Todas las empresas con sede en EE. UU. deben hacer un seguimiento del tiempo de todos sus empleados no exentos para cumplir con la Ley de Normas Laborales Justas, o FLSA, por sus siglas en inglés. Si una empresa de EE. UU. no cumple con la FLSA, podría correr el riesgo de presentar costosas demandas por salarios y horas de trabajo. Para asegurarse de que esto no le suceda a su empresa, debe utilizar algún tipo de sistema de seguimiento del tiempo.

En esta publicación, exploraremos cómo Insightful, un Monitor de tiempo de pantalla de PC, puede ayudar a su empresa a cumplir con la FLSA.

¿Qué es la Ley de Normas Laborales Justas?

Antes de profundizar en cómo un rastreador del tiempo puede ayudar a su empresa a cumplir con la FLSA, primero debemos definir qué es la FLSA y cómo afecta la ley a los empleados exentos y no exentos.

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) es una ley que protege a los trabajadores contra algunas normas laborales y prácticas salariales injustas. Básicamente, establece las regulaciones laborales con respecto al salario mínimo, el pago de horas extras y las limitaciones al trabajo infantil. Sus normas y reglamentos se aplican a los empleados a tiempo completo y parcial del sector privado, así como a los que trabajan en los gobiernos federales, estatales y locales.

La ley fue aprobada en 1938 por el presidente Franklin D. Roosevelt. La FLSA se modificó muchas veces, pero sigue siendo una de las leyes más importantes que los empleadores deben entender debido a que incluye muchas regulaciones relacionadas con los empleados.

Con respecto al seguimiento del tiempo, la FLSA establece que los empleados pueden usar el método de cronometraje de su elección, siempre que el método sea preciso y completo. Los métodos de cronometraje más comunes incluyen un rastreador del tiempo que pasa en la pantalla de un PC, hojas de horas qué empleados rellenan manualmente y tarjetas de tiempo.

¿Cuál es la diferencia entre empleados exentos y no exentos?

Hay dos tipos de empleados en el lugar de trabajo: los exentos y los no exentos. La principal diferencia entre los dos es el pago de las horas extras. El término «exento» se refiere a los empleados que están exentos de recibir el pago de horas extras.

La FLSA exige que los empleadores paguen al menos el salario mínimo y cualquier pago por horas extras, a menos que el empleado esté en la categoría de excepción. Los empleados se consideran exentos cuando reciben un salario (en lugar del salario habitual por hora que reciben los no exentos) por realizar tareas administrativas, profesionales o ejecutivas.

Los empleados no exentos tienen derecho al pago de horas extras. La FLSA exige que los empleados paguen la mitad de la tarifa regular del empleado por cada hora que trabajen horas extras.

¿Cómo hacer un seguimiento del tiempo para que cumpla con la FLSA?

Para que una empresa cumpla con la FLSA, es importante que lleve un registro de cuántas horas han trabajado los empleados. Como se mencionó anteriormente, no existe un método preferido de cronometraje. Solo tiene que ser exacto y preciso.

Para que los registros sean exactos y precisos, deben mantenerse a diario e incluir cuándo el empleado llegó al trabajo, la hora en que estuvo de descanso (incluida la pausa para comer), cuándo salió del trabajo y la cantidad total de horas que el empleado ha trabajado. La FLSA permite redondear el tiempo, normalmente a un cuarto de hora de trabajo.

Un rastreador de tiempo frente a la pantalla de un PC y la FLSA

Insightful puede ayudarlo a rastrear fácilmente cuánto tiempo ha trabajado cada uno de sus empleados durante un día, semana o mes determinado. También puede ver la cantidad exacta de horas que han trabajado, lo que le permite registrar más fácilmente el tiempo para que cumpla con la FLSA.

La FLSA es muy estricta con respecto al trabajo de horas extras, razón por la cual software de seguimiento del tiempo se puede personalizar para que cumpla con sus entornos de oficina específicos, así como con cualquier ley local o estatal. Básicamente, esto significa que el rastreador de tiempo podrá diferenciar fácilmente las horas de trabajo regulares de las horas extras.

Registrar el tiempo exacto de descanso es uno de los requisitos de la FLSA e Insightful puede hacerlo por usted. Si sus empleados activan la opción de descanso en la pantalla de nuestro ordenador, podrá ver cuánto tiempo han estado descansando durante el día. Nuestra herramienta también hace un seguimiento de la actividad informática, por lo que podrás ver los tiempos de inactividad de tus empleados y determinar si ese tiempo debe incluirse o no en sus descansos.

Insight puede incluso simplificar el cálculo de la nómina para cada empleado. Puedes introducir las tasas de pago de las horas regulares y de las horas extras de cada uno de tus empleados no exentos y, al final de la semana, puedes recibir un informe completo sobre sus horas de trabajo y la cantidad que debes pagarles. Estos informes por correo electrónico también te resultarán muy útiles: puedes enviarlos directamente a tu departamento de contabilidad con una frecuencia semanal, quincenal o mensual.

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¿Cuáles son sus próximos pasos?

El cumplimiento de la FLSA es una obligación para todas las empresas estadounidenses. La forma de controlar el tiempo depende de usted. Puedes hacerlo de forma manual o automática.

El seguimiento manual del tiempo requiere muchas más horas y mano de obra si desea que sea preciso y cumpla con la FLSA.

Si eliges realizar un seguimiento automático del tiempo mediante un software de registro de actividad diaria, todo el proceso puede ser mucho más sencillo, ya que nuestra aplicación es fácil de instalar y usar. Un rastreador de tiempo automatizado te permite concentrarte en tu trabajo sin tener que preocuparte de si alguien cometió un error al registrar manualmente el tiempo.