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Workplus: Hola a todos, ¡bienvenidos a otro episodio de Workpuls Productivity Talks! Mi nombre es Bojana y seré su anfitriona, como siempre. Y hoy, conmigo, tengo a Alex Pang, autor y fundador de Strategy And Rest. Escribió varios libros sobre la reducción de las horas de trabajo y el descanso, por lo que no cabe duda de que hoy escucharemos algunos consejos interesantes de él. Bienvenido, Alex. Gracias por acompañarnos.

Alex: Oh, gracias por invitarme. Es un placer.

Workplus: Bien, lo primero es lo primero, cuéntanos un poco sobre ti, qué es exactamente lo que haces, y luego podemos continuar desde allí.

Alex: Por lo tanto, he estado trabajando en Silicon Valley durante los últimos 20 años, primero como pronosticador tecnológico y futurista. Y más recientemente, con mi nueva empresa Strategy And Rest, he estado trabajando con empresas que están interesadas en acortar sus semanas laborales, pasar a trabajar cuatro días a la semana o seis horas, sin reducir los salarios ni reducir la productividad; o encontrar formas de incorporar más oportunidades de descanso y descansos en la agenda diaria de las personas con el objetivo de ayudar a las personas a mantenerse productivas, pero también a tener carreras o lugares de trabajo más largos, sostenibles y menos estresantes. Así que, eso es lo que hago.

Workplus: Vale, genial. Entonces, ¿qué dirías que es la productividad en tu opinión?

Alex: Por lo tanto, la definición simple es la producción de trabajo por unidad de tiempo. Ahora, el desafío para muchos de nosotros es que trabajamos en industrias o profesiones en las que, de hecho, eso es bastante difícil de medir. Si estás en una fábrica, tienes dos cosas a tu favor para resolver esto. La primera es que, al final del día, tienes como una caja de widgets que te indican qué tan productivo has sido. En segundo lugar, el silbato de fábrica suena a las cinco o seis, y puedes dejar tus herramientas e irte a casa. Creo que para muchos de nosotros, especialmente para los trabajadores del conocimiento y para los emprendedores, ninguna de esas cosas existe para ayudar a regular nuestro trabajo. Siempre tenemos la sensación de que podemos mejorar un poco las cosas y, a menudo, los estándares con los que se va a juzgar nuestro trabajo no están muy claros. Y dado que a menudo no hay un punto de parada claro, muchos de nosotros tenemos dificultades para decidir cuándo dejar de trabajar. Creo que, como resultado, a menudo sustituimos la productividad por otros tipos de cosas, en particular la cantidad de tiempo que dedicamos a trabajar. Y una buena parte de mi trabajo consiste en ayudar a las personas a repensar la relación entre tiempo y productividad, en el sentido de reorientar su forma de pensar sobre cómo esas dos cosas están conectadas, pasando de la cantidad de tiempo como medida de la productividad, a centrarse y prestar atención como las cosas que realmente definen qué tan productivos podemos ser en un período de tiempo determinado y cuánto tiempo nos queda para vivir el resto de nuestras vidas.

Workplus: Vale, dirías que, dado que la mayoría de nosotros no estamos trabajando en las fábricas, no estamos fabricando cosas reales y, al final del día, no podemos decir: «Está bien, hoy hice estas tres cosas, así que fue un día exitoso». ¿Dirías que la productividad se puede medir de forma generalizada en diferentes industrias y áreas?

Alex: Creo sin duda que hay medidas que podemos utilizar. Creo que para las personas que trabajan en proyectos subjetivos complicados, campañas de marketing o, en mi caso, escribiendo libros, el desafío consiste en encontrar herramientas que puedan ofrecer medidas más claras a corto plazo de su nivel de productividad. Por eso, para los escritores, cosas como el recuento diario de palabras son muy valiosas, porque hacen dos cosas. La primera es que te dan algún tipo de indicación de cuánto has hecho en un día determinado y cuánto más cerca estás de tu objetivo final. Además, fomentan un grado de sostenibilidad y rutina en el trabajo que, para los creativos, resulta muy, muy útil. A menudo tendemos a pensar en el trabajo creativo como algo que ocurre en esas ráfagas de inspiración que nos llevan a pasar toda la noche. Y aunque esto es algo con lo que muchos de nosotros jugamos cuando somos jóvenes, resulta que es un trabajo realmente bueno, hecho por personas supercreativas y prolíficas. Personas como Beethoven o Stephen King o Charles Darwin. Se trata de personas que trabajaban de una manera rutinaria increíblemente sistemática, y tenían estructuras muy bien elaboradas que les ayudaban a dar forma a sus días, que les ayudaban a medir su trabajo. De modo que, a lo largo de sus vidas, pudieron hacer mucho más y mucho mejor trabajo que en su juventud, cuando intentaron seguir este modelo mucho más romántico, hacerlo rápido y quedarse despiertos toda la noche.

Workplus: Sí, creo que he hablado hoy con alguien al respecto. La cosa es que ahora mismo siento que a muchos de nosotros, especialmente en la situación en la que nos encontramos ahora, ya que probablemente estemos todos encerrados, nos cuesta guardar el portátil. Es difícil tomarse ese descanso del que tanto hablas. Es solo un correo electrónico más. Son las 10 de la noche, pero no tengo nada más que hacer. Déjame hacer esto. ¿Cómo podemos ponerle fin nosotros mismos, especialmente ahora?

