La esencia de la incorporación es dar la bienvenida a los nuevos empleados a la organización y dotarlos de las herramientas y los conocimientos necesarios para sobresalir en sus funciones. Cuando el proceso de incorporación pasa a un formato virtual, la esencia permanece, pero las tácticas evolucionan.

En este artículo, proporcionaremos una lista de verificación para la incorporación remota de empleados, que incluye recomendaciones de herramientas y recursos valiosos, como el remoto software de supervisión del trabajo.

1. Iniciativas de bienvenida personalizadas

Un paquete de bienvenida tiene como objetivo proporcionar a los nuevos empleados las herramientas esenciales para su trabajo y, al mismo tiempo, inculcar un sentido de pertenencia y orgullo por formar parte de la empresa. En el contexto del trabajo remoto, en el que un empleado nuevo no tiene la experiencia de entrar en una oficina física o estrechar la mano de sus compañeros, los objetos tangibles pueden desempeñar un papel crucial a la hora de consolidar su asociación con el equipo.

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• Evalúe las necesidades: Antes de armar un paquete, piense en los requisitos específicos del rol. ¿El trabajo implica realizar muchas videoconferencias? Si es así, es posible que se aprecien unos auriculares de calidad. Si la función implica una planificación detallada, un ratón ergonómico o un planificador de alta calidad pueden ser adecuados.

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• Identidad de marca: Incorpore artículos que reflejen la identidad de marca de la empresa. Ya sea una camiseta con el logotipo de la empresa, una taza con los colores característicos de la empresa o artículos de papelería con el lema de la empresa en relieve, estos artículos ofrecen al empleado un recordatorio diario de su asociación con la marca.

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• Materiales informativos: Agregue materiales como un folleto de bienvenida que pueda servir tanto de guía informativa como de lectura divertida. Esto podría incluir secciones que detallen la historia de la empresa, sus valores, sus hitos, los testimonios de los empleados y, tal vez, incluso algunos hechos o anécdotas curiosos. El objetivo es permitir que el nuevo empleado se sumerja en la historia y el espíritu de la empresa.

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• Toque personal: Considera añadir una nota manuscrita o una tarjeta en la que expreses tu entusiasmo por la incorporación del nuevo empleado al equipo. Esto añade un toque único y demuestra la dedicación de la empresa a los empleados individuales.

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Recursos y herramientas

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Plataformas como Swag.com ofrecen una variedad de artículos personalizables, desde ropa hasta dispositivos tecnológicos. Es vital elegir productos de calidad que los empleados encuentren útiles y duraderos. Si busca un enfoque más respetuoso con el medio ambiente o con un presupuesto ajustado, piense en los paquetes de bienvenida digitales. Las plataformas como Canva te permiten diseñar atractivos folletos electrónicos que pueden enviarse por correo electrónico o compartirse mediante el almacenamiento en la nube.

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2. Recreando las interacciones en la oficina y facilitando las conexiones virtuales

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En un entorno de oficina tradicional, las interacciones informales y las actividades en equipo desempeñan un papel fundamental a la hora de integrar a los nuevos empleados en la cultura de la empresa, fomentar un sentido de camaradería y promover la generación espontánea de ideas. Cuando se incorpora de forma remota, es fundamental reproducir estas interacciones para evitar la sensación de aislamiento y garantizar una integración perfecta del nuevo empleado.

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Presentaciones virtuales

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Programa reuniones con varios departamentos para familiarizar al nuevo empleado con los diferentes equipos, proporcionando información sobre sus funciones interconectadas y fomentando un sentido de unidad. Tenga en cuenta que los empleados suelen comunicarse de forma más abierta sin la presencia de la alta dirección. La organización de sesiones introductorias sin la participación de los gerentes también promueve conversaciones genuinas, lo que permite a los recién llegados comprender la cultura de la empresa de manera auténtica.

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Actividades de creación de vínculos en equipo

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• Rompehielos virtuales: Inicie reuniones con actividades rápidas, como compartir datos curiosos o una sesión rápida de preguntas y respuestas, lo que permitirá a los miembros del equipo conectarse personalmente.

