Uso de cualquier tipo de software de trabajo remoto ya que la supervisión de los empleados es conocida por su potencial para crear un entorno de trabajo estresante. Pero esto no tiene por qué ser así. Todo depende de cómo implementes las aplicaciones de seguimiento de los empleados y de reloj de trabajo, así como de cómo las utilices.

En este artículo te mostraremos cómo software de monitoreo para empleados y varias herramientas digitales que pueden reducir parte del estrés al que están sometidos los empleados debido al aumento de las cargas de trabajo y los plazos ajustados.

Maneras en las que el seguimiento del tiempo promueve la positividad

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Antes de empezar, hay una cosa importante que debe hacer para que todos los consejos siguientes surtan efecto: informar y educar a sus empleados. Decirles a tus trabajadores que se controlarán de cerca sus horas de trabajo puede parecer un poco contradictorio en el contexto de la reducción del estrés, pero eso es lo que pretende solucionar la parte del consejo de «educar».

A medida que siga leyendo, se dará cuenta rápidamente de que todo lo que hace debe hacerlo para mejorar el rendimiento de sus empleados y optimizar las tareas y los procesos empresariales. Este es exactamente el mensaje que querrás transmitir a tus empleados.

Si logras que entiendan cómo software de trabajo remoto los beneficiará a ellos y a toda la empresa, así como a qué es exactamente lo que rastrearás y por qué, estarás en camino de reducir sus niveles de ansiedad con las herramientas menos probables.

Expectativas realistas

Uso de un monitoreo aplicación para realizar un seguimiento de las horas de trabajo le brinda una oportunidad increíble para obtener una visión general muy precisa de cuánto tiempo tardan en completarse ciertas tareas. Por supuesto, no es posible que estés familiarizado con los entresijos de cada puesto de trabajo y de cada una de las tareas que abarca, por lo que sin una aplicación de cronometraje que te diga los detalles, lo mejor que puedes hacer es hacer suposiciones y estimaciones muy amplias.

Pero el problema es que no hay nada más estresante que esperar que un gerente espere que una determinada tarea se realice en la mitad del tiempo que suele dedicar un empleado. El uso de un software de supervisión para los empleados elimina este problema al indicarle cuánto tiempo normalmente se necesita para realizar las tareas.

Tener expectativas realistas contribuye en gran medida a establecer una atmósfera más relajada y libre de estrés, porque nunca pedirás lo imposible.

Planificación y plazos

Como resultado natural de tus expectativas realistas recién formadas, puedes facilitar aún más la vida de tus empleados si utilizas este conocimiento sobre el registro de horas para planificar su carga de trabajo, gestionar el tiempo dedicado a los proyectos y establecer plazos de acuerdo con lo que realmente son capaces de hacer, en lugar de tener una idea preconcebida del mejor escenario posible (léase: inalcanzable).

Al recopilar constantemente datos de seguimiento del tiempo y analizarlos cuidadosamente tanto a nivel individual como de equipo, puede hacerse una idea del desempeño de los empleados y cuánto tiempo les podría llevar terminar ciertos proyectos.

En función de esto, puedes determinar si un equipo tiene un horario disponible para nuevos proyectos, cómo organizar las tareas y delegar, así como qué plazo es razonable cumplir. Organizar sus proyectos de acuerdo con su desempeño anterior les permite a los empleados saber que es posible y que no hay necesidad de preocuparse por si van a gestionarlo o no.

Sin microgestión

Definitivamente, uno de los mayores factores de estrés en el lugar de trabajo es que un jefe te respire en el cuello y te diga cuándo hacer esto y cómo hacerlo. Sin mencionar que este tipo de microgestión también es estresante para ti, porque estás constantemente intentando averiguar cómo va el proyecto, qué es lo que hay que hacer a continuación, si va a haber suficiente tiempo, etc.

Sin embargo, el uso de una aplicación de seguimiento de horas le permite planificar todas las tareas y realizar un seguimiento del progreso sin molestar a los empleados con preguntas. Además, solo puede darse el lujo de actuar si lo considera necesario, lo que elimina en gran medida la microgestión y crea una atmósfera de independencia.

