Los equipos remotos suelen carecer de la cohesión de los equipos en la oficina.

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Una vez que se pasa a un entorno de trabajo virtual, muchas formas tradicionales de comunicación, colaboración y coordinación en el lugar de trabajo son prácticamente inútiles.

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Por lo tanto, para crear un equipo remoto muy unido que funcione como una unidad y trabaje para lograr una productividad empresarial sostenible, es necesario contar con sistemas que respalden el funcionamiento efectivo a distancia.

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En esta guía, veremos cómo una de las herramientas más importantes para crear responsabilidad, software de monitoreo de empleados para realizar un seguimiento del rendimiento: puede ayudarlo a aprovechar al máximo sus equipos remotos.

1. Obtenga información sobre la fuerza laboral

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Podría decirse que la razón más importante para implementar la supervisión del sitio web de los empleados para su equipo remoto es obtener información sobre la fuerza laboral.

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Con un aplicación de tiempo de trabajo, puedes identificar:

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• Los mejores artistas
• Puntos de referencia de rendimiento
• Tendencias de productividad

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Puedes usar el seguimiento del tiempo como trampolín para obtener más información sobre la productividad. ¿Con software de monitoreo remoto de la fuerza laboral, puede recopilar datos sobre el tiempo y, a continuación, visualizarlos en el panel de productividad antes de convertirlos en medidas prácticas para mejorar el rendimiento de los trabajadores remotos.

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Estos son algunos ejemplos sencillos de lo que puede hacer con los datos temporales y los conocimientos que pueden generar:

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2. Crear responsabilidad

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Una de las razones más convincentes para instalar el seguimiento del tiempo en su lugar de trabajo virtual no está directamente relacionada con el software.

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Es un subproducto de la implementación del seguimiento del tiempo en tu equipo: un mayor sentido de responsabilidad.

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Si bien esto no es una característica ni una garantía, se basa en la psicología humana y funciona la mayoría de las veces.

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¿Cómo crea el seguimiento del tiempo una mayor responsabilidad?

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Hay dos formas en las que el seguimiento del tiempo puede impulsar la agencia individual y alentar a los empleados a asumir una mayor responsabilidad por sus acciones:

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• Motivación incentivadora: Al compartir datos de tiempo con los empleados, usted crea transparencia y hacer que les resulte más fácil alcanzar sus objetivos de rendimiento y ascender en la escala profesional. Cuando los miembros del equipo pueden ver cómo invierten su tiempo, ponen la pelota en su campo, lo que puede ser un incentivo para lograr un mayor rendimiento.

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• Motivación por miedo: No se puede negar que el seguimiento del tiempo de los empleados a distancia también crea una motivación basada en el miedo, en la que nadie quiere que se vea holgazanero o que no cumple con los estándares de desempeño.

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Cuando se hace un seguimiento del tiempo, las evaluaciones del desempeño se convierten en un caso sencillo de revisar las cifras, por lo que los empleados no tienen dónde esconderse. Este nivel de responsabilidad puede aumentar la productividad y crear un entorno en el que el tiempo de inactividad sea cosa del pasado.

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3. Nómina precisa

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En un equipo remoto, la nómina puede ser casi imposible de calcular sin números sólidos.

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Con el seguimiento automático del tiempo, los empleados remotos no tienen que preocuparse por recibir una compensación justa por su tiempo y esfuerzo en el trabajo. El seguimiento del tiempo garantiza que todas las hojas de horas y nóminas enviadas sean precisas, por lo que una hora trabajada siempre se traduce en una hora pagada.

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También es útil poder distinguir entre horas facturables y no facturables, ya que puedes dividir el tiempo de los empleados en:

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• Tiempo de enfermedad remunerado
• Tiempo libre remunerado
• Hora de turno
  
  

Esto es especialmente útil para trabajar con contratistas, autónomos y agencias para una facturación y facturación precisas.

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4. Mejore la eficiencia operativa

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El seguimiento del tiempo puede ser una forma eficaz de aumentar la eficiencia operativa dentro de una empresa, pero también dentro de un equipo remoto.

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¿Cómo?

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Cuando utilizas una solución integral de seguimiento del tiempo como Insightful, puedes ir más allá y averiguar qué aplicaciones utilizan más y menos tus trabajadores remotos. También puedes alinear el tiempo que dedican a los distintos procesos y flujos de trabajo en los que participan.

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Con esta información, puede identificar tanto las aplicaciones como los procesos que son ineficientes y refinarlos para crear un sistema de trabajo más ágil.

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Supongamos que su equipo remoto dedica una parte importante de su tiempo a utilizar una herramienta de comunicación, pero esto parece mermar su productividad matutina. Con el seguimiento del tiempo, puedes identificar esta tendencia y volver a evaluar si la herramienta vale la pena o encontrar formas de confiar menos en ella para reducir el impacto que el cambio de contexto tiene en tu equipo.

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5. Menos microgestión

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Nadie quiere microgestionar, ni ser microgestionado.

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¿Qué pasaría si hubiera una solución para reducir la necesidad de microgestión y dejar a los líderes de equipo y a los miembros remotos del equipo a su suerte?

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Existe: seguimiento del tiempo.

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Elige un rastreador de tiempo para trabajadores remotos, o una herramienta de supervisión más sólida. Solo asegúrate de que te permite configurar el seguimiento automático del tiempo y confía en que tus trabajadores remotos dedican su tiempo de forma inteligente y no necesitan que te compruebes con regularidad para mantenerse al día.

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Como se mencionó anteriormente, el seguimiento del tiempo puede generar una mayor responsabilidad, por lo que, al habilitarlo, puedes adoptar un enfoque más imparcial para administrar a las personas de tu equipo y dedicar más tiempo a la toma de decisiones estratégicas.

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En este caso, una herramienta de monitoreo de la actividad de la computadora hace el trabajo pesado, por lo que no tiene que repasar usted mismo cómo monitorear la actividad de la computadora.

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6. Mayor transparencia

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En la gestión de proyectos, no solo participan el director del proyecto y el equipo que lo dirige.

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Podría haber:

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• Liderazgo sénior
• Varios jefes de departamento
• Partes interesadas externas
• Clientes

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Con la participación de varias partes, es importante ser lo más transparente posible para satisfacer las expectativas de los clientes y las partes interesadas. Cuando puedes demostrar rápida y fácilmente a las partes interesadas en qué ha estado trabajando tu equipo y cómo han empleado su tiempo, puedes crear una relación basada en la confianza.

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También puedes utilizar los datos temporales para crear informes de rendimiento utilizando un software de monitorización de la actividad de tu ordenador, como Insightful, para presentarlos a la alta dirección y demostrar que estás utilizando tu equipo y tus recursos de forma inteligente.

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7. Asignación de recursos

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En cuanto al tema de los recursos, saber cómo y dónde asignarlos cuando se trabaja en un equipo remoto puede ser un desafío.

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Afortunadamente, cuando recurre a los datos de tiempo, puede identificar exactamente qué tan bien está empleando los recursos a su disposición.

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Imagina que tienes una situación en la que se acerca la fecha límite de un proyecto y te das cuenta de que, incluso con turnos fijos de 8 horas por parte de cada uno de tus trabajadores remotos, no estás en condiciones de terminar el proyecto a tiempo.

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Para evitar no cumplir con las expectativas del cliente y no cumplir con la fecha límite, puede utilizar los datos para justificar la contratación de un contratista para que termine el proyecto a tiempo. El costo de contratar a un contratista por un período corto de tiempo probablemente esté justificado si se compara con el costo de no cumplir con una fecha límite y el daño que esto podría causar a su reputación.

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