Conclusiones clave:

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• La lista de cosas por hacer fomenta un cambio de enfoque en el que, en lugar de priorizar las tareas urgentes, se evitan conscientemente las actividades improductivas.

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• Es un proceso reflexivo que arroja luz sobre ciertos hábitos que ralentizan el progreso y garantiza una asignación eficaz del tiempo y el esfuerzo.

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• Algunos ejemplos de lo que se puede incluir en una lista de cosas que no hacer son evitar las distracciones en las redes sociales, las cadenas interminables de correo electrónico, las horas de trabajo excesivas y la multitarea.

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• Herramientas digitales como Jira, Todoist e Insightful, un poderoso software de gestión de seguimiento del tiempo de los empleados, ayudan a identificar los hábitos improductivos y las distracciones que deberían figurar en la lista.

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Tiempo de lectura: 8 minutos

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¿Sientes que tu equipo ha llegado a un punto crítico, pero no estás seguro de qué hacer? Tal vez sea el momento de cambiar el guion y centrarse en qué no para hacer.

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La «lista de cosas por hacer» es un simple truco de productividad que puede proporcionar una nueva perspectiva. Implica elaborar una lista de las actividades que tu equipo debe evitar, como una medida deliberada para evitar desvíos improductivos.

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Veamos la lista de cosas que no hacer, explicando la lógica contradictoria y señalando algunos pros y contras. Además, te mostraremos cómo usarlo software de gestión de seguimiento del tiempo de los empleados ¡y otras herramientas digitales para identificar las posibles entradas!

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¿Qué es una lista de cosas por hacer?

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Hacer una lista de cosas que no hacer es un proceso introspectivo y con propósito diseñado para simplificar tus prioridades y aumentar la productividad. En lugar de centrarse únicamente en las tareas que exigen atención, centra la atención en las actividades que, de forma consciente, eliges eludir. Es un juego estratégico contra las distracciones más comunes, que conduce a un lugar de trabajo ágil y eficiente.

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Las ventajas de saber qué no hacer

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La lista de cosas por hacer puede desviar la energía de tu equipo de las actividades improductivas hacia tareas más importantes. Es una maniobra estratégica que tiene como objetivo amplifique el enfoque y la productividad.

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Esta práctica puede ayudarte evite los errores comunes de procrastinación. Es una medida preventiva que fortalece tus defensas contra las tendencias que hacen perder el tiempo. Si destacas los hábitos problemáticos, tus empleados pueden reconocer sus puntos débiles a tiempo y recuperar el control.

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Hacer la lista es un proceso reflexivo que arroja luz sobre los hábitos y comportamientos que retrasan el progreso. Hace que reevalúe las prioridades y se asegure de que el tiempo y el esfuerzo se canalicen hacia las actividades correctas. Podrás hacer lo siguiente de manera estratégica elimina las distracciones y crea espacio para tareas significativas que contribuyen al crecimiento personal y profesional de su equipo.

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Desafíos que se interponen en su camino

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Podría haber cierta incertidumbre entre los miembros del equipo sobre qué actividades excluir de sus rutinas. Puedes aportar claridad ofreciendo directrices y ejemplos adaptados al contexto laboral específico.

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Organizar talleres puede ayudar a tu equipo a escribir listas de tareas pendientes que se ajusten a sus funciones y responsabilidades. Los debates periódicos sobre los hábitos contraproducentes más comunes proporcionarán más conocimientos y experiencias.

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Establecer una lista de cosas que no hacer es una cosa, pero ser coherente es otra. Debes comunicarte periódicamente con los miembros del equipo para analizar los posibles problemas y ofrecerles apoyo. Establece un sistema de rendición de cuentas, mediante el apoyo de los compañeros o la tutoría.

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¿Qué incluir en tu lista de cosas que no debes hacer?

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Estas son algunas sugerencias sobre lo que debes incluir en tu lista de cosas que no debes hacer:

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No lo hagas: distracciones en las redes sociales

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Minimice el uso personal de las redes sociales durante las horas de trabajo.

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Navegar por Instagram en busca de memes de trabajo remoto puede desviar la atención de las tareas importantes. Las incesantes notificaciones también interrumpen la concentración. Los empleados pueden tener dificultades para recuperar la concentración, lo que a su vez afecta a su productividad general.

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Establezca expectativas y limitaciones en el uso de las redes sociales. Por ejemplo, puedes introducir «pausas en las redes sociales» designadas para evitar distracciones constantes.

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Además, puedes confiar en herramientas digitales como Insightful para familiarizarte con los hábitos online de tu equipo. Este software de análisis de la fuerza laboral y seguimiento del tiempo ofrece informes detallados sobre el tiempo dedicado a varias aplicaciones y sitios web.

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No lo hagas: cadenas de correo electrónico infinitas

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Evita las discusiones prolongadas por correo electrónico y fomenta una comunicación concisa dentro de tu equipo.

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Las cadenas de correo electrónico suelen provocar una sobrecarga de información, riesgos de falta de comunicación y demoras en las respuestas. Todo esto provoca una pérdida de concentración y puede obstaculizar considerablemente la productividad de su equipo.

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Sugiera el uso de plataformas colaborativas para las discusiones y reserve los correos electrónicos para obtener información esencial. Predica con el ejemplo en la forma en que te comunicas con tu equipo. Si se trata de una actualización rápida o de un problema menor, usa Slack para que te avisen rápidamente.

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No lo haga: Demasiadas reuniones

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Limite la asistencia innecesaria a las reuniones del equipo.

