Si eres como muchas empresas hoy en día, es posible que hayas creado un equipo de asistentes virtuales capaces de quitarle cientos o miles de horas al año a tu equipo interno.

Sin embargo, a la hora de gestionar asistentes virtuales, a veces puede parecer que el tiempo y las tareas se nos escapan. Por ejemplo:

1. ¿Está pagando innecesariamente por un trabajo innecesario o un tiempo improductivo?
2. ¿Están las instrucciones y la arquitectura de su equipo virtual listas para enfrentarse a la próxima docena o cien asistentes virtuales?
3. ¿Estás utilizando el software de asistente virtual adecuado?
4. ¿Hay formas de aprovechar aún más el rendimiento de su equipo virtual?

Todas las preguntas importantes que debe hacerse cuando se trata de gestionar eficazmente su equipo virtual. Veamos entre bastidores cómo cualquier empresa puede optimizar su oficina virtual actual.

Vale la pena señalar que, si bien los consejos de este artículo servirán para las fuerzas laborales de asistentes virtuales de cualquier escala, los consejos que vienen son especialmente valiosos para los equipos de asistentes virtuales de nivel empresarial que administran cientos de asistentes virtuales.

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Crear SOP claros

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Los asistentes virtuales, o cualquier tipo de automatización o subcontratación de procesos empresariales, pueden ser un arma de doble filo.

En primer lugar, una oficina virtual es una excelente manera de optimizar su negocio al eliminar las tareas diarias más repetitivas y mundanas, pero necesarias.

Sin embargo, supongamos que su equipo virtual no tiene muy claro qué hacer. En ese caso, podrían magnificar cualquier error o ineficiencia hasta alcanzar proporciones caóticas. ¿Qué ocurre cuando hay más de 500 asistentes virtuales que cometen el mismo error una y otra vez?

Sus procedimientos operativos estándar, o SOP, determinarán la eficacia de su oficina virtual. Los SOP bien diseñados son como un modelo personalizado para su negocio.

Claro, se necesita un poco de tiempo para crear SOP, pero este trabajo de back-end tiene una ventaja asimétrica, ya que hace que el flujo de trabajo diario sea más eficiente y efectivo y minimiza los errores.

Elimine las conjeturas: Cree vídeos, tutoriales y guías paso a paso que definan de forma explícita cada paso y lo que constituye la finalización satisfactoria de las tareas.

Hemos descubierto que condensar todo en una sola página (con enlaces a otros documentos relevantes) es una forma sencilla de incorporar y mejorar las habilidades de tus empleados de asistente virtual.

Utilice el software para optimizar la productividad individual

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Combinar los servicios de asistente virtual con el software es una combinación perfecta en el paraíso de la productividad.

Si bien los asistentes virtuales pueden ahorrarle mucho tiempo en algunas tareas, administrar un equipo virtual puede convertirse en un trabajo de tiempo completo por sí solo. Desarrollar una fuerza laboral virtual altamente funcional lleva tiempo, y es casi imposible ampliarla sin la pila de software adecuada.

Piensa en tu equipo virtual como en un coche: ignorar la luz que indica «comprobar el motor» del salpicadero podría provocar un desastre muy caro si no compruebas por debajo del capó.

La pila de software adecuada es como ver de cerca el rendimiento de tu equipo virtual y tener a un mecánico a mano para solucionar los problemas.

Software de productividad como Perspicaz le permite mantenerse al tanto de toda su fuerza laboral virtual. Permite a los gerentes monitorear la productividad a lo largo de períodos de tiempo, comparar a los mejores empleados y respaldar el bienestar de los empleados.

En lugar de calcular las métricas de productividad usted mismo, el software de productividad puede ayudarlo a evaluar el desempeño individual y grupal a través de información procesable sobre el comportamiento y la productividad.

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Utilice el software para realizar un seguimiento de los proyectos, las tareas y el tiempo

Por su naturaleza, los asistentes virtuales están orientados a las tareas. Es común que hagan malabares con múltiples tareas en varios proyectos al mismo tiempo. Esto hace que sea imprescindible hacer un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y los proyectos.

Incluso un equipo virtual altamente funcional y aparentemente autónomo puede beneficiarse de la información sobre el tiempo y las tareas generada por el software. En otras palabras: siempre hay formas de optimizar el tiempo dedicado a las tareas. Por ejemplo:

• ¿Qué proyectos utilizan la mayor cantidad de recursos de nuestro asistente virtual?
  
