¿Cómo se asegura de que sus empleados estén trabajando realmente cuando se supone que deben hacerlo? ¿Su empresa ha implementado un software de monitoreo o confía en la honestidad e integridad de sus empleados?

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Especialmente si diriges un equipo distribuido, es difícil llevar siempre un registro de la rutina de trabajo y la productividad del personal.

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La mejor solución es utilizar productos especializados software para monitorear a los trabajadores remotos - como Insightful, y asegúrese de obtener siempre datos precisos e información sobre el comportamiento de sus empleados durante las horas de trabajo.

El trabajo remoto ciertamente ha hecho que los empleados sean más independientes de sus superiores, si nada más, porque simplemente no están en la misma ubicación física. Eso significa que nunca estás seguro de si el personal está viendo vídeos divertidos o si realmente está trabajando.

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Si bien nadie espera que las personas trabajen ocho horas seguidas, es importante asegurarse de que están trabajando en tareas que realmente tienen una alta prioridad y no solo responder a unos pocos correos electrónicos y salir a tomar un helado y a patinar durante el resto del día.

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Por otro lado, independientemente de si tienes acceso al software de los empleadores para supervisar al personal, no puedes estar vigilando por encima de sus hombros constantemente, ni tampoco es una forma de gestionar a los empleados si quieres que sean productivos.

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Entonces, ¿qué deben hacer los gerentes para garantizar días de trabajo productivos para sus empleados?

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Estas son algunas cosas que puede implementar.

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Cree tareas con los resultados finales y los plazos esperados

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Ya sea el gerente o el empleado quien realmente crea las tareas en el software de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo que elija, todas y cada una de ellas deben ser pensadas de antemano.

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Esto significa que cada tarea debe tener un resultado esperado bien definido y una fecha de entrega realista.

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Esto dará a todos los miembros del equipo una idea clara de lo que hay que hacer y en qué plazo, para que puedan coordinarse en consecuencia. No se puede permitir que un empleado genere embotellamientos en los que todos los demás estén esperando a que termine para poder empezar con su parte.

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Incluso si ese no fuera el caso y nadie dependiera de la resolución de una tarea en particular, el incumplimiento de los plazos puede indicar un problema mucho más profundo que debe resolverse para aumentar la productividad del equipo. Software de monitoreo de equipos puede resultar particularmente útil en este sentido.

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Por ejemplo, si tu desarrollador simplemente no puede terminar una tarea a tiempo desde que se cambió a una nueva plataforma de codificación, tal vez no sea la herramienta adecuada para él. Puede que tenga errores o que no tengan los conocimientos o la práctica suficientes para trabajar en ella de forma eficaz. Eso significaría que tendrías que investigar cuál es y cambiarte a otra plataforma u organizar una formación relacionada con la nueva plataforma.

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Además, todos los miembros del equipo deben tener muy claro qué resultado completa una tarea. Ponerle una fecha en el software de seguimiento del tiempo y resolver una tarea dentro de ese marco no es suficiente si la función no funciona o el pastel no tiene la guinda del pastel.

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En cualquier caso, establezca parámetros medibles para todas las tareas que le permitirán monitorear con éxito el progreso.

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Supervise la actividad del equipo con regularidad

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A algunos gerentes realmente no les importa cuánto tiempo necesita un empleado para completar una tarea y, en consecuencia, cuántas horas están realmente trabajando.

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Sin embargo, esos jefes son raros, ya que son genios que pueden cerrar 15 000 tareas al día y aun así cumplir solo cuatro horas.

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Con las distracciones que nos llegan por todos lados (ordenadores, teléfonos inteligentes, colegas, ese vecino que pone música a todo volumen), es imperativo que sepas lo que hace el personal y qué tan productivo es mientras trabaja.

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Por lo tanto, tener un aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados como Insightful, vigilar las cosas facilita la vida de todos.

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Para desarrollar una buena dinámica de equipo, es crucial asegurarse de que cada miembro del equipo pueda gestionar la carga de trabajo asignada en un período de tiempo razonable.

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Una herramienta como Insightful te proporcionará información procesable que te permitirá cambiar las tareas de un miembro del equipo a otro o modificar los procesos en caso de que resulten ineficaces por alguna razón.

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Rastrea el uso de Internet de los

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Otra buena forma de monitorear el comportamiento de los empleados es vigilar los sitios web en los que pasan sus horas de trabajo.

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La captura de pantalla es el nuevo jefe sobre tus hombros.

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Pero puede que no sea suficiente por sí solo.

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Para asegurarse realmente de que el personal sea responsable en el ciberespacio, puede implementar Insightful, un innovador software de monitoreo del uso de Internet por parte de los empleados.

