Todos los dueños de negocios han pensado en hacer que su empresa sea remota en algún momento. Ya sea para reducir los costos o porque el talento adecuado no estaba disponible a nivel local. El punto es que, hoy en día, el teletrabajo se está convirtiendo en la norma, por lo que no es de extrañar que tantas empresas estén pensando en ello.

Decidir que quieres un equipo remoto es fácil, crear uno requiere tiempo, paciencia y un poco de prueba y error. Además, no todas las empresas son aptas para distribuirse, ya que algunas industrias dependen del espacio de oficinas, de la llegada de clientes, etc.

Incluso antes de tomar la decisión final y llevar a tu equipo a distancia, hay varios factores que debes tener en cuenta y los analizaremos hoy.

Tipos de empresas remotas

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En primer lugar, hablemos de los tipos de empresas remotas. En términos generales, podemos diferenciar cuatro tipos diferentes de empresas que permiten el trabajo remoto:

• Compatible con control remoto
• Totalmente remoto en una zona horaria
• Totalmente remoto en múltiples zonas horarias
• Totalmente remoto con nómadas digitales a bordo

Compatible con control remoto las empresas son las que permiten el trabajo remoto de vez en cuando. En la mayoría de los casos, estas empresas permiten a los empleados trabajar desde casa unos días al mes. En muchas BPO, a los empleados se les permite trabajar desde casa cuando trabajan en turnos nocturnos o fines de semana, para que puedan conciliar mejor la vida laboral y personal.

Equipos totalmente remotos en una sola zona horaria son equipos que trabajan desde casa, pero por lo general están en un área triestatal o con un par de horas de diferencia. Algunas empresas remotas optan por esta opción porque es mucho más fácil gestionar un equipo remoto cuando todos están conectados al mismo tiempo.

Empresas totalmente remotas en múltiples zonas horarias son equipos repartidos por todo el mundo. No es fácil de manejar, pero se puede hacer. Estas son las empresas que han decidido sacar el máximo partido a una de las razones más populares para trabajar a distancia: el acceso al talento global.

Empresas totalmente remotas con nómadas digitales puede ser lo más difícil de gestionar. Los nómadas digitales, por definición, siguen viajando de un lugar a otro y trabajan mientras viajan. No hay muchas empresas que permitan este tipo de trabajo, ya que a menudo interfiere con la organización de la empresa, el cumplimiento de los horarios, los plazos, etc. Además, a los nómadas digitales les gusta viajar a lugares un poco más apartados y que realmente no tienen un buen acceso a Internet.

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¿Su modelo de negocio es adecuado para el trabajo remoto?

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Como mencionamos, no todas las empresas son iguales, por lo tanto, no todas son aptas para el trabajo remoto. Si navegas por algunas de las plataformas de contratación remota, encontrarás puestos que en su mayoría pertenecen a los sectores de TI, marketing y atención al cliente.

Aunque la mayoría de los trabajos remotos se encuentran en estas áreas, la mayoría de las empresas tienen al menos un puesto dentro de ellas que puede ser remoto. Tomemos, por ejemplo, una tienda minorista. Si bien es imposible que los empleados y gerentes de las tiendas trabajen de forma remota por razones obvias, los contadores y el equipo de marketing podrían trabajar desde casa.

También debes saber que es mucho más fácil crear una empresa remota desde cero que cambiar a este modelo de trabajo. Las empresas establecidas lo tienen mucho más difícil, ya que sus empleados deben acostumbrarse a los nuevos programas, sistemas, formas de trabajo y procesos. También es mucho más sencillo crear un equipo remoto (incluidas las políticas, los procesos y los flujos de trabajo) desde cero, que revisar todo lo que se ha establecido en los últimos años y actualizarlo para que se ajuste a la política remota.

¿Cómo afectará el trabajo remoto a la producción de su empresa?

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La mayor preocupación que tienen la mayoría de los empleadores cuando piensan en cambiar a un equipo distribuido es cómo afectará al rendimiento de sus empleados, y definitivamente es algo en lo que deberías pensar mucho.

El hecho de que sus empleados sean muy eficientes en la oficina no significa que vayan a ser de la misma manera en casa. Y eso se debe a que el trabajo remoto no está hecho para todo el mundo. Las personas que trabajan en equipos distribuidos deben ser más autosuficientes, motivadas y autodisciplinadas. No tienen a otras personas en la oficina que los recojan y los motiven cuando es necesario, y no van a empezar a trabajar solo porque todos los demás tienen los auriculares puestos y obviamente no tienen ganas de hablar.

Es por eso que debes buscar personas con iniciativa propia, pero también comprobar con tus empleados si les gustaría trabajar de forma remota y si creen que podrían trabajar de esa manera. Al contratar a personas como estas, puedes asegurarte de que tu producción no disminuirá.