Alex: Esa es una gran pregunta. Y creo que en casa nos enfrentamos a una especie de versión concentrada de los desafíos a los que nos enfrentamos a menudo en nuestra vida laboral normal, que consiste en averiguar cómo trazar estas líneas, trazar estos límites y respetarlos. Creo que lo primero que tenemos que hacer es reconocer que esos límites en realidad son cosas útiles que nos ayudan a tener una vida laboral y personal mejor. Creo que, dado que vivimos en una época en la que podemos llevar nuestras oficinas en el bolsillo de manera eficaz, creemos que son útiles para romper los límites entre el trabajo y la vida. Y lo ideal es que estas tecnologías nos permitan optimizar el tiempo que dedicamos a trabajar para poder dividir el trabajo en grandes partes que planificamos a lo largo del día.

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La realidad es que lo que suele ocurrir es que el trabajo se convierte en una especie de polvo fino que se esparce por todos nuestros calendarios, de modo que revisamos el correo electrónico en la mesa o intentamos hacer una conferencia para hacer una llamada cuando estamos con niños en el patio de recreo. Y esto resulta ser tanto una receta para que la vida laboral como la personal no sean tan buenas como para que no sean particularmente productivas o sostenibles. Así que creo que una de las cosas a las que todos nos enfrentamos es lo difícil que es en realidad desarrollar y mantener esos límites. Y creo que, en parte, hacerlo requiere un mayor grado de disciplina personal, pero también creo que es muy importante reconocer que las organizaciones y el tipo de cultura organizacional desempeñan un papel fundamental a la hora de apoyarlo. Así que, en mi nuevo libro, que trata sobre las empresas que han pasado a trabajar cuatro días a la semana o seis horas, todas las empresas exitosas tienen rutinas o horarios diarios, en los que la gente dedica, todos dedican un par de horas realmente concentrados en su trabajo más importante y de mayor valor. Durante esos períodos, puedes ser un poco antisocial, no tienes que contestar el teléfono, sabes que tus colegas no van a venir con solo esa pregunta rápida que se convierte en una conversación de 15 minutos que desvía tu concentración. Todo el mundo tiene permiso para estar realmente con la cabeza agachada. Y cuando todo el mundo hace eso al mismo tiempo, no solo eres un 20% más productivo como individuo, sino que todo el mundo es un 50% más productivo. Por eso, una de las cosas interesantes que he visto en el último mes, más o menos, es que las empresas están replicando versiones de eso o descubriendo versiones de eso para las personas que trabajan desde casa. Están descubriendo otros tipos de prácticas, que las empresas que estudié en mi último libro utilizaban para averiguar cómo hacer cinco días de trabajo en cuatro, para averiguar cómo hacer que la cultura empresarial fuera más centrada, más resiliente y ayudar a las personas a tener una vida mejor. Por lo tanto, es posible que sean cosas buenas las que surjan de este tipo de gran pausa que todos estamos viviendo.

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Y luego, en cuanto a otras cosas que podemos hacer, y creo que, la vida de las personas creativas en las organizaciones exitosas nos enseña que las rutinas en realidad son cosas muy valiosas. Que ambas nos permiten ocuparnos de las pequeñas cosas que tenemos que hacer en nuestros días, pero también sirven, de manera contraria a la intuición, como una especie de trampolín para el pensamiento y la acción creativos. Pensamos que la creatividad o la intuición son cosas un tanto ingobernables e impredecibles y, de hecho, es difícil saber exactamente cuándo van a ocurrir. Sin embargo, los psicólogos y los neurocientíficos han aprendido mucho sobre el tipo de condiciones en las que ocurren y resulta que tener una buena rutina diaria, especialmente una que incluya tanto períodos de trabajo intenso y concentrado como períodos de descanso, es un excelente caldo de cultivo para obtener nuevas ideas para lograr avances que no se tienen simplemente sentados en su escritorio esforzándose por resolver un problema. Así que mi otra esperanza es que quizás una de las cosas que algunos de nosotros estamos descubriendo es que tener estos períodos de descanso, un poco más de ocio en nuestros días, quizás también nos ayude a ser más eficaces en formas que alguien como Charles Darwin o Winston Churchill reconocería como parte de sus vidas.

Workplus: Sí, lo entiendo perfectamente. En algún momento, creo que fue hace un año y medio o dos años, estaba trabajando en otra empresa y estaba haciendo algo que era muy intenso para mí, era algo nuevo que estaba aprendiendo y estaba estancada. En algún momento, me quedé atrapado. No tenía ni idea de adónde ir. Me levanté de mi escritorio, salí y descansé un rato en el balcón y, de repente, mientras estaba allí, me di cuenta y fue entonces cuando me di cuenta de que realmente me ayuda a descansar un poco. Fue una especie de epifanía para mí, algo completamente nuevo. Si descanso, será más fácil para mí. Siempre he visto cosas al respecto, he leído cosas sobre ello, pero yo nunca he sentido eso. Y en ese momento, pensé: «Esto funciona. Esto realmente funciona».

Alex: Casi todos los que se toman los riesgos en serio, que crean rutinas, que equilibran el trabajo y el descanso tienen ese tipo de momentos. Hay algo en particular que resuelven, ven una visión que les hace pensar que, ya sabes, que realmente hay valor aquí, y esto es algo en lo que puedo incorporar a mi vida diaria, a mi vida laboral diaria, que hará que el trabajo vaya mejor y me ayude a trabajar mejor. Me alegro mucho por ti.

