Detengámonos un momento y pensemos en cómo es un equipo típico. Hay, por ejemplo, diez personas que trabajan juntas en el mismo proyecto, pero al mismo tiempo cada una de ellas desempeña una función especializada individual y se encarga de cubrir una parte determinada del proyecto. Parece una dinámica de equipo moderna normal, pero también parece que no es tan fácil coordinar a todos los miembros del equipo. Si añadimos un poco de horario de trabajo flexible y teletrabajo (regular u ocasional), la situación se complica aún más.

Si tan solo pudieras hacerte cargo de tu equipo de una manera no intrusiva pero eficaz, permitiendo que todos hagan su parte del trabajo en paz y al mismo tiempo estén al tanto de lo que sucede con el proyecto en todo momento. La forma más sencilla de lograrlo es con un software para seguimiento del personal.

El software de seguimiento de proyectos y tiempos se puede usar para cumplir con las horas de trabajo porque hace un seguimiento de la asistencia, se puede usar para evaluar el desempeño, ya que puede medir la eficiencia de los empleados, y también puede ver qué aplicaciones y sitios web utilizan sus trabajadores. Pero esta sencilla aplicación de «gestión de mi tiempo» también puede salvarme la vida cuando se trata de mejorar la colaboración en equipo en los proyectos.

Así que veamos exactamente qué desafíos de la gestión de proyectos y la colaboración de los empleados el seguimiento del personal puede ayudarlo a resolver.

Descripción general de la tarea

Uno de los posibles problemas de la colaboración en equipo podría ser la falta de una visión general clara de todas las tareas de un proyecto. Como, como hemos mencionado, cada uno hace su parte específica del trabajo, puede resultar difícil hacer un seguimiento de quién hace qué y qué tan avanzado está.

Aquí es donde el seguimiento del personal realmente puede ayudarlo de una manera muy precisa pero discreta. En otras palabras, podrá saber quién hace qué en un momento dado sin molestar a sus empleados con preguntas que perturben su flujo de trabajo.

El software Project Time le brindará una visión general en tiempo real de las actividades de los empleados. Podrás saber en qué tarea están trabajando, qué software están usando, si están lejos de su ordenador (lo cual es muy útil si algunos miembros de tu equipo trabajan de forma remota) y si están siendo productivos o están perdiendo el tiempo en las redes sociales. Además de esto, también podrás ver cuánto tiempo llevan realizando la tarea.

Coordinación

Una vez que tengas algo de práctica en el uso del software de seguimiento del personal para supervisar la asignación y el progreso de las tareas, es bastante fácil aplicar esos conocimientos a tus esfuerzos por mejorar la coordinación de las tareas.

Pero primero, ¿qué entendemos por coordinación? Por encima de todo, es la forma en que organizas a los empleados para que trabajen juntos y combinen todas las tareas en un solo proyecto de forma simplificada. Dos aspectos importantes de este proceso son el tiempo y la delegación. Hablaremos más sobre esto último en un momento, pero por ahora, centrémonos en obtener el gestión del tiempo en equipo derecha.

Como hemos dicho, ahora que puedes hacer un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos y de quién está realizando qué tarea, puedes ver fácilmente quién ha terminado una tarea y está listo para otra, y qué hay que hacer a continuación. También puedes ver si alguien tiene dificultades y necesita ayuda con su tarea, así como quién está disponible para intervenir y ayudarlo.

Delegación de trabajo

Como prometí, hemos llegado a uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos: delegar las tareas de forma adecuada.

La primera faceta de una delegación adecuada es tener en cuenta la competencia. Esto no solo incluye asignar tareas a cualquier empleado que esté cualificado para realizarlas, sino también tratar de asignarlas a la persona que sea más eficiente a la hora de realizarlas. Dado que el software de hojas de horas de los proyectos registra cuánto tiempo tarda cada empleado en completar cada tarea, puedes usar estos datos para delegar con la máxima eficiencia.

Otra faceta de la delegación de trabajo que es inseparable de este proceso es la distribución justa y equitativa del trabajo. Más precisamente, esto significa asegurarse de no sobrecargar a un empleado (que, por desgracia, suele ser el más competente y productivo) y dejar que otros se queden sin hacer nada. El seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos te permitirá tener una visión general de las tareas de cada uno y del tiempo que son productivos cada día, para que sepas de inmediato cuándo estás cruzando la línea.

Planificación

Por último, controlar todos estos diferentes aspectos de la colaboración en proyectos te brinda una oportunidad única de planificar cada proyecto de acuerdo con lo que, de manera realista, se puede esperar de tu equipo y también en función de la dinámica de colaboración natural de tus empleados.

Usa el software de gestión del tiempo de tus proyectos para planificar todas las tareas y descubrir la mejor manera de colaborar en el proceso. Divida el proyecto en segmentos, establezca hitos y plazos realistas, asigne tareas a los empleados más adecuados (pero también asegúrese de distribuir la carga de trabajo por igual entre todos) y haga un seguimiento de su progreso a lo largo del proceso. De esta forma, todos saben lo que tienen que hacer y el equipo está sincronizado.

Conclusión

La colaboración en equipo es sin duda el aspecto más importante de la gestión de proyectos. Debes aceptar toda la ayuda tecnológica que puedas recibir para asegurarte de que funcione sin problemas, y el seguimiento del personal es uno de los mejores y más fáciles. Si sigues estos sencillos consejos para lograr que tu equipo trabaje en conjunto de manera eficaz, todo el proceso se convertirá en una cuestión de hábito antes de que te des cuenta.

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