La cultura ajetreada de la década anterior ha allanado el camino para una nueva forma de ver el trabajo, una que valora el equilibrio entre la vida laboral y personal sin sacrificar la productividad. Si te preguntas cómo aumentar el rendimiento de los empleados y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de agotamiento, la productividad sostenible es un concepto con el que deberías familiarizarte.

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Si quieres que tus equipos vuelvan a trabajar y darles la mejor oportunidad de prosperar a largo plazo, es mejor hacer hincapié en la productividad sostenible en todo lo que hagas.

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En esta guía, analizaremos las causas de la baja productividad en las organizaciones y proporcionaremos los mejores consejos y herramientas que puede utilizar para sacar el máximo provecho de los equipos que regresan sin abrir las puertas a la renuncia silenciosa y al agotamiento de los empleados.

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Consejo #1: Permita la flexibilidad

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Seamos sinceros: pocas personas quieren volver a la forma rígida tradicional de trabajar.

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Los largos días de 9 a 5 días intercalados con charlas a temperatura baja y reuniones interminables se están convirtiendo en cosa del pasado. Por eso, para mantener a tus equipos integrados, es hora de innovar y adoptar la flexibilidad en tu forma de trabajar.

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El informe sobre el estado del trabajo remoto de 2021 de Owl Labs afirma que 56% de los empleados quienes trabajaron de forma remota durante la pandemia solo considerarían los trabajos que ofrecieran flexibilidad en su forma de trabajar en el futuro si el trabajo remoto no fuera una opción.

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Preste atención a la advertencia y prepárese para realizar cambios significativos en el lugar de trabajo si quiere fomentar una productividad sostenible. Si no tienes en cuenta las preocupaciones de la mayoría, descubrirás que podrías tener un equipo de personas descontentas a punto de dejar de fumar silenciosamente en tus manos.

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A los ojos de muchos empleados, hay que tener en cuenta la ecuación de «vale la pena». Si su empleador o líder de equipo no cumple con sus criterios, tienen todos los motivos para buscar empleo en otro lugar.

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Para facilitar la transición al trabajo de oficina, es necesario hacer concesiones siempre que sea posible. Estos son algunos cambios que podrías hacer para que la oficina sea un lugar de trabajo más agradable:

• Implemente un modelo de trabajo híbrido en el que los miembros del equipo alternen entre trabajar de forma remota y en la oficina.
• Ofrezca más flexibilidad en la forma en que trabajan los miembros del equipo, por ejemplo, diferentes turnos a lo largo del día en lugar del tradicional turno de 9 a 5.
• Traiga muebles más informales para imitar el estilo de vida de WFH.

Herramienta: Software de monitoreo de empleados

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Una mayor flexibilidad conlleva una mayor necesidad de un rastreador del uso de la computadora para monitorear los niveles de productividad. Hasta que no realices los cambios y evalúes el desempeño de los miembros del equipo durante unos días o semanas, no sabrás si han tenido un impacto positivo neto.

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Usa una solución de software de monitoreo de empleados como Insightful para evaluar qué tan bien trabajan los empleados con las medidas recién introducidas. Supongamos que implementa un modelo de trabajo híbrido, por ejemplo. En ese caso, puede comparar los niveles de productividad de quienes trabajan en la oficina con los de quienes trabajan desde casa como resultado del tiempo dedicado a tareas importantes y a aplicaciones específicas.

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Rastreador de horas laborales Insightful usa automáticamente mapeo temporal para ayudarle a llevar un registro de cada minuto que sus empleados pasan en sus ordenadores de trabajo. Al hacer un seguimiento del uso de los ordenadores de los empleados, puedes ver si han estado productivos (o inactivos) a lo largo del día.

Consejo #2: Entrena a tus equipos

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Pasar de trabajar de forma remota a volver a la oficina puede resultar difícil y, como resultado, puede hacer que algunos miembros del equipo se sientan varados y perdidos en el mar.

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Para configurar las condiciones para productividad sostenible, tienes que hacer todo lo posible para garantizar que tus equipos entiendan lo que se espera de ellos y sientan que tienen las herramientas para gestionar el estrés de forma eficaz.

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Sentirse abrumado a menudo refleja un paso hacia el agotamiento, especialmente si el empleado en cuestión no está seguro de cómo recuperarse y completar sus tareas relacionadas con el trabajo o hacer frente a niveles elevados de estrés.

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Hay dos tipos de formación a tener en cuenta:

Entrenamiento de habilidades - La capacitación en habilidades podría educar a los miembros del equipo sobre cualquier cosa, desde las mejores estrategias de gestión del tiempo hasta las mejores formas de priorizar las tareas y las cargas de trabajo diarias.