• ¿Qué tareas sería mejor automatizar completamente con nuestro propio software o de terceros, en lugar de utilizar asistentes virtuales?
  
• ¿Qué tareas estamos sacando el máximo provecho de nuestro dinero?

Este mayor nivel de análisis solo es posible con datos agregados a lo largo del tiempo, algo que es difícil de hacer de manera objetiva sin la asistencia automatizada del software.

Insightful, por ejemplo, tiene un Mapeo automático del tiempo función que analiza automáticamente el tiempo requerido para cada proyecto.

La asignación de tiempo le permite ver cuánto tiempo se dedicó a cada etapa de un proyecto y, a continuación, predice los recursos necesarios para el siguiente trabajo. Esta información ayuda a identificar los procesos más eficientes e ineficientes para que pueda replicar el éxito y mitigar la ineficiencia.

Cree un sistema de informes justo y claro

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Cuando una organización se amplía a cientos de asistentes virtuales, es casi imposible ofrecer comentarios personales, justos y claros sin un sistema de informes y rendimiento sólido y bien pensado.

Un sistema de informes justo y claro ayuda a hacer la pesada tarea de proporcionar comentarios. Tras establecer declaraciones claras de trabajo (SOW) y medidas objetivas del éxito, los gerentes pueden pasar sin problemas de una visión panorámica a una comprensión más detallada del desempeño individual.

Los informes y las revisiones del rendimiento deben basarse en KPI claros y llevarse a cabo a intervalos claros y regulares.

Cuando sus empleados virtuales se beneficien de una retroalimentación transparente, honesta y objetiva, mejorará su desempeño, le permitirá elogiarlos por su excelente trabajo e impulsar el éxito colectivo del equipo.

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Proteja y asegure sus datos

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El enfoque de «aquí tiene todo lo que necesitará» para proporcionar procedimientos operativos estándar a los asistentes virtuales puede parecer la mejor manera de capacitar a su equipo virtual. Cuanta más información, mejor, ¿verdad? No siempre.

Al crear esquemas de trabajo para tus asistentes virtuales, es importante que seas consciente de la confidencialidad de cualquier dato o información empresarial que incluyas. Entregar información incorrecta (o demasiada) puede provocar filtraciones de datos que causen problemas a tu equipo virtual.

Estar alerta no significa sospechar que sus asistentes virtuales tienen intenciones maliciosas. Pero la realidad es que los hackeos ocurren, a menudo de forma accidental, y no hay mucho que pueda cubrir un acuerdo de confidencialidad.

Por ejemplo, ¿qué sucede cuando a uno de tus cientos de asistentes virtuales le piratean su cuenta de Google? ¿O compartes accidentalmente el enlace incorrecto de Google Doc con alguien?

La seguridad adecuada de los datos de la fuerza laboral virtual debe formar parte de los planes generales de seguridad y privacidad de la empresa. En particular, sea claro y establezca políticas en torno a:

1. ¿Qué archivos se necesitan realmente para realizar los servicios de asistente virtual?
2. ¿Qué archivos son «adicionales» que pueden ayudar a los asistentes virtuales a aprender a desempeñar mejor sus funciones?
3. ¿Qué archivos no necesitamos flotar para que los vean los competidores?

Sea completamente claro con respecto a los datos a los que tiene acceso su equipo virtual, establezca sus permisos y niveles de acceso en consecuencia y planifique el acceso no autorizado a los datos.

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Reflexiones finales

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Se prevé que el mercado mundial de subcontratación crezca hasta alcanzar los 405 000 millones de dólares en 2027 (Grand View Research), frente a los 92 500 millones de 2019 (Statista). A medida que más empresas aprovechen el poder de una fuerza laboral virtual, el simple hecho de tener un asistente virtual no va a ser una ventaja competitiva, sino la forma en que planeas usarlos.

Con los SOP adecuados, el software de soporte y una arquitectura de información segura, puede ayudar a colocar a su empresa en los niveles más altos de las empresas que utilizan eficazmente un equipo virtual.

Sin embargo, al final del día, su interacción con los asistentes virtuales sigue siendo una relación muy humana, independientemente de la escala de su operación. Por lo tanto, mantener la comunicación y la transparencia son partes fundamentales de cualquier plan de gestión de equipos virtuales.

Con los sistemas adecuados, puede asegurarse de que su fuerza laboral virtual sea productiva, motivada y motivada para ayudarlo a lograr su misión.