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Entre los diferentes tipos de las soluciones de gestión del tiempo empresarial, el software de seguimiento del tiempo y la asistencia ocupa una posición especial como el más antiguo y utilizado. Básicamente, se trata de una alternativa moderna a las tarjetas perforadas, en la que los empleados utilizan una aplicación móvil o web para registrar las entradas y salidas del trabajo. Y por tu parte, recibes hojas de horas e informes detallados y a prueba de problemas.

Dado que existe una demanda tan alta de este software, la oferta también es abundante. Es por eso que nos hemos tomado el tiempo de revisar algunos de los sistemas más populares para rastrear la asistencia y hemos compilado una lista de los 10 mejores software de tiempo y asistencia en el mercado hoy en día.

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Antes de profundizar en nuestras selecciones finales, estas son las áreas que hemos tenido en cuenta y algunas razones por las que, en general, es una buena idea prestar atención a estas cosas a la hora de elegir la correcta aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo:

• Método de perforación: En esto se basa su sistema: en la forma en que sus empleados van a registrar el registro. Esto determinará la infraestructura de software o hardware que necesitará implementar. ¿Está buscando medidas biométricas seguras o simplemente una aplicación realmente simple y conveniente?
• Características, informes y análisis: Las funciones variarán considerablemente según el software que elija. Como mínimo, obtendrás el seguimiento de la asistencia, la programación y alguna forma de integración de la nómina, pero verás que hay mucho más que puedes conseguir.
• Facilidad de uso: Es muy importante que su software de horario y asistencia sea intuitivo y que sus empleados puedan usarlo sin problemas, fallos ni confusión. Por eso, también hemos tenido en cuenta las experiencias de otros usuarios al revisar este aspecto.
• Plataformas: Debe saber en qué plataformas y sistemas operativos puede funcionar el software que ha elegido. Todas las aplicaciones de esta lista tienen versiones web, Android e iOS.
• Coste: Debe planificar su presupuesto y estimar si cada software tiene una buena relación calidad-precio en términos de sus necesidades. La mayoría de estos sistemas se cobran mensualmente por empleado, pero los precios pueden variar considerablemente.
• Versión de prueba gratuita o software freemium: Para ver realmente si una aplicación es adecuada para su empresa, debe adquirir experiencia práctica con ella y comprobarlo usted mismo. Usar una versión de prueba gratuita (si la hay) es la mejor manera de probarla sin tener que comprometerse económicamente.
• Soporte y recursos: No importa qué tan bueno sea su software, algo siempre puede salir mal. Es por eso que debes buscar una aplicación que tenga un buen sistema de soporte y tantos recursos útiles como sea posible.
• Opiniones de usuarios: Por último, como entendemos que necesitas una visión más amplia y más perspectivas, hemos incluido una clasificación de Capterra para cada software. Como hemos intentado elegir las mejores, todas las aplicaciones de nuestra lista tienen una valoración de más de 4 sobre 5 estrellas.

Una cosa más antes de empezar: dado que mencionaremos bastante las funciones, puede ser una buena idea explicar algunos de los conceptos aquí en caso de que no esté familiarizado con ellos. Por eso, he aquí un pequeño glosario de términos relacionados con el seguimiento del tiempo y la asistencia:

• Alertas - esto puede referirse a alertar a los gerentes sobre infracciones de las políticas (llegadas tardías, falta de descansos, etc.) o, más a menudo, a recordar a los empleados los cambios de horario o la hora de entrar o salir
• Administración de permisos - configurar administradores de equipo para proteger la información confidencial
• Tarjeta horaria - el registro de asistencia de cada empleado, calculado en función de sus entradas y salidas
• Visibilidad en tiempo real - te permite ver quién está trabajando en un momento dado, todos los programas de la lista tienen esta función
• Geofencing - rastrear la ubicación de los empleados a través del GPS y solo permitirles cronometrar desde un área específica
• Relojes grupales - la posibilidad de que varios empleados interactúen con un solo dispositivo
• Quiosco de relojes - una tableta designada que actúa como un dispositivo de reloj y permite a todos sus empleados iniciar su uso

Ahora que entiendes qué criterios hemos utilizado para revisar los sistemas elegidos y qué significan algunos de los términos más comunes, podemos pasar directamente a nuestra lista de los 10 mejores programas de seguimiento del tiempo y la asistencia. En primer lugar, veremos el mejor software de tiempo y asistencia para 2020, con reseñas y precios; a continuación, le proporcionaremos más detalles sobre cada software de la lista.