Workplus: Sí. Cuando las empresas se acercan a ti para solicitar tus servicios de consultoría, suelen decir: «Vale, queremos semanas más cortas» o suelen decir: «Necesitamos ayuda». Necesitamos aumentar la productividad. ¿Necesitamos cambiar algo en nuestra organización para mejorar?»

Alex: Ha habido un pequeño cambio desde la segunda, una sensación general de que tenemos que hacer cosas, a la primera, que nos interesa, en cuatro días a la semana. En parte porque durante el último año, más o menos, ha habido mucha prensa sobre empresas que han estado haciendo esto y han obtenido resultados realmente buenos. También trabajo con organizaciones o tipos de profesiones en las que simplemente acortar la semana laboral no es realmente una opción. Por eso, en esos casos, hay que pensar en otros tipos de estrategias para lograrlo, que las empresas puedan utilizar para disponer de más descanso y más tiempo para la recuperación.

Workplus: De acuerdo, y para todos los gerentes y propietarios de negocios que desean aumentar la productividad en el lugar de trabajo y que quieren hacer algo al respecto, ¿qué dirían que es lo primero que deben hacer? ¿Cuál es el primer paso?

Alex: Bueno, hay estudios sobre la multitarea en la oficina, las distracciones o la cantidad de tiempo que dedicamos a las reuniones que indican que desperdiciamos entre dos y cuatro horas de tiempo productivo todos los días. Por eso, creo que, cuando hablamos de hacer cambios en las organizaciones o de hacer que las empresas sean más eficaces, estamos muy acostumbrados a pensar en cosas como implementar nuevas tecnologías o cambiar los diseños de las oficinas para hacer que los espacios sean más colaborativos o interesantes. Pero podemos aplicar ese mismo tipo de herramientas, ese mismo tipo de pensamiento de diseño, para rediseñar el tiempo y la jornada laboral, y tenemos ante nosotros grandes oportunidades para hacerlo.

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Así que creo que para las empresas que quieren seguir esta ruta, lo primero que recomiendo es rediseñar sus reuniones, porque a nadie le gustan las reuniones. Ciertamente, a nadie le gustan las reuniones mal gestionadas en las que se preguntan: «¿Por qué estoy en esto? ¿Por qué no es un correo electrónico? Y, ¿por qué todos los demás tienen las manos debajo de la mesa, revisan su correo electrónico y piensan que nadie puede verlo?» Casi todas las empresas tienen algún tipo de reunión de una hora a la semana, donde todos se reúnen o que pueden eliminar o reducir a un correo electrónico o, tal vez, a ponerse de pie cinco minutos al principio de la semana. La otra cosa que hacen las empresas es acortar las reuniones, hacer que las reuniones sean mucho más pequeñas, pensar un poco más en quién debe estar realmente presente en la sala y hacer que estén más orientadas a la acción. Celebras una reunión cuando tienes una decisión que debe tomar un grupo de personas y ahí es cuando la tomas. Conozco una empresa que tiene un espacio en particular, tienen sofás muy cómodos donde entretienen a los invitados y buscan nuevos clientes. Y además tienen una mesita con sillas muy incómodas donde celebran sus reuniones, porque no quieren que las reuniones sean muy largas, y el espacio ayuda a reforzar esa sensación. Por lo tanto, la otra cosa importante que demuestra el rediseño de las reuniones es que la acción colectiva tiene un enorme poder cuando se trata de ayudar a las personas a ser más productivas.

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A menudo pensamos en la productividad como algo que es una especie de responsabilidad individual. La productividad se parece un poco a la rapidez con la que puedes correr una maratón o algo así; se trata de tu fuerza. En realidad, la productividad en la oficina se basa en lo que las personas pueden hacer juntas con el apoyo de normas, cultura y herramientas que ayudan a reforzar eso, y trabajar colectivamente para mejorar las reuniones es un poderoso ejemplo temprano de la naturaleza colectiva de la atención y la productividad en acción.

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Entonces, lo siguiente en lo que se centran las empresas es usar sus tecnologías de manera más inteligente. Lo que en parte tiene que ver con eliminar las distracciones. Por lo tanto, implementa reglas en torno a cosas como: «Está bien revisar el correo electrónico dos veces al día, no responder cada 10 minutos a cualquier cosa nueva que reciba». Controlar tu canal de Slack u otro tipo de herramientas que puedan distraerte, pero también averiguar qué tipo de cosas menos productivas pero que consumen mucho tiempo pueden automatizarse, y averiguar cómo puedes usar las tecnologías para aumentar las cosas más importantes y de mayor valor. Un buen ejemplo de esto es una empresa de contabilidad del Reino Unido, que utiliza servicios de contabilidad basados en la nube como parte fundamental de su negocio. Básicamente, con una contabilidad basada en la nube, en lugar de ese viejo modelo de libros gigantes de papeles, sobras y recibos del cliente, y dedicas un mes a tabular todo y a calcular cuántos impuestos adeudan y cuánto dinero han ganado. La contabilidad basada en la nube es un conjunto de herramientas que te permiten ver todo eso más o menos en tiempo real. Por lo tanto, estás extrayendo información de la nómina, de los gastos personales de las personas, todo eso. Y esto significa que, para la empresa, usted obtiene mucha más visibilidad en tiempo real de la salud financiera de su empresa. Para la empresa de contabilidad, esto significa que dedican una centésima parte de su tiempo a hacer el papeleo que antes, y pueden dedicar más tiempo a cosas como los servicios de asesoramiento, que son mucho más interesantes para todos y ofrecen más valor a los clientes.

