No solo se pueden robar bolígrafos y artículos de papelería del lugar de trabajo.

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Hay robos mucho más siniestros en muchos lugares de trabajo: el robo de tiempo. Y se estima que representa un problema de 400 000 millones de dólares para los empleadores.

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El robo de tiempo, como su nombre indica, es cuando los empleados facturan a su empleador por el tiempo que no han trabajado realmente. Como explicaremos, puede presentarse de muchas formas.

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Lo que hace que el robo de tiempo sea aún más complejo es que puede ser difícil de detectar. Sin exagerar, descubrir el tiempo robado puede llevar años. Y cuanto más dura, peor y más costoso se vuelve.

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Piense en ello como una tubería de agua con fugas que comienza como un goteo, pero que gradualmente derrama más y más agua a medida que pasa sin repararse. Cuando se trata de una fuga a borbotones e incontrolable, es increíblemente costosa y difícil de detener.

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Y no es diferente con el robo de tiempo en el lugar de trabajo.

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En este artículo, te explicaremos:

1. Exactamente qué es el robo de tiempo
2. Cómo detectar el robo de tiempo
3. Y (lo más importante) cómo detener el robo de tiempo

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Y no se preocupe, prevenir el robo de tiempo en el trabajo no tiene nada que ver con la microgestión o con actuar como un alguacil de un pueblo pequeño con mano de hierro.

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Como verás, la clave para detener el robo de tiempo de trabajo es crear un lugar de trabajo justo y transparente en el que los empleados prosperen. Un entorno que disuade naturalmente el robo de tiempo.

¿Qué es exactamente el robo de tiempo?

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El robo del tiempo tiene muchos nombres. Suele denominarse «robo de tiempo», «fraude de horario y asistencia», «fraude de horarios» o «fraude de relojes».

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En resumen, el robo de tiempo es cuando los empleados facturan a su empleador por el tiempo que realmente no han trabajado. Y ninguna industria es inmune al robo de tiempo en el lugar de trabajo.

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«En resumen, el robo de tiempo es cuando los empleados facturan a su empleador por el tiempo que realmente no han trabajado».

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Hay muchas formas en las que los empleados pueden robar el tiempo, lo cual es parte de la razón por la que es tan difícil de cuantificar, y mucho menos de prevenir. Por ejemplo, el robo de tiempo puede presentarse en forma de:

• Comienzos tardíos
• Finalizaciones tempranas
• Descansos largos
• Redondeo de hojas de horas
• Horas extras no autorizadas
• Socialización excesiva con colegas
• Actividades personales en el trabajo
• Asistencia sustitutiva
• Golpeando a un amigo

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Identificar y detener el robo de tiempo en el trabajo ha sido durante mucho tiempo una lucha para los empleadores. Ahora, tras el cambio repentino al trabajo remoto, los empleadores son más susceptibles que nunca al robo de tiempo.

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¿Cómo se diferencia entre trabajar y lavar la ropa?

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¿Cómo sabe si su empleado llegó y luego volvió a meterse en la cama?

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¿Cómo sabes cuánto tiempo dedican a sus teléfonos?

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El trabajo remoto es verdaderamente revolucionario tanto para los propietarios de negocios como para los empleados. Sin embargo, exige un nuevo enfoque y una mayor vigilancia a la hora de gestionar el tiempo de su equipo.

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El robo de tiempo es un negocio caro

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Ahora que sabemos lo que es, ¿cuánto le puede costar a su empresa el robo de tiempo de los empleados? Resulta que es más de lo que la mayoría de los empleadores imaginan.

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La razón principal por la que el robo de tiempo es tan costoso es que el tiempo de los empleados es uno de los activos más valiosos de la empresa, si no el más valioso. Y no se puede reponer una vez que se ha agotado.

Para entender los costos del robo de tiempo de los empleados, basta con echar un vistazo a las asombrosas estadísticas de robo de tiempo de los empleados que aparecen a continuación.

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Estadísticas de robo de tiempo de empleados

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• Un estudio encontró que el empleado promedio le roba aproximadamente 4,5 horas a su empleador cada semana.
• Más del 75% de las empresas pierden dinero por dar puñetazos a amigos cada año.
• El 20% de cada dólar que ganan las empresas estadounidenses se pierde debido al robo de tiempo de los empleados.
• Se estima que el robo de tiempo cuesta a los empleadores 400 mil millones de dólares al año
• 1 de cada 4 trabajadores admite haber exagerado su tiempo trabajado al menos el 75% del tiempo.

