¿Cómo organizarías tu semana laboral si dependieras totalmente de ti? Un número cada vez mayor de propietarios de negocios se hacen esta pregunta. Gracias a la situación en constante cambio en torno a la COVID-19, parece que el trabajo flexible ha llegado para quedarse. De hecho, la Oficina de Estadísticas Laborales descubrió en 2020 que cerca del 25% de la fuerza laboral estadounidense trabajaba desde casa.

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Por qué las empresas se están volviendo flexibles

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Si bien la pandemia ha hecho que el trabajo a distancia y los acuerdos de horario flexible pasen a primer plano, estos enfoques tienen beneficios evidentes. Los empleados experimentan diferencias individuales significativas en cuanto a cuándo se sienten más productivos, y estos tiempos no siempre se ajustan a un horario de 9 a 5. Un enfoque más flexible permite a los empleados disponer de espacio para las cosas que necesitan para mantenerse en forma, desde hacer ejercicio hasta pasar tiempo con sus familias.

Esto aumenta la sensación de control de los empleados, lo que a su vez mejora las tasas de retención, aumenta el compromiso y reduce el estrés. Una encuesta reciente de FlexJobs reveló que el 76% de los trabajadores estarían más dispuestos a quedarse con su empleador actual si pudieran trabajar en horarios flexibles.

Con las expectativas cambiantes de los empleados, el horario flexible puede ayudar a atraer a un equipo más joven y diverso. Según un estudio de 2019, el 92% de los jóvenes de entre 18 y 27 años consideran que la flexibilidad es una de las principales prioridades a la hora de buscar empleo, mientras que el 79% cree que la flexibilidad los hace más productivos. Los patrones de trabajo flexibles también son atractivos para los padres, los cuidadores o los trabajadores a distancia que, de otro modo, no podrían postularse.

El horario flexible también puede reducir los costos de su empresa. Al permitir que más empleados trabajen de forma remota, puede reducir el espacio de oficina y reducir los costos inmobiliarios. Un estudio realizado en 2021 por el Instituto de Investigación Capgemini reveló que el 88% de las organizaciones experimentaron ahorros inmobiliarios gracias al trabajo remoto.

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El trabajo remoto también puede contribuir a reducir las emisiones de gases de efecto invernadero. Global Workplace Analytics descubrió que incluso el teletrabajo a media jornada podría reducir las emisiones de carbono en más de 51 millones de toneladas métricas al año. Esta es la huella de carbono equivalente a sacar de la carretera a todos los viajeros de Nueva York.

Si estás pensando en adoptar un acuerdo de horario flexible, vale la pena hacerlo bien desde el principio. Las siguientes consideraciones le ayudarán a crear un acuerdo flexible exitoso, desde la redacción de su póliza hasta administración de trabajadores remotos.

Elige tu Flex

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Hay muchos tipos de políticas de trabajo flexibles disponibles, y es importante encontrar una que funcione para su empresa. Las empresas más grandes y más establecidas se beneficiarán de tener una base de empleados más grande para cubrir cualquier vacío, pero las barreras burocráticas y las normas heredadas podrían impedir un cambio rápido. Las empresas más pequeñas y jóvenes, por otro lado, tienen la ventaja de una mayor libertad estructural, lo que simplifica las mejoras de los procesos.

Las opciones de horario flexible van desde un horario reducido, que favorece jornadas laborales más largas y fines de semana de tres días, hasta un énfasis en trabajo remoto. Los escritorios compartidos y el trabajo compartido se encuentran entre los dos extremos, lo que permite combinar horas de oficina presenciales y trabajo remoto. El trabajo basado en los resultados ofrece a los empleados un mayor control, ya que les permite establecer sus propios horarios y trabajar en gran medida sin supervisión, siempre y cuando cumplan con los objetivos y plazos preestablecidos.