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1. Kronos: cronometraje preparado para la fuerza laboral

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Kronos es uno de los sistemas de horario y asistencia más populares con muchas funcionalidades. Además de que sus empleados pueden ponerse manos a la obra mediante una interfaz web o móvil, Kronos también ofrece su propio dispositivo de cronometraje por si quiere que sus trabajadores entren físicamente en un lugar designado (por ejemplo, la entrada de su edificio).

Es muy versátil en la gama de productos y servicios que ofrece a organizaciones de diferentes tamaños y en diferentes industrias, pero nos centramos en Workforce Ready Time Keeping, que es el momento y software de asistencia en el sentido que hemos descrito en la introducción. Este software tiene una variedad de funciones, que van desde las básicas, como la gestión de registros horarios, la programación y la nómina, hasta las alertas de infracción de políticas, la visibilidad en tiempo real y el seguimiento de las políticas de licencias.

Lo bueno de Kronos es que tiene oficinas en todo el mundo, lo que es ideal para una rápida atención al cliente. Puedes encontrar muchos recursos relacionados con la industria y varios blogs en su sitio web que te ayudarán a mantenerte al día. Además, hay un foro comunitario al que puedes acudir si tienes alguna pregunta o problema.

El precio no se proporciona en el sitio web y solo está disponible a pedido, pero algunas fuentes cotice el precio base mensual de 40 dólares más 3,80 dólares por empleado, que incluye solo las funciones más básicas. Esto convertiría a este sistema en uno de los más caros de la lista. Sin embargo, le recomendamos que se ponga en contacto con Kronos para obtener información más precisa. Además, existe la opción de programar una demostración gratuita y comprobar si valdría la pena para su empresa.

Kronos tiene una calificación de 4.1 estrellas en Capterra, que es la más baja. Una de las razones es que el software puede requerir demasiada personalización, lo que puede resultar confuso.

2. Humanidad

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Humanity es un software ligero que se basa en gran medida en la programación. Solo hay un método de introducción: a través de una aplicación móvil, pero hay muchas funciones interesantes que pueden resultarle útiles.

Además de la programación regular, automática y basada en pronósticos (que se basa en datos externos, como las ventas estimadas), Humanity le ofrece plantillas y reglas de programación, notificaciones, aprobaciones de gerentes, relojes GPS, políticas de tiempo libre personalizables, integración de nóminas, etc. Sus empleados también pueden solicitar franjas horarias abiertas y turnos comerciales.

Los recursos de Humanity incluyen un centro de ayuda, numerosas guías y un blog, pero también puedes ponerte en contacto con su equipo de apoyo a través de varios canales. Este sistema es intuitivo y tiene una interfaz clara, aunque su funcionalidad de cambio por turnos es un poco más difícil de usar.

El costo del plan Starter es de 2$ por usuario al mes y del plan Classic de 3$ por empleado al mes, pero la cuota mensual total mínima es de 60$ para cualquiera de los planes. Sin embargo, tienen ofertas especiales para empresas y puedes disfrutar de su prueba gratuita durante todo un mes.

La humanidad tiene una calificación de 4.3 de 5 estrellas en Capterra.

3. TimeClock Plus

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Como otro software de tiempo y asistencia muy popular, TimeClock Plus cuenta con incluso más funcionalidades que Kronos. Sus empleados pueden registrar el registro a través de una aplicación móvil, una interfaz web o mediante uno de los muchos dispositivos de cronometraje diferentes que ofrece TimeClock Plus. Como medida adicional contra el robo de tiempo, también puedes implementar la autenticación biométrica mediante el escaneo de huellas dactilares o el reconocimiento facial.

Algunas de las funciones avanzadas de este software que vale la pena mencionar son: geolocalización y geofencing configurables, registro de grupos, buscador de personal sustituto, solicitudes de tiempo libre, aprobaciones de perforaciones, programación automatizada, etc.

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Al igual que Kronos, el precio de TimeClock Plus solo está disponible a pedido. Aunque nos hemos fijado en el precio de 24$ al año por empleado para un plan estándar basado en la nube, lo mejor es que te pongas en contacto con el proveedor para solicitar un presupuesto. Sin embargo, lamentablemente, no hay una prueba gratuita, solo una consulta.

