Cada vez es más evidente que el teletrabajo podría ser el futuro del trabajo. Las industrias se están adaptando rápidamente, ya que hoy en día incluso los profesores y enfermeras trabajan de forma remota.

La razón de este cambio tiene mucho que ver con el nuevo enfoque en la satisfacción de los empleados. Con más oportunidades de especializaciones y empleo, la presión sobre las empresas para conservar el talento nunca ha sido mayor. Y los empleados desean y, cada vez más, esperan al menos cierto grado de flexibilidad en su lugar de trabajo.

Sin embargo, los enormes beneficios que puede ofrecer este tipo de compromiso, como la retención de empleados, la reducción de costos e incluso el aumento de la productividad, van de la mano con algunos problemas potenciales. Entre los más desafiantes se encuentran la comunicación y la supervisión del trabajo.

La tecnología puede ayudar con estos y muchos más problemas. Si está empleando a una fuerza laboral remota, necesitará una caja de herramientas digitales con aplicaciones y plataformas que le permitan administrar con éxito a estos empleados. Algunas de las herramientas absolutamente necesarias que existen son probablemente el correo electrónico, algunas plataformas para compartir archivos como Google Drive y tableros de mensajería como Slack. Esto resuelve el problema de la comunicación. ¿Qué pasa con la supervisión del trabajo?

Si bien es cierto que puedes juzgar la eficiencia de tus empleados remotos en función de la tasa de finalización de las tareas, en realidad no podrás monitorear su progreso o productividad con tanta facilidad. Por eso, te vamos a presentar siete motivos por los que deberías añadir un rastreador de trabajo como Insightful para la caja de herramientas de su lugar de trabajo virtual.

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1. Seguimiento de la asistencia

Por definición, los empleados remotos no vienen a trabajar. No pueden pasar sus tarjetas de acceso y no puedes verlos en sus escritorios. Debido a que es muy difícil llevar un registro de las horas trabajadas en línea, Work Tracker es el más versátil de opciones de seguimiento de asistencia, es la solución más obvia.

Si sus empleados tienen ordenadores corporativos que utilizan únicamente para trabajar, puede configurar un software de supervisión remota de ordenadores para que registre el encendido del ordenador como hora de entrada y el último movimiento del ratón o pulsación de tecla como hora de salida. Como alternativa, en caso de que utilices una aplicación sencilla de seguimiento del tiempo, puedes hacer que tus empleados presionen el botón de «inicio» cuando empiecen a trabajar.

Sea cual sea el caso, obtendrás un informe preciso sobre quién «llega» a trabajar a tiempo y cuánto dura su jornada laboral. Y ahí lo tienes, has resuelto el problema de la asistencia, tan simple como eso.

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2. Calcular las horas facturables
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Hay dos escenarios probables en los que Work Tracker puede ayudarte con las horas facturables.

En primer lugar, si pagas a tus trabajadores remotos por hora, ¿qué mejor manera de estimar con precisión cuántas horas han trabajado que hacer que un rastreador del tiempo de trabajo lo registre todo? Incluso puedes insertar una tarifa por hora para cada empleado en el sistema y este calculará el salario automáticamente, garantizando así siempre una compensación justa.

El segundo escenario es cuando debe proporcionar un comprobante de trabajo a sus clientes. Aunque tus empleados tienen salarios fijos, proporcionarles a tus clientes informes precisos sobre el número de horas que han dedicado a sus proyectos contribuye en gran medida a la rendición de cuentas. Y la aplicación de informes de tiempo puede proporcionar precisamente eso.

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3. Garantizar la productividad

Pasemos a la pregunta difícil: ¿trabajan sus empleados remotos? ¿Tienen dificultades para cumplir los plazos porque no tienen suficiente tiempo o porque están viendo la televisión o tomando el sol en su balcón? Como en realidad no puedes verlos, solo hay una forma de saberlo: mediante el monitoreo remoto de la computadora.

