Conclusiones clave:

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• La gestión eficaz del tiempo es crucial para la productividad, ya que una mala gestión genera estrés, plazos incumplidos y proyectos incompletos.

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• Los signos de habilidades de gestión del tiempo deficientes incluyen un flujo de trabajo deficiente, una pérdida de tiempo excesiva y entregas de baja calidad.

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• El uso de herramientas digitales como Insightful, Todoist, Google Calendar y Forest puede ayudarte a realizar un seguimiento de la productividad, monitoreo del tiempo, organizar tareas, programar eventos y minimizar las distracciones.

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• Las técnicas de gestión del tiempo, como timeboxing, Pomodoro, Getting Things Done (GTD), la matriz de Eisenhower y el sistema 4D, ofrecen enfoques estructurados para priorizar las tareas, mejorar la concentración y reducir el estrés, especialmente cuando se combinan con herramientas como Insightful.

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Tiempo de lectura: 10 minutos

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Es fácil desviar la atención mientras se trabaja y, en cambio, empezar a navegar por el teléfono. Lo siguiente que te das cuenta es que han pasado 4,5 horas y tu lista de tareas pendientes sigue repleta de tareas pendientes.

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Perder la noción del tiempo es una de las principales causas de la baja productividad. Sin embargo, hay una manera de romper el ciclo. En este artículo, te explicaré cómo mejorar la gestión del tiempo e inspirar a tu equipo a hacer lo mismo.

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Exploremos las mejores técnicas de gestión del tiempo que te ayudarán a ponerte en forma. Como beneficio adicional, proporcionaré consejos prácticos sobre cómo rastrear a los empleados remotos ¡utilizando ayudantes digitales como calendarios en línea, aplicaciones de seguimiento del tiempo y herramientas de administración de tareas!

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¿Qué es la gestión del tiempo?

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La gestión del tiempo es proceso de organización y planificación de cómo dividir su tiempo entre actividades específicas. En pocas palabras, significa aprovechar al máximo el tiempo del que dispones, especialmente cuando se trata de cosas relacionadas con el trabajo.

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Desarrollar tus habilidades de gestión del tiempo puede mejorar tu vida profesional y privada. Estar siempre atrasado en tu lista de tareas pendientes puede generar estrés, plazos incumplidos y proyectos incompletos. Aprender a gestionar tu día de forma más eficaz te ayudará a ti y a tu equipo a alcanzar todo su potencial.

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¿Por qué es importante la gestión del tiempo?

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La gestión eficaz del tiempo les permite a usted y a su equipo: complete más en menos tiempo. Esto significa que podrá asumir nuevas tareas, proyectos y clientes y, en última instancia, aumentar la rentabilidad.

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Todos tenemos las mismas 24 horas al día y una jornada laboral típica ocupa aproximadamente un tercio de esa cantidad. Hay un número limitado de cosas que puedes lograr en 8 horas, por eso la gestión del tiempo es clave para mejorar la productividad.

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Una vez que domines la gestión del tiempo, serás más rápido y estarás preparado para tomar mejores decisiones. Además de la agilidad, la gestión del tiempo puede ayudarte mejor conocimiento de su carga de trabajo actual, lo que facilita la decisión de si tu equipo puede asumir más puestos. ‍

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Además, la presión que supone estar atrasado en un proyecto desaparece a medida que mejoran tus habilidades de gestión del tiempo. Tú y tu equipo os sentiréis como vosotros tenga más control sobre su trabajo y su vida privada, lo que reduce la frecuencia cardíaca en situaciones estresantes.

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A medida que tú y tu equipo aprendan a administrar su tiempo, se darán cuenta del valor de la autodisciplina. Es fácil dejar que las cosas sigan su curso y caer bajo presión. Es mucho más difícil motivar a tu equipo para que siga trabajando y no dejarse llevar por las distracciones.