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• Desafíos colaborativos: Planifica actividades como salas de escape virtuales, concursos de preguntas y respuestas o sesiones para compartir pasatiempos. Estos eventos rompen la rutina diaria y fomentan la unión en equipo.

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• Sesiones de intercambio cultural: Organice eventos periódicos en los que los empleados hablen sobre sus culturas o pasatiempos, promoviendo la comprensión más allá del espacio de trabajo.

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Interacciones regulares

Las reuniones mensuales entre los nuevos empleados y sus mentores o líderes de equipo pueden abordar las inquietudes, analizar el progreso y fortalecer el vínculo entre el empleado y la organización. Las reuniones de equipo quincenales o semanales para analizar proyectos, desafíos y soluciones fomentan el espíritu de equipo.

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Organice chats virtuales informales, ofreciendo un tiempo dedicado para que los empleados se conecten sin la presión de las discusiones laborales. Del mismo modo, los almuerzos virtuales regulares brindan un ambiente informal para conversaciones naturales. Al utilizar plataformas de entrega de alimentos, ofrezca vales de comida a los empleados. De vez en cuando, introduce almuerzos temáticos como el «martes de tacos» para añadir variedad. Para hacerlos más atractivos, integra juegos rápidos, cuestionarios o temas de debate relevantes.

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Recursos y herramientas

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• Videoconferencia: Zoom, Microsoft Teams y Google Meet son esenciales para facilitar estas interacciones virtuales. Características como las salas para grupos pequeños mejoran la experiencia.

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• Actividades de equipo: Plataformas como Teambuilding o Icebreaker.video ofrecen actividades de equipo virtual especializadas. ¡Kahoot! es perfecto para cuestionarios interactivos.

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• Plataformas de comida: DoorDash for Work y Uber Eats for Business ofrecen vales de comida corporativos que se adaptan a diversas preferencias dietéticas.

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3. Interacciones con los interesados

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Las interacciones con las partes interesadas clave durante el proceso de incorporación son de suma importancia para cualquier nuevo empleado. Estas interacciones proporcionan una visión clara de las diversas dinámicas y matices de la forma en que colaboran los diferentes departamentos o equipos, lo que garantiza que el recién llegado comprenda su función dentro del marco más amplio de la organización.

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Mapeo de las principales partes interesadas

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Profundice en la descripción del puesto y las responsabilidades del nuevo empleado para identificar con qué equipos o personas trabajarán en estrecha colaboración. En el caso de los puestos que no son del todo nuevos, analizar los proyectos y colaboraciones anteriores puede proporcionar información sobre las interacciones recurrentes con las partes interesadas.

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Organización de sesiones de introducción

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Intente programar estas sesiones introductorias dentro de las primeras semanas de la incorporación. Esto garantiza que el nuevo empleado pueda iniciar sus colaboraciones con un conocimiento claro desde el principio. En lugar de limitarse a introducir nombres y títulos, haga que estas sesiones sean más productivas.

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Después de las sesiones, configure un mecanismo de retroalimentación. Puede consistir en un formulario sencillo o en una conversación rápida, en la que se le pregunte al nuevo empleado qué ha aprendido, si hay algún punto de confusión y si se siente cómodo con respecto a las próximas colaboraciones.

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4. Presentaciones en vídeo

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Los vídeos conllevan intrínsecamente un sentido de personalidad y calidez del que suelen carecer los correos electrónicos o los chats. Gracias a las imágenes, los tonos de voz y el lenguaje corporal, los nuevos empleados pueden conocer mejor a sus compañeros, lo que fomenta una sensación de conexión incluso antes de su primera interacción en vivo.

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Este enfoque no solo familiariza a los recién llegados con el equipo, sino que también resalta la cultura de la empresa de manera vívida, haciendo que el proceso de asimilación sea más fluido y agradable.

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Fomente la creación de vídeos de presentación

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• Pautas y estructura: Proporcione a los miembros del equipo una estructura sencilla para sus vídeos, como indicar su nombre, función, una breve descripción de sus responsabilidades y un dato divertido o peculiar sobre ellos mismos.