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El robo de tiempo en términos tangibles

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Desde una perspectiva más alejada, el impacto del fraude en las hojas de horas es claro. Las vertiginosas estadísticas de robo de tiempo de los empleados son suficientes para que cualquier empleador tome nota.

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Pero, ¿qué le parece a usted, como empleador?

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Supongamos que tiene un empleado llamado James que gana 15 dólares la hora.

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El horario fijo de James es de 8 a.m. a 4 p.m., cinco días a la semana. Pero, en realidad, James llega a las 8.10 de la mañana y se va a las 15.50 de la tarde.

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Son solo 20 minutos. No es gran cosa. ¿Verdad?

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Bueno, de hecho lo es.

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Ese escatimo de 20 minutos cada día equivale a 100 minutos a la semana. Eso es más de 80 horas en un año. ¡Esto equivale a la friolera de 1250 dólares de tiempo perdido!

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Multiplique eso en todo un equipo y su empresa puede perder fácilmente decenas de miles de dólares.

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Solo 20 minutos al día de robo de tiempo con un salario promedio pueden costarle a su empresa 1250 dólares por empleado y año. Esto puede suponer una pérdida de ingresos de 10 000 o incluso 100 000 dólares.

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El robo de tiempo significa más que dinero perdido

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Los costos financieros de la notificación fraudulenta del tiempo son claros. Pero va más allá. El robo de tiempo en el lugar de trabajo puede afectar la productividad, el comportamiento y la cultura empresarial de los empleados.

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Piénsalo desde el punto de vista de tus empleados.

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Si los empleados que controlan el tiempo con precisión se dan cuenta de que otros se salen con la suya manipulando sus horas, pueden perder su motivación y productividad. ¿Por qué debo esforzarme cuando otros se salen con la suya con menos horas? pueden pensar para sí mismos.

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Y si las pausas más largas, las entradas tardías y las salidas anticipadas se convierten en un comportamiento arraigado, puede establecer rápidamente un estándar en toda la empresa que es difícil de romper.

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Una vez más, si grandes segmentos de tu equipo piensan que reducir el tiempo es aceptable, esto tendrá un efecto desastroso en la productividad de toda la empresa.

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La simple verdad es que el robo de tiempo generalizado y desenfrenado en el trabajo tendrá un efecto dominó en toda la cultura de la empresa.

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Cuando ocurre sin intervención, el robo de relojes de los empleados puede crear un entorno laboral en el que los trabajadores con bajo rendimiento pasan desapercibidos, los mejores empleadores no se sienten recompensados y se considera aceptable llegar tarde, irse temprano y hacer el tonto en el trabajo.

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Difícilmente son los ingredientes de un equipo de alto rendimiento, ¿verdad?

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«El robo de tiempo desenfrenado y generalizado tendrá un efecto dominó en toda la cultura de la empresa».

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Entonces, ¿cómo se detiene el robo del tiempo?

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Esa es la pregunta de los 400 mil millones de dólares que muchos empleadores necesitan responder.

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En primer lugar, no se equivoque: es increíblemente común que, como propietario o gerente de una empresa, le roben el tiempo. Si sospechas (o sabes) que está ocurriendo dentro de tu equipo, no estás solo.

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Entonces, ¿qué puedes hacer al respecto? Mucho, como estás a punto de descubrir.

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Detener el robo de tiempo de los empleados requiere una combinación de comunicación, políticas sólidas, sistemas inteligentes y una cultura de transparencia. A continuación, permíteme explicarte.

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Establezca expectativas y políticas claras

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A menudo, es posible que los empleados ni siquiera sepan que sus acciones constituyen un robo de tiempo. Por lo tanto, es su trabajo establecer expectativas y políticas sobre lo que es aceptable y lo que no.

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Por ejemplo, es posible que los empleados no piensen que el tiempo extra aquí o allá no es gran cosa. ¿Qué es un extra de 5 a 10 minutos?

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Sus políticas deben dejar en claro por qué, de hecho, esto es tan importante. Además de describir todas las demás expectativas que tiene de sus empleados.

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Las políticas de su empresa deben describir:

• Reglas de horas extras
• Tareas personales permitidas
• Socialización aceptable de los empleados
• Cómo haces un seguimiento preciso y justo del tiempo y la asistencia
• Una política de robo de tiempo que describe las consecuencias del robo de tiempo

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Las políticas y expectativas eficaces deben ser justas y razonables. Son la columna vertebral de un entorno de alto rendimiento.

