Casi nada es más comprensible que tener conciencia financiera y tratar de usar tus recursos de manera inteligente, especialmente si tienes una empresa. Una de las directrices para implementar estas medidas preventivas de austeridad es adquirir de forma gratuita un software de seguimiento del tiempo y registro de entradas y salidas de los empleados.

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La cuestión es que existen muchas herramientas diferentes para ayudarlo a optimizar su negocio y, naturalmente, desea tantas como sea posible, pero pagar por cada nuevo software que obtenga agotará sus finanzas con bastante rapidez. Entonces, ¿por qué no te haces con la mejor aplicación gratuita de reloj horario que puedas encontrar y acabas con esto? No puede hacer mucha diferencia, ¿verdad?

Para ser justos, muchos de ellos tienen la mayoría de las funciones básicas que deseas y funcionan tan bien como cabría esperar. Sin embargo, hay un par de aspectos muy importantes de este software y de la forma de implementarlo y usarlo que las versiones gratuitas del software de generación de informes de tiempo suelen ser limitadas, pero que son lo suficientemente importantes como para que cualquier empresa reconsidere su estrategia de ahorro y simplemente compre una de las opciones de pago en vez de eso.

Cómo dar cabida a un equipo en crecimiento

Una de las mayores desventajas de obtener una solución gratuita de seguimiento del tiempo de los equipos es el hecho de que no es para los equipos en absoluto. Como pronto descubrirás, el principio básico para obtener cualquier cosa gratis es que solo es gratis hasta cierto punto. En otras palabras, estas soluciones son muy limitadas en un par de aspectos y uno de ellos es la cantidad de usuarios a los que pueden admitir.

La gran mayoría del software gratuito con el que te encontrarás solo tiene capacidad para un usuario. Lo que esto significa es que son más un rastreador de tiempo personal que una solución empresarial. Aunque no cabe duda de que puedes intentar que cada empleado instale el sistema y lo utilice para controlar su tiempo, no tendrás acceso a sus datos y no podrás analizar su desempeño a nivel de equipo, por lo que no tiene sentido molestarse.

Otras soluciones ofrecen soporte a más usuarios, pero este número siempre es limitado y, en la mayoría de los casos, no supera los cinco. Incluso si te encuentras con un software que admite más de cinco cuentas gratuitas, debes tener en cuenta que, por suficiente que parezca a primera vista, ese número sigue siendo limitado.

Hay dos problemas principales con este límite de usuarios:

1. Si eres una empresa mediana o grande, un reloj en línea gratuito para los empleados no podrá adaptarse al número de trabajadores desde el principio.
2. Incluso si eres una startup pequeña y crees que siete cuentas son suficientes, no olvides que es muy probable que tu negocio crezca y que una solución gratuita no es precisamente escalable (o al menos no mientras siga siendo gratuita).

A diferencia del software gratuito de seguimiento del tiempo, las soluciones de pago tienden a ser mucho más flexibles en lo que respecta al número de empleados. Puede obtener tantas cuentas como desee y agregar nuevas no requerirá cambiar su plan de suscripción. Y además, definitivamente podrás usar seguimiento del personal para lograr que todo el equipo colabore.

Escalabilidad con proyectos

Otra cosa que debes tener en cuenta antes de pulsar el «botón de descarga gratuita del software de gestión del tiempo» es una limitación más que tienen muchas de estas versiones gratuitas: solo permiten el seguimiento de un pequeño número de proyectos.

Por lo general, este número oscila entre uno y tres. Este pequeño rango funcionará para tu equipo si solo tienes muy pocos clientes. Pero incluso algunos autónomos tienen más de tres clientes a la vez, y mucho menos empresas enteras. Además, incluso si ahora tiene dos clientes, aún debe tener en cuenta cualquier expansión futura de su negocio.

Obtener flexibilidad en los proyectos es esencial cuando trabajas con varios clientes diferentes y es probable que una aplicación gratuita de control del tiempo no sea suficiente para la mayoría de las empresas promedio en este sentido. Las versiones completas te permitirán realizar un seguimiento de un número ilimitado de proyectos diferentes y, de esta manera, obtendrás muchos más datos. Datos que puedes usar para optimizar los proyectos y la carga de trabajo futuros.

Flexibilidad de acceso

Otro problema de flexibilidad que tienen incluso algunos de los mejores programas gratuitos de seguimiento del tiempo es el acceso restringido a todos los datos e informes. En otras palabras, como administrador puedes acceder al panel de control y ver todas las estadísticas, pero si deseas compartir este acceso privilegiado, por ejemplo, con tus empleados, otros ejecutivos o incluso tus clientes, te encontrarás con un problema.

