Las oficinas son un lugar diseñado específicamente para trabajar, sin embargo, parece que se encuentran entre los lugares donde más distracciones podríamos estar trabajando. Desde el auge de las oficinas de planta abierta, los empleados se han distraído cada vez más cuando deberían estar trabajando.

Las distracciones son inevitables cuando trabajas en equipo. Hay más probabilidades de que se caiga el tejado de la oficina que de que todo el equipo pase cuatro horas en silencio. Los empleados hablan entre sí sobre temas laborales (o personales), hablan con los clientes, tocan música a todo volumen, etc. Y cuando una persona se dispone a terminar un trabajo, no solo se siente frustrada por estas distracciones, sino que se agota al final del día.

Cada vez que este trabajador vuelva a lo que estaba haciendo, su concentración disminuirá. Además, si sigue cambiando de enfoque, con el tiempo perderá su energía y seguirá relajándose. Los niveles bajos de energía también pueden hacer que tomen peores decisiones, que tengan problemas para recordar cosas y, por lo tanto, provocar más errores en su trabajo.

Así que la pregunta sigue siendo, ¿qué puede hacer al respecto? Para entenderlo, primero necesitamos ver cuáles son las distracciones más comunes en el lugar de trabajo

Distracciones más comunes en el lugar de trabajo

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En 2018, Udemy y Toluna realizaron una encuesta a 1000 trabajadores de oficina estadounidenses con empleos a tiempo completo y les preguntó acerca de sus distracciones. Esto es lo que encontraron:

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• El 80% de los empleados se distraen con compañeros de trabajo conversadores;
• El 70% consideró que el ruido de la oficina distraía;
• El 61% se sintió abrumado por los cambios en el trabajo;
• El 60% dijo que las reuniones distraían; y
• El 56% estuvo de acuerdo en que las redes sociales eran una gran distracción.

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¿Cómo afectan las distracciones a nuestro trabajo?

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Un gran número de trabajadores de la generación del milenio y de la generación Z se describieron a sí mismos como distraídos y estuvieron de acuerdo en que esto los hace sentir desmotivados y estresados. Sin embargo, no todo es tan malo: el 84% de los encuestados dijeron que podían volver a concentrarse en treinta minutos. Desafortunadamente, hay otra investigación de la Universidad de California en Irvine que sugiere que tendemos a compensar las interrupciones trabajando más rápido. A cambio, nos sentimos más estresados y presionados, por lo que no es de extrañar que las distracciones nos desmotiven. Sin mencionar que estas interrupciones y el hecho de que después intentemos trabajar más rápido podrían estar haciendo que cometamos más errores mientras trabajamos.

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La abundancia de distracciones en el lugar de trabajo hace que los empleados se desconecten, a quienes incluso les gusta menos su trabajo debido a esto. Además, empezamos a darnos cuenta de que no podemos desempeñarnos tan bien como deberíamos (y podemos), por lo que somos menos productivos y no podemos alcanzar todo nuestro potencial.

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Las mejores maneras de manejar las distracciones en el lugar de trabajo

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Hay varias maneras en las que los empleadores pueden tratar de minimizar las distracciones y ayudar a sus empleados a trabajar sin interrupciones, y trataremos de explorarlas en esta sección.

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Permita una mayor flexibilidad

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Permitir horarios de trabajo más flexibles o incluso agregar oportunidades de trabajo desde casa puede ser una excelente manera de ayudar a los empleados que se distraen. De esta manera, pueden empezar a trabajar antes de que todos lleguen a la oficina o quedarse después de que todos se hayan ido. Además, si pueden trabajar desde casa con frecuencia, establecerán una relación de mayor confianza contigo y se volverán aún más leales a tu empresa.

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Y todos aquellos empleadores que temen que sus empleados no trabajen desde casa, suponemos que la situación del coronavirus les ha demostrado que sí lo harán. Aun así, si tiene reservas y siente que necesita vigilar las cosas, siempre puede utilizar un monitoreo remoto de empleados software.

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Establezca espacios para un trabajo silencioso

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Si bien las oficinas con mesas de futbolín, dardos y tenis de mesa se han vuelto cada vez más populares, estas actividades pueden reducir la eficiencia, especialmente si se encuentran en las áreas de trabajo. Si los tiene en su oficina, colóquelos en las salas de descanso o en las zonas de descanso del espacio; de lo contrario, tendrá muchos empleados descontentos.

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No hay nada malo en tener una oficina que se utilizará como habitación para trabajar tranquilamente. Lo más probable es que su oficina principal tenga un plano de planta abierto, lo que puede distraer bastante. Dependiendo del tamaño de tu equipo y del espacio de oficina, esta sala puede ser utilizada por varias personas al mismo tiempo.

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Si no tienes tanto espacio o una habitación libre. Haz saber a las personas que pueden usar la sala de conferencias (si está disponible). También deberías pensar en crear algo parecido a un espacio de cabina telefónica para realizar llamadas individuales con los clientes. Es realmente innecesario que una sola persona ocupe toda la sala de conferencias si su reunión se celebra en un entorno virtual.

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Brindar capacitación

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Puede que no te des cuenta de esto, pero muchos de tus empleados no están seguros de cuáles son las mejores maneras de manejar las distracciones. Lo que puedes hacer es contratar a un consultor que les enseñe nuevas técnicas de gestión del tiempo o cómo podrían hacerlo aumentar la productividad.

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Además, dado que los trabajadores se quejaron de la ineficacia de las reuniones entre las cinco principales distracciones, pídale a alguien que les enseñe cómo tener reuniones eficaces.

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Todas estas habilidades ayudarán a tu equipo a minimizar las interrupciones y a mantener su productividad en un nivel alto.

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Otras cosas que puede hacer

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Crea reglas generales sobre el ruido en la oficina. Hable con sus empleados sobre lo que es aceptable y lo que no. Lo mismo ocurre cuando te acercas a las personas para hacerles preguntas. Si bien la comunicación es más sencilla en persona que a través del chat, intenta que la mensajería instantánea sea tu principal forma de comunicación. Además, dígales a sus empleados que pueden desactivar las notificaciones cuando quieran concentrarse y que la comunicación asincrónica es la mejor manera de concentrarse en sus tareas. Si te gusta la comunicación asincrónica, tal vez sea mejor seguir con correos electrónicos, por mucho que no nos gusten, es la forma más fácil de no dejarnos interrumpir por los mensajes constantes.

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También puede establecer los días en los que no se celebrarían reuniones. Los expertos coinciden en que los lunes y viernes no deberían tener ninguna reunión programada. Y la razón es simple: el lunes, quieres que tus empleados retomen su carga de trabajo semanal sin que los interrumpan, y los viernes quieres que terminen la semana para que no tengan que pensar en las cosas que no han hecho durante el fin de semana.

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Este artículo fue escrito originalmente el 13 de mayo de 2016 por Gina Ora. Fue actualizado el 5 de junio por Bojana Djordjevic.

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