Horas extras registradas

Otro punto problemático es el seguimiento de las horas extras, ya que si los empleados sienten que es posible que no se les reembolse el trabajo adicional, cada caso en el que tengan que trabajar horas extras puede resultar estresante. Sin embargo, el software de monitoreo para empleados sí récord de horas extras de forma precisa y automática. Saber esto puede aliviar gran parte de la incertidumbre y la ansiedad sobre si el trabajo adicional de los empleados será reconocido y remunerado.

5 herramientas digitales para reducir el estrés

Además del seguimiento del tiempo, ¿en qué otras herramientas digitales puede confiar para reducir el estrés en el lugar de trabajo?

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1. Gestión de proyectos

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Si bien puede parecer exagerado afirmar que las herramientas de gestión de proyectos tienen un impacto positivo en los empleados y ayudan a reducir el estrés, hay muchos indicios de que sí lo hacen.

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Por ejemplo, supongamos que tienes mucho que hacer y que tu vida laboral y personal no ha podido conciliar tu vida laboral y personal desde hace varias semanas. No sabes cómo priorizar tu carga de trabajo, a quién hacer preguntas sobre un proyecto específico y cómo tus acciones impactan de manera significativa en el equipo.

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Una solución de gestión de proyectos puede resolver estos tres problemas que generan estrés.

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Al proporcionar una visión general clara de la cartera de proyectos de tu equipo, cada miembro del equipo sabe exactamente en qué trabajar en función de las fechas de entrega, con quién debe contactar si tiene preguntas y cómo su productividad afecta al equipo en general.

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2. Comunicación y colaboración

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Las herramientas de comunicación y colaboración funcionan de manera similar para eliminar el estrés y promover una mayor productividad.

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Cuando sientes que estás desconectado de tu equipo y no puedes conectarte, se crea una brecha entre los miembros del equipo y puede provocar una sensación de aislamiento. Sentirte como si estuvieras en un silo de trabajo puede resultar desmoralizante, lo que puede hacer que la productividad y el bienestar se vean perjudicados.

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Las herramientas adecuadas, como Slack o Microsoft Teams, permiten a los equipos no solo reunirse y discutir soluciones para avanzar en los proyectos, sino también participar en una conversación amistosa y ayudar a todos a sentirse conectados de alguna manera.

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3. Conferencias web

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Con el auge del trabajo remoto en los últimos años, las empresas han tenido que adaptarse para adaptarse a las nuevas formas de trabajo.

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Una de las mejores maneras de respaldar los modelos de trabajo flexibles es introducir un software de conferencias web que permita a los equipos mantenerse conectados desde lejos. Con herramientas omnipresentes como Zoom, los miembros del equipo pueden trabajar cómodamente desde casa sin perder información importante.

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Como resultado, puede facilitar la colaboración remota y ayudar a los miembros del equipo a sentirse menos estresados por su trabajo. También puede promover actividades de creación de equipos, como concursos y noches de trivia, que pueden compensar la falta de vínculos en persona.

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4. Cancelación de ruido

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Una de las causas más importantes de estrés en el lugar de trabajo puede ser el nivel de ruido.

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Si la oficina siempre suena como una obra en construcción, puede impedir un progreso significativo y provocar ansiedad a medida que los miembros del equipo luchan por terminar su trabajo. Incluso cuando se trabaja de forma remota, el ruido puede ser un problema que interrumpe la productividad.

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Las aplicaciones como Noisli ayudan a bloquear eficazmente las distracciones y a aumentar los niveles de concentración incluso en los entornos más ruidosos.

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5. Automatización de los flujos

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A veces, quedar atrapado en las pequeñas cosas puede ser tan frustrante como no cumplir con los grandes compromisos.

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Por ejemplo, has terminado un informe y quieres empezar a trabajar de inmediato en la siguiente tarea de alta prioridad, pero primero tienes que enviar un correo electrónico, avisar a tu colega y pasar por el proceso de envío del informe.

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¿Y si hubiera una forma más fácil?

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Las herramientas de automatización de tareas, como Zapier, pueden gestionar tareas triviales, como las notificaciones por correo electrónico y la entrada de datos, lo que te permite concentrarte en las tareas más importantes.

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Reduzca el estrés con el seguimiento del tiempo

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Reducir el estrés en el lugar de trabajo puede ser un punto de quiebre para crear una atmósfera productiva y lograr más resultados y con mayor calidad. Y aunque no lo creas, se puede hacer usando un software de monitoreo para los empleados, ¡si sabes cómo usarlo correctamente!

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