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• Control de duración: Recomendamos que los vídeos sean concisos, tal vez entre 1 y 2 minutos, asegurándose de que sean atractivos y fáciles de ver en un solo tramo.

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• Marca coherente: Considera la posibilidad de incorporar elementos de marca, como usar una diapositiva de introducción o cierre común o incluso música de fondo que se alinee con la identidad de la empresa.

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Una vez que los nuevos empleados hayan visto los vídeos, solicite su opinión. ¿Los vídeos les parecieron informativos? ¿Había algo que desearan que se incluyera? Estos comentarios pueden ser fundamentales para refinar el proceso de cara a futuras incorporaciones.

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Herramientas y recursos

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• Más allá de: Una plataforma intuitiva, Vyond permite a los usuarios crear vídeos animados con facilidad. Con una gran variedad de plantillas y personajes personalizables, los equipos pueden crear atractivos vídeos de presentación que reflejen el espíritu de la empresa.

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• Creador de animales: Animaker, otra herramienta fácil de usar, ofrece una gama de funcionalidades, desde infografías hasta vídeos de manualidades, lo que brinda a los miembros del equipo la flexibilidad de elegir el estilo que mejor los represente.

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5. Sistema Buddy

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Para que un empleado prospere y encuentre satisfacción en una organización, es crucial comprender e integrarse en la cultura de la empresa. En entornos remotos, en los que es posible que los empleados no observen directamente los matices de la organización, ponerlos en contacto con un mentor cultural o un amigo resulta inestimable.

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Estas personas actúan como puentes entre el recién llegado y la empresa, guiándolos a través de las creencias, las prácticas y el espíritu de la empresa, al tiempo que ofrecen conocimientos informales y camaradería.

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Identificación del amigo adecuado

Los amigos, a diferencia de los mentores, ofrecen una perspectiva más informal y sincera de la organización. Son compañeros, no gerentes ni de RRHH.

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Es crucial que los amigos entiendan su doble función: guiar y entablar amistad. Una breve orientación o guía puede establecer expectativas claras. Los puntos de contacto regulares entre el amigo y el nuevo empleado, especialmente en las primeras semanas, garantizan un apoyo constante y una transición fluida.

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Si bien los empleados experimentados pueden compartir información valiosa, el mentor o amigo ideal debe encarnar los valores de la empresa. Deberían ser:

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• Comunicativo
• Empático
• Invertimos en la orientación del recién llegado

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Busque voluntarios para estas funciones. Es probable que quienes opten por participar inviertan más, lo que lleva a una relación más efectiva.

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Estructura e interacciones regulares

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Organice una sesión en la que el amigo se presente, comparta sus experiencias y establezca expectativas para las próximas interacciones. Además de las charlas improvisadas, establecer visitas periódicas (quincenales o mensuales) garantiza que el recién llegado cuente con un apoyo constante y una plataforma para expresar sus inquietudes o pedir consejo.

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Ambas partes deben compartir sus comentarios periódicamente. Este enfoque iterativo asegura que la relación siga siendo beneficiosa, realizando los ajustes necesarios.

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6. Inversiones tecnológicas

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Confiar en los métodos de incorporación tradicionales puede ser insuficiente para abordar los desafíos únicos que plantea el trabajo remoto. Las inversiones tecnológicas en el proceso de incorporación no solo simplifican las tareas, sino que recrean la riqueza y la profundidad de la incorporación en la oficina en un entorno virtual.

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Bien estructurado e interactivo software de incorporación remota puede mejorar en gran medida los niveles de compromiso de los nuevos empleados y establecer un tono positivo para su permanencia en el cargo.

Análisis y selección de necesidades

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Antes de sumergirse en nuevas inversiones tecnológicas, es crucial evaluar la oferta tecnológica actual e identificar las brechas o ineficiencias. Involucre al personal de RRHH, a los líderes de equipo e incluso a los empleados recién incorporados en las conversaciones para comprender las necesidades y preferencias específicas.

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• Lista de verificación de funciones: Cree una lista de las funciones y funciones esenciales necesarias. Esto podría incluir la interactividad, las capacidades de integración, las funciones de generación de informes y la facilidad de uso.