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Lo último que hace la gente, que hacen las empresas es rediseñar la propia jornada laboral. Así que reserva momentos específicos del día para concentrarte en ese trabajo tan importante, dedica momentos específicos al día, a menudo por la tarde, en los que tengas reuniones tranquilas, te ocupes de las llamadas telefónicas, hagas más cosas externas orientadas al futuro y, además, trabajes por períodos solo para socializar. A muchas personas les gusta ir a la oficina porque pueden ver a sus amigos y no querrás perderlo a medida que una organización se vuelve más productiva. Por eso, una de las cosas que ocurre de forma orgánica en muchas empresas es que las personas comienzan a almorzar juntas. No estás almorzando tristemente en tu escritorio o saliendo corriendo para ir a buscar algo por tu cuenta, la gente se reúne. Y es entonces cuando pueden charlar y ser sociables de una manera que no pueden hacerlo mientras están con la cabeza en la cabeza y eso les permite concentrarse más en el trabajo, pero también pasar un mejor tiempo social. Así que resulta ser una especie de ganar-ganar en ambos aspectos.

Ese es el tipo de cosas que veo que hacen las empresas para ayudarlas a ser más productivas, pero creo que lo más importante es reconocer que cuando hablamos de este tipo de productividad o de mejoras en la productividad, en realidad se refieren a cambios organizacionales. Se refieren a cambios en el sistema. Se refieren a cambios normativos y culturales. No se trata solo de lo que una persona está haciendo y otra haciendo como individuos atomizados. Se trata mucho más de una comprensión organizacional y social de qué es la productividad, qué es la eficiencia e incluso qué son cosas como la atención y el enfoque. Así que eso es lo que hacen.

Workplus: Sí, pero supongo que los gerentes, al menos una parte de ellos, tienen problemas cuando quieren hacer algo. Tienen una idea sobre cómo mejorar la productividad, cómo hacer esto o aquello en el lugar de trabajo, cómo cambiar este sistema. Pero, ¿cuál es el enfoque que deben adoptar con sus empleados para obtener su aceptación en esas situaciones? A veces no es tan fácil simplemente decir: «Vamos a hacer esto de esta manera». Tiene que haber un poco de conversación, pero ¿cuál dirías que es la mejor práctica para hacerlo?

Alex: Esa es una gran pregunta. Y creo que hay una especie de contrato social en las empresas que pasan a trabajar cuatro días a la semana o 30 horas a la semana. La primera parte es que esto es algo que se impulsa desde arriba, ninguna empresa implementa una semana laboral de cuatro días sin que el fundador o el director ejecutivo la impulsen. Se trata de un cambio muy grande y algo arriesgado, por lo que se necesita el permiso de la cúpula para poder probarlo. Pero es algo que se implementa en gran medida desde abajo hacia arriba. Nadie sabe lo suficiente sobre el trabajo de los demás como para decir: «Así es como vas a hacer cinco días de trabajo en cuatro días en el futuro».

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Tienes que dejar que la gente averigüe esas cosas por sí misma. Creo que la siguiente parte del contrato social dice que los trabajadores pueden compartir las ganancias de productividad en forma de ahorros de tiempo. Por lo tanto, estás pidiendo a las personas que básicamente rediseñen sus días y se replanteen casi todo lo relacionado con su forma de trabajar. Y si trabajas, como un director ejecutivo inimaginablemente carismático, en un campo en el que hay vidas en juego, tal vez puedas hacerlo y decir: «Vas a dar todo esto por esta misión y yo no voy a dar nada a cambio. Si consigo una mayor productividad, cambiaremos nuestra forma de trabajar y usted tendrá la satisfacción de haber pasado por esto».

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Sin embargo, para el 99,99% de nosotros, los trabajadores lo hacen con éxito, a cambio de tener más tiempo libre. La idea de poder trabajar cuatro días a la semana y luego tener un fin de semana de tres días cada semana es un incentivo increíblemente poderoso para mucha gente. La otra cosa importante es que las empresas que lo hagan con éxito no reduzcan los salarios. No se trata de ahorrar dinero en la nómina, porque uno reconoce que, en realidad, esto es algo difícil, ya que las personas van a producir tanto como antes. De este modo, la productividad aumentará, con frecuencia, por encima del 20% que se necesita para mantenerse en el mismo nivel que antes, pero esto no es algo que se pida de forma gratuita.

