Empleados improductivos y de bajo rendimiento: le cuestan dinero, siguen alargando el tiempo de los proyectos y ocupan un valioso espacio de oficina y fuerza laboral. Pero antes de empezar a despedir a personas y caer así en la trampa, aún más costosa, de la rotación de personal, deténgase y piense si puede hacer algo con los holgazanes de su empresa. Porque quizás, solo quizás, una pequeña parte de la culpa de crear el problema sea tuya.

Ahora, no se desespere ni deje de leer este artículo con furia todavía. Solucionar el problema de la baja productividad no es difícil. Una gran parte de ello consiste en encontrar la causa. Si logras hacerlo con éxito, la solución, como verás, es descaradamente obvia.

Y lo mejor es que ni siquiera tienes que hacerlo manualmente. Le mostraremos cómo puede usar software de monitoreo de computadoras por ejemplo, nuestra sección Perspicaz para descubrir el origen y la causa del rendimiento insatisfactorio y, para no dejarlo atrapado, también le ofreceremos algunos consejos prácticos sobre cómo solucionar los problemas.

¿Qué aspecto tiene la baja productividad?

Como ya sabrá, el núcleo del software de monitoreo de computadoras es la capacidad de detectar aplicaciones y sitios web usados, que puede clasificar según su productividad y realizar un seguimiento del tiempo dedicado a ellos. Algunas plataformas ofrecen funciones adicionales, como capturas de pantalla, que también puedes usar para identificar problemas de rendimiento. Si bien te animamos a que te eduques y elijas el mejor sistema de seguimiento del tiempo de los empleados que se adapte a tus necesidades, por ahora nos centraremos en utilizar solo las funcionalidades principales.

Sí, porque incluso un básico software de monitoreo de pantalla es tan poderoso.

Por lo tanto, en primer lugar, la mitad de su trabajo está hecho debido a la mera existencia de informes de productividad. Básicamente, un sistema de seguimiento de empleados toma todo lo que hemos mencionado anteriormente y calcula los informes de productividad y las tendencias de productividad listos para usar. Todo lo que tienes que hacer es mirar los números.

¿La productividad está en el 31%? ¡Vamos a investigar! ¿La tendencia en comparación con el mes pasado es del -27%? ¡Más vale ver lo que está pasando! Sin embargo, si bien estas estadísticas de productividad son un primer paso impresionante y sencillo, no debes basar tus conclusiones y decisiones únicamente en ellas. Como veremos, las apariencias engañan a veces.

La siguiente señal reveladora de problemas de rendimiento es que se dedica demasiado tiempo a aplicaciones improductivas. A pesar de que esto figura en las estadísticas de productividad, puedes descubrir algunas cosas bastante interesantes si observas la cantidad de tiempo que dedicas a las aplicaciones improductivas y qué actividades improductivas son las más populares.

Por contradictorio que parezca, a veces incluso una cantidad anormal de tiempo dedicado a tareas productivas es indicativa de un bajo rendimiento, especialmente si ves que no se está haciendo mucho a pesar de todo ese tiempo «productivo».

Por último, si teme perder el tiempo por llegar tarde, el sistema de seguimiento de asistencia de los empleados podrá decírselo. O, de manera más general, si sospecha que el origen del problema no está en sus ordenadores, puede observar la cantidad de tiempo inactivo y compararla con sus expectativas.

Pero debes tener en cuenta que, aunque el software de monitoreo de computadoras es poderoso, no es todopoderoso y no puede decirte lo que sucede fuera de los ordenadores, por lo que debes ser muy inteligente con esto. A veces, pasamos tiempo inactivo en reuniones o hablando por teléfono con los clientes, etc. Así que ten en cuenta las funciones y responsabilidades específicas del puesto.

Y siempre, siempre, combine estos datos de productividad con la tasa de finalización de proyectos y tareas. No te dejes llevar por todas estas estadísticas y números, sino deja que te guíen. Después de todo, lo que te importa en última instancia son los resultados reales.

Posibles motivos de la baja productividad y qué hacer al respecto

Ahora que ha podido ver que realmente hay un estancamiento de la productividad, es hora de profundizar un poco más para descubrir la causa subyacente. Esto servirá de base para tus acciones futuras y te ayudará a salir de la crisis.

Analizaremos cinco razones muy comunes para detectar una baja productividad general en el sistema de seguimiento del trabajo de sus empleados, así como lo que puede hacer para solucionar el problema.

