Medir el desempeño de los empleados y rastrear su actividad informática no es solo un privilegio de las grandes corporaciones. Un número cada vez mayor de pequeñas empresas optan por implementar algún tipo de solución de seguimiento de los empleados.

Sin embargo, a diferencia de muchas empresas, las empresas más pequeñas no suelen tener grandes presupuestos para la optimización empresarial, por lo que es especialmente importante para ellas encontrar el software adecuado que también sea asequible. Para ello, es fundamental que tengas en cuenta varias cosas, como las funciones que ofrece mejor software de seguimiento del tiempo según sus necesidades, el número de empleados de su empresa y su organización en general.

Por suerte para ti y para tu presupuesto, hay bastantes soluciones gratuitas de seguimiento del tiempo de trabajo y monitoreo de empleados y algunas versiones freemium de los sistemas más avanzados. Y otra buena noticia es que hemos compilado una lista de los 10 mejores programas gratuitos de monitoreo de PC del mercado para que puedas compararlos fácilmente y decidir cuál podría ser el más adecuado para tu pequeña empresa.

1. Hubstaff

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Hubstaff es probablemente el más popular entre los candidatos que rastrean el tiempo y supervisan a los empleados, y ofrece un plan de usuario gratuito. Esta versión gratuita de seguimiento de las horas de trabajo ofrece funcionalidades básicas junto con algunas más avanzadas, como los niveles de actividad, las capturas de pantalla y los pagos. Sin embargo, las dos últimas no son ilimitadas.

Ofrecen funciones adicionales a un costo adicional, que se supone que te dan más control sobre la configuración individual, la programación, el presupuesto, etc. La mayor desventaja de este sistema gratuito de seguimiento del tiempo de los proyectos, como hemos mencionado, es que está restringido a un solo usuario y tendrás que pagar por otros adicionales.

2. Alternar

Toggl es uno de los programas de seguimiento más populares que existen y también ofrece versiones gratuitas de seguimiento del tiempo para Mac, Windows y Linux, que es una de las compatibilidades más completas que hemos visto. De forma gratuita, puedes obtener un plan básico con funcionalidades sencillas de seguimiento del tiempo, informes y cronogramas de proyectos. Sin embargo, este plan gratuito está limitado a solo cinco usuarios.

Además, si quieres algunas de sus funciones más avanzadas, como recordatorios, personalización y soporte prioritario, tendrás que actualizar a uno de sus planes de pago. Por otro lado, Toggl ofrece una prueba gratuita de 30 días del software de rastreo de computadoras, que es uno de los períodos de prueba más largos con los que nos hemos encontrado.

3. ActivTrak

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Como otra de las soluciones más populares, ActivTrak tiene una versión freemium durante un período de tiempo ilimitado. Al igual que Toggl, la compatibilidad con diferentes sistemas operativos es bastante decente: puedes descargar gratis el software de monitoreo de empleados para Windows, Mac, Android, etc. El mayor límite de esta solución es el hecho de que la versión freemium solo puede admitir hasta tres usuarios y obtienes 3 GB de almacenamiento, lo que no es óptimo si quieres datos históricos y planeas hacer crecer tu pequeño equipo.

Por otro lado, la versión freemium de ActivTrak es una de las pocas opciones a tu disposición si quieres algo real software de monitoreo de pantalla de forma gratuita (que, una vez más, se limita a una sola captura de pantalla) o algunas de las funciones más avanzadas, como el bloqueo de sitios web, la supervisión programada y la presentación de informes grupales.

4. Kickidler

Kickidler es otro sistema de monitoreo de empleados que ofrece una versión freemium además de su plan de pago regular. Al igual que con la mayoría de las plataformas, hay un par de limitaciones si eliges la versión gratuita. En primer lugar, solo puedes monitorear hasta seis empleados. En segundo lugar, aunque Kickidler cuenta con la función de grabación de vídeo en pantalla, esta funcionalidad está reservada para los clientes que pagan, por lo que la descarga gratuita del software de monitoreo de pantalla lamentablemente no es posible.

Por otro lado, hay un par de puntos positivos importantes para esto Software de monitoreo de PC versión gratuita. Por ejemplo, puedes conseguir un keylogger. Es cierto que solo es en tiempo real y no se obtienen datos históricos, pero aun así es algo que no muchas empresas están dispuestas a ofrecer. Además, Kickidler tiene soporte multilingüe, lo cual es, una vez más, una rareza.

5. TimeCamp

TimeCamp también tiene planes de pago regulares, además de una versión gratuita, y puede usar este software gratuito para monitorear la actividad de la computadora y rastrear el tiempo, pero solo para una sola persona. Además de esto, solo consta de la funcionalidad de seguimiento del tiempo más básica. Dicho esto, la versión gratuita de TimeCamp es realmente más un rastreador de tiempo personal que una solución empresarial totalmente funcional.

