you which areas you need to improve for the work from home to function smoothly.

Furthermore, you should review all policies and make sure they’re in line with the work from home option. Even better, create a special work from home policy, handbook or guidelines your remote employees will follow. These policies usually include the best practices on data protection, usage of the devices and software they’re given, as well as the measures which will be taken in case any of the rules get broken. Handbooks are really a necessity, because they are a go-to resource if your employees have any queries regarding their occasional work from home arrangement.

If you need help to create the work from home policy, you can download our free template here.

08: Tools You Can’t Do Without

In the age of digital transformation it’s hard to imagine that there aren’t many software you rely on in your organization. However, for your team to keep functioning as usual even when working from home, you should ensure you’re using cloud-based software.

Luckily, the market is swamped with them, and you’ll probably be able to find any software you need in a cloud environment.

There are several types of tools you’ll need if you want to allow remote work. The first on the list are communication and collaboration tools. You’re probably already using Teams, Skype for Business, Slack, or anything else that allows you to stay in touch with your coworkers. When working from home, your employees might need to rely more on these tools, so make sure you’re perfectly happy with how they work - there are no bugs, downtimes, etc. Also, make sure you get video conferencing tools in case you have meetings while working remotely.

When it comes to collaboration, the tools depend on the teams who are working remotely. Marketing and sales teams will usually collaborate through G Suite, Hubspot, and Buffer. While your support team might be using Intercom, or Drift.

It’s also important to store crucial files in the cloud, so everyone can access them as necessary.

And how do companies monitor work from home?

‍Monitoring work from home employees is quite simple if you’re looking to keep an eye on security, accountability, productivity and even attendance. To get this verified proof of work you’ll simply need a work from home tracking tool like Insightful. With our software, the question of how to monitor work from home is easily answered with features like productivity labeling, productivity tracking, screenshots and manual clock-in option. If you want to take a step further you can monitor employees working from home with project and task tracking, so you can be sure everyone is aware of what they need to do, and no deadlines are missed.

Project and task management tools are essential if you want to be sure everyone is aware of their responsibilities for the day. But, it would be best if you could find a time tracker with project management capabilities, so you don’t have to pay for two separate tools.

09: Emergency Work From Home - 2020 Update

In the wake of the recent coronavirus outbreak many companies were forced to shut down their offices and let their teams work from home. Even IBM, that returned almost all of their remote workers to the offices just three years ago, has now issued a work from home recommendation for all employees in the most affected areas. Besides them, other large companies like Coca-Cola, Google, Facebook, PwC have sent their employees on an unplanned work from home trip. By doing this, companies are protecting their employees and ensuring the virus won’t spread across their offices, but they also minimize the risks of spreading given that they’re cutting down on the commute.

Facebook cancelled its F8 developers conference, they’ve also pulled out of the Game Developers Conference. Many other conferences were cancelled, or turned to online only events.

Some of these companies already have work from home policies, so they’re aware of how the system works, employees know what to do, and so on. But what happens to the companies who never did have such policies and now all of a sudden they need to send employees to work remotely for an indefinite time period? These companies are in chaos because employees aren’t aware of basic things like what they should do in case their hardware fails them.

Even if you’re located in a non-affected area, you should start thinking ahead and allow employees to work from home for a day or two, just to practice and see what you can expect out of such a program.

Your emergency work from home plan should be a policy every employee knows. It should detaily explain what this remote work includes, will the meetings be held online (and through which tools), what should they do if they had clients coming in, how to act in case of software/hardware malfunction, etc. If you don’t start planning now, you might be caught by surprise when, at some point, you need to let everyone go home.

Even if your area never gets affected by the current outbreak, there’s no way of knowing if another type of disaster can cause you to unwillingly start working remotely for a while, so it’s good to always be prepared.

10: Final Thoughts

The fact is that businesses can gain a lot by allowing their employees to work from home occasionally. Yet, it’s a process that shouldn’t be done as quickly as possible, take your time, evaluate your options, and make sure you have all tools and processes set in place before proceeding.

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