No todas las opciones funcionarán para todos los trabajadores, así que asegúrate de que tu política se basa en las necesidades de tus empleados. Realiza encuestas y grupos focales para fomentar la conversación informal sobre el horario flexible. Si tus colegas sienten que valoran sus opiniones, es posible que te sugieran opciones nuevas e innovadoras que funcionarían mejor para tu equipo que un método de eficacia comprobada. Esta participación compartida fomentará la inversión de tus colegas en el programa, lo que hará que tengan más probabilidades de seguir participando en él.

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Genere confianza

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La confianza es la base de cualquier relación comercial exitosa, desde la gestión de las relaciones con los clientes minoristas hasta las conexiones entre empresas. La relación entre el propietario de una empresa y sus empleados no es diferente, pero el trabajo remoto puede ponerlo a prueba.

Un estudio de Harvard Business Review descubrió que las empresas requieren dos tipos de confianza para funcionar de manera eficiente: deben creer que los empleados realizarán un trabajo de alta calidad y que tienen integridad. Para creer esto, según el estudio, los jefes necesitan información clara sobre lo que hacen sus colegas, por qué lo hacen y si van a seguir haciéndolo.

Estos indicadores son, por supuesto, mucho más difíciles de entender sin horarios regulares y comunicación en persona. Sin embargo, al fomentar los controles periódicos y un sentido de responsabilidad compartida, se puede crear una cultura de confianza que vaya más allá del lugar de trabajo.

Comience por compartir su política de horario flexible y el razonamiento que la sustenta: muestre a los empleados el panorama general y cómo sus funciones encajan en él. Al trabajar juntos para establecer metas y objetivos, puedes asegurarte de que estás asignando las tareas de manera justa y realista, con un margen de flexibilidad. Póngase de acuerdo sobre los indicadores mensurables para la evaluación del desempeño y reúnase virtualmente o en persona para analizarlos y revisarlos.

Utilice el trabajo remoto como una oportunidad para delegar funciones y fomentar el liderazgo. La autogestión es una habilidad difícil de dominar, pero fomentarla puede ayudar a los empleados a ampliar sus propias metas profesionales al asumir tareas gerenciales dentro de sus equipos. El trabajo en equipo virtual también generará un sentido de responsabilidad compartida, ya que las personas no estarán dispuestas a decepcionar a sus compañeros.

Los empleados en los que se confía tienen más probabilidades de proporcionar comentarios valiosos sobre el funcionamiento de la nueva política. Puede ser beneficioso para su organización empezar con pequeñas modificaciones en los horarios y ver cómo responden los trabajadores. Cuanto mejores sean sus comentarios y sus resultados, más flexibilidad podrá ofrecer, lo que incentivará un trabajo flexible y competente.

Aproveche la tecnología

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Los miembros del equipo remoto necesitarán un conjunto coherente de herramientas para trabajar de manera eficiente, así como apoyo y orientación sobre cómo usarlas. Un punto de partida ideal es una red de canales de comunicación que sustituya la conversación en persona. Estos pueden incluir un sistema interno de mensajería instantánea, herramientas de conferencia remota, Servicios de VoIP, o un sistema telefónico empresarial en la nube.

Los trabajadores se beneficiarán de las herramientas de colaboración, como las videoconferencias ricas en información. El vídeo ofrece muchas de las señales en las que confiamos en las situaciones cara a cara, como la expresión facial y los matices del tono vocal. Esto no solo aumenta la comprensión mutua, sino que ayuda a reducir cualquier sensación de aislamiento. Es importante establecer la etiqueta de vídeo desde el principio, para evitar problemas de comunicación y mantener el respeto mutuo. Deja en claro que se espera que los compañeros permanezcan visibles y atentos durante las reuniones de equipo, en lugar de realizar otras tareas en segundo plano.

Los procesadores de texto, como Google Docs, permiten a los empleados crear documentos compartidos, a los que los miembros del equipo pueden añadir comentarios y notas. Con un historial continuo de modificaciones y adiciones, también es una excelente manera para que los gerentes entiendan los procesos de sus equipos sin tener que microgestionarlos.

