La pérdida de tiempo se te acerca sigilosamente.

Parece que fue ayer cuando tomaste la decisión de contratar a un asistente virtual, y ahora tienes a docenas de personas en diferentes zonas horarias trabajando en diferentes proyectos en diferentes momentos.

A primera vista, es posible que se sienta eufórico por la cantidad de tiempo que ahorra al utilizar una fuerza laboral virtual. Sin embargo, la inquietante realidad es que, debido a la gestión del tiempo de su equipo virtual, es posible que se desperdicien docenas o cientos de horas de tiempo de forma constante.

Después de todo, el tiempo es dinero, especialmente cuando hay varias personas trabajando.

El siguiente artículo explora la importancia de la administración del tiempo con asistentes virtuales para las grandes organizaciones, cómo puede mejorar el rendimiento de su equipo de VA y las herramientas que hacen que la administración de su equipo lleve menos tiempo.

La importancia de la gestión del tiempo

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El mismo reloj de 24 horas vincula a todas las personas y organizaciones, y aquellas que aprovechan al máximo su tiempo tienden a subir a la cima.

Si estás leyendo este artículo y ya confías en los servicios de asistente virtual (o estás pensando en usarlos), es probable que no necesitemos hablar del valor conceptual de la gestión del tiempo.

Sin embargo, es fácil pasar por alto la escala que los simples ajustes de productividad pueden tener en su empresa: reducir solo cinco minutos a un proceso repetitivo puede generar miles o incluso millones de dólares en ingresos anuales para muchas organizaciones de nivel empresarial.

La administración del tiempo es esencial si administra grandes equipos de asistentes virtuales. Gestionar eficazmente el tiempo, la asistencia, las vacaciones, los descansos y otras actividades puede resultar abrumador. Y, si no se controla durante demasiado tiempo, pueden pasar desapercibidas miles de horas de valioso tiempo.

Cómo optimizar la gestión de los asistentes virtuales

La clave para asistente virtual de gestión del tiempo es encontrar un equilibrio entre mantener a sus asistentes virtuales lo más productivos posible y garantizar que todas las tareas importantes que realizan no disminuyan en calidad.

Una ecuación bastante simple, pero que puede resultar difícil en la práctica.

La mayor parte del tiempo desperdiciado por el asistente virtual se debe a una planificación deficiente, a la falta de dirección y a una selección inadecuada. Es una tarea difícil pedirle a todo un equipo virtual que entregue la perfección cuando no hay sistemas y estructuras eficaces.

Sí, el software de productividad puede ayudarlo a optimizar la administración del tiempo de su asistente virtual, pero la optimización también depende de una base sólida y consistente.

Esto significa que la gestión del tiempo no debe considerarse de forma aislada o como soluciones rápidas. un atajo no es un truco de gestión del tiempo.

Los sistemas y estructuras de asistentes virtuales adecuados no se basan en tomar atajos, sino en la forma más eficaz de completar las tareas, en la claridad del tiempo requerido y, por último, en la evaluación comparativa constante del rendimiento.

Un producto final claro

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Para mejorar la gestión y la productividad de su empresa, comience por definir explícitamente en qué se encuentra esa entrega final perfecta términos concretos e «irreprensibles».

Cuando sabes cómo debe ser el resultado final, trazar el camino para llegar allí es más claro, más eficiente y menos propenso a perder tiempo.

Por lo tanto, antes de enviar un nuevo proceso a tu equipo de asistentes virtuales, empieza por demostrar cómo debe ser la entrega final y, a continuación, desglosa el proceso para obtener una lista sencilla paso a paso.

Cada paso debe tener un punto de finalización concreto antes de pasar al siguiente. Y, cuando cada una de ellas se siga al pie de la letra, el resultado final esperado estará prácticamente garantizado en todo momento.

La persona adecuada para el trabajo

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La gestión adecuada del tiempo plantea la pregunta, ya que el cual? Todo comienza con tener el asistente virtual adecuado para el trabajo.

Determine qué conjuntos de habilidades requiere la tarea actual y delegue esas tareas específicas a un asistente virtual con el conjunto de habilidades más complementario.

Hay cientos de trabajos de asistente virtual diferentes y un enfoque de «talla única» inevitablemente conducirá a ineficiencias extremas.

Por ejemplo, un asistente virtual experto en investigación será mejor para las tareas que requieren encontrar la información que necesita. Por el contrario, si lo que necesitas es un servicio de atención al cliente en tiempo real, esa es la especialidad para la que necesitas contratar.

Diseña el plan perfecto

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Dwight Eisenhower dijo una vez: «la planificación lo es todo, el plan no es nada».

En otras palabras, un plan no vale mucho hasta que se demuestre que funciona. Un plan de asistente virtual excelente no solo enseña a tus asistentes virtuales qué hacer, sino cómo pensar.

Recibir comentarios sobre cómo perciben sus asistentes virtuales cada paso que implica completar su trabajo requiere abrir un ciclo de retroalimentación.

Pídele a un amigo u otro miembro de tu equipo que haga la lista paso a paso por sí mismo antes de entregarla a un asistente virtual. Bríndeles el mismo contexto de incorporación que utilizaría para sus asistentes virtuales. Una vez completado, analiza si tu plan funcionó según lo esperado, solicita comentarios y refina antes de ponerlo en práctica a través de tu equipo de asistentes virtuales.

Debe conocer su proceso de principio a fin antes de llevarlo a los asistentes virtuales y, luego, realizar pruebas e iteraciones de manera constante a medida que aparecen nuevos datos de rendimiento.

Los datos son tus amigos

Para comprender realmente la eficacia de sus asistentes virtuales, necesita disponer de datos.

Los datos le permiten comprender objetivamente cómo los asistentes virtuales utilizan su tiempo y sus niveles de productividad. Olvídate de confiar en presentimientos o suposiciones.

Software de productividad como Perspicaz permite a las empresas monitorear la productividad individual y de los equipos durante períodos específicos (como el momento en que un nuevo grupo de asistentes virtuales se unió a su equipo), comparar a los mejores empleados (para entender por qué sobresalen y por qué otros no) y respaldar el bienestar general de los empleados.

Reflexiones finales

Al final del día, todos los aspectos de la fuerza laboral de su asistente virtual se reducen a los procesos, incluso al proceso de evaluación de la administración del tiempo.

Herramientas de supervisión de la productividad de los empleados con un panel de KPI fácil de usar, como el de Insightful, le permiten medir el rendimiento de la fuerza laboral virtual y, al mismo tiempo, mantener un ciclo de retroalimentación para mejorarlo.

La objetividad de los datos que obtiene del software de asistente virtual elimina el ruido que conlleva una fuerza laboral de asistentes virtuales ajetreada y bulliciosa para ver con precisión qué tan efectivos y eficientes son sus procesos.

Este flujo continuo de datos en tiempo real que proporciona software como Insightful facilita a las organizaciones modelar y recompensar a los mejores en función de su productividad.

Impulsa el crecimiento de los empleados y los equipos mediante una transparencia respaldada por datos que ayuda a los equipos de asistentes virtuales a evaluar su propio rendimiento.

Al dejar que los datos hablen por sí mismos, las organizaciones pueden ver los cuellos de botella y las tasas promedio de realización de tareas para que puedan ayudar mejor a sus asistentes virtuales a mantenerse sanos y motivados.