Cómo (y si) decir a los empleados que van a ser monitoreados en el lugar de trabajo ha sido un tema muy debatido desde que surgió la categoría de software que pueden rastrear sus actividades informáticas hasta el más mínimo detalle. Si bien este tipo de herramientas están demostrando ser extremadamente valiosas para las empresas, ya que hacen que los procesos sean más eficientes y proporcionan una imagen objetiva y clara del desempeño de los empleados, sigue siendo objeto de debate si todo esto se ve desde otra perspectiva y si los empleados deberían opinar sobre cómo se utiliza este sistema.

Recientemente, este tema volvió a ser el centro de atención cuando la Comisión Federal de Comercio pidió una empresa de monitoreo telefónico de Florida solicitará a sus usuarios que obtengan un consentimiento por escrito de sus empleados antes de que comiencen a monitorearlos. Considerada como un requisito inusual por algunos y como el preludio de una tendencia más amplia para otros, esta orden sirve para demostrar que el mundo empresarial está lejos de llegar a un consenso sobre la privacidad a la que realmente tienen derecho los empleados en el lugar de trabajo.

¿Qué dice la ley?

El ley en diferentes países está notoriamente dividido en lo que respecta a la supervisión de los empleados. Si bien es legal en la mayoría de los casos, rara vez se llega a un acuerdo sobre el alcance del monitoreo permitido y la situación es igualmente confusa cuando se trata de si debes informar a tus empleados al respecto y cómo hacerlo.

Tomemos los EE. UU., por ejemplo. La normativa legal difiere según el estado, por lo que, si bien en algunos estados es legal supervisar a los empleados sin que ellos lo sepan, en otros tendrás que informarles. Por otro lado, en la UE, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) establece expresamente que los empleadores deben obtener un consentimiento por escrito de los empleados o llevar a cabo la supervisión basándose en el «interés legítimo» para que el uso del software de seguimiento de los empleados se considere legal. Volveremos al concepto de consentimiento de los empleados en el contexto del RGPD más adelante, cuando veremos por qué esta última opción es generalmente la preferida entre los empleadores.

Por lo tanto, en general, si se preguntara si está legalmente obligado a informar a sus empleados sobre el uso de software de monitoreo para rastrear su actividad informática en el trabajo, la respuesta tendría que ser: depende.

¿Debería ser obligatorio el consentimiento de los empleados?

Ahora tiene que elegir si debe solicitar el consentimiento de los empleados, incluso si no está obligado a hacerlo por ley. No es una decisión fácil y hay que tener en cuenta muchos factores, pero lo interesante de la decisión de la FTC mencionada al principio es que no impone esta carga solo a ti, sino también a las empresas de aplicaciones que controlan.

Si este requisito para que las plataformas de seguimiento de los empleados garanticen la obtención del consentimiento se convierte realmente en una práctica habitual en el sector, habrá que ver cómo afectará esto a la forma en que hacen negocios y adquieren nuevos clientes, así como a quién será responsable de garantizar que el consentimiento se haya otorgado realmente.

Por ahora, la decisión es suya en la mayoría de los casos. Obtener el consentimiento informado voluntario verdadero de todos sus empleados es el mejor resultado posible, pero este escenario podría estar reservado para un mundo perfecto en el que no vivimos.

Los problemas potenciales

Dentro del alcance del GDPR (aunque esto también se puede aplicar a otros escenarios), el principal problema de solicitar el consentimiento en estas circunstancias es que, para que un consentimiento sea válido, debe darse libremente, ser revocable y no puede haber ningún desequilibrio de poder entre las dos partes.

Por lo tanto, un problema potencial es el desequilibrio de poder, que claramente existe entre los empleadores y los empleados. En otras palabras, los empleados pueden sentirse presionados para dar su consentimiento por miedo a ser despedidos. Además, dado que el consentimiento puede revocarse, los empleadores deben estar preparados para aceptar esta decisión en cualquier momento.

Otro problema es que dar el consentimiento es una elección personal, lo que significa que es posible que algunos empleados den su consentimiento y otros no. ¿Qué haces en esta situación? Controlar solo a una parte de la fuerza laboral puede no parecer justo para todos, lo que disuadirá a muchos empleados de aceptar ser monitoreados en el futuro.

Entonces, ¿el consentimiento de los empleados para supervisar es la mejor manera de asegurarse de que están informados y de acuerdo con sus prácticas? Sí. ¿Funcionará siempre de la manera que quieres? Quizá no.

¿Hay alternativas?

Si la ley exige que obtengas un consentimiento explícito (o incluso si tu proveedor de software de monitoreo lo hace en virtud de tu acuerdo de compra), no tienes otra opción legal. Pero si no es así, es posible que haya otras maneras de tratar a los empleados y asegurarse de que sepan que van a ser rastreados.

Es recomendable informar al menos a tus empleados de que se controlará el uso de sus ordenadores. Explica qué es lo que vas a monitorear y por qué, y tal vez incluso consideres hacerlo antes de contratarlos oficialmente para que sepan lo que pueden esperar.

Conclusión

Todavía quedan muchas preguntas sin respuesta en lo que respecta al consentimiento de los empleados para la supervisión informática: ¿Deberían los empleados solicitarlo aunque no sea obligatorio? ¿Basta con avisar a los empleados? ¿Y quién es responsable de garantizar que los empleados acepten ser monitoreados? ¿Del empleador o de la empresa de software de monitoreo?

Sin embargo, un consejo que sigue siendo válido es simplemente obedecer la ley y pensar en lo que es mejor para sus trabajadores. De esta manera, te asegurarás de que tu supervisión también sea ética, con o sin el consentimiento explícito.

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