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1. Falta de habilidad o conocimiento

Esto es de lo que hablábamos cuando dijimos que incluso pasar mucho tiempo en aplicaciones productivas puede ser un indicio de que no se está haciendo mucho. Si tiene, por ejemplo, 30 analistas y 5 de ellos necesitan el doble de tiempo que los demás para realizar una tarea similar en una plataforma determinada, puede estar bastante seguro de que se debe a que no son tan expertos en esa plataforma (o en ese tipo de tareas).

La solución es bastante sencilla: la formación. Sí, la formación, porque es más barata que la rotación constante de empleados, repercute bien en la reputación e influye positivamente en la satisfacción laboral, la motivación y, por consiguiente, ya lo has adivinado, en la productividad de los empleados.

Imagínese la gran cantidad de opciones que tiene: cursos en línea, tutoriales en vídeo, libros electrónicos, foros y otros recursos que son libre y ni siquiera requieren gastos de viaje. Solo una o dos horas al día pueden marcar la diferencia y hacer que los trabajadores no cualificados se pongan al día en un abrir y cerrar de ojos.

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2. Demasiadas distracciones

Ya sea que el software de monitoreo de su computadora muestre que pasa demasiado tiempo inactivo cuando no debería haberlo o demasiado tiempo en sitios web improductivos como redes sociales, sitios web de compras en línea o sitios web de noticias, se enfrenta a un difícil desafío: deshacerse de las distracciones.

Si bien no debes ni puedes eliminarlos por completo, permitir que los empleados se distraigan tanto como quieran es malo para la empresa. El enfoque «moderado» consistiría en hablar con los empleados y lograr que se pongan de acuerdo sobre una política de tiempo de trabajo que reduzca el uso de aplicaciones improductivas a un mínimo aceptable. Que este enfoque sea efectivo es el mejor de los casos.

Si no funciona, siempre puedes considerar el método «estricto» en el que bloqueas los sitios web más problemáticos.

También podrías considerar la posibilidad de reorganizar el espacio de tu oficina para aumentar la productividad y reducir las distracciones: poner la máquina de café fuera de su vista, etc.

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3. Plazos establecidos de manera inapropiada

Otro posible problema podría tener que ver con plazos. Si son increíblemente cortos o ridículamente largos, probablemente eso sea lo que esté acabando con la productividad de sus empleados.

Puedes hacer un seguimiento y cronometrar el progreso de las tareas con un sencillo software de seguimiento del tiempo, lo que hará que la configuración de fechas límite sea mucho mejor y más informada. Tras reconsiderar las restricciones de tiempo, se logrará la productividad.

4. Pura pereza

A veces, simplemente no hay excusa. La idea de no hacer nada y que te paguen por ello es simplemente irresistible. Pero aunque esta pueda parecer la explicación más simple, deberías agotar todas las demás posibilidades antes de acusar a tus trabajadores de perezosos.

E incluso si llegas a la conclusión, más allá de cualquier duda razonable, de que ese es el problema, intenta siempre motivar primero a tus empleados. Un sistema de recompensas, elogios y más responsabilidades son solo algunas de las opciones. ¡Sé creativo!

Y si todo lo demás falla, tal vez es hora de una nueva ronda de contratación...

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5. Eficiencia y eficacia

Vale, tienes razón, la eficiencia no es una razón para la baja productividad, eso sería ridículo. Pero podría ser la explicación de por qué sus empleados aparecer improductivo.

Por ejemplo, si ves que se utilizan muchas aplicaciones improductivas, llegas a la conclusión de que tus trabajadores están holgazaneando. Por eso, hemos hecho hincapié en la necesidad de tener en cuenta el ritmo de finalización de los proyectos y las tareas a la hora de supervisar a los empleados. Si terminan sus tareas de forma rápida y eficiente, es natural que dispongan de más tiempo para actividades improductivas.

Si estás pensando: «Genial, eso significa que puedo llenarlos con tareas adicionales», nuestro consejo es que pienses antes de actuar. Tal vez estos descansos son los que los mantienen productivos. En resumen, si no está roto, no lo arregles.

Conclusión

La baja productividad es un problema enorme, pero resolverlo no es tan difícil como descubrir la causa. Es de esperar que ahora tenga algunas ideas sobre cómo aumentar la productividad en función de las causas subyacentes y sobre cómo el software de monitoreo del tiempo que pasa en los ordenadores puede ayudar a que sus esfuerzos tomen dirección y tengan éxito.

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