Una herramienta impresionante y práctica, como software de seguimiento del tiempo está hecho para ser fácil de usar. El mejor software de seguimiento del tiempo en línea tiene una interfaz limpia, informes nítidos y se supone que todas sus características y funcionalidades son intuitivas y lo más fáciles de explicar posible.

Sin embargo, incluso con la interfaz fácil de usar y todos los demás aspectos totalmente optimizados para facilitar su manejo, tomar todos los datos al pie de la letra y hacer caso omiso de todos los demás factores del desempeño de los empleados puede resultar peligroso. Especialmente si no estás lo suficientemente informado sobre qué mide exactamente cada función y en qué métricas se basan los informes.

Sin duda, la aplicación de seguimiento de las horas de los empleados puede ser su aliada más confiable para optimizar la carga de trabajo y administrar el tiempo y los equipos, pero el seguimiento del tiempo es solo un aspecto (ciertamente muy importante) del rendimiento. Así que no te equivoques: si no tienes en cuenta otros factores a la hora de analizar el rendimiento, los datos del software de control horario te llevarán a tener algunas creencias falsas.

El primer paso para evitar que esto suceda es informarse. Y este artículo pretende hacer exactamente eso. Entonces, para ilustrar los tipos de errores deductivos de los que hablábamos, he aquí cinco conclusiones falsas a las que puede llevarnos el uso desinformado del software de seguimiento del tiempo:

1. «No activo» significa que no funciona

La primera cosa importante que cualquier software de reloj horario empresarial le notificará es si cada uno de sus empleados está «activo» o no. Si están activos, significa que están usando su computadora, mientras que si están inactivos indica que están lejos de sus máquinas.

Si sabes que todos los documentos en los que se supone que deben trabajar los empleados están en sus ordenadores o en Internet, lo primero que piensas al ver que alguien está «inactivo» puede ser que no está trabajando, sino que está perdiendo el tiempo charlando con sus colegas o tomando café de forma casual.

Si bien este también podría ser el caso, no debes descartar por completo la posibilidad de que estén en una reunión, hablando con un cliente por teléfono, ayudando a un colega con su tarea o realizando alguna otra actividad fuera de línea que aún pueda considerarse que funciona.

Estar «inactivo» en el software de seguimiento del tiempo solo significa que un empleado no está usando su computadora. Eso es todo. El software no puede decirte nada sobre cómo se utiliza ese tiempo sin conexión, así que compruébalo siempre antes de acusar a alguien de perder el tiempo.

2. Pasar mucho tiempo en una aplicación significa una alta productividad

Pasemos al siguiente escenario: su software de gestión de relojes horarios indica que un empleado ha pasado las últimas cuatro horas seguidas en una plataforma que usted sabe que utiliza para trabajar. Estás encantado de que estén tan ocupados en el trabajo y llegas a la conclusión de que, de hecho, esto es la personificación de la productividad.

Puede parecer una conclusión sólida al principio, pero te has saltado un paso esencial para llegar a ella: hacerte una pregunta muy importante:

«¿Es una tarea de 4 horas?»

Si tu software de seguimiento del tiempo ha detectado que otros empleados dedican una media de 2 horas a una tarea similar, el empleado que dedica 4 horas no es realmente productivo. Ser productivo implica produciendo algo, ¿verdad?

Así que en ese caso, pasar mucho tiempo en una aplicación productiva es mucho más probable que signifique que un empleado necesita más capacitación y apoyo. O que simplemente tienen muy mala concentración.

3. Una caída en la productividad siempre es mala

Algunas plataformas corporativas de seguimiento del tiempo proporcionan datos sobre las tendencias de productividad de cada empleado, ya sea al alza o a la baja, y en qué medida en comparación con el último período especificado. Esto es útil si quieres evaluar de un vistazo si alguien está mejorando, se está estancando o se está volviendo más perezoso.

Pero al igual que con cualquier otra cosa, confiar demasiado en estos datos sin tener en cuenta nada más puede resultar engañoso. Por ejemplo, un día abres tu software de seguimiento del tiempo y ves que tu empleado estrella es un 15% menos productivo que el mes pasado. Antes de que empieces a sentirte totalmente decepcionado, considera estas dos posibles explicaciones:

Explicación 1: Simplemente se han vuelto más rápidos en lo que están haciendo. Si les asignas tareas diarias que deben completar y han mejorado mucho y han mejorado su eficiencia, simplemente podría darse el caso de que terminen sus tareas más rápido y ahora tengan más tiempo libre para navegar por sus redes sociales o lo que sea.

Explicación 2: Su período anterior fue superproductivo. Recuerde que esta tendencia compara la productividad solo con la del último período. Así, por ejemplo, si anteriormente habían tenido un mes excepcionalmente productivo (debido a un proyecto realmente inmersivo, a un nuevo compañero al que querían impresionar o por cualquier otro motivo), el simple hecho de volver a la normalidad se registrará como una disminución de la productividad.

4. Un tipo de tarea siempre llevará la misma cantidad de tiempo

Esta es para todos los que han visto a un empleado terminar una tarea determinada a una velocidad récord esa vez y ahora deciden que esa será la norma para todas las tareas similares en el futuro solo porque su aplicación de reloj horario les dijo que es posible.

Si bien el software de seguimiento del tiempo puede ser un gran recurso cuando se trata de establecer expectativas, debes tener cuidado de no establecerlas demasiado altas o demasiado bajas. Los empleados no trabajan exactamente al mismo ritmo e incluso el desempeño de un solo empleado puede variar en diferentes días, por lo que un empleado puede realizar una tarea en 20 minutos hoy, pero otro empleado puede tardar una hora la próxima vez.

Por lo tanto, no mire casos aislados, sino que tome tantas muestras como pueda y establezca sus expectativas en consecuencia.

5. Las actividades no relacionadas con el trabajo son una pérdida de tiempo

Ya hemos discutido cómo la interpretación del tiempo inactivo puede ser complicada, pero la verdad es que también lo puede ser evaluar la utilidad del tiempo improductivo, por sencillo que parezca.

En primer lugar, permitir algunos tiempo de descanso de vez en cuando es bueno para recuperar la concentración, por lo que dejar que los empleados cierren sus plataformas de trabajo durante cinco minutos cada dos horas no es una pérdida de tiempo si vuelven a trabajar renovados y productivos después de eso.

Y en segundo lugar, incluso lo que parece una aplicación improductiva puede ser una fuente de inspiración para los empleados, especialmente si trabajan en una industria creativa. O, a veces, incluso un recurso de ayuda para problemas relacionados con el trabajo.

De cualquier manera, no debes ignorar las actividades «improductivas» como una pérdida de tiempo sin tener en cuenta los beneficios directos o indirectos que aportan al desempeño de tus empleados.

Conclusión

El software de seguimiento del tiempo puede decirte mucho sobre cómo trabajan tus empleados y a qué dedican su tiempo, pero tomar estas ideas al pie de la letra sin tener en cuenta qué pudo haberlos causado o cómo tus decisiones podrían afectar a tus empleados puede llevarte a conclusiones falsas. Aunque deberías utilizar el seguimiento del tiempo para cuantificar tus KPI, primero debes confiar en tu criterio. Y, lamentablemente, no existe una aplicación para el sentido común.

‍

‍