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Olvídate del seguimiento manual del tiempo y la asistencia. Accede a hojas de horas precisas y automatizadas basadas en las actividades informáticas de tu equipo.
No hay necesidad de calculadoras manuales de hojas de horas. Insightful genera automáticamente hojas de horas para cada uno de tus empleados basándose en tus actividades informáticas.
Utilizando tus ajustes personalizados, Insightful realiza un seguimiento de la actividad de los empleados desde el momento en que encienden el ordenador hasta que lo apagan. Alternativamente, puedes permitir que los trabajadores fichen manualmente.
Recibe informes detallados de las hojas de horas automáticamente en tu correo electrónico, o expórtalos como PDF, CSV o XLSX desde tu intuitivo panel de control en cualquier momento. Filtra las hojas de horas por individuos o equipos, y añade fechas personalizadas para obtener los datos que realmente necesitas.
Los informes simplificarán tu proceso de pago, minimizarán el tiempo perdido en la administración de nóminas y reducirán la posibilidad de errores humanos en el proceso.
Registra qué aplicaciones y sitios web utilizan más tus empleados durante el día.
Comprueba en qué están trabajando tus empleados en cualquier momento del día.
Permite que los empleados añadan tiempo manual por actividades realizadas lejos de sus ordenadores.
Mide y analiza los niveles de productividad de tus empleados de forma individual o por equipos.
Marca las aplicaciones y los sitios como "productivos", "improductivos" o "neutros".
Mantente al tanto de todas las actividades informáticas de tu equipo, todos los días.
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¿Qué hacen estos tipos de software y cuál es la mejor solución para ti?
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¿Quieres almacenar tus datos en tus propios servidores? Nuestra solución local es para equipos a los que no les importa un poco de esfuerzo técnico adicional y tienen el equipo informático para llevarlo a cabo. Tu empresa proporciona los servidores y nosotros los utilizamos para almacenar nuestros datos.
En un estudio reciente, un grupo de trabajadores de Microsoft tardó, de media, 15 minutos en volver a tareas mentales serias, como escribir informes o código informático, después de responder a un correo electrónico entrante o a mensajes instantáneos. Se desviaban para responder a otros mensajes o navegar por sitios web de noticias, deportes o entretenimiento.
"Me sorprendió lo fácil que se distraía la gente y lo que tardaban en volver a la tarea", afirma Eric Horvitz.
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¿Qué son las hojas de tiempo?
¿Cómo usar los datos de la hoja de tiempo?
Tarjetas horarias frente a hojas de tiempo
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Prevención del fraude en las hojas de tiempo
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Preguntas frecuentes sobre hojas de tiempo
Las hojas de horas son registros del tiempo que han pasado trabajando tus empleados. Pueden organizarse por días, semanas o incluso meses. Además, puedes utilizarlas para medir cuánto tiempo se dedica a un determinado proyecto o cliente.
En la mayoría de los casos, cada empleado se encarga de rellenar su hoja de horas. Después, los jefes las revisan y las aprueban.
Hay varios tipos de hojas de horas, pero lo más común es que se dividan por el período de tiempo que cubren. Por otro lado, se pueden dividir en función de la información que requieren.
En la mayoría de los casos, se trata de hojas de horas manuales. En este caso, los empleados deben tener acceso a una hoja de horas y rellenarla a mano antes de entregarla a su jefe o supervisor.
Sin embargo, dado que vivimos en la era de los softwares y la tecnología avanzada, las hojas de horas electrónicas y las aplicaciones de hojas de horas son cada vez más populares.
Las hojas de horas las utilizan sobre todo los empleados por horas. Muestran a los empleadores cuántas horas ha trabajado un miembro del equipo, para que puedan calcular su salario en consecuencia. Sin embargo, muchas empresas con trabajadores asalariados quieren asegurarse de que su equipo trabaja 40 horas a la semana, por lo que también utilizan hojas de horas.
Por otro lado, las hojas de horas pueden utilizarse para controlar únicamente el tiempo dedicado a determinados proyectos. Aunque solían ser bastante prácticas, cada vez resultan más pesadas para los trabajadores, y los empleados están recurriendo al software de control del tiempo para gestionar el control del tiempo en los proyectos.
Las hojas de horas son muy importantes para todas las empresas, y tienen distintas formas de uso y beneficios. Principalmente, te ayudarán a facturar a tus clientes con mayor precisión, a hacer un seguimiento de los costes de los proyectos, a medir el rendimiento de los empleados (si calculas el tiempo en función de las tareas realizadas) y te proporcionarán información sobre la eficiencia con la que trabaja tu equipo.
También pueden ayudarte a estimar y hacer un seguimiento del presupuesto del proyecto, así como a crear estimaciones más precisas en el futuro.
Aunque las tarjetas de control horario y las hojas de horas suelen utilizarse como sinónimos, en esencia son dos cosas distintas. Las plantillas de las tarjetas de control horario se utilizan principalmente como una forma de sistema de fichar la entrada y la salida, controlando únicamente cuándo los empleados empezaban y dejaban de trabajar durante el día. Las tarjetas de fichar se utilizaban con los antiguos sistemas de fichar que tenían la mayoría de las fábricas a lo largo de la historia, pero ahora se han sustituido por tarjetas de acceso y aplicaciones de reloj de fichar.
