Tómate un momento para pensar cómo definirías la productividad en el lugar de trabajo. ¿Qué aspecto tiene que tener tu día para considerarlo productivo?

Lo más probable es que su definición contenga una o más de estas palabras y frases: «cantidad de trabajo», «cantidad de horas dedicadas a trabajar», «tareas completadas» o algo similar. Aquí es donde comienza el problema. Tendemos a definir la productividad cuantitativamente, en términos de la cantidad de tareas que hemos logrado terminar o la cantidad de tiempo que hemos dedicado a resistir con éxito la tentación de abrir nuestro Instagram. Luego intentamos «mejorar» nuestra productividad bloqueando los sitios web que nos distraen o creando una lista de tareas pendientes que tenemos que completar cada día.

Pero ese no es el punto en absoluto.

De hecho, pensar en la productividad de esta manera afecta negativamente a nuestra satisfacción laboral, al desarrollo profesional a largo plazo y al equilibrio entre la vida laboral y personal. Lo que ocurre es que nos preocupamos demasiado por «terminar» nuestras tareas que empezamos a preferir la integridad por encima de la significación. Preferimos responder a esos correos electrónicos insignificantes que ni siquiera les importan demasiado a sus remitentes que abordar ese enorme texto que necesitamos escribir, un edificio que necesitamos diseñar, una función que tenemos que programar o cualquier cosa que realmente marque la diferencia para la empresa o el cliente para el que trabajas (o para ti mismo, de hecho). Simplemente podemos tachar el correo electrónico de nuestra lista de tareas pendientes con mayor rapidez.

El problema es que, al final del día, siempre sentimos que no hemos logrado lo que teníamos que lograr porque siempre hay más trabajo por hacer y esa enorme tarea en la que tenemos que trabajar no se completa. Estamos cansados y con exceso de trabajo y no tenemos nada que demostrar.

Algunos han calificado este concepto de vergüenza por la productividad. Los empleados lo experimentan cada vez con más frecuencia, especialmente ahora que estás disponible y en línea todo el tiempo. Los empleadores también tienen este sesgo: a menudo creen que la productividad de los empleados solo puede medirse por la cantidad de su producción. Parece que es un ciclo sin fin, pero en realidad es solo una cuestión de perspectiva. Y en este texto, veremos cómo puedes ajustar el tuyo para que sepas reconocer cuándo has hecho lo suficiente y recuperar parte de esa confianza en la calidad de tu rendimiento.

¿Sus expectativas son demasiado altas?

El problema más común del que surge la vergüenza por la productividad son las expectativas poco realistas. Se nos da muy mal estimar cuánto tiempo podemos dedicar a trabajar. Pensamos que probablemente sean unas seis o siete horas al día, pero en realidad casi nunca es así. Esta comprensión es la razón rastreador de productividad de los empleados es una herramienta muy popular en estos días. Hace que sea más fácil ver a dónde va tu tiempo y cuánto puedes esperar dedicar al trabajo.

Por lo tanto, si echas un vistazo a los datos de seguimiento de la productividad de tus empleados y los analizas, verás la situación real en términos de la cantidad de horas que puedes dedicar a trabajar. Probablemente estén más cerca de dos horas que de siete. Puede que te sorprenda, pero tendemos a ignorar las pequeñas distracciones a las que sucumbimos tan a menudo.

Una vez que veas a qué dedicas tu tiempo durante el día, tendrás expectativas más realistas sobre lo que puedes hacer. Por lo tanto, en lugar de asignarte una carga de trabajo de seis horas que no vas a poder terminar, asígnate una cantidad más manejable y tendrás una mayor sensación de logro. Y no olvides utilizar constantemente el sistema de seguimiento de la productividad de los empleados para reevaluar tu desempeño de forma regular.

Cantidad vs calidad

Como hemos mencionado anteriormente, entender que no se trata de cuánto trabajo haces o incluso cuánto tiempo dedicas a trabajar, sino de la calidad, la innovación y el significado que dedicas es una de las las cosas más fundamentales sobre la productividad que necesitas internalizar.

Una vez que dejes el hábito de mirar cuántos elementos has tachado de tu lista y comiences a concentrarte en las tareas que importan, incluso si tardan un par de días o semanas en completarse, no te decepcionará lo «poco» que has hecho cada día y comenzarás a sentirte satisfecho por lo mucho que has contribuido al panorama general. Por lo tanto, todo gira en torno a las prioridades y tú debes establecer las tuyas para averiguar qué constituye «suficiente».

Estrategias que funcionan

Existen ciertas estrategias que pueden ayudarlo a mantener este tipo de flujo de trabajo, a saber OKR y timeboxing. No se trata de estrategias nuevas, pero recientemente se han hecho especialmente populares porque las grandes empresas influyentes confían en ellas.

En resumen, el OKR (objetivos y resultados clave) gira en torno a establecer metas grandes y ambiciosas y tareas más pequeñas que pueden ayudarlo a alcanzar esas metas y luego trabajar para lograrlas. No se supone que estos objetivos sean fáciles ni completamente posibles, pero lo importante es tener algo por lo que trabajar y, si logras más del 60 al 70% del objetivo, puedes considerarlo un éxito. Del mismo modo, el cronometraje incluye dividir el tiempo en segmentos, asignar tareas a esos intervalos y luego realizar esa tarea durante ese tiempo, incluso si no consigues terminarla.

El objetivo de estas dos estrategias y la razón por la que se consideran formas saludables y razonables de mejorar la productividad es que no es necesario completar las tareas. Esto reduce la cantidad de presión a la que nos enfrentamos y el énfasis que solemos poner en la finalización para mantener un progreso constante y significativo. Además, funcionan muy bien con el rastreador de productividad de los empleados, que puedes usar para llevar un registro del tiempo.

Permítete desconectarte

Por último, para deshacerte de la sensación de que nunca estás haciendo lo suficiente, debes aprender a desconectarte del trabajo cuando termines con él. Debes trabajar 8 horas, así que, a menos que haya algo que no pueda esperar en absoluto, aléjate de tu trabajo cuando termine este período. Deja tu portátil en la oficina, pon el teléfono del trabajo en modo silencioso, apaga el monitor de productividad de los empleados y vuelve a casa.

Esto reforzará la idea de que has hecho todo lo que tenías que hacer ese día. También te devolverá parte del equilibrio entre la vida laboral y personal que tendemos a perder cuando estamos disponibles por las tardes y los fines de semana.

Conclusión

Ahora más que nunca, los empleados se ven presionados para que hagan más trabajo en menos tiempo, porque por fin tienen todas las herramientas digitales que les facilitan la realización de muchas tareas, pero también les permiten mantenerse conectados incluso después del trabajo. Sin embargo, tachar cosas de tu lista de tareas pendientes solo por tener una sensación de logro cuantitativo puede hacer que pierdas de vista las tareas y los proyectos que son realmente importantes. Esperamos que este artículo te haya ayudado a volver a priorizar tu carga de trabajo y a tener días más productivos, pero de la manera correcta.