Estamos en pleno siglo XXI y durante este período hemos sido testigos de un desarrollo increíblemente rápido en el campo de la tecnología y el procesamiento de la información. Ha cambiado nuestras vidas de muchas maneras diferentes, pero se puede argumentar que los cambios positivos en general superan en número a los negativos. Uno de los segmentos más drásticamente alterados de la vida de las personas es el lugar de trabajo. En este caso, la tecnología ha hecho que tantos procesos sean más fáciles y tantas tareas más cómodas que sería realmente difícil y frustrante volver a estar enterrados bajo montones de documentos.

No es probable que este crecimiento tecnológico se detenga o incluso se desacelere en el corto plazo. De hecho, cada semana surgen nuevos inventos y soluciones. Mantenerse al día con estos avances no es importante solo porque vaya a la moda, sino porque permitirá a sus empleados ser más eficientes en sus trabajos.

Con esto en mente, estamos recurriendo a los asistentes de voz como una herramienta para automatizar algunos procesos empresariales y aumentar la productividad en el lugar de trabajo. No se trata precisamente de una tecnología nueva: los asistentes de voz personales, como Alexa y el Asistente de Google, llevan varios años en el mercado, pero a medida que se vuelven más sofisticados, capaces y comunes, no podemos seguir ignorando su uso con fines empresariales.

Investigación de Gartner del año pasado ha pronosticado que hasta el 25% de los trabajadores digitales utilizarán asistentes de voz para el año 2021 (lo que representa un crecimiento asombroso en comparación con 2019, cuando este número era inferior al 2%). Si es cierto, ¿cómo afectará esto al flujo de trabajo y la productividad de sus empleados? ¿Y deberías adoptar esta tendencia de inmediato?

Estas son algunas de las preguntas que abordaremos en este texto, junto con los posibles problemas que podría crear el uso de esta tecnología y cómo utilizarla software de seguimiento del trabajo para estimar su efecto en la productividad del lugar de trabajo.

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Pero empecemos por conocer un poco mejor el poder de los asistentes de voz.

¿Qué pueden hacer los asistentes de voz?

Los asistentes de voz, en resumen, son piezas de software que están programadas para reconocer comandos o preguntas de voz y realizar ciertas tareas virtuales o proporcionar respuestas de acuerdo con la intención del usuario. Con el paso de los años, la cantidad de respuestas y la calidad del servicio han alcanzado un nivel lo suficientemente alto como para hacer de estos programas no solo una aplicación interesante con la que jugar, sino también una herramienta extremadamente útil en nuestra vida diaria.

En el contexto empresarial, los asistentes de voz pueden ayudar a los empleados de diversas maneras. Por ejemplo, puedes encargarlo para programar una reunión o para organizar un viaje de negocios, como reservar un hotel, buscar un vuelo, proporcionar indicaciones para ir de un lugar a otro, etc. También puede realizar llamadas mediante comandos de voz o incluso escribir y enviar un mensaje de texto. Además, se puede usar para realizar cálculos rápidos y búsquedas en la web, lo cual es ideal cuando un empleado está en una reunión o en una llamada con un cliente y necesita respuestas rápidas sin desviar demasiado su atención de la tarea en cuestión. Hoy en día, incluso puedes usar asistentes de voz para enviar dinero y realizar pagos.

Y por si todo esto no fuera suficiente, esta tecnología se esfuerza constantemente por ir un paso más allá y permitir a los usuarios personalizar los comandos para adaptarlos a sus necesidades empresariales. Un ejemplo perfecto de esta tendencia es Alexa for Business, que te permite crear habilidades personalizadas que puedes utilizar para adaptar las preguntas y respuestas a tu organización, organizar las operaciones logísticas, recuperar información y datos específicos, etc.

La versatilidad de las funcionalidades de los asistentes de voz es ciertamente impresionante, pero dado que un programa de computadora no puede hacer mucho, debemos hacernos otra pregunta antes de proclamar que es la siguiente mejor herramienta de productividad.

¿Esto realmente ahorra tiempo?

Basar tu veredicto solo en el hecho de que es más rápido decir algo que escribirlo sería perder muchos otros aspectos de los asistentes de voz. Del mismo modo, guiarse únicamente por el principio de que las tareas en las que ayudan los asistentes de voz son de poca monta y, de todos modos, no llevan demasiado tiempo, condenaría a esta tecnología a aumentar la productividad sin un juicio justo. Al estimar algo tan complejo como productividad laboral, es mejor utilizar los datos sólidos que proporcionan herramientas como el software de seguimiento del trabajo para tener una idea real de los efectos que tiene una nueva estrategia.

El proceso general para estimar el valor del uso generalizado de los asistentes de voz en las oficinas debe incluir el uso de un software de seguimiento del trabajo para rastrear los pasos necesarios para realizar una determinada tarea y el tiempo dedicado a ellas cuando los empleados no utilizan los asistentes de voz y cuándo sí, después de lo cual puedes comparar los resultados y obtener la respuesta.

Tomemos como ejemplo la programación de reuniones. Para realizar esta sencilla tarea, un empleado tendría que abrir su aplicación de calendario, navegar hasta la fecha que necesita y programar una reunión para una hora específica. El software de seguimiento del trabajo puede detectar y registrar el tiempo que dedica a esta actividad en la aplicación de calendario. Ahora es el momento de intentar realizar la misma tarea con la ayuda de un asistente de voz. Nuevamente, registre el tiempo que lleva esta actividad y compare las dos.

La diferencia puede no parecer demasiado drástica en una muestra pequeña. De todos modos, programar la reunión puede tardar solo uno o dos minutos sin un asistente de voz. Pero cuando estas pequeñas tareas se acumulan a lo largo del día o de la semana, queda claro que esta práctica puede ahorrar bastante tiempo y permitir que sus empleados se concentren en tareas más productivas.

Posibles problemas

Incluso si usas seguimiento del trabajo software para demostrar que los asistentes de voz pueden aumentar bastante la productividad de tu equipo, todavía hay ciertas advertencias que debes tener en cuenta antes de decidirte a incorporarte.

En primer lugar, si bien este tipo de software es bastante fiable para preguntas sencillas y comandos de voz, puede que no lo sea al 100% para algunas de las tareas más complejas, lo que obliga a comprobar los resultados. En segundo lugar, está la preocupación por la confidencialidad de sus datos, especialmente si decide utilizar habilidades personalizadas para los datos de su empresa. Si bien la mayor parte de esta información debe ser privada, es posible que tenga que modificar un par de configuraciones para que funcione, por lo que olvidarse de esto podría poner en peligro la seguridad de sus datos. Y, por último, aunque muchas personas se sienten perfectamente cómodas usando los asistentes de voz cuando están en casa o en el automóvil, es posible que se muestren un poco más limitadas a la hora de «hablar con una máquina» cuando están rodeadas de otras personas, lo que podría dificultar un poco la implementación de esta práctica de lo esperado.

Conclusión

Tras explorar en detalle el uso de los asistentes de voz en el lugar de trabajo, quedan claras dos cosas. En primer lugar, que ninguno de los problemas mencionados es irresoluble o lo suficientemente grave como para desperdiciar la oportunidad de mejorar la productividad mediante el uso de estas soluciones. Y en segundo lugar, esta tecnología se volverá más sofisticada y se utilizará con más frecuencia en el futuro. Esto también se aplica al entorno laboral: los asistentes de voz se encargarán de las tareas domésticas para que los trabajadores puedan dedicar mucho más tiempo a trabajar de forma productiva.