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Lo último es que hay que tratarlo como un experimento, es decir, primero, que las personas tengan la oportunidad de probar cosas nuevas, a veces probar cosas locas, probar cosas nuevas rápidamente, crear prototipos de nuevas herramientas, tener éxito o fracasar y seguir adelante. Hay que reconocer que muchos de estos experimentos no van a funcionar. Algunos de ellos van a funcionar espectacularmente bien y para conseguir el segundo tienes que aguantar el primero. Así que los fracasos tienen que estar bien. Las cosas radicalmente nuevas tienen que estar bien. La otra parte es que, si el experimento no funciona, volvemos a ser como antes, que la semana de cuatro días no es un regalo que se dé a los trabajadores o que simplemente se extraiga con mano de obra. Es algo que tiene beneficios tanto a corto como a largo plazo, pero hay que ver realmente esos beneficios para que sea algo permanente. Por eso, hay algunas empresas que lo prueban durante tres meses y se dan cuenta de que, en realidad, no podemos hacer que funcione. E incluso las empresas en las que es un éxito rotundo siguen diciendo: «Está bien, ya sabes, vamos a medir esto, tenemos que ver qué piensan nuestros clientes. Tenemos que ver cuáles son las cifras. Si esas cifras comienzan a caer, nos replantearemos si vamos a seguir con esto o no». Así que eso es lo que haces. Así es como convences a la gente.

Workplus: Vale. ¿Cuánto dirías que tendría que durar un experimento? Obviamente, supongo que depende del tamaño de la empresa y del sector. En promedio, ¿cuánto tiempo tiene que durar para que puedas ver si realmente tiene éxito o no?

Alex: Un período de prueba oficial promedio durará 90 días. Creo que, por lo general, un trimestre es un período fácil de entender para la gente. Un trimestre ya es parte de un ciclo económico, así que ya tienes una idea de cómo planificarlo. También creo que es bueno, porque el primer mes más o menos es un poco desorientador. Estás intentando averiguar, es mucho averiguar cómo hacer que esto funcione. La gente suele pasar por una fase en la que se pregunta si esto va a tener éxito o no, y se necesita un poco de tiempo para despegar, para que el barco se arregle solo, para que la gente recupere el equilibrio y tenga la confianza de que va a funcionar y para hacer los experimentos necesarios para hacerlo solo. Creo que tres meses también son buenos porque te dan algo, ya que la mayoría de las empresas te dan una especie de panorama financiero. Ya has visto el impacto que tiene en el tráfico de clientes que entran por la puerta o en los proyectos a más largo plazo y el éxito con el que puedes llevarlos a cabo, y también has tenido tiempo de conversar con los clientes sobre este tema y sobre por qué lo estás haciendo y si les funciona. Y luego, después de eso, todo el mundo sigue observando las métricas, observando tanto las cifras financieras como las de aspectos como la satisfacción de los empleados, y vigilándolas. Y si empiezan a bajar, otra vez, tómate un momento para volver a evaluar y decidir si puedes solucionarlo en un plazo de cuatro días o si tienes que pensar en algo diferente.

Workplus: Vale. Según su experiencia, ¿las empresas más grandes suelen optar por este enfoque y este cambio o las más pequeñas?

Alex: He visto empresas que van desde dos personas hasta 2000 hacerlo. Sin embargo, en general, a las empresas más pequeñas les resulta más fácil hacer un cambio tan grande porque solo tienen menos partes móviles. Cuando se encuentra en una situación en la que puede colocar a toda la empresa en una habitación de tamaño decente, puede hacer que esto funcione sin una cantidad desmesurada de complejidad y burocracia. Y las empresas más grandes en las que esto ha funcionado son empresas que tienen menos de 10 años, que siguen siendo dirigidas por sus fundadores, directores ejecutivos que fueron muy prácticos, bastante carismáticos y que tienen mucha autoridad moral dentro de la empresa. Incluso en esos casos, siguen conociendo personalmente a todas las personas que ocupan puestos de responsabilidad y a muchas de las personas de la gerencia media, por lo que todavía hay ese tipo de toque personal de una manera que no existe en, por ejemplo, una empresa de la lista Fortune 100.

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Eso no quiere decir que empresas mucho más grandes no puedan hacer esto. En Corea, SNK ha estado experimentando en un par de sus divisiones con cuatro días a la semana, con la idea de descubrir cómo hacer que funcione aquí y, luego, tal vez puedas implementarlo, esas lecciones puedan adoptarse en otra parte de la empresa y puedan implementarse con el tiempo. De hecho, cuando la Ford Motor Company, en la década de 1920, comenzó a trabajar ocho horas, fue la primera empresa realmente gigantesca en trabajar ocho horas, cinco días a la semana. Fue un proceso que, de hecho, les llevó tres años. Por lo general, se cuenta la historia del cambio de línea de producción de la gran fábrica en 1926. Bueno, en realidad habían estado trabajando durante los últimos 36 meses en el departamento de pintura, en el transporte marítimo y en todos los demás sitios buscando la manera de hacer que funcionara. Así que la línea de montaje era la última parte más grande y complicada de la empresa, y en ese momento Ford tenía unas 100 000 personas trabajando en ella. Por lo tanto, si podían hacerlo en 1926 con la tecnología de 1926, creo que una empresa muy grande puede encontrar la manera de hacerlo hoy en día.

Workplus: Vale, ¿dirías que quizás sería un poco más complicado para un equipo más pequeño? Porque en las empresas más pequeñas, las personas suelen desempeñar múltiples funciones. No es solo un rol, tienes múltiples roles. Así que pasar a una semana de cuatro días o 30 horas parece que sería un poco más complicado.