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• Demo y prueba: Antes de comprometerse con una plataforma, solicite demostraciones o versiones de prueba para probar sus funciones y evaluar si se adapta a su organización.

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• Escalabilidad: Asegúrese de que la solución elegida pueda gestionar el posible crecimiento futuro. Debe poder adaptarse para incorporar a un mayor número de empleados si es necesario.

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Implementación y capacitación

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Una integración perfecta con los sistemas existentes minimiza las interrupciones. Esto puede implicar la colaboración entre los equipos de TI y RRHH. Realice sesiones de capacitación para el personal de recursos humanos y los líderes de equipo para asegurarse de que están bien familiarizados con las funciones del nuevo sistema y de que pueden utilizarlas de manera eficaz.

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Revise periódicamente la eficacia del sistema, recopile comentarios de los usuarios y realice los ajustes necesarios. La tecnología está en constante evolución. Compruebe periódicamente si hay actualizaciones o versiones más recientes del software para aprovechar cualquier funcionalidad o mejora adicional.

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Herramientas y recursos

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Sistemas de gestión del capital humano:

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• Factores de éxito de SAP: Una solución de recursos humanos basada en la nube que proporciona capacidades básicas de recursos humanos, gestión del talento y análisis sólidos.

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• Nube de Oracle HCM: Ofrece herramientas para la contratación, la gestión del talento y la nómina, y proporciona información mediante análisis impulsados por la IA.

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7. Enfoques de aprendizaje holístico

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Un enfoque de aprendizaje holístico es fundamental porque aborda la naturaleza multifacética de las preferencias de aprendizaje. Algunas personas pueden comprender mejor los conceptos a través de la lectura, mientras que otras pueden preferir módulos interactivos visuales o prácticos. Al proporcionar diversos recursos de aprendizaje, las empresas pueden garantizar una comprensión integral, lo que facilita una adaptación más rápida a su nueva función.

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Diversificación de contenido

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• Materiales escritos: Prepare guías completas, manuales y procedimientos escritos. Sirven como puntos de referencia y se pueden actualizar fácilmente.

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• Recursos visuales: Desarrolle infografías, diagramas de flujo y contenido de vídeo. Son particularmente útiles para conceptos complejos o para presentar información de manera digerible.

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• Módulos interactivos: Presente seminarios web, talleres y cuestionarios interactivos. Estos no solo atraen, sino que también proporcionan comentarios inmediatos sobre la comprensión del alumno.

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Retroalimentación e iteración

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Recopile periódicamente los comentarios de los nuevos empleados sobre la eficacia y la relevancia de los materiales proporcionados. En función de los comentarios, revise y actualice los recursos con regularidad. Esto garantiza que se mantengan alineados con los objetivos, la cultura y las metodologías en evolución de la empresa.

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Plataformas de aprendizaje electrónico

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• Academia Khan: Una organización educativa sin fines de lucro que ofrece una gran cantidad de cursos gratuitos sobre materias que van desde matemáticas hasta humanidades. Su plataforma interactiva puede servir como un recurso complementario para el desarrollo de habilidades básicas.

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• Coursera: Alberga cursos de universidades y empresas de todo el mundo y cubre diversos temas profesionales. Las empresas pueden seleccionar listas de cursos específicas para los nuevos empleados, lo que mejora sus conocimientos sobre el sector y las funciones específicas.

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8. Monitoreo remoto

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Perspicaz, un popular alternativa a Hubstaff, puede optimizar el proceso de incorporación remota. Esta herramienta mejora el proceso al monitorear el compromiso y la productividad de los nuevos empleados, garantizando que estén sincronizados con los objetivos de la organización.

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Los análisis de Insightful detectan patrones en el compromiso, lo que ayuda a los gerentes y a los recursos humanos a refinar las estrategias para impulsar la integración de los recién llegados. Al integrarse a la perfección con otras plataformas, las herramientas de Insightful para supervisar a los empleados que trabajan desde casa proporcionan una visión unificada de las actividades de incorporación, impulsan una colaboración eficaz y garantizan que los nuevos empleados prosperen desde el primer día.

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