Parece que estamos teniendo una crisis económica tras otra. Recesión, pandemia, malas inversiones: es como si los dueños de negocios no pudieran tomarse un descanso.

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Las empresas de todo el mundo tienen dificultades para maniobrar en un avión altamente volátil que es la economía mundial, y nadie tiene una idea de qué es y qué no es una apuesta segura.

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Y aunque algunas se las arreglan mejor que otras, todas las empresas están de acuerdo: la optimización de los procesos empresariales es imprescindible. Para poder funcionar ininterrumpidamente, las operaciones de la empresa deben organizarse de manera integral, sin mencionar que deben mejorarse constantemente.

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Pero, ¿cómo llegar? ¿Existe algún tipo de fórmula para levantarse desde abajo y volver a obtener beneficios?

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La respuesta es: no hay fórmula, solo decisiones comerciales inteligentes y sentido común.

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Cuando se encuentran en una situación difícil, las empresas solo tienen tres opciones:

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• Elimine los departamentos con pérdidas o declare la quiebra de la empresa
• Gire en una dirección rentable
• Optimice los procesos empresariales (elimine las filtraciones, simplifique la organización de la empresa, elimine los procesos inútiles).

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Puede realizar un seguimiento de los procesos incorrectos y mejorar la eficiencia de los trabajadores instalando software de monitoreo de computadoras. Le permitirá ajustar los procesos existentes en la empresa, evitando así pérdidas futuras o mayores restricciones.

Los tres procesos principales de cada empresa son:

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• Procesos básicos - identificar el valor principal para los clientes (fabricación, ventas, compras)
• Procesos de soporte - cubrir los procesos secundarios (investigación, desarrollo, contabilidad, TI, recursos humanos)
• Procesos de gestión - gobierna y controla los otros dos tipos (por ejemplo, mediante el seguimiento de las horas que los empleados dedican a un proyecto en particular).

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Dado que todos ellos están irrevocablemente entrelazados, no es una tarea fácil analizar cada uno de ellos de forma aislada para minimizar los recursos que se requieren para hacer las cosas, que es el objetivo principal.

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Los resultados que las empresas pueden esperar obtener de la optimización de procesos son los siguientes:

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• Reducción de riesgos
• Optimización de recursos
• Estabilidad de la empresa
• Cumplimiento del mercado
• Garantía de calidad
• Visibilidad de principio a fin.

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Pero para llegar allí, hay cuatro pasos que puede elegir seguir.

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PASO #1: Identificación

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Encuentre el proceso más problemático (o varios) en su empresa. Optimizarlos debería ser su prioridad, especialmente si son el núcleo de su negocio.

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Antes de empezar a hacer cambios (como instalar software para rastrear la actividad informática en los ordenadores de los empleados sin pensárselo bien), es necesario identificar los componentes clave, es decir, los aspectos del proceso que no se pueden modificar porque eso implicaría cambiar los aspectos básicos del proceso.

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Para ello, tienes que poder responder a estas preguntas:

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• ¿Cuál es el objetivo o el resultado deseado del proceso?
• ¿Cómo defines el principio y el final?
• ¿Qué actividades hacen avanzar el proceso?
• ¿Qué equipos participan en el proceso?
• ¿Qué información se transfiere entre las etapas del proceso?

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Asegúrese de no quedar atrapado en el CÓMO del proceso, pero piense en QUÉ se supone que debe hacerse; ese es el objetivo principal. Por ejemplo, piensa en lo que realmente quieres lograr al implementar un nuevo sistema de seguimiento del trabajo en tu organización.

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PASO #2: Análisis

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Una vez que identifique lo que quiere lograr, es hora de pensar si el objetivo se está cumpliendo a través de este proceso. En este sentido, analiza la metodología de cómo se hacen las cosas para ver si hay áreas de mejora en las que deberías concentrarte y reducir el despilfarro de recursos.

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Por ejemplo, si estás analizando tu proceso de pedido, estas son las preguntas que debes responder para ver qué tan efectivo es en realidad:

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• ¿Cuánto papel se utiliza?
• ¿Estamos haciendo copias del mismo documento una y otra vez y, de ser así, en qué número?
• ¿Cuántas horas-hombre se necesitan para completar el proceso?
• De esas horas, ¿cuántas se dedican a tareas redundantes?
• ¿Qué detiene el proceso?
• ¿Dónde se producen los errores?

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Ahora debes comparar las dos listas de preguntas. Si algunas tareas que parecen esenciales no se alinean realmente con sus objetivos, están desperdiciando sus recursos y deberían eliminarse en aras de la optimización de los procesos empresariales.

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Cuanta más información pueda recopilar, mejor. Pero no se trata solo de la cantidad. Los datos deben compilarse de tal manera que le permitan comprenderlos.

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PASO #3: Implementación

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Si el análisis de sus procesos ha revelado que una serie de tareas innecesarias se repiten constantemente, debe eliminarlas para optimizar dichos procesos.

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Una vez que elimines las partes necesarias del proceso de las que no lo son (y te hagas una idea de los elementos de los que puedes deshacerte), puedes automatizar el proceso revisado en el nuevo formulario.

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En el ejemplo anterior, la introducción de herramientas de automatización de procesos empresariales (BPA) tiene como objetivo digitalizar los pedidos y enviarlos automáticamente a los equipos correctos en el momento adecuado. Esto no solo reduce la cantidad de horas de trabajo necesarias para completar el proceso, sino que también acelera el proceso en sí.

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Esto también es lo que puede vigilar con un sistema de seguimiento de tareas de los empleados si decide implementarlo en su empresa.

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La idea general de la optimización de procesos es reducir o eliminar la pérdida de tiempo y recursos, reduciendo así los costos. Con un margen de error menor y menos cuellos de botella en el proceso, será más eficiente a la hora de cumplir los objetivos establecidos.

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PASO #4: Monitorización

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Cada cambio que realices en tus procesos empresariales debe supervisarse posteriormente para ver si tiene el efecto deseado.

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• ¿Afecta solo a un proceso empresarial y de qué manera?
• ¿Un cambio influye en todo el flujo de trabajo?
• ¿El cambio es reversible y el proceso puede sufrir más modificaciones?

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Estas son las preguntas que le ayudarán a ajustar sus procesos empresariales hasta que esté satisfecho con la forma en que se ejecutan.

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Si en algún momento no estás satisfecho con el estado de tu proceso, vuelve a optimizarlo siguiendo los pasos.

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La comida para llevar

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La mayoría de las empresas actuales son muy conscientes de que sus procesos empresariales son la clave de su éxito competitivo. También saben que son fundamentales para captar nuevos clientes, mantener satisfechos a los clientes existentes a largo plazo y, lo que es más importante, reducir los gastos.

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Por lo tanto, es necesario que cada empresa o equipo revise su forma de operar cuando comience a perder la carrera. Aunque les vaya bien, solo es cuestión de tiempo que tengan que hacer una revisión periódica de sus procesos empresariales, del mismo modo que hacemos nosotros con los chequeos médicos o la puesta a punto de nuestros coches.

Este artículo fue escrito originalmente el 9 de agosto de 2016 por Gina Ora. Fue actualizado el 12 de junio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.