Alex: Es interesante, pero creo que sí... La respuesta sincera es que aún no sabemos lo suficiente como para poder decirlo de manera definitiva. Creo que el hecho de que la mayoría de las empresas que lo han hecho tengan menos de 100 personas y ahora muchas de ellas tengan 10 o menos, y de que, de las más pequeñas, algunas de ellas ya son interdisciplinarias de manera bastante agresiva, sugiere que, en realidad, no es un gran impedimento. Pero en realidad sería muy interesante investigar un poco más.

Workplus: ¡Hay una idea!

Alex: Exactamente. Necesito más proyectos.

Workplus: Vale, ¿y cómo llegaste a ese espacio cuando te diste cuenta de que descansar más y hacer las cosas de esa manera, y reducir las semanas es algo que va a aumentar la productividad de las personas?

Workplus: Bueno, descubrí el valor del descanso por las malas, como lo hace todo el mundo. Llevaba unos 10 años trabajando para una empresa de consultoría aquí en el Valle. Es el tipo de trabajo que es realmente interesante, pero siempre vas con medio proyecto de retraso. Pasaba mucho tiempo en aviones. Sentía cada vez más que estaba a punto de agotarme. Sin embargo, tuve la suerte de tomarme un año sabático en Microsoft Research Cambridge, uno de los laboratorios de Microsoft en el Reino Unido, y pasé tres meses allí. Aproximadamente a la mitad, tuve una revelación en la que me di cuenta de que estaba haciendo enormes cantidades de cosas. Tenía grandes ideas, pero no sentía la presión de tiempo que sentía aquí en California, y eso me hizo pensar que, tal vez nuestras suposiciones sobre la relación entre tiempo y productividad, que para hacer un trabajo realmente bueno, hay que dedicarse a estos enormes actos hercúleos de autosacrificio. Tal vez eso esté realmente mal. Tal vez esté totalmente al revés. De hecho, para hacer el tipo de trabajo que realmente nos apasiona y que puede inclinar el arco del universo hacia la justicia, tal vez necesitemos repensar la relación entre el trabajo y el descanso. Pensar de manera diferente sobre cómo se expresa nuestra pasión por el trabajo a lo largo de nuestros días y a lo largo de nuestras vidas. Y esa experiencia fue lo que me puso en el camino que finalmente me llevó a escribir Rest. Y luego, cuando salió ese libro, empecé a ver empresas que estaban poniendo en práctica las lecciones de Rest acortando sus semanas de trabajo. Y cuando empecé a indagar en ello, descubrí que no se trata solo de las pequeñas empresas creativas que cabría esperar, como las agencias de publicidad o las firmas de diseño, sino de lugares que tienen mucha autonomía y también de lugares en los que una cultura laboral y un estilo de trabajo distintivos son una especie de tarjeta de presentación. Pero también restaurantes, centros de llamadas y fábricas, empresas emergentes de software, lugares donde el exceso de trabajo es la norma, donde se podría pensar que acortar la semana laboral no podría funcionar en absoluto. Se podría pensar que el telemarketing es el último lugar del mundo donde se podría implementar una semana de cuatro días de manera efectiva. Sin embargo, en todo el mundo, empresas de una amplia variedad de industrias estaban haciendo esto. Y me di cuenta de que no solo lo hacían, sino que estaban abordando el desafío de acortar la semana laboral de manera muy similar, de que utilizaban las herramientas en una especie de enfoque experimental que me recordaba mucho a lo que aquí en Silicon Valley llamamos pensamiento de diseño. Y que, de manera consciente o no, estas empresas estaban adoptando en gran medida un enfoque basado en el pensamiento de diseño para rediseñar su forma de trabajar y rediseñar su tiempo. En ese momento, me di cuenta de que merecía la pena contar esta historia sobre un movimiento global que recién ahora estaba tomando conciencia de sí mismo. Por eso escribí Shorter.

Workplus: Vale, ¿y esperas eso y cuándo? De hecho, es mejor decirlo, ¿cuándo se espera que más empresas, la mayoría de la población mundial, cambien a semanas laborales más cortas?

Alex: La mayoría de la población activa. Este tipo de cosas a gran escala siempre son muy difíciles de predecir, pero yo diría que dentro de... diría que dentro de unos 10 años, la mayoría de las personas en los países occidentales podrán trabajar cuatro días a la semana o 30 horas a la semana, alguna variante de ese tipo. Hay un gran ensayo clásico de Bertrand Russell de hace un siglo, que predecía que todos podríamos trabajar 15 o 20 horas a la semana ahora, y tenía esta gran frase sobre que esa era solo una posibilidad y que el otro futuro era uno en el que la tecnología permitiera el ocio para todos o el exceso de trabajo para unos pocos y la inanición para muchos. Hemos elegido lo que está detrás de la puerta número dos, pero en realidad tenemos la tecnología que podría permitirnos pasar a una semana de cuatro días, pero lo acabamos de enterrar bajo una mala práctica y una especie de cultura de exceso de trabajo y la creencia de que tenemos que quitarles muchas horas a nuestros trabajadores para ser rentables.

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Desde que terminé el libro, había analizado un poco más de 100 empresas de ese país, y desde entonces he encontrado otras 70 que han adoptado horarios de trabajo más cortos solo en los últimos meses, básicamente durante los meses anteriores al cierre. Así que creo que el movimiento está creciendo y creo que hay empresas que estarán en una posición en la que todo esto comience a mejorar y volvamos a abrir oficinas que verán la semana de cuatro días como una herramienta para ayudarlas a volver a trabajar más rápido.