Las aplicaciones Perspicaces y similares pueden decirte lo que hacen tus empleados (e incluso si están usando sus ordenadores) en tiempo real, pero también te ofrecen información muy útil estadísticas de productividad eso puede indicarle cuánto tiempo pasan los empleados trabajando y cuánto tiempo se pierde.

Además de poder realizar un seguimiento de la productividad de su fuerza laboral remota y asegurarse de que no sucumben a las distracciones con demasiada frecuencia, también puede utilizar esta información de un rastreador del trabajo para asegurarse de que los empleados se toman descansos con regularidad. Su felicidad y bienestar afectan positivamente a su productividad y evitan un agotamiento prematuro.

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4. Seguimiento del tiempo dedicado a las tareas

Otra característica útil del software de seguimiento remoto del tiempo de los empleados es su capacidad de registrar el tiempo dedicado a ciertas tareas. Es bueno saberlo si quieres tener una estimación de la eficacia con la que cada trabajador puede terminar determinados procesos, de modo que puedas estar mejor informado a la hora de establecer los plazos.

Además, es mucho menos probable que los trabajadores remotos informen que tienen dificultades para usar una plataforma o un programa que los empleados en la oficina. Detectar una cantidad de tiempo dedicada a una tarea mayor de lo habitual puede indicar que un empleado necesita más formación o apoyo.

El seguimiento remoto del tiempo de los empleados también puede proporcionar datos que puede utilizar para informar sus futuras decisiones de asignación de trabajo.

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5. Descripción general clara del proyecto

La supervisión remota de los trabajadores también le permite realizar un seguimiento de proyectos completos. Especialmente si los divide en tareas más pequeñas, podrá saber qué parte del proyecto se ha realizado en cualquier momento. Esto hace seguimiento de la productividad para trabajadores remotos más fácil.

Esto se relaciona con otras cosas, como la productividad y el seguimiento de las horas facturables, pero también garantiza a sus clientes que sus proyectos avanzan.

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6. Menor necesidad de informes constantes

Estos dos últimos puntos son realmente los beneficios gerenciales e interpersonales a los que conducen naturalmente todos los demás puntos hasta ahora.

La primera ventaja de usar un rastreador de trabajo es la menor necesidad de que los trabajadores remotos le informen constantemente. Como ya sabes exactamente lo que están haciendo en cada momento durante sus horas de trabajo y sabes cómo avanzan los proyectos, no necesitas llamarlos cada hora para ver en qué están trabajando o si han terminado.

Esto les deja tiempo y energía para concentrarse en el trabajo y ser más productivos. Seamos sinceros, un jefe llama solo para preguntar: «¿Ya terminaste ese informe?» por quinta vez, hoy no es más que otra distracción.

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7. Conozca un poco mejor a sus trabajadores remotos

Por último, si tiene todos estos informes e información, no está totalmente a oscuras en cuanto a cuáles son los hábitos de trabajo de sus empleados remotos.

Incluso sin la necesidad de verlos en la oficina, sabrás qué tan productivos son, qué software les gusta usar, cuándo suelen tomarse descansos, en qué tareas son excelentes y con qué dificultades, y mucho más.

Por supuesto, esto no puede reemplazar el contacto humano, por lo que siempre es una buena idea invitar a personas que trabajan a distancia a la oficina de vez en cuando e incluirlas en las reuniones de equipo y en las fiestas de oficina. Sin embargo, el uso de un software de registro de actividades informáticas contribuirá en gran medida a garantizar que sepas lo suficiente sobre ellos como para asignarles las tareas y los plazos adecuados. Para conocerlos como personas y colegas, tendrás que hacer un esfuerzo adicional.

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Conclusión

Administrar una fuerza laboral remota no es fácil y te pierdes muchas cosas cuando no tienes contacto cara a cara con tus empleados a diario. Por suerte, un rastreador del trabajo puede ayudar a reducir un poco esa brecha. Por eso, entre otras herramientas útiles, deberías considerar incluirlo en tu espacio de trabajo digital.

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