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Entrenamiento de resiliencia - La formación sobre resiliencia proporciona a los empleados las herramientas necesarias para adaptarse a los cambios significativos en su vida laboral.

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Herramienta: Cursos de formación profesional

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Si bien puedes organizar cursos de habilidades internos, para la capacitación en resiliencia, es mejor dejarlos en manos de los profesionales.

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Hello Driven es un ejemplo de un curso de capacitación en resiliencia que se describe como un «programa preventivo de salud mental». El sitio web tiene varios cursos y recursos que puedes usar para capacitar a tus equipos y reducir el riesgo de agotamiento educándolos sobre cómo ser resilientes.

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Consejo #3: Establezca planes y procesos claros

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Una forma infalible de llevar a los equipos al agotamiento al regresar a la oficina es ignorar el valor de tener planes y procesos claros.

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Si quieres asegurarte de que tus equipos funcionan a toda máquina desde el momento en que vuelven a arrancar sus escritorios por primera vez en mucho tiempo, es imprescindible que describas todos los procesos clave y detalles tus planes.

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Planes

Para hacer un plan claro, tenga en cuenta todo, desde los valores de la empresa hasta los KPIs que determinan el éxito de su equipo o departamento.

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Informe a su equipo cuáles son los OKR para su primera semana, mes y trimestre en la oficina para que no quede nada incierto.

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Sin embargo, tocar el plan solo una vez es un error. Comunícate con tu equipo con regularidad para organizar reuniones e informes para asegurarte de que todos avanzan en la misma dirección. Ponte en contacto siempre que haya un cambio de circunstancias, una actualización o nuevas responsabilidades.

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Si dejas algo poco claro, los miembros del equipo pueden alejarse de la productividad sostenible y caer en la procrastinación. El agotamiento no se debe solo al exceso de trabajo, sino también a la falta de estimulación y a la falta de compromiso, así que no corras ese riesgo.

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Procesos

Los procesos son lo que motiva a tu equipo.

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Pueden definir cómo un miembro del equipo debe transmitir la información a otro, atajos efectivos para realizar diferentes tipos de trabajo o algo tan simple como saber con quién contactar para pedir tiempo libre o plantear una inquietud.

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Si tu equipo lleva mucho tiempo trabajando de forma remota, es posible que haya olvidado las mejores prácticas y, por lo tanto, tenga menos posibilidades de ser productivo de forma sostenible. Mitiga este riesgo describiendo los procesos y asegurándote de que todos sepan cómo gestionar cada responsabilidad.

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Herramienta: Solución de gestión de proyectos

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¿Cuál es la mejor manera de comunicar tu plan y tus procesos con claridad a todo el equipo?

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Software de gestión de proyectos, respaldado con plataformas de monitoreo.

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Cuando encuentres la herramienta de gestión de proyectos adecuada, podrás hacer todo lo siguiente:

• Crea wikis repletas de información que detallen todos los procesos clave de tu equipo.
• Utilice las bases de conocimiento para que sirvan de referencia rápida para varios temas o tipos de proyectos.
• Establece un cronograma con varios hitos para cada proyecto.
• Asigne elementos de acción a cada miembro del equipo.
• Utilice flujos de trabajo automatizados para acelerar los procesos principales.

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Si se pregunta cómo monitorear la actividad de la computadora de forma remota mientras usa una solución de administración de proyectos, la mejor manera es usar una herramienta de seguimiento de empleados como Perspicaz. De esta forma, puedes asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso utilizando la útil métrica de horas trabajadas.

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Consejo #4: Enfócate en la comunicación

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La comunicación eficaz va de la mano con una planificación clara.

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Una vez que haya establecido los detalles de su plan y los procesos principales, el resto depende de la comunicación. Para que los miembros del equipo trabajen de manera sostenible, necesitan formas rápidas y eficientes de ponerse en contacto con diferentes tareas, proyectos y problemas.

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No hay nada peor que una comunicación lenta o largas cadenas de correo electrónico que se acumulan con el tiempo y hacen que sea imposible rastrear la información relevante.

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Por eso necesitas encontrar atajos de comunicación y facilitar que los miembros del equipo se mantengan en contacto y colabore con facilidad.

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Cuando los miembros del equipo pueden abordar rápidamente cualquier inquietud o problema que tengan con un mensaje instantáneo o una etiqueta en una tarea, la fricción con respecto al progreso del proyecto es mínima.

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Herramienta: Software de comunicación

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Slack es una herramienta de comunicación de referencia para muchas organizaciones, y lo que hace tan bien es separar las conversaciones relacionadas con el trabajo en distintos canales.

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De esta forma, cada miembro del equipo puede acceder a los canales de chat específicos del contexto cuando lo necesite, en lugar de hacer una pregunta relacionada con el proyecto en una cadena de correo electrónico general que incluye información irrelevante.

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