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Por las siguientes razones: una de las cosas a las que tienen que enfrentarse las empresas cuando vuelven a trabajar es que no quieren que el lugar de trabajo en sí sea donde las personas se enfermen. No quieres que se convierta en una zona caliente. Para algo como un virus, ¿cómo se hace? Una de las cosas importantes que haces es mantener el distanciamiento social, tal como lo está haciendo el mundo ahora a gran escala. Y hay estudios de arquitectura y empresas de diseño de oficinas que están creando prototipos de cosas que podemos hacer, buscando mejoras y sistemas de ventilación para el flujo de personas alrededor de las oficinas y en el espacio de las oficinas para ayudar a promoverlo. Pero también es algo que se puede lograr rediseñando la semana laboral. Así pues, varias empresas optaron por reducir sus semanas, pasar de trabajar ocho horas al día a turnos de seis horas, pero mantuvieron la oficina abierta 12 horas al día. Por lo tanto, esto es popular, por ejemplo, entre los servicios gubernamentales. Y eso es beneficioso para todos, porque hay menos personas en la oficina en un momento dado, lo que significa que el espaciamiento social es más fácil. Pero también significa que estás más disponible para tus clientes. Si abre de 7 a. m. a 7 p. m., las personas simplemente tienen más oportunidades de venir antes o después del trabajo. Y esto es cierto en el caso de los servicios gubernamentales. He visto a talleres de reparación de automóviles hacer esto, a otros establecimientos minoristas.

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La otra cosa que hacen las empresas en mi libro es combinar cuatro días a la semana con un trabajo flexible y remoto. Y algunas tienen horarios superpuestos: la mitad de la empresa trabaja de lunes a jueves y la otra mitad de martes a viernes. Por lo tanto, la parte frontal de la empresa tiene un aspecto totalmente normal, a pesar de que las personas trabajan menos horas. Si lo combinas con un horario de trabajo flexible, puedes llegar rápidamente al punto en el que tengas en cualquier momento el 50% de tu personal en la oficina, lo que puede ser suficiente para reunir una masa crítica para reuniones, tratar con los clientes, etcétera. Pero repito, que permiten mantener una distancia suficiente para que nadie se enferme.

La otra cosa importante de la reducción de las horas es que las personas que trabajan cuatro días a la semana o seis horas al día están en mejores condiciones de cuidar de sí mismas. Como se puede volver a cocinar, se dispone de más tiempo para hacer ejercicio y, en general, las personas están más sanas, lo que, en estos días, creo que es algo cuyo valor no hay que cuestionar.

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Y, por último, creo que las habilidades del trabajo remoto para celebrar reuniones en línea, un cambio hacia una mayor familiarización con las entrevistas y las presentaciones a nuevos clientes a través de sistemas en línea en lugar de tener que subir a un avión y volar dos horas para una reunión de una hora y luego volar de regreso son cosas que realmente estamos aprendiendo a hacer durante el encierro y que podríamos volver a nuestra vida laboral normal y convertirlas en «normales». Y que, de hecho, ahora estamos desarrollando un conjunto de habilidades que pueden ayudarnos a pasar a un tipo de vida laboral y horarios de trabajo que nos brinden más flexibilidad, que ayuden a las organizaciones a ser más resilientes y que nos permitan ser productivos, incluso cuando estamos seguros. Así que, fin de la predicción.

Workplus: Sí, esa es la cuestión. Creo que esto ahora mismo ayudará a más empresas a darse cuenta de que el trabajo remoto y el trabajo flexible no son algo que temer. Que las empresas pueden seguir funcionando de esta manera porque, aunque el trabajo remoto realmente ha ganado popularidad en los últimos años, todavía no es una norma en todas partes y no todo el mundo lo permite. Mucha gente está en contra. Creen que la gente va a perder el tiempo si trabaja desde casa, etc.

Alex: Exactamente.

Workplus: Así que creo que esto realmente está ayudando a establecer esa mentalidad a los ojos de los empleadores. Y mira, esto puede funcionar. Entonces, tal vez como volver al trabajo con menos horas para lograr ese distanciamiento social y todo eso. Tal vez podamos ver un turno más rápido, y también la adopción más rápida de las semanas más cortas.

Alex: Eso espero, desde luego. Y las empresas que tienen políticas de trabajo flexibles o programas de trabajo desde casa siguen enfrentándose a un desafío permanente, que realmente se han mostrado entusiasmadas con ellos y han querido que la gente los utilice. Esa aceptación, incluso en esas empresas, ha sido mucho menor de lo que la gente desearía, con el resultado de que, por ejemplo, los padres que trabajan tienen muchas más probabilidades de tener que luchar para dejar una empresa que los padres que no tienen hijos. Y lo que ha tendido a suceder, donde han surgido estas cosas, ha sido en torno a una especie de normas culturales en torno a la forma de trabajar en la oficina. Existe la sensación persistente de que tienes que trabajar más si un miembro de tu equipo trabaja desde casa o cómo puedes estar realmente seguro de que están haciendo las cosas. A pesar de todos nuestros avances tecnológicos y de todas nuestras capacidades para trabajar de forma remota, sigue existiendo la sospecha de que las personas que lo hacen son en realidad algo holgazanes.