Del mismo modo, puede aumentar la colaboración durante las reuniones con pizarra digital aplicaciones. Permiten a todos los asistentes escribir o dibujar en el mismo espacio virtual. El resultado es un mapa mental colaborativo, que cada participante puede guardar en sus propios dispositivos como referencia.

Por último, considere la posibilidad de adoptar un software de seguimiento del tiempo de los empleados, para que usted y sus empleados remotos puedan estar informados sobre cómo se utiliza el tiempo de la empresa. Los colegas pueden registrar el tiempo dedicado a cada proyecto con solo tocar un botón, y la información recopilada puede ayudarlo a planificar y presupuestar las tareas futuras.

Registrarse

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Según un estudio de Harvard Business Review, los empleados buscan en sus gerentes consejos sobre cómo hacer frente a situaciones cambiantes, por lo que es hora de sacar a relucir su mejor desempeño gerencial. La administración remota debe estar disponible, ser accesible y flexible, y mantener un toque humano a pesar de la distancia física. Los gerentes deben poder comunicarse constantemente por teléfono, correo electrónico y sistemas de mensajería internos, alentando a los empleados a acudir a ellos si tienen cualquier pregunta o problema que surja.

También corresponde a los gerentes programar las visitas individuales por teléfono, videoconferencia o cara a cara, si es posible. Estas reuniones deben ser regulares y predecibles, de modo que los trabajadores remotos puedan basar sus horarios en torno a ellas, que de otro modo serían flexibles.

Asegúrese de que los empleados comprendan que estas reuniones no son solo oportunidades para que usted supervise su progreso, sino también oportunidades para que reflexionen sobre su trayectoria laboral a distancia y hagan oír sus preocupaciones únicas.

Mantenga a los empleados al tanto de cualquier noticia (y conectados con sus equipos) mediante la celebración de reuniones virtuales diarias de cara a cara. Manténgalas breves y concisas, dando a cada colega la oportunidad de explicar en qué va a trabajar durante el día y solicitar cualquier tipo de ayuda. Estas reuniones harán que los trabajadores a domicilio sientan que forman parte de algo real y fomentarán la rendición de cuentas ante el equipo.

Si bien las reuniones virtuales pueden ser breves y concisas, no subestime la importancia de la interacción social. Sin pausas compartidas para tomar café o sin conversaciones para refrescar el agua, la jornada laboral puede parecer muy aislada. Las oportunidades para que los trabajadores remotos compartan conversaciones desenfadadas pueden mejorar la concentración y la productividad. Esto puede adoptar la forma de un canal social exclusivo en tu sistema de mensajería, o incluso solo diez minutos al principio de las llamadas del equipo.

Durante el confinamiento provocado por la COVID-19, muchas empresas dieron un paso más: enviaron paquetes de comida o bebida a los domicilios de los empleados y organizaron una videofiesta en la que los equipos pudieron disfrutar virtualmente de sus regalos juntos. Estos eventos pueden ayudar a promover la cultura empresarial y el sentido de pertenencia.

Amplíe su lugar de trabajo

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Una encuesta de 2020 realizada por Upwork reveló que el 68% de los gerentes considera que el trabajo remoto es cada vez más fácil de facilitar a medida que pasa el tiempo, en lugar de hacerlo más difícil. Esto representa una adaptación positiva a medida que las empresas se adaptan a los nuevos tiempos, ya que adoptan una serie de beneficios, desde la satisfacción de los empleados hasta una menor huella de carbono.

Con un enfoque sensible y centrado en los empleados, su transición a un horario flexible también puede ser una excelente oportunidad para fomentar la autonomía y la colaboración dentro de su organización. Mantén a los trabajadores informados sobre sus opciones de horario flexible y solicita su opinión de forma continua. De lo contrario, podrías crear una comunidad muy unida de colegas remotos.