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Sus pólizas contra el robo de tiempo deben proteger a los empleados de los pagos insuficientes y a los empleadores de los pagos excesivos. Las políticas también deben indicar que está bien que los empleados atiendan una llamada o se ocupen de una tarea personal en el trabajo de vez en cuando.

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Por supuesto, también quieres que tus empleados se tomen descansos para cuidar su salud y bienestar. Sus políticas deben alentar a sus empleados a obtener el descanso que necesitan.

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Un lugar de trabajo saludable y confiable basado en políticas sólidas y justas permitirá a sus empleados equilibrar la vida y el trabajo. Y esto será un beneficio neto para la productividad, la salud y la rotación de los empleados.

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Sea comunicativo, no combativo

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Cuando descubres que te están robando tiempo, puede ser increíblemente frustrante. Incluso exasperante.

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Su primera tarea es determinar por qué sucede.

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A menudo, el robo del tiempo de trabajo puede ocurrir de manera bastante inocente. No siempre es malintencionado. Aquí tienes un par de minutos para pagar una factura importante. Allí hay una llamada telefónica personal rápida.

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Sin embargo, si la notificación fraudulenta del tiempo es más común en su organización, podría ser un indicio de problemas mucho más profundos en el lugar de trabajo.

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Por lo tanto, cuando se trata de abordar el robo de tiempo con su equipo, sea comunicativo, en lugar de combativo. Adopta un enfoque constructivo y considéralo una oportunidad para mejorar la forma en que trabajan tus empleados y tu forma de operar como empresa.

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Esto significa que si se descubre el robo de tiempo, las acusaciones no tienen por qué ser el método de comunicación predeterminado. Se trata de dejar en claro lo que esperas y cuál es la forma correcta de trabajar.

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A la larga, este enfoque para hacer frente al robo de relojes de los empleados es lo mejor para las relaciones, la moral y la rectificación del problema. Crea una cultura de confianza entre usted y sus empleados.

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Naturalmente, si el robo del tiempo de trabajo persiste o es indudablemente malicioso, llega el momento de intensificar su respuesta y sus acciones. Pero, hasta entonces, la comunicación es la clave.

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Colóquelo en beneficio de sus empleados

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Como hemos establecido, eliminar el robo de tiempo puede ahorrarle a su empresa miles de dólares. Y esto no solo tiene que significar más beneficios para la empresa.

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Este dinero podría destinarse a beneficios para empleados. Cosas como refrigerios gratis, comidas pagas o divertidas salidas de empresa. Incluso un aumento en el aumento por hora. En resumen, una mejor experiencia general de los empleados.

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Cuando explicas los beneficios de un mejor seguimiento del tiempo a los empleados de esta manera, también les interesa detener el robo de tiempo. Después de todo, ¿qué empleado no querría tener más beneficios en el trabajo?

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Capture el tiempo automáticamente a través de la actividad de la computadora

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Puede haber una gran brecha entre el momento en que un empleado llega y el momento en que realmente empieza a trabajar. Especialmente cuando se utilizan sistemas manuales o de tarjetas horarias.

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Por su propia naturaleza, los sistemas manuales, como las tarjetas perforadas, las hojas de cálculo y los registros de listas, dejan más margen para el fraude en las hojas de horas. Carecen de precisión y supervisión, y no son absolutos.

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El software Timesheet es definitivamente una mejora. Sin duda, ayuda a evitar el redondeo de las hojas de tiempo. Sin embargo, esta tecnología no es infalible. Porque las entradas manuales siguen siendo necesarias.

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Y, simplemente, cuanto más esfuerzo manual implique, más margen habrá para el fraude de tiempo.

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Afortunadamente, el software de tiempo y asistencia ha recorrido un largo camino.

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Hasta un punto en el que las entradas y salidas del reloj se pueden capturar en función de la actividad de la computadora. Esto proporciona una indicación definitiva de cuándo están sus empleados realmente trabajando, no solo cuando dicen que lo están.

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Las hojas de horas automatizadas y basadas en actividades pueden eliminar los registros de horas, las hojas de cálculo y los inicios de sesión manuales. Eliminar por sí solo estas tareas manuales reducirá drásticamente la posibilidad de fraude de tiempo.

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«Las hojas de horas automatizadas y basadas en actividades pueden eliminar los registros de horas, las hojas de cálculo y los inicios de sesión manuales».