Si esta descarga gratuita de Time Tracker no va a ser suficiente para tu equipo, puedes actualizar a una versión de pago y obtener más usuarios y más funciones, como integraciones, tiempo facturable, capturas de pantalla, etc.

6. DeskTime

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DeskTime es un servicio de pago que ofrece una versión freemium llamada DeskTime Lite. Pero al igual que TimeCamp, esta versión gratuita solo se puede usar para una persona. Aún así, parece tener un par de funcionalidades más, como el seguimiento de aplicaciones. El plan de pago ofrece muchas más funciones, como informes, seguimiento de URL, historial de datos, capturas de pantalla, soporte premium, etc.

Una cosa interesante de DeskTime es que, además de la aplicación gratuita de seguimiento del tiempo para Mac, Windows y Linux, también ofrece una aplicación móvil gratuita, que es excelente para la flexibilidad de acceso en caso de que trabajes de forma remota o en el campo.

7. Paymo

Como se indica en su sitio web, Paymo, como versión gratuita del software de monitoreo de computadoras portátiles, es «ideal para autónomos». Esto se debe principalmente a que, como era de esperar, está limitado a un usuario. Este plan gratuito ofrece una variedad de funciones, como tableros Kanban, seguimiento del tiempo, informes e incluso la creación de hasta tres facturas. Por lo tanto, si tu pequeña empresa contrata autónomos y tu prioridad es ayudarlos a organizar su tiempo en lugar de que tú los supervises, el plan gratuito de Paymo podría ser una solución suficientemente buena.

Lo que no obtienes con la descarga gratuita de este monitor de empleados, aparte de la posibilidad de rastrear a más empleados, son funciones como el seguimiento automático del tiempo, el análisis, el intercambio de archivos, las integraciones, el soporte dedicado y otras ventajas útiles que necesitas actualizar.

8. Hora de rescate

RescueTime es otro rastreador de tiempo popular para los empleados. Su versión Lite es gratuita durante un tiempo ilimitado pero, al igual que los dos programas anteriores, está diseñada solo para uso individual. Realiza un seguimiento del tiempo que pasan en los sitios y en las aplicaciones, y tus empleados pueden establecer objetivos y hacer un seguimiento de su progreso. Sin embargo, con la versión gratuita, todos estos datos históricos se limitan a tres meses.

Sin embargo, si quieres tener una visión general de todo tu equipo y una herramienta para analizar su productividad y sus procesos, tendrás que actualizar a una versión Premium.

9. Cuando trabajo

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When I Work ofrece una versión gratuita del software de monitoreo móvil y de escritorio que pone especial énfasis en el seguimiento y las hojas de asistencia. Es una solución bastante buena para una pequeña empresa, ya que puede soportar a un equipo, no solo a un usuario. La limitación radica en el hecho de que solo puedes usarla en una ubicación, por lo que si tienes sucursales o planeas expandirte, es posible que tengas que comprar la versión básica.

Aunque no se trata exactamente de un rastreador completo del tiempo libre con capturas de pantalla y otras funciones sofisticadas, este software gratuito sigue ofreciendo una variedad de funcionalidades relacionadas con la asistencia, como el registro móvil, los recordatorios de cierre del reloj, la geolocalización del lugar de trabajo y la integración de la nómina.

10. Cosecha

Finalmente, otro rastreador de tiempo bastante sólido para sus empleados es Harvest. Pero, repito, su versión gratuita solo admite un usuario y dos proyectos, lo que es bastante limitado para una pequeña empresa, pero podría ser una buena introducción al mundo del seguimiento del tiempo.

Lo bueno de Harvest es que todas las funciones están disponibles en la versión gratuita. Esto incluye informes, facturas, seguimiento de gastos, integraciones, soporte por teléfono y correo electrónico, etc. Además, cuenta con una versión de prueba gratuita de 30 días de la versión Pro, que será más que suficiente para que compruebes si el software es adecuado para tu equipo.

Conclusión

Y eso es todo: ¡la lista de las diez mejores soluciones gratuitas para controlar el tiempo y supervisar a sus empleados para su pequeña empresa! Por supuesto, esta lista podría ser expandida, pero estas reseñas deberían bastar para empezar la búsqueda. Lo más importante es evaluar el tamaño y la distribución de tu equipo, pensar qué es lo que quieres monitorizar y qué funciones vas a necesitar, y ser consciente de las limitaciones que puede tener el software gratuito de monitorización de ordenadores que hayas elegido.

Sin embargo, si ninguno de estos sistemas se ajusta a tus necesidades y quieres una solución para un equipo más grande o simplemente quieres algo de espacio para crecer, te animamos a que consideres la posibilidad de actualizar a una de las opciones más avanzadas. Puede que tengas que pagar, pero obtendrás capacidades ilimitadas y muchas más funciones. Con el el mejor software de seguimiento del tiempo de los empleados, es inevitable que la inversión se recupere.

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