Tanto las hojas de horas manuales como las automáticas tienen sus ventajas y sus desventajas. Aunque las manuales pueden ser más baratas (se imprimen o se utiliza una plantilla de hoja de horas en Excel), son más propensas al error humano. Además, requieren más trabajo por parte de los empleados. En la mayoría de los casos, hay que recordarles que rellenen sus plantillas semanales, o las dejarán para última hora y las rellenarán de memoria. Si también utilizas hojas de horas para el seguimiento del tiempo de los proyectos, no podrás obtener los datos más precisos de esta forma.
Por otro lado, el software de hojas de horas o de control horario de empleados suele ser automático, lo que te ahorra la molestia de tener que recordárselo a tus empleados y facilita la revisión y verificación de los datos. Por ejemplo, con Insightful puedes generar hojas de horas basadas en las actividades informáticas de los empleados. Dependiendo de la configuración, los empleados pueden fichar manualmente, o Insightful puede detectar cuándo se enciende y apaga su ordenador y contabilizarlo. Incluso puede crear informes en un intervalo de tiempo repetitivo, seleccionar qué empleados o equipos desea incluir en ellos y recibir una hoja de horas generada automáticamente para todos los miembros de su equipo. Estos informes pueden generarse diaria, semanal o mensualmente.
El rastreador de hojas de tiempo en línea también se puede usar para rastrear el tiempo de los proyectos, y es extremadamente preciso, lo que significa que podrás facturar a cada cliente con las facturas más precisas. También simplificará tu proceso de administración de nóminas, ya que normalmente podrás integrarlo a tu software de contabilidad.
Las hojas de horas manuales son buenas para equipos muy pequeños, o personas, que recién comienzan a usarlas. Pueden brindarle una gran cantidad de beneficios. Pero, si quieres tomarte en serio tu hoja de tiempo de trabajo, definitivamente deberías considerar usar un aplicación de seguimiento del tiempo.
No solo son legales, en la mayoría de los países, la ley exige algún tipo de hoja de tiempo. En concreto, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de los EE. UU. y la Directiva sobre el tiempo de trabajo (UE) exigen que los empleadores mantengan un registro de lo siguiente:
Si quieres obtener más información sobre el cumplimiento de estas normas, consulta estos artículos:
El fraude en las hojas de horas no es tan raro como podría pensarse. Al igual que ocurre con el fraude en el control del tiempo, como el fichaje o el robo de tiempo, con las hojas de horas los empresarios se enfrentan al fraude de varias formas diferentes. Una de ellas es inflar las horas de trabajo (anotar más horas para cobrar más), otra es introducir datos falsos (tiempos falsos en proyectos), pero también hay errores causados por anotaciones tardías en las hojas de horas.
Debes ser consciente de que probablemente no podrás erradicar por completo el fraude en los partes de horas de tu empresa. Sin embargo, no debes desanimarte, ya que hay varias formas de minimizarlo:
Existen varias opciones gratuitas de hojas de horas. Uno de ellos es el software gratuito de hoja de horas, pero suele estar limitado por el número de empleados o carecer de algunas funciones más avanzadas que podrían ayudarte. También puedes encontrar plantillas gratuitas de hojas de horas en Excel o Google Sheets, o crearlas tú mismo. Ten en cuenta que tus empleados tendrán que introducir los datos manualmente y que tendrás que transferirlos al departamento de contabilidad o a tu programa de contabilidad. Además, a medida que pase el tiempo, tendrás más y más de estas hojas y no será tan fácil hacerles un seguimiento. La tercera opción son las páginas web de cálculo de horas. Durante el día, tus empleados pueden introducir cuándo han trabajado, cuándo han tomado descansos, descargar el informe y enviarlo. Una vez más, el trabajo manual es propenso al error humano, y deja más espacio para el fraude en los partes de horas.
Cuando se trata de aplicaciones de gestión del tiempo con funciones de hoja de horas, el precio varía, desde un par de dólares por usuario, hasta $15. El precio suele ir por empleado, y depende del número de funciones que tenga el software. Normalmente, cuantas más opciones tengas, más caro será el software. Sin embargo, más caro no significa mejor, así que, a la hora de decidir cuál usar, empieza con una prueba gratuita para asegurarte de que tiene todo lo que realmente necesitas.
En pocas palabras, el mejor software de hojas de horas es el que mejor se adapta a tu organización. Así que, en realidad, no tiene sentido que te digamos cuál es el mejor. Pero una cosa que sí podemos hacer es compartir tu opinión sobre las características que su software de hoja de horas definitivamente debe tener.
En primer lugar, el software de control de horas debe ser capaz de generar hojas de horas automáticamente. Esta opción no sólo te ahorra mucho tiempo a ti, a tus empleados, a los contables, a RRHH y a todos los implicados, sino que también te proporciona los datos más precisos sobre las horas de trabajo de tus empleados.