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No solo hace un seguimiento de las horas de entrada y salida de los empleados, así como de la actividad de navegación y teclado, sino que también realiza capturas de pantalla aleatorias mientras trabajan y envía alertas sobre comportamientos no deseados (períodos prolongados de inactividad o uso improductivo de sitios web y aplicaciones (por ejemplo, al visitar redes sociales o sitios inapropiados).

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Insightful también permite una gran cantidad de personalización en términos de etiquetar sitios web y comportamientos productivos, improductivos y neutrales. Puedes etiquetar sitios web y aplicaciones en el software de monitorización de sitios web de Insightful si sabes que son decididamente productivos o improductivos en términos del trabajo que realiza tu equipo.

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Por ejemplo, tus desarrolladores no tienen por qué navegar por las redes sociales durante las horas de trabajo, pero para el equipo de marketing eso es inevitable para las tareas en las que están trabajando. Por lo tanto, puedes hacer ajustes en la forma en que ves los niveles de productividad de tus empleados en ese sentido.

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Y es una de las cosas que lo convierten en uno de los mejores software para monitorear la actividad de la computadora.

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Mantente al tanto de los equipos remotos

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¿La epidemia ha obligado a toda su empresa a trabajar de forma totalmente remota? ¿Tiene problemas para asegurarse de que todo siga igual para su equipo? Entendemos tu problema y tenemos una solución para él.

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Si sus empleados trabajan de forma remota, están fuera de su vista. Esto significa que es posible que no siempre sepas en qué están trabajando y cómo están progresando.

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Puede solucionarlo implementando un software de monitoreo de escritorio remoto, pero para obtener resultados óptimos, toda la cultura de la empresa también debe inclinarse en esa dirección.

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Sí, el trabajo remoto implica un poco más de libertad para el personal, pero eso no significa que todos podamos aparecer en las videollamadas en pijama y hacer ping a nuestros compañeros de trabajo a las 3 de la mañana.

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Hay ciertas reglas de contratación que debe implementar para que el ambiente de trabajo sea lo más parecido posible a cuando todos los empleados trabajaban en el mismo espacio de oficina.

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• Establezca las horas de trabajo básicas - todos los miembros del equipo remoto deben trabajar al menos una parte del día en el mismo intervalo (por ejemplo, de 10:00 a 14:00)
• Utilice una buena herramienta de gestión de proyectos con seguimiento del tiempo - tener una visión general clara de todas las tareas y deberes para que nada pase desapercibido
• Usa solo una plataforma de comunicación - todos los equipos deben usar la misma herramienta de comunicación para que todos estén informados sobre los temas relevantes para su trabajo
• Organice reuniones por videollamada - simule el ambiente de la reunión desde la oficina con reuniones sincronizadas semanales, etc.

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Estos son solo algunos ejemplos de cómo puede acelerar ciertos procesos y aumentar la productividad a nivel empresarial minimizando las demoras y manteniendo un entorno profesional similar al de una oficina con un poco de ayuda del software de monitoreo.

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Introducir informes

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Todos los equipos remotos gestionados con éxito tienen reuniones semanales en las que discuten las tareas realizadas la semana anterior y planifican la que acaba de empezar.

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Es una forma sencilla pero eficaz de hacer que todos rindan cuentas y estén informados sobre el progreso de las tareas del equipo, así como de obtener comentarios directos sobre una tarea, los resultados o las decisiones futuras, como qué software de monitorización de sitios web elegir.

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Es viejo pero bueno ese.

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Pero si quieres asegurarte de que el personal va por buen camino entre ambas, puedes introducir informes diarios, por ejemplo. Una variante de las reuniones semanales consistiría en que cada empleado escribiera su propio resumen de las tareas (hechas y pendientes), y se ha demostrado que es eficaz, si no que lleva un poco de tiempo innecesariamente.

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Para superar ese obstáculo en particular y comprender mejor los niveles de productividad de tu equipo, puedes simplemente implementar un software de informes de empleados que te permita ver en qué proyectos y tareas han estado trabajando y cuánto tiempo les ha dedicado.

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Insightful ofrece una solución de este tipo y, lo que es más, le permite ver de inmediato si se cumplieron todos los plazos y qué tipo de carga de trabajo tiene que afrontar cada miembro del equipo.

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Conclusión

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Debe vigilar de cerca a los empleados para garantizar niveles óptimos de productividad. Ya sea que todos trabajéis en una oficina o forméis un equipo remoto, herramientas como Insightful pueden ayudaros en esa búsqueda.

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Y si bien las personas trabajan de manera más productiva cuando saben que están siendo vigiladas, para iniciar un cambio sostenible en la cultura de la empresa, debes revelar que quieres implementar un software de monitoreo e incluirlo en el proceso de elección. De este modo, podrán verlo mejor como una herramienta de ayuda y no como una forma de control estricto.

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Este artículo fue escrito originalmente el 14 de agosto de 2019 por Aleksa Misic. Fue actualizado el 26 de junio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.

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