Algunas de las principales razones por las que las empresas están implementando oficinas y seguimiento remoto del tiempo de los empleados los programas son:

• Mejor organización y gestión de la carga de trabajo;
• Mejora de la gestión de proyectos;
• Aumento de la productividad;
• Mantenerse al tanto del trabajo de los empleados;
• Pagos y facturación más precisos.

En un nivel más básico, estas herramientas le brindan detalles sobre cuánto tiempo lleva cada proyecto o tarea, cuáles son las aplicaciones y sitios web más utilizados en los diferentes equipos, etc. Sin embargo, las empresas pueden ir un paso más allá y analizar cuidadosamente estos datos para mejorar diferentes aspectos de sus organizaciones.

Desafortunadamente, aplicaciones como estas tienen mala reputación y, a pesar del aumento de su popularidad, los empleados siguen sintiendo que su privacidad está invadida o que una herramienta como esta aumentará la microgestión. Por lo tanto, la pregunta que la mayoría de los empleadores se hacen es: «¿Cómo puedo implementar un software de seguimiento del tiempo ¿sin alejar a mis empleados y bajarles la moral?»

Si los empleados no están de tu lado una vez que decidas hacerlo realizar un seguimiento del tiempo de trabajo podría correr el riesgo de tener una fuerza laboral con un pie en la puerta. Afortunadamente, hay varias maneras de conseguir la aceptación de los empleados y mantener un registro fluido del tiempo de trabajo.

Comunique el valor

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Independientemente de los cambios que necesite o quiera realizar en su empresa, debe saber cómo presentar el valor a sus empleados si quiere que participen. La mejor manera de hacerlo es ponerte en sus zapatos y preguntarles «¿qué beneficio tengo para mí?»

Explique todas las formas en que el software de seguimiento del tiempo ayudará a sus empleados. Ya sea para que no tengan que preocuparse por los pagos mal calculados, por tener demasiados proyectos entre manos, por disponer de los datos que les ayudarán a conseguir un ascenso en función de sus resultados y mejoras, etc. Cuando vean que un sistema de seguimiento del tiempo les ayudará a cumplir sus propios objetivos o desafíos, se interesarán más por el software. Verán cómo contribuye a los beneficios de la empresa, pero también cómo pueden usarlo en su propio beneficio.

Dado que una de las preocupaciones de los empleados en lo que respecta al seguimiento de las prácticas es la microgestión, lo que explica cómo el software hará algo completamente opuesto. Sí, podrás ver lo que están haciendo todos en cualquier momento del día, pero eso significa que no tendrás que interrumpirlos preguntándoles qué tan lejos han avanzado.

Además, si está pensando en dar a sus empleados más flexibilidad, un rastreador de tiempo le ayudará. El software te mostrará exactamente cuánto tiempo durará cada tipo de proyecto, así como cuándo tus empleados suelen ser más (des) productivos, para que puedas organizar las horas de trabajo en función de los datos.

‍ Centrarse en la mejora

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Si bien explicar los beneficios del seguimiento seguramente hará que tus empleados se sientan cómodos y consigas que acepten la implementación, eso no significa que estén satisfechos con el software una vez que comiences a usarlo.

Usa el software exactamente como lo planeaste y diles a tus empleados que lo usarás. Si les has dicho que su carga de trabajo estará más optimizada, revisa la carga de trabajo actual de todos antes de asignarles otro proyecto. Usa los datos que recopilas para averiguar cuáles de los miembros de tu equipo sobresalen en una tarea específica y asegúrate de que la aprovechan al máximo. Combina los datos cuantitativos con la información que tus empleados comparten contigo sobre las cosas que les gusta hacer en el trabajo.

Cuando veas que un empleado es menos productivo de lo habitual, no lo castigues. Hablar con ellos, averiguar qué está pasando o si tienen problemas con el proyecto actual es algo que afecta a su enfoque. Trabajen juntos para encontrar una solución y ayudarlos a retomar el rumbo.

Usa las reseñas de tus empleados para establecer nuevos objetivos y metas para el siguiente período en función de los datos que ya tienes. De esta manera, les darás una oportunidad realista de alcanzar los objetivos, que están diseñados específicamente para ellos y para su forma de trabajar.

Reflexiones finales

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Se trata de la forma en que presentas el software y de la forma en que lo utilizas. Muy pocos empleados se oponen específicamente al seguimiento del tiempo, y la mayoría de ellos realmente se preocupan por la forma en que utilizarás los datos que recopilas. Por lo tanto, si has intentado implementar un sistema de registro del tiempo, pero tus empleados se han opuesto a ti, tal vez sea el momento de revisar la relación que tienes con tu equipo.

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Este artículo fue escrito originalmente el 3 de mayo de 2016 por Marija Grgur. Fue actualizado el 21 de mayo por Bojana Djordjevic.