Como el tiempo nunca se detiene, puede ser difícil de monitorear y controlar. Una vez que el tiempo ha pasado, no podrás recuperarlo. Para una empresa, perder tiempo suele significar perder dinero. Pero, ¿cómo puede dejar de perder el dinero de su empresa debido a la pérdida de tiempo?

El truco consiste en organizar tu tiempo y lo que tienes que hacer de manera más eficaz para que puedas hacer más cada día. Una mejor administración del tiempo puede tener muchos beneficios, desde niveles más bajos de estrés hasta una mayor productividad, lo que podría traducirse en mejores resultados empresariales.

Diferente técnicas de gestión del tiempo trabajar para diferentes personas. La clave es encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades y horarios específicos.

Una de las maneras más fáciles de empezar a gestionar el tiempo es probar las 4D de la gestión del tiempo.

¿Qué son las 4D de la gestión del tiempo?

La 4D de la gestión del tiempo es una técnica que le anima a, antes de actuar en respuesta a las solicitudes, filtrar primero esa solicitud a través de la 4D. Las 4D son:

• Borrar
• Delegar
• Aplazar
• Hacer

Y las exploraremos todas con más detalle a continuación.

Borrar

Eliminar también se conoce como «eliminar», pero la premisa es la misma. En primer lugar, debes descartar todas las obligaciones profesionales y personales innecesarias y sin importancia. Al principio, es posible que se sienta ansioso por no comprometerse con algo. Sin embargo, no tienes que abandonar todo lo relacionado con tu vida.

Todo lo que tiene que hacer es tomarse un tiempo para descubrir qué es importante para su vida personal y profesional y qué es lo que le hace perder el tiempo y, luego, eliminar esas obligaciones que solo le hacen perder el tiempo.

Delegar

Si hay algo en tu agenda que tienes que hacer pero es una pérdida de tiempo, entonces tienes que asignar esa tarea a otra persona.

Por ejemplo, si tienes que escribir código y sabes cómo hacerlo, pero ese tiempo que dedicarías a la codificación podría usarse para un asunto más urgente, debes delegar esa tarea en alguien de tu equipo.

Aplazar

Si tienes una tarea que hacer y solo tú puedes hacerla pero no tienes tiempo para hacerla, debes aplazarla hasta que tengas más tiempo. Al aplazar las tareas para una fecha posterior, puede liberar tiempo para las tareas que tiene que realizar de inmediato. Sin embargo, es posible que averigües lo que puedes dejar para más adelante, especialmente cuando todo lo que haces parece urgente o importante, al menos desde tu perspectiva.

Si te cuesta averiguar cuál es la prioridad de tu lista de tareas, llévala a tu equipo. Mantén un debate abierto sobre las prioridades y después aplaza las tareas.

Hacer

La cuarta y última D de las 4D de la gestión del tiempo es Do. Se refiere a cualquier tarea que se pueda realizar rápidamente, en un par de minutos. Asegúrate de no dejar que esas tareas se acumulen, simplemente hazlas. La palabra «hacer» también se refiere a las tareas que has filtrado en las 3DS anteriores, es decir, a aquellas tareas que son importantes, que no puedes delegar en nadie más y que tienes que hacer de inmediato.

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¿Cómo aprovechar al máximo las 4D de la gestión del tiempo?

Para aprovechar al máximo las 4D de la gestión del tiempo, primero tiene que ver exactamente a qué dedica su tiempo: cuánto tiempo llevan determinadas tareas y cuánto tiempo está desperdiciando. De este modo, podrá sacar el máximo provecho de las 4D de la técnica de gestión del tiempo. Puedes registrar tu tiempo manualmente, anotando tus actividades o puedes usar a time software para PC, como Insightful.

La ventaja de utilizar el software Time para PC en lugar de anotar tus actividades es que el proceso es casi totalmente automático y autónomo. Todo lo que necesita hacer es escribir la tarea que está realizando y Time Software para PC se encargará del resto. Además de facilitar el proceso de seguimiento del tiempo, Insightful también puede decirte exactamente a qué dedicas tu tiempo mostrándote qué software y sitios web utilizas más y si el software y los sitios web que utilizas te hacen más productivo o te ayudan a procrastinar.

Una vez que comprenda cómo dedica su tiempo y dónde encaja la 4D en su vida, estará bien encaminado para dominar la gestión del tiempo. Si dominas tu tiempo, podrás lograr mucho más en menos tiempo.

Reflexiones finales

Las 4D de la gestión del tiempo son una técnica de gestión del tiempo simple pero potente que solo requiere que analice más detenidamente cómo emplea su tiempo y si sus tareas pueden descartarse, delegarse en otra persona, programarse para una fecha posterior o deben realizarse de inmediato.

Al saber exactamente en qué tareas necesita trabajar, ya no tendrá que preocuparse por su trabajo. Si no se siente abrumado por su trabajo, es probable que su concentración, eficiencia y productividad también mejoren.