La gestión de proyectos desempeña un papel crucial en la productividad, pero encontrar el sistema adecuado puede resultar difícil para algunas organizaciones.

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La planificación y la ejecución de sus proyectos tienen un papel importante en la forma en que los empleados llevan a cabo el trabajo.

La realidad es que si perteneces a una empresa que sufre de una mala comunicación, una planificación desorganizada y procesos desestructurados, es probable que tu productividad se vea afectada.

La clave para resolver estos problemas es encontrar una estrategia de gestión de proyectos eficaz que se centre en aumentar la productividad en el lugar de trabajo.

En esta guía, analizaremos varias metodologías ágiles, cómo funcionan y cuáles pueden ayudarlo a optimizar su flujo de trabajo y aumentar la productividad.

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¿Qué son las metodologías ágiles?

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Las metodologías ágiles son procesos integrales de gestión de proyectos.

Ayudan a las organizaciones a planificar los proyectos de manera más eficaz y ejecutarlos sin problemas. Luego, fomentan la evaluación analítica para ayudar a los equipos a mejorar constantemente su forma de trabajar.

Si bien las metodologías ágiles se diseñaron originalmente para la programación de software, se han utilizado ampliamente entre las empresas en general. Estas empresas más grandes las utilizan como una forma más eficaz, eficiente y colaborativa de llevar a cabo proyectos y trabajos diarios.

Los cuatro principios que impulsan las metodologías ágiles y las hacen tan eficaces son:

1. Las personas y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas
2. Software funcional sobre documentación completa
3. Colaboración con los clientes en lugar de negociación de contratos
4. Responder al cambio siguiendo un plan

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¿Las metodologías ágiles realmente mejoran la productividad?

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Las metodologías ágiles contribuyen a una mayor productividad. De hecho, las investigaciones muestran que los equipos de desarrollo de software que utilizan metodologías ágiles son un 25% más eficaces que los equipos que no las utilizan.

¿Por qué? Las metodologías ágiles ayudan a los equipos a mantenerse alineados con los objetivos, los plazos y la comunicación durante el proceso de ejecución del proyecto.

Además, estas metodologías promueven centrarse en una tarea a la vez y aprovechar los comentarios de los clientes para realizar el trabajo de forma más rápida y eficaz. Este enfoque combinado le ayuda a aumentar la productividad de los empleados.

Si su organización tiene problemas con la planificación y la ejecución, las metodologías ágiles pueden ser una de las mejores maneras de mejorar la productividad de la empresa.

Dicho esto, hay varios tipos de metodologías ágiles que puede utilizar en su organización. Por lo tanto, si te has dedicado a la supervisión de la productividad y has notado ineficiencias en tu equipo, es posible que tus respuestas estén en una (o más) de las metodologías ágiles.

Echemos un vistazo más de cerca a estas metodologías para entender cuál será la adecuada para su negocio.

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¿Qué tipos de metodologías ágiles existen (y cuál es la adecuada para su organización)?

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Existe una lista cada vez mayor de metodologías ágiles.

En aras de la brevedad, solo nos centraremos en un puñado de metodologías ágiles populares que se utilizan en la actualidad. Las metodologías ágiles más populares que utilizan los equipos empresariales en la actualidad son:

Kanban

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Kanban es una metodología ágil que utiliza métodos visuales para ayudar a los equipos a ver los proyectos de un vistazo y garantizar que cada parte del proyecto avance.

Aunque esta palabra pueda parecer un concepto nuevo, es posible que ya la conozcas, ya que es el tipo de metodología que utilizan aplicaciones como Trello para su software.

Kanban es ideal para los equipos que prosperan con los sistemas de organización visual. Además, los programas que utilizan esta metodología ofrecen funciones como plazos, asignaciones de tareas, sistemas de comentarios y más. Esto le brinda la funcionalidad completa que necesita para administrar su proyecto de manera efectiva.

Sin embargo, si tu equipo no entiende el sistema que has elegido o no utiliza todas estas funciones, esto puede afectar considerablemente al rendimiento. Prioriza la capacitación adecuada y la supervisión de la productividad para asegurarte de sacar el máximo provecho de Kanban.

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Scrum

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Scrum es una metodología ágil muy popular que se basa en la metodología Kanban.

