El correo electrónico es un canal de comunicación imperecedero, pero puede consumir mucho tiempo si no se gestiona adecuadamente.

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Los correos electrónicos existen desde hace décadas. De hecho, incluso cuando surgieron nuevas herramientas de comunicación, los correos electrónicos siguieron siendo irremplazables. Lo ames o lo odies, este tipo de comunicación imperecedero sigue siendo imprescindible en cualquier entorno empresarial.

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Organizarse y mantenerse al día con todo es muy aburrido. Esto es especialmente cierto si administras una oficina grande con docenas de empleados y los correos electrónicos vienen de todas partes.

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Dada la forma en que los correos electrónicos impulsan gran parte del trabajo moderno, las estrategias adecuadas de administración del correo electrónico pueden tener un impacto enorme en la productividad de su empresa. Si tu equipo dedica gran parte de su jornada laboral a revisar correos electrónicos, se quedará sin hacer otras tareas importantes y tendrá dificultades para realizar un trabajo más significativo.

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Al considerar un enfoque más innovador y emplear herramientas de seguimiento de la productividad y otros métodos, que analizaremos en este artículo, puedes mejorar tu juego de correo electrónico.

1. Configure las respuestas automatizadas fuera de la oficina

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Los lugares de trabajo modernos tienen un horario apretado y el tiempo parece ser siempre escaso. Como dice el refrán popular: el tiempo es dinero. Esto significa que el manejo hábil de su bandeja de entrada es una parte importante de una administración prudente del tiempo.

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No es raro que colegas, clientes y otras partes interesadas envíen correos electrónicos a diestra y siniestra hasta que obtienen una respuesta, lo que puede resultar irritante y desviar el rumbo. Así que, en lugar de intentar ponerte al día con las demandas de tus clientes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, crea un horario y solo responde a los correos electrónicos dentro de un plazo específico.

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Para evitar correos electrónicos consecutivos en los que se pida una respuesta, configure respuestas automáticas fuera de la oficina. Estos correos electrónicos notifican a tus clientes que no estás disponible en este momento y que solo compruebas tu bandeja de entrada en determinados momentos.

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Por supuesto, no tiene que hacerlo manualmente: utilice un software de automatización de correo electrónico. Solo necesita redactar una respuesta, establecer las horas y la herramienta hará el trabajo pesado por usted.

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Además de eso, busca las mejores aplicaciones de productividad para PC que rastrean el tiempo que dedicas a los correos electrónicos todos los días. La mayoría de los proveedores de software de productividad ofrecen esta opción como parte de su servicio. Esto le proporcionará una visión general precisa de cómo dedica su tiempo, lo que le permitirá asignarlo mejor y maximizar su productividad.

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2. Concédase una asignación de correo electrónico

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Este consejo está estrechamente relacionado con lo que comentamos anteriormente: trabajar solo con correos electrónicos dentro de un período de tiempo específico cada día. Quedarse atrapado en la respuesta a los correos electrónicos es fácil y, a menudo, pasa desapercibido. Eso es hasta que miras el reloj y te das cuenta de que ha pasado la mitad de la jornada laboral.

Puedes usar un rastreador de productividad por hora o simplemente vigilar el reloj cuando abras tu bandeja de entrada y hacer un seguimiento de cuánto dedicas a esta actividad. Elige una asignación de correo electrónico que te dé tiempo suficiente para abordar las comunicaciones esenciales por correo electrónico sin mermar el resto de tu jornada laboral. Un punto de partida sencillo es una vez por la mañana, otra vez a la hora de comer y otra vez al final del día.

Lo mismo ocurre con sus empleados. Recomiéndeles que no pierdan demasiado tiempo con los correos electrónicos y que reserven plazos específicos para centrarse en el correo electrónico para evitar distracciones constantes a lo largo del día. Usar un rastreador de productividad de los empleados les ayudará a llevar un registro del tiempo que han dedicado para poder pasar a otras tareas.

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3. Usa alias

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Los alias son quemador cuentas de correo electrónico que actúan como direcciones de reenvío. Por ejemplo, si tu correo electrónico es ceo@company.com, puedes crear un alias que oculte tu dirección de correo electrónico real, pero que redirija los correos electrónicos a ella.

Los alias de correo electrónico se pueden usar para correos electrónicos de suscripción voluntaria o suscripciones similares en los que exista el riesgo de ser incluido en una lista de correo o de que se vendan sus datos. Tus datos permanecerán ocultos y tu bandeja de entrada no se sobrecargará con un montón de correos electrónicos de marketing o spam.

Es importante señalar que los alias no significan administrar varias bandejas de entrada o cuentas de correo electrónico personales. Seguirás manteniendo una única bandeja de entrada y cualquier correo electrónico que se envíe a un alias vinculado acabará ahí. Los alias se pueden destruir en cualquier momento, lo que significa que los correos electrónicos que se les envíen dejarán de llegar a tu correo electrónico.

