Hay muchas razones por las que software de seguimiento del trabajo como Insightful se está volviendo más popular en estos días. Por un lado, es increíblemente fácil de usar: basta con instalar el sistema en todos los ordenadores que quieras rastrear y todo lo demás es prácticamente automático. El software de monitorización de empleados recopila datos sobre el uso de aplicaciones y sitios web, mide los niveles de actividad y la productividad, te permite tomar capturas de pantalla de las pantallas de los ordenadores de los empleados, hacer un seguimiento de su asistencia y horas extras, etc.

La posibilidad de obtener estos datos y conocimientos le brinda la oportunidad de realizar bastantes optimizaciones en sus procesos empresariales. Por ejemplo, puedes organizar el flujo de trabajo de tu equipo en función de sus niveles de productividad. O, además, proteja sus datos con capturas de pantalla. O garantizar una nómina justa. Hay muchos más ejemplos de cómo el software de seguimiento del trabajo puede ser útil para su empresa, y todo depende no solo de cómo utilice el software, sino también del que elija.

Sin embargo, cuando elegir la solución adecuada, muchos gerentes y propietarios de negocios se detienen en esto: eligen su software en función de las funciones que tiene y cuánto cuesta. Los que se centran un poco más en los detalles también tienen en cuenta la calidad de la atención al cliente o la facilidad de implementación y uso del sistema, pero normalmente aquí es donde termina el proceso de toma de decisiones.

El problema es que una imagen incompleta como esta puede llevar a algunos problemas bastante básicos. Crees que has instalado el mejor y más funcional software de seguimiento del trabajo, pero descubres que no es estable, que se retrasa, que los agentes se desconectan sin motivo, que algunas de las funciones no funcionan como esperabas o que el sistema acaba almacenando los datos privados de los empleados porque no puedes o no sabes cómo filtrarlos.

Todo esto puede ser un problema enorme: los errores y bloqueos frecuentes del software pueden provocar que algunos de los datos valiosos no se recopilen o se pierdan, y el almacenamiento de información privada puede presentar problemas legales. Es por eso que debe tener en cuenta dos factores más al elegir su sistema de monitoreo de empleados: la estabilidad y la confiabilidad.

¿Cómo garantiza la estabilidad la arquitectura del software de supervisión de los empleados?

La estabilidad del software de monitoreo es una consideración extremadamente importante que determina la integridad de los datos de desempeño de sus empleados y, por lo tanto, la calidad de las estadísticas que obtiene. Sin embargo, con mucha frecuencia se pasa por alto este criterio.

La estabilidad del sistema depende en gran medida de la arquitectura del software. Si tu software de seguimiento del trabajo se ha creado con la última tecnología y se actualiza con regularidad, es menos probable que contenga errores. Del mismo modo, contar con los certificados de seguridad adecuados garantiza que los datos de monitoreo que se recopilan estén protegidos, por lo que esa es otra cosa que debes tener en cuenta.

Tomemos la arquitectura de Insightful, por ejemplo. Consta de tres partes principales: agentes, servidores y panel de control. Los agentes son instancias de su software de monitoreo que se instalan en las computadoras de sus empleados y su trabajo consiste en rastrear la actividad, recopilar los datos relevantes y enviarlos a los servidores. Aquí, los datos se reciben y procesan utilizando la última tecnología, como el aprendizaje automático y el análisis avanzado. Y, por último, los informes compilados a partir de estos algoritmos se envían al panel de control del administrador y se representan visualmente en él.

Un sistema como este es simple, pero una arquitectura y un flujo de datos tan sencillos es lo que hace seguimiento del trabajo software estable.

¿Qué pasa con la confiabilidad de su software de seguimiento del tiempo?

Otra consideración crucial es qué tan confiable es su software de monitoreo. Esto significa principalmente que debe hacer lo que usted quiere que haga. Y probablemente no quieras que recopile ningún dato privado, como los detalles de inicio de sesión en las redes sociales o los números de tarjetas de crédito. Hay varias maneras en las que los diferentes sistemas tienen como objetivo proteger la privacidad de los empleados.

Una forma de hacerlo es usar capturas de pantalla borrosas en lugar de capturas normales. De esta forma, puedes ver en qué plataforma están tus empleados y qué están haciendo, pero no puedes leer los detalles personales detallados. Por ejemplo, si tu función de uso de aplicaciones y sitios web detecta el uso de Facebook, puedes asegurarte de que tu sistema solo tome capturas de pantalla borrosas durante ese tiempo para saber si están cargando algún documento que pueda ser confidencial sin capturar al mismo tiempo sus conversaciones privadas con sus amigos.

Otro concepto importante en la protección de la privacidad es la personalización. Aunque parezca que no tiene nada que ver con la privacidad, algunos de los aspectos de la personalización pueden cumplir muy bien este propósito. Por ejemplo, si puedes establecer horarios de trabajo personalizados, puedes asegurarte de que no se rastreará a tus empleados fuera de ese horario. Del mismo modo, puedes agregar datos e informes a nivel de equipo y, de este modo, asegurarte de obtener toda la información necesaria mientras los datos individuales están protegidos de la vista.

Y, por último, una forma más de garantizar que su software de seguimiento de empleados sea confiable en términos de protección de sus datos, especialmente los datos privados de los empleados, es almacenarlos en sus propios servidores en lugar de almacenarlos en la nube. Las soluciones locales le brindan un control absoluto sobre todos los datos, incluida su seguridad.

Conclusión

Elegir el software de seguimiento del trabajo adecuado es una gran decisión empresarial. Además de esto, es una solución muy versátil, lo que hace que te resulte más difícil tener en cuenta todos los factores de los que depende tu decisión. Las características y el precio son los factores más problemáticos en este proceso, pero también es importante no olvidar algunas de las cosas más «abstractas» y ocultas que son igualmente importantes para que tu software de monitorización sea útil para tu empresa.

Dos de estos factores que a menudo se pasan por alto son la estabilidad del software, que evita retrasos y garantiza la calidad constante de los conjuntos de datos, y la confiabilidad, que indica que todas las funciones funcionarán de la manera prevista sin el peligro de recopilar o almacenar la información personal de los empleados. Prestar también atención a estos criterios hará que su elección esté más fundamentada y, a largo plazo, podrá disfrutar de un software fluido y funcional.