En Capterra, TimeClock Plus tiene una sólida calificación de 4.5.

4. Sábanas

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TSheets es una de las soluciones ligeras de seguimiento de la asistencia, pero aún tiene mucha flexibilidad y funcionalidades. Hay un par de métodos de perforación disponibles, que incluyen una aplicación web y móvil, así como un quiosco con reloj cronometrado.

En términos de características, TSheets es mucho más que hojas de tiempo, como sugiere su nombre. Además de las funcionalidades básicas como la programación, la nómina y la facturación, también te permite gestionar las pausas y el tiempo libre, aprobar el tiempo, cambiar los códigos de trabajo, establecer reglas de horas extras, tarifas salariales y alertas. También ofrece rastreo por GPS y geofencing, así como QuickBooks y otras integraciones útiles.

TSheets es muy fácil de usar y presenta muchos informes claros y detallados. También cuenta con amplios recursos y soporte, que incluyen tutoriales en vídeo, seminarios web y un centro de recursos.

Su precio comienza en 6,40$ por usuario más una tarifa base de 16$ al mes, lo que es bastante caro en comparación con otros sistemas, pero la buena noticia es que solo hay un plan, lo que significa que obtendrás todas las funciones, por lo que no tendrás que pensar en actualizarte. Además, hay una prueba gratuita de 14 días.

TSheets ocupa un lugar bastante alto en Capterra con una calificación de 4,7 estrellas.

5. Cuando trabajo

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When I Work es un sistema de horario y asistencia interesante porque es el único de la lista que puedes obtener de forma gratuita. Y aun así, obtienes una sorprendente cantidad de funciones diferentes. Entre otras cosas, tus empleados pueden enviar solicitudes de tiempo libre, cambiar turnos, recibir recordatorios de horas agotadas y tú puedes compartir horarios, buscar turnos sustitutivos, etc. También cuentas con la función de geofencing, la integración de nóminas, WorkChat (que es su propia función de comunicación nativa) y, lo que es especialmente útil, puedes sincronizar tus horarios con Google Calendar.

Sus trabajadores tienen la opción de entrar a través de una aplicación móvil o un terminal fijo. En general, la interfaz es fácil de usar, y When I Work también se esfuerza por ofrecer una amplia gama de recursos útiles, como el centro de ayuda, los seminarios web, el blog, los recursos de formación para empleados y gerentes, así como recursos especiales de recursos humanos.

Como se mencionó, When I Work es una aplicación completamente gratuita para hasta 75 empleados. Si tienes más empleados o quieres más funciones, puedes suscribirte a uno de sus planes de pago: Basic, que cuesta 1,50 dólares por usuario al mes, o Pro, que cuesta 2,25 dólares por usuario al mes. También ofrecen precios personalizados para empresas.

Otros usuarios también parecen estar contentos con la aplicación, ya que tiene una calificación de 4,5 estrellas en Capterra.

6. Adjunto

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Deputy es un software de tiempo y asistencia fácil de usar que se especializa tanto en tiempo y asistencia como en programación.

No es particularmente flexible en cuanto a los métodos de perforación, ya que solo permite cronockear a través de una aplicación móvil, pero esto se compensa en parte con la diversidad de sus funciones. Incluye la programación manual y automática, la gestión de licencias, la nómina, la aprobación de hojas de horas, la planificación de descansos, la facturación, el geofencing y el reconocimiento facial. Además, también tiene algunas funciones bastante novedosas que no tienen muchos de sus competidores, como el intercambio de documentos y la asignación de tareas (es decir, la capacidad de asignar tareas a ciertos empleados). Una desventaja es que los informes personalizados solo están disponibles en su plan Premium.

En cuanto al costo de este tiempo y software de seguimiento de asistencia, puedes elegir entre los planes de programación o de tiempo y asistencia (cada uno te costará 2,50 dólares por empleado y mes), o puedes optar por un plan Premium que incluye ambas funcionalidades más algunas adicionales y tiene una cuota mensual de 4 dólares por empleado. Deputy también ofrece planes personalizados para empresas y una prueba gratuita.

