El número de personas que trabajan de forma remota solo en los EE. UU. se acerca al 50% y se ha multiplicado por cuatro desde 2010. Esto incluye a los empleados que trabajan de forma totalmente remota, así como a los que tienen la opción de trabajar desde casa varios días a la semana o al mes.

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La pandemia de COVID-19 no solo ha planteado la cuestión de cómo contratar a un empleado remoto, sino que también ha acelerado el proceso de las empresas para que las personas salgan de las oficinas y trabajen en horarios flexibles siempre que sea posible, por lo que estas cifras solo aumentarán en un futuro próximo. Además, un número cada vez mayor de empleados espera de sus organizaciones la posibilidad de trabajar de manera más flexible.

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Del mismo modo, las empresas están intentando encontrar la mejor manera de vigilar a los empleados a través de herramientas especializadas como Perspicaz para garantizar el mismo nivel de productividad que trabajar en una oficina.

No cabe duda de que hay una buena cantidad de distracciones en la oficina y fuera de ella, pero eso no significa que trabajar desde casa no pueda ser tan productivo o incluso más productivo.

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Estos son seis consejos sobre cómo mantener la productividad mientras se trabaja de forma remota.

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Designe su propio espacio de trabajo

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Si tienes una habitación que nadie más usa durante tus horas de trabajo, ponle el nombre de oficina en casa. Establece reglas básicas claras: a quién se le permite entrar y en qué condiciones, así como cómo deben comportarse mientras pasan tiempo en tu espacio de trabajo.

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Si bien puede resultar divertido que tu hijo pequeño entre corriendo a la habitación mientras tienes una reunión de negocios, no es muy bueno para tus niveles de productividad, a menos que te guste jugar juegos de productividad con tus hijos.

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También tendrás más posibilidades de asegurarte de no sucumbir a las distracciones cuando se supone que debes concentrarte en tareas profesionales, ya provengan de fuentes humanas o tecnológicas.

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Si bien puede creer que puede trabajar y ver un video divertido, comer bocadillos o jugar con sus hijos mientras trabaja, todo es contraproducente. Es muy posible que disminuya la eficiencia del trabajo si terminas trabajando en una tarea durante horas y horas, cuando normalmente tardarías mucho menos en terminarla.

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Además, mezclar el trabajo con el tiempo y el espacio personales no solo te ralentizará, sino que también afectará a tu precisión. No cabe duda de que cometerá cualquier cantidad de errores que pueden acabar costando mucho a la empresa, mucho menos que implementar la supervisión remota del trabajo de sus empleados.

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Haga que su espacio de trabajo sea cómodo

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Como dijimos, eso no significa mirar vídeos de YouTube y comer bocadillos.

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Para poder mantener físicamente tu jornada laboral en casa, debes invertir en muebles ergonómicos. Según las investigaciones, puede contribuir a aumentar su productividad.

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Todo el concepto de ergonomía gira en torno al diseño de un lugar de trabajo o estación de trabajo para minimizar el estrés físico del trabajador.

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Dado que la mala configuración del espacio de trabajo puede afectar gravemente su salud, debe hacer todo lo posible para evitar problemas causados por los requisitos de su trabajo o estrechamente relacionados con ellos. En el caso de los trabajadores de oficina, es decir, aquellos que pasan mucho tiempo sentados, son frecuentes los dolores de espalda, los calambres en las piernas, los dolores musculares, etc., que pueden tener consecuencias muy perjudiciales, especialmente si se combinan con el estrés mental. Todo ello se refleja en el control de la productividad de los empleados.

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Las personas que no tienen sillas ergonómicas en casa (como las que se usan en las oficinas modernas) sentirán los efectos de sentarse en una posición incómoda después de unos días de trabajo remoto. No solo sentirás dolor en los lugares más evidentes, sino que también te cansarás y te frustrarás más rápido.

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Así que dedica algo de tiempo a encontrar un escritorio que se adapte a tus necesidades; incluso los hay con altura ajustable, para que puedas estar de pie y trabajar cuando te apetezca. Invierta en una silla cómoda que no le dé calor y que le permita moverse fácilmente por la habitación si es necesario. Configure una buena iluminación: la que tenga un aspecto más natural sería la mejor, ya que sería la más agradable para la vista. También puedes colocar una o dos plantas allí, para enriquecer un poco el espacio y tener a alguien con quien desahogar tus frustraciones si es necesario.

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Usa la tecnología a tu favor

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Utilice la productividad, software de monitoreo de computadoras para empleados, aplicaciones de administración del tiempo y administración de tareas para maximizar la eficiencia de su trabajo. Recuerda que no están ahí para que tu jefe te controle, sino que deberían ayudarte a mantenerte al día con la carga de trabajo asignada.