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Hablando de correos electrónicos, la mayoría de las reuniones de la empresa podrían haber sido una. Las mesas redondas, las conferencias telefónicas, etc. repetitivas o innecesarias interrumpen el flujo de trabajo y pueden provocar una falta de compromiso. Consumen un valioso tiempo de trabajo, lo que deja a los empleados con menos espacio para realizar las tareas reales.

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Evalúe la necesidad de cada rallye de equipo. Eso no significa que debas establecer una política de «no celebrar reuniones nunca», sino simplemente distribuirlas durante la semana laboral. También puedes elaborar directrices sobre la gestión eficaz de las reuniones y compartirlas con los líderes de tu equipo.

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No lo hagas: trampas para la multitarea

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Evite hacer malabares con múltiples tareas simultáneamente y enfatice el valor del trabajo concentrado.

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A medida que los empleados luchan por cambiar de una tarea a otra, esto a menudo conduce a una reducción de la concentración, a un aumento de los errores y a un aumento de los niveles de estrés. Hacer malabares con varias actividades a la vez afecta a la calidad del trabajo, pero también puede contribuir al agotamiento.

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Debe comunicar los objetivos del proyecto e indicar qué tareas son de alta prioridad y deben completarse primero. Además, piensa en usar herramientas de administración de tareas como Trello, Asana o Jira si aún no lo has hecho. Estas ayudas digitales pueden ayudar a tu equipo a organizarse de manera más eficiente.

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Lo que no debe hacer: cambio de tareas no planificado

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Además de la multitarea, también debes evitar el cambio brusco de tareas sin transiciones claras.

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El cambio constante entre tareas dispersa la atención y dificulta que los empleados completen las tareas. Este juego de idas y venidas a menudo conduce a tareas inconclusas o mal ejecutadas, lo que repercute en la calidad general del trabajo.

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En su lugar, debes esforzarte por tener períodos de trabajo estructurados. Anima a los miembros del equipo a empezar bloqueo de tiempo. También puede proporcionarles herramientas digitales que les ayuden a gestionar cualquier transición.

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No lo haga: horas de trabajo excesivas

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Minimice las horas de trabajo prolongadas.

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El exceso de horas de trabajo a menudo puede contribuir a reducir la productividad. El hecho de que alguien dedique más horas no significa que esté haciendo un trabajo de calidad. De hecho, todas esas largas horas pueden provocar agotamiento y afectar la satisfacción laboral y el compromiso de los empleados.

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Priorice el equilibrio entre la vida laboral y personal estableciendo expectativas realistas para las horas de trabajo. Usa un monitor de trabajo para controlar el ritmo de tu equipo y encontrar el ritmo adecuado. Las herramientas más avanzadas, como Insightful, ofrecen un seguimiento en tiempo real y registros de actividad detallados, que pueden ayudarte a organizar mejor los descansos y detectar los primeros signos de agotamiento.

Herramientas digitales

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Las siguientes herramientas pueden ayudarte con tu lista de cosas que no debes hacer:

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• Jira: Una herramienta de gestión de proyectos y seguimiento de problemas que le ayuda a planificar, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo. Sus funciones ágiles permiten a los equipos concentrarse en las tareas de alta prioridad y evitar actividades innecesarias.

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• Todoist: Si bien no es explícitamente una herramienta de lista de «cosas por hacer», la aplicación te ayuda a priorizar y estructurar las tareas, dejando en claro qué es lo que necesita atención y qué se puede despriorizar. Esta claridad ayuda a evitar tareas innecesarias o de baja prioridad.

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• Perspicaz: Un software de análisis de la fuerza laboral y seguimiento del tiempo que proporciona un monitoreo en tiempo real del uso de los recursos digitales. Tienes una visión directa de las actividades informáticas, lo que te ayuda a identificar los hábitos improductivos y las distracciones que deberían figurar en tu lista de cosas que no debes hacer.

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Perspicaz: Evite las distracciones y aumente la productividad

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Obtener información perspicaz definitivamente no debería estar en tu lista de cosas por hacer. Esta solución de análisis del personal y seguimiento del tiempo va más allá de la mera vigilancia. Insightful te permite identificar los hábitos que pueden obstaculizar la eficiencia de tu equipo gracias a:

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• Magia para rastrear el tiempo: Mejore la eficiencia de la gestión de proyectos con funciones y mejoras revolucionarias de seguimiento del tiempo, como nuestras Integraciones de Jira. Insightful proporciona información en tiempo real e informes exhaustivos sobre el uso del tiempo que revelan las tendencias internas de su fuerza laboral. Obtendrás una visión general detallada de cómo se dedica el tiempo a tu equipo e identificarás las áreas que necesitan mejoras.

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• Análisis en profundidad y registros de actividad: Insightful lleva el análisis de la fuerza laboral un paso más allá y ofrece un desglose detallado de la actividad informática. Podrás ver el tiempo exacto empleado en cada aplicación y sitio web. Esta mejora puede ayudarte a identificar tendencias y patrones en tu equipo, lo que te permitirá adaptarte. ¡Podrás crear una lista detallada de cosas que no debes hacer en poco tiempo!

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• Protección contra la procrastinación: Con las capacidades de Insightful, puede abordar eficazmente el tiempo de inactividad para aumentar la productividad e identificar las áreas que requieren soporte adicional. Obtendrá información sobre los períodos de inactividad que superan los umbrales establecidos y tomará medidas. Si entiendes el tiempo de inactividad y lo abordas, puedes mejorar la eficiencia y el rendimiento de tu equipo sin correr el riesgo de agotarse.

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Insightful proporciona datos concretos y procesables que pueden transformar su fuerza laboral en una máquina bien engrasada. Se creó para inspirar la colaboración y la transparencia, permitiéndole saber no solo qué hacer, sino también cómo, cuándo y con quién.

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