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Realice un seguimiento del tiempo y supervise el uso del sitio web y la aplicación

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El software de tiempo y asistencia basado en actividades le permite realizar un seguimiento de las entradas y salidas de los empleados. Pero eso aún puede dejar un punto ciego en cuanto a la forma en que utilizan su tiempo mientras trabajan.

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Ahí es donde entra en juego el seguimiento del tiempo basado en tareas y proyectos y la supervisión del uso de sitios web y aplicaciones.

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Con el software de seguimiento del tiempo adecuado, puede ver en qué están trabajando sus empleados en tiempo real y cuánto tardan en completar las tareas.

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Si descubres que el personal dedica una cantidad excesiva de tiempo a navegar en las redes sociales o en sitios web no relacionados con el trabajo, es una clara indicación de un retraso que debe abordarse.

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Del mismo modo, el software de seguimiento del tiempo muestra cuánto tardan los empleados en completar las tareas para ver si ciertas tareas están tardando un tiempo anormalmente largo. A continuación, averigüe por qué.

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Por ejemplo, es posible que una tarea de entrada de datos semanal que normalmente dura dos horas le lleve constantemente a uno de sus empleados tres horas.

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Esto podría significar que tu empleado dedica dos horas a la tarea y la otra hora a navegar por su teléfono o a socializar. O, como mínimo, es posible que necesite un poco de formación adicional.

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Con el software de seguimiento del tiempo, puede profundizar en los datos y averiguar exactamente cómo se utiliza el tiempo de la empresa, eliminar las pérdidas de tiempo y aumentar la productividad.

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Conecta la nómina con el tiempo y la asistencia

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No es raro que los empleadores capturen el tiempo de los empleados y procesen la nómina por separado. Esto deja una brecha entre los dos procesos distintos. Crear un área gris con suficiente espacio para que los empleados puedan ahorrar tiempo extra cada semana.

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Piénsalo... ¿Cómo puede un contador en nómina saber si las horas de trabajo de los empleados que tiene por delante son precisas? Simplemente procesan lo que se les da. Correcto o incorrecto.

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La buena noticia es que cualquier software eficaz de horario y asistencia le permitirá conectar las hojas de horas precisas y automatizadas que capturan directamente con sus sistemas de nómina.

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De esa manera, su empresa (y su nómina) saben que las horas que se procesan son las horas trabajadas.

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Los empleadores también pueden cometer robos de tiempo

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Ahora, el robo del reloj de los empleados es una cosa. Pero también forma parte de una conversación más amplia sobre la equidad horaria y salarial.

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En otras palabras, la transparencia del tiempo va en ambos sentidos.

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Los empleadores, al igual que los empleados, deben asegurarse de no perder tiempo. Porque el robo de tiempo por parte de los empleadores es algo muy real.

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Por ejemplo, si los empleados deben llegar 15 minutos antes a su turno o si un problema que debe resolverse hace que se queden 30 minutos más, se trata del tiempo que se les debe. Estás legalmente obligado a pagarles por ello.

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Cuando las horas extras no se pagan, se trata de un robo de tiempo por parte del empleador. Y si se convierte en una práctica común, puede meter a los empleadores en graves problemas legales.

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Por lo tanto, recuerde que, como empleador, usted también tiene el deber de pagar con precisión el tiempo trabajado.

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Lo más probable es que descubra que evitar el robo de tiempo por parte de los empleadores mediante la dedicación a una remuneración justa y precisa contribuirá a crear una cultura en la que los propios empleados tengan menos probabilidades de caer en la tentación de robar tiempo.

¿Por qué ocurre el robo de tiempo?

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Hemos explicado cómo detectar y abordar el robo de tiempo y los costos reales del robo de tiempo de los empleados. Pero, ¿por qué los empleados cometen fraudes de tiempo? Más allá de la respuesta obvia de querer ganar más dinero, claro.

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Los empleados suelen rellenar sus hojas de horas porque se sienten subestimados, infravalorados o mal pagados. Mientras que a algunos empleados simplemente no les gusta su trabajo y roban como forma de retribución.

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Cuando descubres un robo de tiempo, es fundamental entender primero por qué ocurre. Si llegas al fondo de los motivos, sabrás cuál es la mejor acción que puedes tomar.

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Por ejemplo, si se trata de una sensación de subestimación e infravaloración, esto puede ser una señal de que existe la oportunidad de abordar estas preocupaciones realizando algunos cambios en su entorno laboral.

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¿Podría ofrecer más oportunidades de crecimiento a los empleados?

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¿Podrías implementar un sistema de recompensas para un mayor reconocimiento?