Para simplificar aún más las cosas, el software también debería disponer de informes por correo electrónico que puede programar a determinadas horas. Pero, si es necesario, también debes poder exportar estos informes y filtrarlos por equipos, proyectos o empleados.
Si quieres disponer de una herramienta a prueba de fraudes, debes buscar las siguientes características:
Otra función que ahorra mucho tiempo y esfuerzo es la calculadora de nóminas, así como la calculadora de importes de facturación. Para las nóminas, podrás introducir las tarifas por hora de cada uno de tus empleados, y el programa hará un cálculo automático de cuánto les debe después de un determinado periodo de tiempo. También deberías poder introducir la tarifa de facturación para cada proyecto, de modo que puedas calcular las horas facturables con gran precisión.
Para simplificar aún más las cosas, busca una herramienta que se integre con el programa de nóminas de tu elección. De este modo, podrás realizar los pagos desde tu hoja de control de horas, sin preocuparte de que se te escape un dígito o cualquier otro dato.
Tanto si optas por una versión manual como automatizada de los partes de horas, lo cierto es que a tus empleados no les entusiasmará demasiado. Si optas por una manual y decides utilizar la plantilla, seguro que oirás quejas de que les quitará demasiado tiempo, etc. Por otro lado, si optas por un contador de tiempo, puede que les preocupe qué tipo de datos está recopilando este software y si afecta a su privacidad.
En cualquier caso, acabarán aceptándolo, pero debes ayudarles a aceptar el sistema lo antes posible. Para ello, debes mantener una conversación abierta sobre cualquier preocupación que puedan tener. Organiza una reunión en la que tengan la oportunidad de hacerte preguntas y contesta con franqueza a cada una de ellas. Además, cuando anuncies que vas a empezar a utilizar hojas de horas, habla de las ventajas, y no sólo de las que tendrá tu empresa. Asegúrate de abordar los beneficios que obtendrán tus empleados, que son pagos justos y precisos, cálculos exactos de las horas trabajadas, horas extraordinarias, etc.
Es muy sencillo: se preguntarán qué ganan con ello, y cuanto antes lo sepan, más fácil les resultará aceptar las nuevas políticas.
A estas alturas, ya debes ser consciente de los beneficios que un software conlleva en comparación con las hojas de tiempo regulares, o plantillas de hojas de tiempo. Un software como Insightful es mucho más que hojas de horas, y puede que ni siquiera seas consciente de los beneficios que puede aportarte cuando se utiliza en su totalidad. Te recomendamos que obtengas una prueba gratuita de Insightful. Saca provecho de tu prueba de 7 días para entender por qué Insightful es la mejor solución para tu negocio.
Aunque las startups no suelen tener que seguir reglas rígidas, el software de control de horas aporta muchas ventajas. Ayuda con las facturas, los pagos, el control de los costes de los proyectos y la reorganización del tiempo de la empresa.
Dado que las hojas de horas son la fuente de las nóminas, son un documento legal, y también son importantes para la facturación a los clientes. Gracias a ellas, los empleados pueden estar seguros de que recibirán la compensación por las horas trabajadas, el tiempo libre al que tienen derecho y otros beneficios.
El principal uso de las hojas de horas es calcular correctamente las nóminas, por lo que podría decirse que son esenciales. Sobre todo si tienes trabajadores por horas. Cada día, o cada semana, entregarán sus partes de horas, rellenados con las horas de trabajo, y al final del ciclo de pago se calculan todas las horas, se multiplican por la tarifa horaria y se obtienes el importe del pago.
En pocas palabras: sí. A pesar de todas las leyes sobre registros, los empresarios son los responsables si hay algún error en el parte de horas. Y aunque pueden cambiarlas, deben reflejar el tiempo que un empleado ha pasado trabajando. Si el empleado olvidó poner su hora de inicio, los empresarios pueden escribirla, y pueden hacer otros cambios similares. Sin embargo, no se les permite poner un número inferior de horas para poder pagar menos a los empleados.
Si utilizas un sistema automatizado como Insightful, no tendrás que preocuparte de cambiar ninguna de las hojas de horas, ya que serán completamente precisas.
Si utilizas un software de control de horas automatizado, podrás calcular fácilmente las horas facturables. Por ejemplo, en Insightful, cada proyecto tiene su tasa de facturación, y cada vez que tus empleados trabajan en ese proyecto la facturación se calcula automáticamente.
¿Se consideran las hojas de horas un documento confidencial?En realidad depende de la información que se incluya en los partes de horas. Si se trata únicamente del número de horas trabajadas, se trata más bien de un documento financiero, por lo que no es confidencial. Pero si la hoja de horas incluye información clasificada como personal (seguridad social, información sobre la remuneración, evaluación del rendimiento, etc.) el documento se considera confidencial.
Sí, utilizando un software como Insightful obtendrás todos las hojas de horas de cada empleado en el momento en que los necesite. Incluso puedes crear informes automatizados que se enviarán a tu correo electrónico en el plazo que hayas establecido.