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Evernote, Finish, Insightful: estas son solo algunas de las aplicaciones que puedes integrar en tu flujo de trabajo diario para mantenerte organizado y al día con las diferentes tareas.

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Pero no es necesario que te detengas ahí: también puedes complementar las aplicaciones utilizadas para trabajar con una pieza de hardware. Por ejemplo, si tu trabajo implica tomar muchas notas, puedes considerar la posibilidad de invertir en un bolígrafo inteligente que digitalice automáticamente tus notas o, si hay que escribir mucho, buscar una palabra clave fácil de escribir.

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En última instancia, todos herramientas y técnicas de gestión del tiempo vale la pena considerarlo que puede facilitarle el trabajo.

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Mantenga un horario de trabajo regular (de la empresa)

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Aunque trabajes desde casa, asegúrate de no trabajar a todas horas del día. Si necesitas una consulta con un colega, es probable que no puedas conseguirla si le haces un ping a las 2 de la mañana. Por supuesto, esto puede suceder si formas parte de un equipo distribuido internacionalmente y con varias zonas horarias a tener en cuenta, pero es poco probable para las personas que han trabajado anteriormente en la misma oficina física.

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Por lo tanto, asegúrese de mantener un horario de trabajo regular. Sería preferible sincronizarlos a nivel de equipo o empresa para que las operaciones se desarrollen ininterrumpidamente y no tengas que esperar un día entero para recibir comentarios o para tomar una decisión importante.

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Además, asegúrate de llevar un registro constante de las horas que trabajas cada día y, lo que es más importante, de la cantidad de tiempo que dedicas a ser productivo.

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Esto se hace fácilmente con la ayuda de un herramienta de monitoreo remoto de empleados como Insightful. Puede ayudarte a rastrear y registrar tu tiempo de trabajo, lo cual es esencial si cobras por hora, como hacen los consultores, por ejemplo.

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Además, será más fácil vigilar la forma en que dedicas tu tiempo y, si es necesario, introducir más disciplina.

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Mañana para el trabajo mental, tarde para el trabajo físico

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La clave para maximizar la productividad cuando se trabaja desde casa parece ser planificar todo el día. estratégicamente por adelantado.

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A menos que te hayas quedado muy tarde por la noche, por lo general estás lleno de energía y listo para ir a trabajar una vez que te levantas de la cama. Sería inteligente utilizar esta oleada de energía para abordar de inmediato las tareas más importantes y exigentes desde el punto de vista mental, dejando así más tareas «llenas de acción» para la última mitad de la jornada laboral.

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Dependiendo de su línea de trabajo, esto puede consistir en hacer informes complicados por la mañana y responder sus correos electrónicos por la tarde. O puedes revisar la correspondencia a primera hora del día e ir a las inspecciones más tarde. Lo importante es que haga su trabajo correctamente y que sus actividades estén de acuerdo con el sistema de horario y asistencia de los empleados establecido en su empresa.

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La ciencia también respalda esta práctica: está demostrado que hay momentos específicos del día en los que los niveles de productividad son altos. Depende de la persona en qué momento es así (no tiene por qué ser por la mañana, por sí solo), pero es bueno tener una idea de cuándo eres más productivo del día, para planificar tu carga de trabajo en consecuencia para obtener los mejores resultados.

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Sigue el método Pomodoro

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Si eres el tipo de persona que prefiere trabajar en ráfagas cortas e intensas y tomar descansos rápidos con frecuencia, entonces Método Pomodoro te sentará bien.

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Con esta técnica, trabajas de forma continua durante 25 minutos, te tomas un breve descanso de 5 minutos para ponerte de pie, estirarte, beber un vaso de agua y tal vez aclararte la cabeza. Cuatro ciclos tan cortos después, puedes tomarte un descanso más largo.

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Otra cosa que está científicamente comprobada: tomar descansos durante la jornada laboral en realidad mejora la productividad. Afortunadamente, hay una serie de aplicaciones de tiempo y asistencia que pueden ayudarte a integrar el método Pomodoro en tu estilo de vida laboral. Una de ellas es la aplicación Pomotodo.

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Concluir

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Cuando se trata de superar los mínimos de productividad, es importante no confiar únicamente en la fuerza de voluntad. Hay maneras de trabajar de forma inteligente y productiva con la ayuda de herramientas tecnológicas. En lugar de abstenerte activamente de revisar tu Facebook mientras trabajas, puedes hacer que lo bloqueen durante ese tiempo para eliminar la tentación.

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Es solo una de las formas en las que puedes utilizar trucos, atajos y tecnología para aumentar tu productividad mientras trabajas de forma remota.

Esta publicación está escrita por Niraj Ranjan Rout, fundador de la herramienta de colaboración por correo electrónico Hiver. Sigue a Niraj en Twitter para obtener más información. La publicación fue actualizada el 18 de junio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.