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Cómo saber si tienes malas habilidades de gestión del tiempo

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Hay algunos indicios de que tus habilidades de gestión del tiempo pueden necesitar un poco de trabajo. Una de ellas es flujo de trabajo deficiente. Significa que no puedes planificar tu carga de trabajo correctamente ni llevarla a cabo. Por lo general, saltas de una tarea a otra, manteniéndote ocupado durante todo el día, pero sin resultados reales.

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Otra señal reveladora es la «pérdida de tiempo», que incluye navegar por las redes sociales, chatear con compañeros de trabajo o cualquier cosa que no esté relacionada con las tareas mientras se supone que debes encargarte de esa tarea. Una solución rápida para esto es usar un software de seguimiento del tiempo que monitorea cuánto tiempo dedica una persona a actividades improductivas.

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La mala gestión del tiempo a menudo se traduce en entregas de baja calidad. Si ha escuchado quejas sobre su trabajo recientemente, puede que sea el momento de cambiar algunos hábitos.

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Mejora de la gestión del tiempo con herramientas

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Las herramientas digitales pueden ayudarlo a mejorar sus habilidades de administración del tiempo. Estas son algunas aplicaciones y plataformas menos conocidas pero igualmente eficaces que puedes usar para organizarte. No incluí tus herramientas habituales de gestión del tiempo y los proyectos, como Trello, Jira, Asana, etc., porque quería mostrarte algo nuevo o infravalorado.

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Perspicaz

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No lista de herramientas de administración del tiempo ¡puede estar completo sin Insightful! El software de seguimiento del tiempo y la solución de análisis de la fuerza laboral le ayudan supervisar la asistencia, las tareas y los proyectos de los empleados, señalando los cuellos de botella y las posibles distracciones.

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La plataforma proporciona información detallada sobre la productividad y los niveles de actividad de todos, lo que sirve como un increíble refuerzo de la productividad para cualquier equipo. Además, obtienes un desglose del uso de aplicaciones, sitios web y software, para que puedas decidir cuáles son los guardianes y cuáles se quedan con la chuleta.

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Insightful empodera a las personas y a los equipos con comentarios y análisis basados en datos, lo que le permite tomar el control total de su tiempo.

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¡Eso no es todo! Insightful funciona bien con otros ayudantes digitales que mejoran la gestión del tiempo. ¿La plataforma se conecta sin problemas con varias herramientas de recursos humanos, añadiendo una capa adicional de información a su monitoreo del tiempo esfuerzos.

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Todoist

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Todoist es una popular aplicación de administración de tareas diseñada para ayudarte a organizar tareas y proyectos de manera eficiente. Ofrece funciones como crear tareas, establecer fechas de entrega, asignar prioridades y organizar las tareas en proyectos y subtareas.

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También puedes colaborar con otras personas, establecer recordatorios y acceder a tus tareas en varios dispositivos, lo que lo convierte en una herramienta versátil para la productividad personal y profesional.

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Todoist puede inspirarte a ti y a tu equipo a: mejore sus habilidades de gestión del tiempo y desarrolle hábitos más saludables. Le ayuda a mantenerse concentrado y a completar su lista de tareas de manera más eficiente (de ahí el nombre).

Calendario de Google

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El uso de un calendario digital es imprescindible para la gestión del tiempo. Mi mejor elección es Google Calendar, ya que es súper fácil de usar. Puedes acceder a él desde tu teléfono mientras estás de viaje o consultarlo desde tu portátil cuando llegues a casa.

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Una vez que hayas acordado una fecha límite, una reunión o una pausa para tomar café, escríbela en tu calendario de Google. También puedes configurar recordatorios un día o una hora antes del evento.

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Cuando alguien te pida que te encargues de una nueva tarea o un proyecto, vuelve al calendario y comprueba si tienes tiempo. En algún momento, aprenderás a decir «no» a algunas tareas, y no pasa nada. Es mucho mejor que trabajar demasiado para ti y para tu equipo.