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¿Podrías ofrecer más actividades sociales?

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Estas son solo algunas ideas para contrarrestar cualquier sensación de subestimación o infravaloración.

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Se sorprenderá de cómo cambios pequeños y simples como estos no solo pueden reducir las denuncias fraudulentas de tiempo, sino también mejorar toda su cultura.

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Cuando intentes entender por qué se está robando tiempo, asegúrate de no caer en la trampa de la microgestión, que puede generar resentimiento y empeorar el problema.

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Por otro lado, si el hecho inevitable es que algunos empleados están robando tiempo como represalia, no hay excusa y esto debe abordarse.

En última instancia, el objetivo es...

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Construya una cultura de equidad y transparencia en el tiempo

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Sus sistemas de gestión del tiempo, su enfoque de comunicación y su política de robo de tiempo deberían desempeñar un papel importante en la creación de una cultura de equidad y transparencia.

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Fomentar este tipo de entorno equitativo tiene un efecto poderoso.

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Cuando los empleados creen que reciben un trato justo, es mucho menos probable que pierdan tiempo. Simplemente, hace que sea mucho más difícil racionalizar el robo de tiempo.

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La realidad es que, en términos éticos, casi todos los empleados piensan que robar está mal. Por lo tanto, si lo hacen, o sienten que no son apreciados en el trabajo o lo están racionalizando diciendo que es lo que se merecen.

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Es por eso que centrarse en construir una cultura de equidad y transparencia es la forma más eficaz de contrarrestar el robo de tiempo, en lugar de tratar de eliminarlo caso por caso. Será como si estuvieras jugando una partida interminable de Whac-a-Mole y resultaras infructuosa.

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La verdad es que prevenir el robo de tiempo va más allá de esforzarse por obtener hojas de tiempo más precisas.

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Debes centrarte en la forma en que tratas a tus empleados, la cultura de la empresa, la mejora de la gestión del tiempo y la optimización de la forma en que tu equipo utiliza su tiempo de manera más amplia.

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Como subproducto natural de la construcción de una cultura más eficaz, transparente y justa, el robo de tiempo disminuirá drásticamente.

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Y los beneficios van mucho más allá.

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Cuando el tiempo de su equipo se utilice al máximo, sus empleados y su empresa serán más productivos, tendrán un mejor desempeño y lograrán más.

La solución simple: utilice un software de tiempo y asistencia

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El mejor enfoque proactivo para hacer frente al robo de tiempo es adoptar un software de tiempo y asistencia en su empresa.

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Un software eficaz de tiempo y asistencia elimina las principales causas del robo de tiempo: el seguimiento manual del tiempo, las tarjetas perforadas manuales y las hojas de cálculo. Sustituyéndolos por horarios de entrada y salida basados en las actividades y un seguimiento minucioso del tiempo durante las horas de trabajo.

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Más que eso, una solución de tiempo y asistencia que le permita compartir datos con los empleados genera una cultura de transparencia y equidad.

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El mejor software de tiempo y asistencia debe incluir:

• Configuración y uso sencillos — fácil para empleados y empleadores sin interrupciones en los flujos de trabajo.
• Seguimiento de la productividad — para que pueda crear un entorno en el que los empleados puedan dar lo mejor de sí mismos, recompensar a los mejores empleados e impartir formación adicional cuando sea necesario.
• Tiempo y asistencia basados en la actividad — elimine las entradas y salidas anticipadas y los descansos prolongados al hacer un seguimiento del tiempo en que sus empleados están realmente trabajando.
• Uso de aplicaciones y sitios web — asegúrese de que sus empleados pasen tiempo en las plataformas necesarias para su trabajo.
• Capturas de pantalla — obtener la capacidad de ver en qué están trabajando los empleados en tiempo real.
• Seguimiento del tiempo de proyectos y tareas — vea exactamente en qué están trabajando sus empleados, durante cuánto tiempo y administre mejor los recursos.
• Automatización — reduzca los errores humanos o las hojas de tiempo rellenadas mediante la automatización de la recopilación, la gestión y el cálculo del tiempo.
• Datos transparentes — usted y su equipo deben tener acceso transparente a los datos de tiempo que se recopilan para analizar y mejorar el rendimiento y la gestión del tiempo.

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Por suerte para ti, Insightful hace todo lo anterior y más. Por eso, Insightful es una excelente opción para prevenir el robo de tiempo.

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Insightful es una solución sencilla pero increíblemente eficaz para gestionar el tiempo de sus empleados.