Si aún te preocupa perder más tiempo del que te gustaría con el correo electrónico, usa herramientas y aplicaciones que te ayuden a administrar el tiempo. Las mejores aplicaciones de productividad para PC te permitirán llevar un registro del tiempo que dedicas a tus correos electrónicos habituales y alias. Si notas que esta práctica te ahorra tiempo, mantén el hábito y disfruta de los beneficios.

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4. Optimice sus correos electrónicos

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Mantener tus correos electrónicos cortos y claros te ahorrará mucho tiempo. Escribir saludos inútiles y explicar las cosas en exceso es improductivo, desperdicia tu capacidad intelectual e impacta en las operaciones de tu empresa.

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Procura que tus correos electrónicos no tengan más de tres frases. Sea claro y conciso e intente explicar todas las inquietudes de una sola vez. Use un lenguaje simple y comprensible y haga preguntas directas y precisas. Una vez que adquieras este hábito, los correos electrónicos serán más eficientes tanto para ti como para tus destinatarios para recibirlos.

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5. Mejora tus líneas de asunto

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Solo tienes que echar un vistazo a tu bandeja de entrada para darte cuenta de que es probable que las bandejas de entrada de tus destinatarios ya estén repletas de correos electrónicos no leídos ni respondidos.

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Escribir mejores líneas de asunto es una excelente manera de garantizar que el destinatario lea tu correo electrónico. Por lo tanto, no olvides incluir temas relevantes y llamativos en todos tus correos electrónicos. Si utilizas líneas de asunto mediocres o genéricas, aumentas la probabilidad de que tu correo electrónico acabe en spam o quede sin respuesta.

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La línea de asunto debe incluir un resumen rápido de los puntos clave y una palabra clave reconocible en correlación con el tema del correo electrónico. De esa forma, el destinatario sabe de qué se trata y se siente atraído por leer el correo electrónico. Sin embargo, una línea de asunto excelente y distintiva también es adecuada para archivar correos electrónicos. Al usar palabras clave temáticas específicas, podrás encontrar el correo electrónico rápidamente si alguna vez necesitas volver a mirarlo.

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6. No te dejes morder por el error de Inbox Zero

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Inbox zero es un método de seguimiento de la productividad que tiene como objetivo mantener la bandeja de entrada vacía en todo momento. Si bien parece una idea encantadora, en realidad es muy idealista, requiere una disciplina increíble y puede llevar mucho tiempo. Los correos electrónicos van y vienen en varios momentos a lo largo del día. Si siguieras esta regla estrictamente, podrías terminar obsesionándote con el estado de tu bandeja de entrada hasta el punto de que se vuelva contraproducente.

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¿Recuerdas cómo hablamos sobre la importancia de reservar horas específicas para la administración del correo electrónico? El concepto de bandeja de entrada cero puede contradecirlo por completo y hacer que corras el riesgo de no tener tiempo suficiente para concentrarte en otras tareas.

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7. Aplica la regla de un toque

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El regla de un toque dice lo siguiente: Tienes que reaccionar de inmediato si abres un correo electrónico. Sin embargo, esta reacción no tiene por qué ser necesariamente una respuesta. Si el correo electrónico justifica una respuesta, responde. Si no es urgente ni importante, elimínalo o archívalo.

El propósito de esta regla es evitar que los correos electrónicos abiertos anteriormente estén en su bandeja de entrada. ¿Por qué? Porque si olvidas lo que contienen, es probable que los vuelvas a abrir y desperdicies aún más tiempo y energía. El uso de una herramienta de seguimiento de la productividad de los empleados te ayudará a dedicar algo de tiempo a gestionar los correos electrónicos que merecen tu atención, dejándote una bandeja de entrada limpia y ordenada.

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Mejora tu estrategia de correo electrónico hoy

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La mejora de la productividad del correo electrónico le permite centrarse únicamente en las tareas esenciales, lo que le ahorra incontables horas de abrir, responder y clasificar los correos electrónicos. Además, reconsiderar tu enfoque de la administración de la bandeja de entrada mejora tu flujo de trabajo y el de tus empleados, creando un entorno más agradable para todos.

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Como se mencionó anteriormente, para acortar este ciclo, puede emplear aplicaciones de productividad para PC que revelen cuánto tiempo dedican usted y su equipo al correo electrónico. Al implementar estas herramientas en tu rutina de trabajo, puedes ser productivo.

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Como nota final, con estas herramientas y Software perspicaz, tendrá una respuesta a la pregunta de cómo hacer un seguimiento de la productividad de los empleados en lo que respecta al correo electrónico. Por lo tanto, ¡úsalos lo antes posible para maximizar la productividad de tu equipo!