La mayoría de las versiones gratuitas solo admiten un punto de acceso y un administrador. Puede que esto no sea un problema tan grave como el número limitado de usuarios o proyectos, pero sigue siendo restrictivo de una manera muy importante, especialmente una vez que te das cuenta de lo útiles que pueden ser las diferentes opciones de acceso.

Por ejemplo, algunos sistemas de seguimiento de pago ofrecen varios inicios de sesión de administrador, lo que resulta útil si su empresa tiene niveles organizativos o cualquier tipo de jerarquía. También puedes acabar teniendo acceso a los empleados, lo que les permite conocer mejor su desempeño, promoviendo así la transparencia y fomentando la superación personal. Además, puede acceder a los clientes, lo que es excelente para la rendición de cuentas y la creación de una buena relación. Definitivamente, estas son cosas en las que vale la pena invertir un poco de dinero.

Soporte prioritario

El éxito de cualquier negocio, incluido el seguimiento del tiempo, depende de la buena atención al cliente, por lo que es probable que nunca te quedes solo con tu propia suerte en caso de que tengas problemas con lo que se suponía que era el mejor rastreador de tiempo libre. Sin embargo, la diferencia entre eso y cualquier software de pago radica en el alcance de este soporte.

Lo mejor para tu proveedor de seguimiento del tiempo es mantenerte como cliente que paga; eso es lo más natural del mundo empresarial. Por eso, por lo general, puedes recibir asistencia en vivo las 24 horas del día, que incluye correo electrónico, teléfono o chat. O todo lo anterior. Todos sus problemas se resolverán de inmediato, lo cual es crucial para mantener las operaciones regulares dentro de su propia empresa.

Por otro lado, la descarga gratuita del software Time Track suele implicar que, en el mejor de los casos, tendrás que hacer cola para recibir asistencia o, en el peor, tendrás que confiar casi por completo en el centro de ayuda y en los recursos de preguntas frecuentes. Y dependiendo de la seriedad con la que te tomes el seguimiento y la optimización del tiempo, es posible que esto no sea suficiente.

Funciones avanzadas

La mayoría del software normal tendrá algunas funciones avanzadas que pueden resultarle útiles por una razón u otra. Por lo tanto, podrás instalar el sistema en las computadoras de los trabajadores remotos, usar la función de captura de pantalla, implementar el seguimiento automático del tiempo, agregar datos en una variedad de niveles, personalizar el tablero y los informes, etc.

Sin embargo, es probable que tenga dificultades para encontrar un software gratuito de seguimiento del tiempo con captura de pantalla o implementar fácilmente el seguimiento remoto del tiempo de los empleados de forma gratuita. La mayoría de las soluciones gratuitas solo admiten las funciones más básicas: medir el tiempo que los empleados dedican a cada tarea. Algunas de ellas pueden tener hojas de asistencia o una calculadora de nóminas integradas, pero no necesariamente ambas. Eso es casi todo lo que obtendrás. Si quieres algunas de las funcionalidades más avanzadas, es probable que te decepcione descubrir que tendrás que actualizarlas.

Por supuesto, la necesidad de estos funciones adicionales dependerá de lo que planee lograr con su rastreador de tiempo, por lo que, según sus necesidades, un software de seguimiento del tiempo económico podría resultar lo suficientemente bueno para su negocio. Pero si quieres una solución integral que pueda ayudarte a alcanzar más de un objetivo empresarial, es probable que tenga un precio. Sin embargo, eso no quiere decir que la inversión no vaya a rentabilizarse mucho con el tiempo.

Conclusión

Si estás absolutamente seguro de que tu empresa nunca va a tener más de tres empleados y el mismo número de proyectos, y no necesitas soporte prioritario, ninguna de las funciones adicionales u opciones de acceso y nunca lo necesitarás, entonces la mejor aplicación gratuita de seguimiento del tiempo podría ser suficiente. Pero si necesitas un poco más de flexibilidad y funcionalidad, una de las soluciones de pago es la única opción.

Sin embargo, una cosa para la que puede utilizar las versiones gratuitas del software de seguimiento del tiempo de los proyectos es como punto de partida: para ver si la idea de realizar un seguimiento del tiempo y el rendimiento se ajusta a la cultura y la forma de trabajar de su empresa. Después de eso, haz lo que sea mejor para tu negocio.

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