La contratación de nuevos empleados es uno de esos procesos necesarios que ocurren durante todo el ciclo de vida de una empresa. Si ocurre con mucha frecuencia, podría ser un síntoma de algo realmente bueno, como la expansión de una empresa, o algo bastante malo, como una alta rotación de empleados. De cualquier manera, una parte imprescindible a la hora de contratar personal adicional es el proceso de incorporación.

Esto es cuando tú, como propietario de una empresa o de recursos humanos, debes contarles a tus nuevos empleados todo, desde las cosas importantes, como cuál será su trabajo y qué esperas de ellos, hasta pequeños detalles, como si tu empresa tiene un código de vestimenta o usa el rastreador de tiempo funciona software.

La incorporación es, en última instancia, la primera impresión que un nuevo empleado tendrá de su empresa. Por eso es tan importante hacerlo bien.

Con esto en mente, analizaremos por qué la incorporación adecuada es crucial y qué debe hacer para lograrlo.

La importancia de la incorporación

Como la incorporación es, como hemos mencionado, la primera impresión de tu empresa, podría ser un punto crítico que decida si vas a retener a todos esos nuevos empleados en el futuro. Y, de hecho, estudia han demostrado que el 86% de los empleados deciden si permanecen o no en la empresa a largo plazo dentro de los primeros seis meses de trabajo para esa empresa. Además, los motivos más comunes para dejar el puesto antes de tiempo son la falta de una orientación clara y la ineficacia de la formación, dos motivos que entran dentro del ámbito de la incorporación.

Además de aumentar las probabilidades de que los empleados se queden, la incorporación exitosa también permite la integración fluida de los nuevos empleados en la cultura de la empresa y en los proyectos que han designado. Esto significa que cuanto mejor sea la formación, más pronto sus nuevos empleados comenzarán a contribuir a los objetivos empresariales y al crecimiento de la empresa.

Por último, es posible que sea necesaria una incorporación detallada para el cumplimiento legal. Por ejemplo, en algunos casos, la ley te exige que informes a tus empleados sobre el uso del sistema de control del tiempo de trabajo, por lo que esto tendrá que formar parte del proceso. Del mismo modo, es posible que debas informarles sobre cómo gestionar la información confidencial o los datos de los clientes, de modo que puedas evitar cualquier filtración accidental que pueda perjudicar a tu empresa o a tus clientes.

Consejos para una incorporación exitosa

Estos son algunos consejos sobre cómo planificar y llevar a cabo una incorporación adecuada para garantizar una mayor retención de los empleados y una rápida integración en el equipo:

1. Comience antes del primer día y continúe después

El error más común a la hora de incorporar nuevos empleados es creer que se trata de un procedimiento de un día. Les das la bienvenida a la empresa, les muestras su escritorio, les explicas brevemente la tarea y listo.

De hecho, los empleados necesitan muchos más detalles que eso. También necesitan más capacitación, supervisión ampliada y apoyo adicional más allá de ese día.

Por lo tanto, debes comenzar la incorporación antes del primer día dándoles instrucciones sobre cómo prepararse. Y debes continuar con el proceso hasta bien entrado el primer mes, si no después (al menos periódicamente).

2. Explique la logística en detalle

Básicamente, no puedes dar nada por sentado. Incluso si este no es el primer trabajo del empleado, los procedimientos y requisitos varían de una empresa a otra, incluso para el mismo puesto.

Los detalles logísticos que los nuevos reclutas pueden necesitar incluyen: cuándo deben ir a trabajar, cuándo se les permite salir, dónde está su escritorio, cómo iniciar sesión en las cuentas correspondientes, cómo utilizar las herramientas y plataformas de colaboración con las que trabaja su empresa (incluida la forma de gestionar el software de seguimiento del tiempo, si es necesario), cuándo deben esperar su salario, cuántos días de vacaciones tienen, etc. Puede que incluso desee incluir algunos detalles no tan técnicos, como qué hay un código de vestimenta apropiado o dónde podrían salir a almorzar.

3. Conecte a los nuevos empleados con las personas relevantes

Posiblemente, lo peor que puede hacer durante las primeras dos semanas es dejar a los nuevos empleados solos. Lo más probable es que acaben frustrados porque no saben a quién acudir si tienen preguntas sobre tareas específicas. Es posible que puedas responder a todas sus preguntas generales, pero si no saben cómo realizar una tarea o dónde encontrar cierta información sobre el proyecto, no les serás de mucha utilidad.

Por eso debes dirigirlas a las personas de tu organización que podrían ayudarlas con diferentes tipos de problemas. Por ejemplo, el líder de su equipo, sus colegas sénior que desempeñen funciones similares o cualquier miembro de otro equipo con el que puedan tener que trabajar.

4. Establezca pautas y expectativas claras

Lo que se supone que deben hacer los nuevos trabajadores debe indicarse con la mayor claridad posible. Haz que la persona con la que más van a trabajar te explique detalladamente cada procedimiento: qué hacer, cuándo, qué herramientas usar, dónde obtener los datos, cuál debería ser el resultado, etc.

Además, trata de establecer expectativas claras sobre la dirección en la que te gustaría que avanzaran. Por ejemplo, si utilizas una solución de seguimiento del tiempo para medir la productividad, podrías decirles que esperas que su desempeño mejore de manera constante durante los primeros dos meses. Incluso puedes darles acceso a sus datos de seguimiento del tiempo para que puedan ver sus informes.

5. Mantenga su puerta abierta

En otras palabras, deje que los nuevos empleados se pongan en contacto con usted o acudan a usted si tienen alguna pregunta o inquietud. Por ejemplo, es posible que lo hayan hecho un montón de preguntas acerca de su software de seguimiento y la única manera de asegurarse de que se sientan cómodos con la configuración del trabajo de seguimiento del tiempo es responderles.

Lo mismo ocurre con cualquier otro problema que puedan tener. Debes estar disponible para apoyarlos durante este proceso de integración e intentar ayudarlos en cada paso del camino.

Conclusión

Ya hemos visto por qué es importante realizar bien el proceso de incorporación y cómo puedes abordarlo. Lo más importante es hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y hacerles saber que cuentan con el apoyo de la empresa.

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