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Por otro lado, cuando trabajas en casa, tienes que hacer el doble de trabajo para permanecer visible para tus colegas, para asegurarte de que tu gerente sabe lo que estás haciendo y no ser un inconveniente para el sistema. Y espero que una de las cosas que suceda como resultado de esto sea que muchas empresas y gerentes de empresas reconozcan lo difícil que es esto, pero también lo viable que es en realidad, y que esas sospechas desaparezcan en gran medida. Por lo tanto, creo que eso es algo que es probable que suceda. A pesar de que apreciamos poder volver a la oficina y volver a ver a la gente, eso sabremos que podemos trabajar con flexibilidad y podemos hacer que la flexibilidad funcione.

Workplus: Sí, ya hemos sido flexibles antes. Tenemos una política de trabajo desde casa, por lo que las personas pueden salir y trabajar desde casa cuando lo deseen. Es bueno que estuviéramos más o menos acostumbrados a este tipo de cosas, pero por supuesto, ahora, obviamente, hay más presión sobre ello debido a toda la situación. Pero creo que todos tuvimos un par de reuniones y un par de llamadas de Zoom fuera del horario laboral solo para pasar el rato y dijimos: «Nunca volveré a trabajar desde casa».

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Creo que se trata más del aspecto social que de si estoy haciendo algún trabajo en casa o en la oficina. Se trata más de ver a esas personas y pasar tiempo en la oficina con esas personas. Eso es realmente algo que falta mucho en esta ecuación.

Alex: Sí. Y creo que es algo muy valioso tenerlo en tu caja de herramientas. Las personas también se sorprenderán de lo mucho que pueden hacer cuando no tienen niños pequeños cerca. Y puedes trabajar desde casa mientras los niños están en preescolar, eso va a ser como una revolución.

Workplus: Sí, creo que definitivamente va a ser un gran cambio en comparación con lo que está sucediendo ahora mismo. Sí, todo eso depende de mí en lo que respecta a mis preguntas. No sé si quieres añadir algo. Si nos olvidamos de mencionar algo.

Alex: No, esas son las cosas importantes. ¿Sí?.

Workplus: Vale.

Alex: Nenad, ¿tienes algo que quieras añadir o preguntar?

Workplus: Bueno, estaba pensando en cómo podríamos pasar a una semana de cuatro días. Prácticamente, solo estoy pensando en cómo comprimirlo todo en cuatro días. Bueno, podríamos intentarlo.

Alex: Creo que, cuando la gente mira sus horarios, y si primero piensas: «Está bien, ¿puedo aceptarlo? ¿Puedo asistir a estas reuniones? ¿Puedo acortarlas mucho? ¿Hay cosas que podamos hacer con una tecnología que nos ayude con estas tareas recurrentes? ¿Podemos dedicar menos tiempo a ese tipo de cosas?» Rápidamente, te das cuenta de que puedes, que si puedes controlarlo, puedes hacer mucho para trabajar cuatro días a la semana. Creo que la otra cosa es que, incluso en las organizaciones orientadas a los clientes, las semanas de cuatro días son mucho más viables de lo que la gente espera.

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Todo el mundo se preocupa por alejar a los clientes si acortas tus horas de trabajo. Pero resulta que, lo sé, de estas cien empresas, hay una historia de un posible cliente que dijo: «No, esto no va a funcionar para nosotros». Todos los demás lo apoyaron totalmente, en parte porque, especialmente si trabajas en una industria en la que los plazos de entrega de los proyectos son bastante largos, estás contratando personas, porque son expertos y tienen una experiencia que aplicarán de la manera más eficaz con cierta independencia, sin importar si trabajan cuatro días a la semana o siete, ¿verdad?

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Pero la otra cosa es que sus clientes se enfrentan a los mismos tipos de desafíos relacionados con el equilibrio entre la vida laboral y personal, la contratación y la retención, el agotamiento y el exceso de trabajo que usted está resolviendo. Y una cosa es que hay que escuchar, por ejemplo, que una agencia pública de Suecia esté haciendo esto. Al menos en EE. UU., cuando oyes hablar de una empresa sueca, mola, pero también podrías estar hablando de los elfos de la Tierra Media. Parece un mundo completamente diferente. Si, por otro lado, es uno de sus proveedores. Si se trata de una empresa a la que entiendes, que te entiende, con la que has trabajado durante mucho tiempo; si lo hacen, está muy cerca de casa y las lecciones que aprenden son las que tal vez tú puedas adoptar. Y, por último, creo que estamos en una época en la que todo el mundo tiene el teléfono muy pegado a la mano y siempre sientes que tienes que responder al instante a cualquier cosa que pase por el espejo de popa. De hecho, hacer que una empresa diga: «No te vamos a molestar los viernes».

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Se siente un poco más como un descanso que como un problema. Se siente más como algo bueno que están haciendo por ti que como una abdicación de responsabilidad. Por todas estas razones, los clientes me apoyan mucho más de lo que esperaba cuando empecé a trabajar en este libro. Y luego, si quieres seguir hablando, estaré encantado de hacerlo.

Workplus: Gracias. Gracias por acompañarnos. Estamos muy agradecidos.

Alex: Oh, claro que sí. No, ha sido muy divertido. Ha sido un verdadero placer.

Workplus: Gracias. ¿Sí?. Y también por mi parte, ha sido un placer tenerte aquí como huésped. Y gracias a todos por ver otro episodio de Workpuls Productivity Talks. Hablaré con vosotros pronto. ¡Adiós!.