En los últimos años, la subcontratación ha ganado una enorme popularidad. Para muchas empresas en crecimiento hoy en día, especialmente las que tienen su sede en los Estados Unidos, la subcontratación se está convirtiendo lentamente en una parte esencial de sus operaciones.
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Cuando contratas a un equipo subcontratado, no tienes que invertir una gran cantidad de tiempo y dinero en la formación y la configuración. La mayoría de los equipos subcontratados están formados por profesionales cualificados que ya tienen todas las herramientas que necesitan para realizar el trabajo requerido desde el principio.
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Pero, ¿cómo puede saber que el equipo subcontratado entregará el trabajo a tiempo y de acuerdo con sus estándares?
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Una respuesta simple sería aprovechar herramientas de monitoreo remoto, pero hay más que eso.
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Exploremos algunas de las formas en las que puedes supervisar fácilmente el trabajo que realiza tu equipo de subcontratación.

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Establezca expectativas

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Incluso antes de que su equipo subcontratado comience a trabajar para usted, debe establecer las expectativas de lo que busca lograr con ellos. Cuanto más entiendan tu proyecto, mejor lo harán. Debes tener claro todo el proyecto de principio a fin.

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Puede comenzar por redactar los objetivos específicos que busca que logren. Será más fácil y eficiente para ambas partes si tiene objetivos más alcanzables en lugar de tener solo un objetivo general.

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También puede configurar KPI (indicadores clave de rendimiento) específicos de los que haría un seguimiento regular para asegurarse de que las operaciones se desarrollen sin problemas. Si subcontratas tu equipo de atención al cliente, estos KPI deben incluir el tiempo medio de espera, el tiempo que tarda el cliente en resolver un problema, etc.

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Establecer un acuerdo contractual sólido

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Las palabras por sí solas no bastan cuando se trabaja con equipos subcontratados: se necesita un contrato sólido para que cumplan su palabra.

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No puedes esperar que un equipo subcontratado cumpla sus promesas iniciales a menos que tengas un contrato sólido que defina el alcance de tu relación laboral en términos inequívocos.

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Un contrato es sin duda la mejor manera de garantizar la rendición de cuentas, ya que es exigible por ley.

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En él, debes incluir:

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• Entregas: Identifique los entregables que espera de su equipo subcontratado y detalle exactamente lo que incluyen.

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• Métricas de rendimiento: Describe las métricas que utilizarás para supervisar el desempeño del equipo subcontratado. Incluso puedes establecer penalizaciones para las métricas incumplidas a fin de aumentar la responsabilidad.

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• Protección de datos: Establezca reglas básicas sobre cómo el equipo subcontratado puede y no puede usar sus datos.

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Involúcrate en el trabajo que realizan

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Una vez que hayas establecido objetivos alcanzables para tu equipo subcontratado y que hayan empezado a trabajar en tu proyecto, asegúrate de seguir participando en el trabajo que realizan, especialmente al principio. Participar significa comprobar de vez en cuando con ellos qué es lo que hacen, así como ayudarlos si se encuentran con algún desafío.

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Si bien debes ponerte en contacto con tu equipo subcontratado con regularidad y ayudarlo, hacerlo desde el principio probablemente los impulsará a familiarizarse con tu trabajo más rápidamente. Estar involucrado con tu equipo subcontratado te permite monitorear su desempeño.

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Compruebe la calidad de su trabajo

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No debes tener miedo de comprobar la calidad del trabajo de tu equipo subcontratado. Las tres mejores opciones para comprobar la calidad de su trabajo:
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• Realice encuestas aleatorias de control de calidad con sus clientes
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• Acompañe al equipo subcontratado mientras trabajan
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• Pide a tus empleados que te den su opinión

El éxito de encuestar a sus clientes sobre la calidad del trabajo que ha realizado su equipo subcontratado depende en gran medida de si desea que sus clientes sepan si está utilizando mano de obra subcontratada.

Por otro lado, seguir a los empleados subcontratados requiere tiempo y, posiblemente, sincronizarse con su zona horaria, porque es común que las empresas estadounidenses contraten equipos subcontratados en el extranjero.

Si su equipo subcontratado se encarga de algunas de sus operaciones internas, como la contabilidad o la TI, debe encuestar a su personal interno para conocer su experiencia con la mano de obra subcontratada.

Será mejor que su personal le diga si los equipos subcontratados son buenos en su trabajo, si encajan en el equipo y si sus servicios contribuyen.

Utilice la tecnología para supervisar el rendimiento

A medida que la tecnología ha avanzado, también lo han hecho las herramientas en las que puede confiar para supervisar el rendimiento tanto dentro como fuera de su empresa.

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La mejor manera de supervisar el desempeño de un socio subcontratado, tanto en las etapas iniciales como posteriores, es utilizar un software de monitoreo remoto de computadoras como Insightful. Con herramientas de monitoreo remoto a tu disposición, puedes rastrear fácilmente a tu equipo subcontratado y ver si realmente están haciendo el trabajo por el que estás pagando.

El software de monitoreo remoto de computadoras lo ayuda a rastrear su trabajo como si estuvieran sentados a su lado. Esto asegura que sean responsables, lo que crea un vínculo más fuerte entre ustedes.

También puedes usar soluciones de gestión de proyectos como Asana para hacer un seguimiento del progreso de los proyectos en tiempo real. Al agregar colaboradores externos, puedes incluir a tus socios subcontratados en tus procesos internos y aumentar la visibilidad de la productividad.

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Por último, puedes utilizar plataformas de comunicación como Slack y Zoom para ponerte en contacto con tus socios subcontratados y comprobar el progreso hacia los objetivos estratégicos.

Feedback y mejora continua

Hacer un seguimiento del progreso es una cosa, pero también querrás crear un espacio para la retroalimentación y la mejora continua en tu relación laboral.

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A través de comentarios periódicos, puedes asegurarte de que los equipos subcontratados con los que trabajas cumplen tus expectativas y tienen todo lo que necesitan para avanzar hacia los objetivos que ya has acordado.

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Puedes recopilar estos comentarios a través de revisiones informales quincenales, en las que invitas a los equipos subcontratados a enviar sus comentarios (de forma anónima, si es necesario).

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Con estos comentarios, puede revisar y refinar sus procesos para trabajar con equipos subcontratados y ayudarlos a ser lo más productivos posible. También puedes utilizar los comentarios para crear oportunidades de formación y desarrollo para los equipos subcontratados.

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De esa manera, pueden asumir la responsabilidad de su crecimiento profesional y aprender habilidades que aumentarán el valor que pueden agregar a sus equipos internos.

Mantener la responsabilidad de los socios subcontratados

La subcontratación puede suponer un importante ahorro de costes para muchas empresas estadounidenses. Y la mayoría de las veces, la experiencia con los equipos subcontratados es positiva. Sin embargo, dado que los empleados subcontratados representan a su empresa externamente, debe vigilar de cerca lo que hacen.

Para tener una experiencia positiva con un equipo subcontratado, debes establecer las expectativas adecuadas desde el principio, también debes participar en el trabajo que realizan y debes comprobar la calidad de su trabajo con regularidad. Hacer estas tres cosas con la ayuda de un sistema de seguimiento de empleados maximizará sus posibilidades de tener una relación exitosa con su equipo subcontratado.

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