¿Qué es lo primero que haces cuando comienzas tu jornada laboral?

Déjame adivinar: ¿revisas tu correo electrónico?

Yo también, y no deberíamos sentirnos mal por eso. Los correos electrónicos ocupan aproximadamente el 23% de la jornada laboral de un empleado promedio, el 28% de su semana laboral total, y un empleado promedio revisa su correo electrónico 36 veces POR HORA.

Estas estadísticas realmente no parecen prometedoras...

Estamos en 2019 y, aunque intentamos mantener la comunicación en las plataformas de chat, el correo electrónico sigue desempeñando un papel muy importante en nuestras vidas, tanto personales como empresariales. Sin embargo, muchas personas confían en el correo electrónico, por lo que sienten la presión de estar enterradas bajo una pila de mensajes incesantes. Sin embargo, este no es el mayor problema: el mayor problema es que la mayoría de estas personas realmente creen que TIENE que ser así. Noticia de última hora: ¡no es así!

Hemos discutido el problema de enviar correos electrónicos durante el horario de oficina ya, y ahí hay algunos buenos consejos para la administración del correo electrónico. Estas son algunas pautas universales sobre cómo optimizar el tiempo total de correo electrónico, pero es importante tener en cuenta que no todos los correos electrónicos importantes son igualmente importantes.

En general, los correos electrónicos importantes se pueden dividir en 3 categorías:

• correos electrónicos de clientes o clientes, que deben tramitarse lo antes posible;
• Correos electrónicos de compañeros de trabajo, que deberían tratarse en algún momento, pero no con tanta urgencia como la categoría 1;
• Boletines informativos: correos electrónicos que saturan tu bandeja de entrada, consumen tu tiempo y no dan mucho a cambio.

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¿Cómo poner fin a la miseria de tu correo electrónico?

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A menos que tengas miedo de perderte algo (FOMO), puedes resolver los problemas con la tercera categoría cancelando la suscripción. Si tienes FOMO, puedes usar etiquetas de filtrado y anidamiento para ordenar tus correos electrónicos automáticamente.

Las otras dos categorías son las que pueden provocar dolores de cabeza. Sin embargo, pueden surgir problemas adicionales cuando tus clientes necesitan incluir a otros colegas en la comunicación, cuando alguien hace clic en Responder a todos, cuando no es necesario, etc. No tiene sentido dar más explicaciones, ya sabéis cómo va la historia.

Lo mejor que puede hacer en esta situación es aceptar que la tecnología es su amiga. Hay muchas herramientas que pueden ayudarlo con la organización del buzón, así como con la administración del tiempo.

Esta es la lista de nuestras aplicaciones de correo electrónico favoritas:

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1. Hiver

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Hiver es la mejor opción para las bandejas de entrada compartidas de Gmail y para las empresas que tienen varias personas que usan la misma cuenta, como los correos electrónicos de support@ o info@.

Gracias a sus funciones podrás:

• Asigna correos electrónicos a los miembros del equipo y márcalos como finalizados
• Acceda al buzón compartido y realice un seguimiento de las tareas
• Comparte etiquetas con todo el equipo
• Reciba notificaciones cuando otra persona responda a un correo electrónico
• Recibe notificaciones sobre nuevas tareas
• Programe correos electrónicos para más tarde
• Haga que los correos electrónicos vuelvan a la bandeja de entrada en una fecha futura
• Escribe notas en los correos electrónicos que puedas compartir con el resto del equipo
• Crea plantillas de correo electrónico y mucho más.

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2. Yanado

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Yanado se promociona como una herramienta que es una herramienta de administración de tareas dentro de tu Gmail. Es genial porque convierte la comunicación con los clientes en tareas y recordatorios.

Esto es lo que hace:

• Crea listas de tareas y tareas pendientes a partir de correos electrónicos y las agrega a los proyectos;
• Gestiona el progreso del proyecto y hace un seguimiento de quién está haciendo qué en tu equipo;
• Realiza un seguimiento de las actualizaciones del proyecto;
• Permite establecer fechas límite y recordatorios para las tareas (sincronizadas con Google Calendar);
• Permite delegar tareas y discutir detalles con los miembros del equipo;
• Mejora la búsqueda mediante el uso de etiquetas.

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3. Keluro

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Keluro se diseñó pensando en los usuarios de Microsoft Outlook. Ayuda a aumentar la colaboración en equipo al hacer que todas las conversaciones relevantes estén disponibles en los canales compartidos.

Esto acelera el proceso de distribución de información importante y, al mismo tiempo, ahorra el tiempo que dedica a buscar información y correos electrónicos relacionados con un proyecto.

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4. Bumerang

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Boomerang es un complemento de Gmail que viene con funciones útiles como la programación de correos electrónicos y los recordatorios de seguimiento. Pero lo que más nos gusta de él es la función que te permite hacer «bumerang» el correo electrónico que has recibido si no puedes atenderlo de inmediato, y lo devolverá a tu bandeja de entrada más adelante. Bastante genial, ¿verdad?

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5. Perspicaz

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Para administrar el tiempo que dedicas a los correos electrónicos, debes saber cuánto gastas realmente en correos electrónicos, y conocemos una excelente aplicación para eso. Insightful es una seguimiento remoto del tiempo de los empleados y herramienta de monitoreo. En su panel de control, puede ver cuánto tiempo dedican usted y sus empleados a cada aplicación, sitio web, tarea y proyecto. Una vez que sepas el tiempo que se dedica a los correos electrónicos, ¡podrás optimizar tus procesos y ahorrar tiempo (y dinero)!

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6. Análisis de correo electrónico

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Además, hace un seguimiento del tiempo de respuesta del correo electrónico, un KPI fundamental para los equipos de ventas y servicio al cliente (¡pero también importante para evitar los cuellos de botella internos!). Utilízalo para visualizar y reequilibrar las cargas de trabajo del correo electrónico de los equipos, identificar a los que responden más rápido, a los remitentes más frecuentes, a la actividad del correo electrónico durante un período de 24 horas y mucho más.

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Este artículo se escribió originalmente el 13 de junio de 2016. Se actualizó el 1 de octubre de 2019.

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