Ya sea que su empresa sea pequeña, mediana o grande, cada organización debe tener un conjunto de oficinas y control remoto de empleados mecanismos. Sea cual sea la naturaleza del mecanismo de control, todos ellos tienen ciertas reglas y mejores prácticas para una aplicación exitosa.

Si quieres hacer un seguimiento de la productividad de los empleados y obtener un mayor control sobre sus actividades relacionadas con el trabajo, hay algunas reglas que debes cumplir.

La vigilancia de los empleados en el lugar de trabajo sigue siendo un tema candente entre los directivos, los abogados laborales y de recursos humanos. Gracias al desarrollo de los equipos informáticos que se utilizan en el trabajo, al uso generalizado de los canales sociales y al aumento del número de empleos por encargo y teletrabajo, los empleadores necesitaban nuevas técnicas para controlar a sus trabajadores.

La mayoría de los países permiten a los empleadores supervisar a los empleados hasta cierto punto. Sin embargo, los empleados esperan cierto grado de privacidad en el lugar de trabajo y desean que sus datos personales estén debidamente protegidos. Por lo tanto, los derechos de los empleadores siempre están limitados por los derechos de los empleados.

Hay algunas reglas básicas de monitorear a los empleados en el trabajo debe seguir luego el establecimiento de políticas para el seguimiento del tiempo y el monitoreo de los empleados:

• El monitoreo debe estar relacionado con las operaciones del empleador.
• La supervisión solo se permite en la medida necesaria para proteger los intereses legítimos del empleador, y cualquier restricción de la privacidad de los empleados debe ser proporcionada.
• Los empleadores deben notificar a los trabajadores con antelación sobre la posibilidad de supervisión.
• Los datos personales relacionados con el monitoreo deben manejarse de acuerdo con las leyes locales y federales sobre protección de datos.

Si ya ha realizado estos pasos, ahora debe pensar en cuáles tipo de monitoreo se adapta mejor a las necesidades de su empresa.

Por lo general, hay 5 formas diferentes de monitoreo tecnológico de los empleados que se combinan para que los empleadores puedan tener una idea completa de cómo los empleados gastan su tiempo y recursos en el trabajo.

1. Monitoreo de llamadas telefónicas

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Si proporciona teléfonos móviles a sus empleados, tiene derecho a restringir o prohibir el uso personal del teléfono; sin embargo, generalmente se acepta un pequeño grado de uso personal. No puedes interceptar llamadas, pero puedes tomar medidas en función de los datos que recopiles a través de un software de rastreo que esté instalado en sus teléfonos (incluso si no conocían el rastreador).

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Por otro lado, en la industria de la atención al cliente, es completamente legal grabar y monitorear las llamadas telefónicas de los clientes. Estas grabaciones generalmente se realizan con fines de control de calidad y, en caso de que el cliente necesite compartir los detalles de la cuenta bancaria, la grabación se detiene.

2. Supervisión de la correspondencia por correo electrónico

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Las direcciones de correo electrónico empresariales deben usarse con fines profesionales; sin embargo, al igual que con las llamadas, se acepta un cierto grado de uso personal siempre que no interfiera con el uso empresarial. Los empleadores pueden bloquear el envío o la recepción de correos electrónicos hacia/desde algunas direcciones, y pueden usar filtros para aplicar estas reglas.

Además, los empleadores pueden acceder a las bandejas de entrada de los empleados con fines de supervisión, si se les informa de que tal acción podría ocurrir. Dependiendo de la situación, se recomienda dar a los empleados tiempo suficiente para eliminar o archivar cualquier dato privado antes de acceder a su bandeja de entrada.

Tiene derecho a comprobar el contenido de los mensajes que sus empleados enviaron o recibieron y que están relacionados con su empresa. Sin embargo, si un mensaje pudiera ser privado, no tienes derecho a acceder a su contenido.

3. Monitoreo del uso de Internet

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Eres libre de establecer reglas sobre el uso de Internet en el lugar de trabajo, incluido el bloqueo o la restricción del acceso a ciertos sitios web.

Estas restricciones pueden ser:

• Material: restringe el acceso a ciertos sitios web, como los juegos
• Basado en volúmenes: restringe la cantidad de datos que los empleados pueden descargar/cargar
• Temporal: restringir el acceso al sitio web durante un período de tiempo determinado
• También puedes prohibir los sitios de redes sociales si es necesario

Puede controlar el acceso al sitio web solo si ha informado a los empleados de que esto podría suceder. Si los empleados pueden acceder a sitios que almacenan datos privados (cuentas de correo electrónico privadas, cuentas bancarias, redes sociales, etc.), no puedes acceder a estos datos. ‍

Como regla general, debe capacitar a los empleados sobre el uso aceptable de Internet, ya que el uso descuidado de Internet puede poner en riesgo a toda la empresa.

4. ‍ Monitoreo del uso de la computadora

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Otra forma común en que los empleadores monitorean a sus empleados es mediante el uso de una computadora que monitorea y software de seguimiento del tiempo. Como regla general, puede utilizar este software, pero en la mayoría de los países debe avisar a los empleados con antelación.

Por lo general, el software rastrea el tiempo que sus empleados pasaron trabajando en diferentes aplicaciones o navegando por varios sitios web en su computadora. Algunos de ellos pueden incluso trabajar en segundo plano, sin que sus empleados lo sepan. Son útiles cuando sospechas que alguien ha tenido un comportamiento malintencionado y debes supervisar sus actividades sin que esa persona lo sepa.

Las aplicaciones de monitoreo son una excelente manera de abordar los problemas de productividad, identificar áreas de mejora y aumentar la eficiencia general de su equipo. Además, si sus empleados tienen problemas para comportarse en consecuencia cuando el gerente no está presente, el software debería solucionarlo.

5. Dispositivos de rastreo GPS

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Otra forma de monitorear a sus empleados es mediante el uso de dispositivos GPS en los automóviles propiedad de la empresa. Puede utilizar estos dispositivos durante las horas de trabajo; si el rastreo continúa después, estaría infringiendo la ley.

Este tipo de monitoreo es principalmente útil en la construcción, la entrega y otros tipos de trabajos que implican salir al campo.

Resumen de ‍

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Establecer buenas políticas y mejores prácticas para la supervisión de los empleados no es importante solo por el cumplimiento legal. Demuestra a tus empleados que estás protegiendo su privacidad y sus datos.

En cualquier caso, debes recordar eso demasiado control de empleados, especialmente sin previo aviso, puede crear una atmósfera poco confiable y activar mecanismos de defensa en sus empleados. Es por eso que debe mantener una relación abierta con los empleados. Honestidad, así como un equilibrio entre la seguridad de su empresa y la satisfacción de los empleados.

Este artículo fue escrito el 28 de septiembre de 2016 por Gina Ora. Fue reescrito el 25 de noviembre de 2019 por Bojana Djordjevic.

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