Es de esperar que tu equipo sea un poco más lento cuando comience a trabajar de forma remota. Después de todo, debes determinar cuánto durará el período de ajuste y notificarlo a tus empleados.

¿Cómo afectará a las relaciones con los clientes?

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Las empresas basadas en productos tienen más probabilidades de trabajar a distancia que las empresas de servicios, simplemente porque es mucho más fácil mantener una buena relación con el cliente cuando se vende un producto. Cuando ofreces un servicio a tu cliente, normalmente tienes que reunirte para establecer los detalles del proyecto y, aunque estas reuniones se pueden realizar en un entorno virtual, la conversación presencial nunca puede sustituirlas del todo.

Además, si necesitas hacer una presentación al cliente, puede ser mejor reunirte con él en una oficina que hacerlo en línea, etc.

Las empresas que cambian a equipos distribuidos suelen pasar por un proceso de incorporación con sus nuevos clientes, explicándoles cómo trabajan de forma remota y por qué sus proyectos no se ven afectados debido a este tipo de organización. Debes informarles sobre tus procesos de comunicación y establecer una ruta de comunicación clara desde el principio.

Algunas empresas, como InspiredHR de Canadá, comenzaron como una empresa de oficinas y, después de hablar con los clientes e investigar un poco, se dieron cuenta de que una configuración remota sería mejor para todas ellas. De este modo, puede hablar con sus clientes, ver cuáles son sus necesidades y, a continuación, determinar si debería optar por la opción remota.

Gastos operativos

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Si bien ahorrarás dinero en espacio de oficina, mobiliario y equipo, hay otros costos que debes considerar. Dado que tu equipo estará distribuido, tendrás que invertir en software para respaldar esa infraestructura. Esto significa que necesitará varias plataformas de colaboración, comunicación, administración y uso compartido. Es posible que también quieras pensar en encontrar algún software específico de la industria que puedas usar en línea.

Dado que las empresas remotas son, por definición, más flexibles que las tradicionales, suelen ofrecer más beneficios a sus empleados. Casi la mitad de los empresas remotas otorgan a sus empleados subsidios de espacio de coworking, así como un subsidio de vacaciones.

Algunos de ellos cubren los costos de Internet de los empleados y proporcionan fondos para establecer un espacio de oficina en casa. Además, hay retiros y reuniones de trabajo en equipo cada pocos meses.

Como puede ver, técnicamente, ahorrará en espacio de oficina, pero podrá destinar ese dinero a algunos beneficios y ventajas que pueden ayudar a mantener a sus empleados motivados y comprometidos.

¿Su empresa crecerá a la misma escala en un entorno remoto?

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Cualquiera que te diga que no puedes escalar un equipo remoto tan bien como uno tradicional no ha intentado escalar un equipo remoto. Si bien esto conlleva una serie de desafíos especiales, hacer crecer una empresa remota no es imposible.

Lo primero que debes recordar cuando buscas escalar es que no debes apresurarte. Es satisfactorio ver que tu empresa puede crecer, y entendemos que quieres hacerlo de inmediato, pero debes ir más despacio. El crecimiento no solo significa que contratará a más personas. Significa que puedes lanzar una nueva línea de productos o distribuirlos en más tiendas minoristas, colaborar con más revendedores, etc.

Si bien es importante hacer crecer tu negocio, no debes postularte como si no hubiera un mañana. Los propietarios de la marca coreana de salsas BBQ, We Rub You, lo explicaron bien en su entrevista para USA Today hace algunos años: «Tenemos que averiguar quiénes somos y quiénes queremos ser. Tenemos que establecer nuestras propias condiciones, pero asegurarnos de que no estamos delirando».

Se necesita tiempo para determinar cuál es su ritmo saludable de crecimiento y en qué dirección debe moverse ese crecimiento.

Si tu definición de crecimiento es hacer crecer tu equipo, adelante y hazlo. Siéntate con otros miembros del equipo, comprueba qué equipos necesitan más participación práctica y, a continuación empezar a contratar. Si cree que una nueva línea de productos ayudará a su empresa a crecer, reúnase con su equipo de productos y analice el tema. Es importante que analices todos los aspectos de tu negocio, hagas un análisis del estado actual y veas hacia dónde quieres llevarlo en el futuro. Una vez hecho esto, puedes empezar a planificar el crecimiento.

Concluir

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Tal vez el trabajo remoto no sea adecuado para su organización, y eso está bien. Siempre y cuando todas las personas que contrates sepan que esta posibilidad está descartada, porque muchos trabajadores consideran que es un factor decisivo que las empresas no les permitan trabajar de forma remota.

Por otro lado, si revisas todos los factores que hemos enumerado anteriormente y determinas que tu equipo debería convertirse en un equipo distribuido, espera a nuestra próxima publicación de la serie y descubre cuál debería ser tu siguiente paso.

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