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Bosque

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Forest es una aplicación móvil que le impide usar el teléfono durante un período determinado. Durante este tiempo, la aplicación bloquea los sitios web y las notificaciones que distraen, lo que le ayuda a mantener la concentración y evitar la procrastinación. Mientras te concentras en el trabajo, los árboles virtuales crecen y se convierten en un hermoso bosque, lo que te da una sensación de logro.

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Cuanto más utilices la aplicación, podrás ganar recompensas y desbloquear nuevas funciones. La gamificación te motiva a mantener la concentración y completar las tareas dentro del tiempo asignado. También te permite comprobar tu progreso y hacer los ajustes necesarios.

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¡También hay una versión de pago del software, donde puedes usar monedas para plantar un árbol real! La aplicación Forest está asociada con Trees for the Future, una organización sin fines de lucro que restaura paisajes en áreas marginadas.

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Diferentes técnicas de gestión del tiempo

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Si estás buscando mejorar tus habilidades de gestión del tiempo, hay muchísimas técnicas de gestión del tiempo que puedes utilizar. He seleccionado algunas que he probado en mi lugar de trabajo y que parecen ser bastante populares:

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Timeboxing

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Timeboxing es una técnica de gestión del tiempo y un método de gestión de proyectos. La esencia es centrarse en una cosa a la vez en lugar de realizar varias tareas a la vez.

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En pocas palabras, puede crear intervalos de tiempo en su calendario digital para cada tarea. Por ejemplo, dedica 30 minutos a responder a los correos electrónicos y, después, hazlo durante 30 minutos, ni un minuto más. Cuando se acabe el tiempo, tómate un descanso y pasa a la siguiente tarea.

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El timeboxing puede estructurar tu jornada laboral, ayudándote a priorizar las tareas de forma eficaz y a gestionar tu tiempo de forma más eficiente. Con este enfoque, usted y su equipo pueden minimice las distracciones y asegúrese de completar las tareas importantes dentro de los plazos.

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Puede combinar la técnica con una herramienta de gestión del tiempo para obtener resultados óptimos. Me gusta usar Insightful para registrar el tiempo que paso mientras estoy en un lío, y Forest para limitar el uso de mi teléfono y así poder concentrarme por completo.

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Pomodoro

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El Técnica Pomodoro implica dividir el trabajo en intervalos, normalmente de 25 minutos, separados por breves pausas, para mejorar la concentración y la productividad.

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Así es como funciona: obtienes un temporizador (una aplicación o un temporizador de cocina real, lo que sea que funcione), lo configuras en 25 minutos y dedicas ese tiempo a trabajar en una tarea. Cuando suena el temporizador, marcas la tarea como completada y te tomas un descanso de 5 minutos. Cuando hayas completado 4 intervalos, deberías tomarte un descanso más largo, de al menos 20 minutos.

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Estos intervalos estructurados de trabajo concentrado seguidos de breves descansos pueden mejorar la productividad y prevenir el agotamiento. Dividir las tareas en segmentos manejables te ayuda a mantener la concentración y la motivación durante toda la jornada laboral.

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Sin embargo, a veces 25 minutos es demasiado corto. Supongamos que estás trabajando en un proyecto más creativo, como escribir un blog. ¡Imagina que un temporizador de huevos interrumpe tu flujo después de 25 minutos! Si no puedes dividir tus proyectos para que se ajusten a este período de tiempo, es mejor que utilices otra técnica.

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Hacer las cosas (GDT)

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«Hacer las cosas» o GDT es un método introducido por David Allen en 2001. En aquel entonces publicó un libro sobre el tema y desde entonces ha publicado una nueva edición en 2015.

