La industria del seguimiento del tiempo está creciendo a un ritmo asombroso. Con una demanda cada vez mayor de una solución funcional y completa, los rastreadores del tiempo se están convirtiendo en herramientas de optimización empresarial bastante sofisticadas. Esto significa que ahora puede encontrar tantas funciones en casi cualquier solución que es muy poco probable que alguna vez las utilice todas y cada una de ellas. Pero, por ahora, volvamos a lo básico.

Una de las formas más fundamentales de rastrear el tiempo es software de seguimiento del tiempo de inactividad del sistema. Lo que hace esta funcionalidad es detectar cuándo cada empleado usa su computadora y cuándo está «inactivo». Estar inactivo no significa necesariamente que su ordenador esté apagado, que es lo mejor de todo. El tiempo de inactividad de los empleados se registra cuando no utilizan sus ordenadores durante más de, por ejemplo, 20 minutos, cuando no escriben, hacen clic o incluso se desplazan hacia abajo en una página. Lo opuesto al tiempo de inactividad es el tiempo de actividad.

Desde aplicaciones de gestión del tiempo se utilizan para detectar y medir el tiempo que los empleados dedican a diversas actividades y tareas digitales realizadas en sus ordenadores, y pueden proporcionarle información muy detallada sobre el tiempo activo de los empleados. Sin embargo, el software de seguimiento del tiempo de inactividad del sistema no puede decirte nada sobre cómo se utiliza el tiempo de inactividad, excepto cuánto dura y cuándo ocurre.

Entonces, ¿por qué deberías molestarte en mirar esta métrica?

Resulta que solo esta información aparentemente pequeña, especialmente en combinación con la posibilidad de añadir manualmente el tiempo sin conexión, de la que hablaremos más adelante, puede ser muy valiosa para la evaluación del rendimiento y la organización del flujo de trabajo. Veamos los cuatro ejemplos más obvios.

1. ¿Cómo acostumbrarse a los descansos?

La flexibilidad horaria se está convirtiendo en un estándar en las políticas laborales de las empresas. Si bien esto es sin duda excelente para la satisfacción de los empleados y el equilibrio entre la vida laboral y personal, no es tan práctico cuando quieres saber cuándo tus empleados vienen a trabajar o se toman descansos.

El software de seguimiento del tiempo de inactividad del sistema soluciona este problema al describir todas las brechas en el uso activo de la computadora. Si el trabajo de los empleados está estrictamente vinculado a sus ordenadores, el hecho de estar inactivos probablemente indique que han decidido tomarse un descanso del trabajo. Esta métrica se puede agregar a nivel de equipo, lo que te mostrará el período promedio en el que todos los empleados de un equipo no están disponibles.

Esta información puede resultar muy útil para programar reuniones. Si sabes cuándo están todos los miembros del equipo, puedes organizar una reunión a la hora que sea más conveniente para todos, en lugar de distraer a algunas personas de su merecido café. Lo mismo ocurre con la asignación de tareas: puedes estar seguro de cuándo un empleado está trabajando y así estimar mejor si está disponible para aceptar una tarea.

2. Tener una visión general de las actividades fuera de línea

Hemos mencionado el tiempo sin conexión manual y ahora es el momento de explicar qué es. Básicamente, es la función que te permite añadir manualmente actividades sin conexión a los períodos registrados por el software de seguimiento del tiempo de inactividad de tu sistema. De esta forma, en lugar de ver el tiempo de inactividad como un espacio en blanco que podría ser cualquier cosa, puedes obtener información sobre si los empleados pasaron este tiempo tomando una taza de café, en una reunión o hablando con un cliente.

Aunque esta información se agrega manualmente, ya sea por los propios empleados o por usted como gerente, y por lo tanto no es 100% infalible, aún puede brindarle una visión general bastante buena de cómo se dedica este tiempo. Esta es una buena manera de superar algunos de los conceptos erróneos comunes acerca de los datos de seguimiento del tiempo, es decir, que todo tiempo inactivo implica una pérdida de tiempo, pero también te ayudará de otras maneras, como veremos en la siguiente sección.

3. Estimación de la productividad

Como se indicó anteriormente, el software de seguimiento del tiempo de inactividad del sistema puede ser una excelente fuente de datos sobre cómo se utiliza el tiempo fuera de línea, lo que puede actuar como una forma adicional de obtener una imagen más completa de la productividad de sus empleados en el lugar de trabajo. Como también hemos mencionado anteriormente, una aplicación de seguimiento del tiempo puede medir muy fácilmente la productividad de cada empleado durante el tiempo que pasa usando activamente sus ordenadores. Esto se hace automáticamente y obtienes informes listos para usar. Sin embargo, el tiempo sin conexión agregado manualmente puede proporcionar una indicación de si la otra parte del día la dedicaron de manera productiva o no.

De esta manera, obtendrá una imagen más amplia y completa de la productividad de los empleados, que le indicará exactamente cómo se utiliza el tiempo de la empresa. También te permitirá comparar el desempeño de los empleados durante el tiempo activo e inactivo para ver cuáles son las distracciones más graves y por dónde empezar si necesitas mejorar la productividad.

4. Desalentando a los holgazanes

Una última ventaja del seguimiento del tiempo de inactividad que vamos a analizar aquí es el hecho de que puede actuar como un disuasorio para perder el tiempo en el trabajo. De inmediato, puede que no sea del todo obvio cómo va a suceder esto, pero el principio básico es simple y es más o menos así: sus empleados saben que se está controlando su tiempo de inactividad (siempre que, por supuesto, les informe sobre el seguimiento del tiempo, lo cual es muy recomendable), por lo que será menos probable que pierdan el tiempo, al menos por miedo a que los descubran.

Como resultado de esta percepción del software de seguimiento del tiempo de inactividad del sistema, sus trabajadores estarán mucho más motivados para dedicar más tiempo a trabajar activamente. Por supuesto, esta táctica por sí sola no es suficiente para que esta situación sea sostenible, por lo que tendrás que emplear otras estrategias para mantener alta la productividad. Pero, sin duda, es un buen comienzo.

Conclusión

Hemos visto a lo largo de este texto que el seguimiento del tiempo de inactividad puede ser casi tan útil como el seguimiento del tiempo que los empleados dedican activamente a utilizar sus ordenadores. Ya sea que lo hagas para obtener más información sobre la productividad en el lugar de trabajo, para saber cuándo tus empleados toman descansos para poder organizar mejor su flujo de trabajo o simplemente para tener una visión más completa de cómo se utiliza el tiempo de oficina, el uso de esta función hará que tu dirección esté un poco más informada y tus equipos sean un poco más productivos y responsables.

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