Por último, otro aspecto positivo de este software es el hecho de que obtienes un servicio de atención al cliente las 24 horas del día con cualquier plan de precios, y también puedes encontrar algunas guías útiles para empleados, seminarios web y plantillas de programación en su sitio web.

Las reseñas de Capterra sobre Deputy son extremadamente positivas, con un promedio de 4.7 de 5 estrellas.

7. Replicón

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Replicon es un software de hojas de tiempo bastante complejo y sofisticado que permite a sus empleados registrarse mediante una aplicación móvil o un quiosco de cronometraje para tabletas (que solo es compatible con iOS). Este sistema también cuenta con una función de reconocimiento facial biométrico como una capa adicional para identificar a los empleados y prevenir los golpes entre amigos.

Algunas de sus funciones incluyen el seguimiento de horas extras, la aprobación de hojas de horas, el rastreo por GPS y el geofencing, la nómina, la gestión del tiempo libre, así como algunas funcionalidades especializadas, como el panel de cumplimiento de la legislación laboral y la capacidad de crear y aprobar el flujo de trabajo.

Por lo general, Replicon es fácil de usar, pero la complejidad de los informes y las hojas de tiempo a veces puede resultar abrumadora y difícil de administrar. Sin embargo, hay varios recursos a tu disposición en su sitio web, incluidos los seminarios web, el centro de ayuda y el foro comunitario, y puedes ponerte en contacto con su equipo de asistencia de diversas maneras: por teléfono, correo electrónico o mediante un chatbot.

Este software de tiempo y asistencia ofrece seis productos diferentes de diferentes precios, por lo que no los mencionaremos todos. El plan básico se llama TimeAttend Quick Start y cuesta 30 dólares al mes para un máximo de cinco usuarios y otros 5 dólares por cada usuario adicional. No es nada barato, pero puedes aprovechar su prueba gratuita de 14 días para ver si vale la pena.

En cualquier caso, muchos críticos de Capterra piensan que sí, ya que su calificación ha llegado a 4.6.

8. Bromeando

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Jibble es un software de tiempo y asistencia que también tiene incorporadas algunas funcionalidades de seguimiento del tiempo. Sus empleados pueden registrar el registro con una tableta que funcione en toda la empresa, con un cronómetro, una aplicación móvil (con tecnología de geolocalización por GPS y reconocimiento facial) o una aplicación web.

Además de las funciones básicas de tiempo y asistencia, Jibble te permite gestionar la facturación y la nómina de los clientes, así como establecer permisos, administradores y alertas. Sin embargo, este software también incluye algunas funcionalidades de seguimiento del tiempo, como los informes de productividad y el seguimiento de la actividad.

A pesar de que su interfaz y sus informes son limpios e intuitivos, Jibble carece de variedad de recursos en comparación con otros seguimiento de asistencia proveedores de nuestra lista. Tiene un centro de ayuda y un blog, pero no mucho más que eso.

Hay tres niveles de precios según la gama de funciones que desee. La versión básica comienza desde 1,50 USD por empleado al mes, la Power Lite cuesta 2,25 USD por usuario y la Power Pro cuesta 3 USD por usuario al mes. También hay una prueba gratuita de dos semanas.

Según las reseñas de Capterra, Jibble es líder en términos de satisfacción de los usuarios con una calificación promedio de 4.8 sobre 5.

9. Rastreador de tiempo eBility

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Time Tracker de eBility es otra solución popular para el seguimiento de la asistencia. Permite a sus empleados indicar sus horarios a través de una aplicación móvil o un quiosco cronómetro con autenticación mediante PIN y reconocimiento facial.

Este software es bastante estándar en cuanto a las funciones que ofrece. Estas van desde la aprobación del registro de horarios, la gestión de descansos, la nómina y la facturación, el rastreo por GPS y los recordatorios, hasta la redondeo de horarios y la opción de gestionar los permisos, lo que confiere a este sistema una dimensión adicional de flexibilidad.

El servicio de atención al cliente está disponible a través del chat en vivo, el correo electrónico y el teléfono, y si necesitas recursos adicionales, es posible que te resulten útiles su centro de ayuda, sus seminarios web y su blog. La interfaz es simple y fácil de usar, aunque hay problemas ocasionales al cambiar el tamaño de la pantalla.