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El proceso consta de 5 etapas:

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1. Captura: crea una lista de tus tareas
2. Aclare: revise la lista, defina lo que es urgente y concéntrese en esa tarea.
3. Organice: crea categorías para los elementos procesables de tu lista
4. Reflexiona: actualice y revise la lista al menos una vez por semana para planificar los próximos pasos
5. Comprométete: utilice este sistema como una forma de mejorar su toma de decisiones

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GTD funciona bien para los creativos, a quienes les gusta establecer sus propios horarios y prioridades. Es una forma de liberar tu mente de pensar en los plazos y, en cambio, centrarte en un trabajo productivo.

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La técnica ofrece un enfoque flexible pero sistemático para organizar las tareas, reducir el desorden mental y mejorar la productividad general. Capturar, aclarar y organizar las tareas en elementos procesables puede le ayudan a gestionar la carga de trabajo y a centrarse en las tareas de alta prioridad.

Matriz de Eisenhower

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El Matriz de Eisenhower El método de productividad, también conocido como «matriz urgente e importante», le ayuda a priorizar al gestionar primero las tareas más urgentes e importantes.

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La idea es separa tus tareas en cuatro cuadrantes diferentes:

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• Haz lo siguiente: tareas importantes y urgentes que deben gestionarse de inmediato
• Cronograma: tareas importantes, pero no tan urgentes que se puedan realizar más adelante
• Delegado: tareas urgentes, pero no muy importantes, que puedes delegar
• No hagas: tareas que no son urgentes ni importantes

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La técnica de la matriz de Eisenhower le ayuda a priorizar las tareas al clasificarlas en función de la urgencia y la importancia, lo que le permite centrarse en lo que más importa. Una vez que aprenda a distinguir entre urgentes y tareas importantes, puede administrar su tiempo y recursos de manera más eficiente, lo que lleva a mayor productividad y menos estrés.

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Le recomiendo que utilice este método en combinación con otra herramienta, en lugar de una técnica independiente. Insightful puede ayudarte a tomar decisiones más informadas y a mejorar tu gestión del tiempo con datos y análisis exhaustivos. Podrá priorizar las tareas en función de su impacto y urgencia con mayor facilidad.

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El sistema 4D

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El sistema 4D es un método de productividad para clasificar las tareas en función de la urgencia y la importancia. Es ideal para aquellos de nosotros que saltamos de una tarea a otra tan pronto como tenemos algo nuevo que hacer.

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El sistema le enseña a revisa tu lista de tareas y decide si eliminar, delegar, aplazar o hacer.

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¿Cómo se aplica esto a un real proyecto? Bueno, digamos que estás planificando una campaña de marketing. A continuación se explica cómo utilizar el sistema 4D en este escenario:

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• Eliminar: Elimine las tareas redundantes o de bajo impacto, como la recopilación de datos
• Delegado: Asigne tareas que requieran habilidades específicas, como la creación de contenido, a los miembros del equipo con la experiencia adecuada
• Aplazar: Posponga las actividades menos urgentes, como la programación de las redes sociales, para una etapa posterior
• Haz lo siguiente: Aborde inmediatamente las tareas críticas, como la creación de campañas publicitarias para cumplir con los plazos

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Descubrí que cuando se combina con Insightful, el sistema 4D puede ser un punto de inflexión para cualquier equipo. La plataforma puede ayudarlo a identificar las tareas que deben descartarse mediante el análisis de datos históricos y la identificación de actividades redundantes o de baja prioridad.

Conviértete en un experto en gestión del tiempo con Insightful

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En lo que respecta a la gestión del tiempo, debe decidir qué es lo que funciona para tú. ¡No tengas miedo de experimentar y combinar diferentes herramientas y técnicas!

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Si buscas un enfoque más personalizado, Insightful es perfecto para ti. La plataforma tiene un conjunto de funciones asombrosas que identifican los problemas, priorizan las tareas y mejoran la eficiencia general.

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Además, el software se integra perfectamente con varias herramientas, como aplicaciones de administración de tareas, calendarios digitales y plataformas de automatización del flujo de trabajo. De esa manera, puede crear un flujo de trabajo optimizado y asegurarse de que cada minuto se dedique de manera productiva.

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