Scrum divide el trabajo en etapas conocidas como «sprints». Los sprints son un período de tiempo en el que un equipo trabaja en conjunto para realizar una cierta cantidad de trabajo.

Scrum es altamente colaborativo y, naturalmente, estimula la productividad, ya que todos los miembros del equipo se centran en realizar ciertas tareas dentro de un plazo específico.

Dicho esto, Scrum a veces puede estar demasiado concentrado, lo que facilita que los equipos pierdan el enfoque en el proyecto en su conjunto y se queden atrapados en aspectos menores del mismo. Esto puede ser perjudicial para los equipos que buscan maximizar la productividad.

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Programación extrema (XP)

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La programación extrema, como su nombre indica, es una metodología mucho más intensa. Se centra en la comunicación y la retroalimentación, así como en la realización de tareas en un plazo establecido, al igual que Scrum.

Sin embargo, a diferencia de Scrum, hay versiones periódicas del proyecto y pruebas de aceptación diseñadas para garantizar que el proyecto vaya en la dirección preferida del cliente.

Los equipos que usen XP tomarán cualquier comentario que reciban y realizarán los cambios de inmediato, incluso si se encuentran en medio de una parte importante del proyecto.

La XP es excelente para la productividad y garantiza que el tiempo dedicado a los proyectos no sea una pérdida de tiempo. Teniendo esto en cuenta, XP no es adecuado para entornos en los que los comentarios de los clientes no se pueden aplicar rápidamente, ni para proyectos que no están basados en software.

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Esbelta

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Lean es en realidad una metodología ágil desarrollada por Toyota.

Siete principios guían esta metodología: eliminar las cosas que no importan, el desarrollo de calidad, la creación de conocimiento, los compromisos diferentes, la entrega rápida, el respeto al equipo y la optimización del conjunto.

Como se puede ver en estos principios, el método Lean es ideal para los equipos que contribuyen al proyecto por igual y se centran en desarrollar la mejor solución posible.

¿El problema? Lean depende en gran medida del talento del equipo y de su capacidad para garantizar que se centren en el proyecto en su conjunto y se centren en el proyecto en su conjunto (aunque puedes compensar estos riesgos supervisando la productividad en el lugar de trabajo). Si alguien se queda atrás o pierde la concentración, todo el sistema puede verse afectado.

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Método de desarrollo de sistemas dinámicos (DSDM)

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DSDM es un marco que se centra en ofrecer soluciones rápidamente y puede ser un marco complementario a otras metodologías como Scrum.

Como se trata de una metodología rápida, las organizaciones que están acostumbradas a entregar el trabajo con rapidez y que experimentan pocos retrocesos serán las que más se beneficiarán.

Por otro lado, las organizaciones que intentan implementar esto y no están acostumbradas a trabajar a un ritmo acelerado probablemente agoten a sus empleados. Si implementa DSDM, asegúrese de hacerlo con cuidado supervisar la productividad en el lugar de trabajo.

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Entonces, ¿qué metodología elegir?

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El tipo de metodología que elija dependerá de los alcances de sus proyectos, de cuánto deben desglosarse y de la rapidez con la que necesite entregarlos. Independientemente de tus necesidades, seguro que habrá una metodología que funcione para tu organización.

Teniendo esto en cuenta, ¿cómo se puede medir la productividad para garantizar que la metodología elegida sea eficaz? Busque una herramienta de medición de la productividad que le ayude a medir el rendimiento de los empleados mientras prueba nuevas metodologías ágiles.

Con la derecha supervisión de la productividad el software y la metodología de su lado, ¡puede realizar proyectos con mayor velocidad y eficiencia!

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Las metodologías ágiles permiten aumentar la productividad sin problemas

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La supervisión de la productividad en el lugar de trabajo es esencial para todas las organizaciones, pero la información que reciba no será útil si no sabe cómo optimizar los procesos y aumentar la eficiencia.

Las metodologías ágiles están diseñadas para impulsar los proyectos con mayor velocidad y concentración, lo que le brinda los procesos y la estructura que sustentan una productividad óptima.

Si su organización ha estado sufriendo una disminución de la productividad, considere la posibilidad de adoptar una de las metodologías ágiles anteriores en el flujo de trabajo de su equipo.