Puedes obtener el plan Time Tracker básico por una cuota mensual de 4$ por usuario más una tarifa base mensual de 8$, pero también tienes el plan de facturación, que cuesta 8$ por usuario y una tarifa fija de 16$ al mes, y el plan Legal, que cuesta 12$ por empleado más la tarifa base de 16$. Como ocurre con muchos otros sistemas, hay disponible una prueba gratuita de 14 días.

Time Tracker tiene una calificación de 4,3 en Capterra.

10. En el reloj

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Por último, tenemos OnTheClock como otro software de horario y asistencia que tiene muchas funciones diferentes y permite a sus empleados ponerse manos a la obra a través de una aplicación móvil o en la web. Como medida adicional para prevenir los puñetazos entre amigos, ofrece geofencing y escaneo de huellas dactilares.

Algunas de sus funciones incluyen: la gestión de descansos y tiempo libre remunerado, el seguimiento de las horas extras, la programación, las alertas y los recordatorios, la facturación, la creación de grupos, el establecimiento de reglas de tiempo, etc. Lo interesante es que también te permite añadir propinas, bonificaciones y comisiones a la nómina de los empleados.

Además de ser muy fácil de usar y tener todos los recursos de ayuda estándar, como el centro de ayuda, el blog y los tutoriales en vídeo, OnTheClock también tiene herramientas adicionales como calculadoras y plantillas.

Este software de seguimiento de asistencia tiene una versión gratuita, pero solo para un máximo de dos empleados. Para equipos más grandes, el precio oscila entre 2,50 y 2,20 dólares por empleado al mes, según el número de empleados que tenga, y hay un precio personalizado si tiene más de 400 empleados. Otra buena noticia es que tiene una prueba gratuita de 30 días para que puedas probarla.

En general, OnTheClock tiene críticas muy positivas en Capterra, con una calificación promedio de 4,7.

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11. Beebole

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Beebole ofrece una de las soluciones de hojas de tiempo más flexibles y confiables del mercado, y actualmente la utilizan organizaciones de todos los tamaños e industrias en más de 60 países. Beebole está disponible en varias monedas y en 10 idiomas diferentes. Si a esto le sumamos la configuración avanzada de sus informes de KPI y su panel de control, se convierte en una herramienta de inteligencia empresarial de ensueño.

Beebole es una aplicación segura basada en la nube que se puede usar tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles. Los empleados pueden controlar su tiempo con un temporizador de un solo clic para registrar el tiempo dedicado a los clientes, los proyectos, los subproyectos y las tareas. Es sencillo registrar la asistencia, las vacaciones y los permisos de ausencia, así como subir los días festivos al calendario del equipo. ¿Aún mejor? La opción de flujo de aprobación permite a los directores y administradores de proyectos revisar y aprobar de forma masiva y sencilla las hojas de horas, solicitar cambios y bloquear las entradas de tiempo.

La personalización definitiva le permite configurar fácilmente las tarifas de facturación, así como los costos de los proyectos, los clientes o los empleados. A continuación, puede generar informes eficaces sobre el tiempo, el presupuesto, los márgenes, las ganancias de los empleados y más. Estos datos también se pueden usar para crear paneles de KPI personalizados que revelen información valiosa sobre inteligencia empresarial.

El precio es de 6,99$ por usuario al mes con una prueba gratuita de 30 días y no se requiere tarjeta de crédito. Beebole también ofrece descuentos por volumen y un 10% de descuento para ONG e instituciones educativas.

Conclusión

Esperamos haberte ayudado a familiarizarte con algunos de los mejores software de seguimiento de tiempo y asistencia en el mercado y ahora está un paso más cerca de elegir la aplicación adecuada para su empresa. Así que piense en el precio, las funciones, la atención al cliente, los mecanismos de implementación y, por supuesto, no olvide probar cada software antes de comprarlo para comprobar si es adecuado para usted.

Si, por otro lado, decides que necesitas incluso más funcionalidades además del seguimiento de la asistencia que te permitan hacer un seguimiento del tiempo dedicado a proyectos específicos y obtener más detalles sobre el desempeño de los empleados, tal vez quieras considerar la posibilidad de comprar un sistema para el seguimiento del tiempo o software de monitoreo de empleados.

En cualquier caso, estás a punto de dar un gran paso para elegir el software de asistencia y mejorar tu negocio, ¡así que buena suerte en tu viaje!

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