Para construir un entorno de trabajo resiliente, que resiste la prueba del tiempo, incluso ante recesiones y otros períodos de incertidumbre, es necesario eliminar los obstáculos a la eficiencia operativa.

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Cuanto más eficiente sea su organización, más valor generará con menos insumos.

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Algunos de los mayores desafíos para la eficiencia operativa incluyen la dependencia excesiva de procesos manuales incómodos, los protocolos de administración de datos ineficaces y los métodos de comunicación y colaboración torpes.

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Para evitar estos problemas y aumentar la eficiencia operativa en 2023, sigue leyendo para descubrir 11 herramientas imprescindibles en 2023.

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1. Atención al cliente

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La atención al cliente es un aspecto importante de cualquier negocio orientado al cliente, pero también puede suponer una pérdida de recursos.

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Cada llamada, conversación de mensajes e intercambio de clientes puede llevar mucho tiempo y, sin los canales de automatización y comunicación adecuados, puede generar ineficiencias en todos los ámbitos.

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Herramienta: Zendesk

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Zendesk puede ayudarlo a optimizar la atención al cliente con planes para pequeñas y medianas empresas.

Al simplificar el intercambio de información y permitir que los agentes clasifiquen y organicen las solicitudes, Zendesk cierra los cabos sueltos y proporciona un marco para una atención al cliente sin esfuerzo.

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2. Administración de servicios de TI

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Su departamento de TI a menudo tiene que trabajar para apagar incendios en muchos frentes. Hay problemas de red interna con los que lidiar, ciberamenazas externas y problemas generales de solución de problemas que resolver.

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Con su atención dirigida en muchas direcciones, la necesidad de una solución de TI centralizada no podría estar más clara.

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Herramienta: NinjaOne

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NinjaOne ofrece precisamente eso: una ventanilla única para la administración de servicios de TI.

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Con esta plataforma centralizada, puede supervisar los activos de TI con la administración de terminales, automatizar la aplicación de parches y hacer copias de seguridad de los datos críticos en todos sus sistemas. NinjaOne ofrece a los trabajadores de TI una forma sencilla de supervisar, evaluar y neutralizar los problemas de TI a medida que surjan.

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3. Automatización de procesos

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Con tantos flujos de trabajo y procesos repartidos entre varios equipos, la cantidad de tiempo que puede ahorrar con la automatización es asombrosa.

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Ya sea que se trate de activar notificaciones por correo electrónico o de dependencias entre tareas, el sistema de automatización de procesos adecuado puede mejorar considerablemente la eficiencia operativa de sus equipos.

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Herramienta: Zapier

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Zapier es una plataforma de automatización que te permite automatizar las tareas de todos los departamentos, desde marketing hasta ventas.

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Puedes agilizar el proceso de captura y gestión de clientes potenciales añadiendo automáticamente nuevos clientes potenciales a tu lista de correo electrónico. O puedes hacer que se envíe un correo electrónico a los clientes que hayan comprado recientemente uno de tus productos.

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Sea cual sea la industria en la que se encuentre, Zapier puede ayudarlo a ahorrar tiempo y energía mediante la automatización inteligente.

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4. Gestión de proyectos

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La gestión de proyectos puede requerir una gran cantidad de planificación, por lo que la asistencia tecnológica puede ser de gran ayuda.

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Optimizar la forma en que planifica y ejecuta los proyectos puede marcar una diferencia significativa en su productividad y eficiencia.

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Herramienta: Trello

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Trello te permite configurar tarjetas y listas en los tableros Kanban para que puedas sistematizar tus procesos según cada equipo.

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Los directores de proyectos pueden cambiar de un espacio de trabajo a otro y supervisar el progreso de varias tareas y proyectos, mientras que los empleados pueden beneficiarse de los flujos de trabajo personalizados.

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5. Monitoreo de empleados

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Supervisión del lugar de trabajo es crucial para saber a qué se destina el tiempo de sus empleados. El mejor software de monitoreo de PC puede ayudarlo con computadora de monitoreo actividad y aproveche el potencial de su fuerza laboral con datos de tiempo precisos.

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Los monitores de actividad para PC pueden ayudarlo a identificar y abordar el robo de tiempo y el tiempo de inactividad, pero también le proporcionan valiosas estadísticas de productividad en el lugar de trabajo sobre la productividad y el rendimiento individuales.

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Herramienta: Insightful

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Con aplicación para registrar las horas trabajadas Perspicaz, puede aprovechar el software que monitorea la actividad de los empleados en tiempo real para poder detectar las tendencias e identificar los procesos que pueden ser ineficientes.

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Mediante el monitoreo de Internet de los empleadores, puedes hacer un seguimiento del uso de las aplicaciones y la productividad de la oficina, y ver si la cantidad de tiempo que los empleados dedican a ellas es proporcional a la cantidad de trabajo producido. De lo contrario, puede ser que se trate de un uso ineficiente del tiempo o simplemente de que la aplicación no es adecuada para el trabajo.

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El uso de una herramienta de monitoreo de PC como Insightful puede ayudarlo a identificar oportunidades para aumentar la eficiencia operativa y rastrear los datos de la fuerza laboral.

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6. Servicios de recursos humanos

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El departamento de recursos humanos tiene que gestionar toda la fuerza laboral y las consecuencias de todos los cambios internos, así como gestionar las contrataciones de autónomos. Por lo tanto, confiar en sistemas o herramientas anticuados puede hacer que ciertas tareas consuman demasiado tiempo y generar un atraso que genera ineficiencia.

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Herramienta: Worksuite

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Worksuite proporciona a su departamento de recursos humanos una variedad de funciones destinadas a la incorporación, la integración y la gestión de los contratistas. Dado que cada vez son más las empresas que recurren al mercado independiente para cubrir sus carencias de habilidades, es un momento tan bueno como cualquier otro para invertir en un software que agilice este proceso de contratación.

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7. Administración de contraseñas

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En un mundo en el que la mayoría de las empresas, agencias e incluso autónomos cuentan con una gran cantidad de aplicaciones tecnológicas, es importante tener las contraseñas a mano y, al mismo tiempo, seguras.

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Si necesitas limitar quién puede acceder a ciertas aplicaciones, pero también quieres poder compartir rápidamente la información de inicio de sesión, podrías beneficiarte del software de administración de contraseñas.

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Herramienta: LastPass

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LastPass es una solución eficaz para crear un sistema de gestión de contraseñas para su empresa que proteja sus datos confidenciales. En un mundo en el que olvidar las contraseñas se ha convertido en algo natural para muchos de nosotros, LastPass ofrece una valiosa red de seguridad.

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Si tiene un software que quiere compartir con empleados o contratistas, pero no está seguro de cómo proporcionar acceso sin dejar de proteger la información, LastPass es la solución perfecta.

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8. Monitoreo de red

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La supervisión de la red va de la mano con la gestión de los servicios de TI, y es igual de importante.

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Cuando su red deja de funcionar, puede tener un enorme efecto dominó en todos los departamentos y afectar negativamente a la productividad. Por lo tanto, contar con un sistema confiable puede salvar vidas y simplificar el proceso de administración de la red.

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Herramienta: Auvik

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Auvik, una solución de administración de redes basada en la nube, le permite supervisar el rendimiento de la red, solucionar posibles problemas y automatizar las actualizaciones de seguridad para proteger sus datos.

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9. Intercambio de archivos

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Si trabajas con mucha información, lo que es probable, necesitas un sistema sólido para almacenar y compartir archivos.

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Ya se trate de instrucciones de proceso, directrices de la empresa o incluso archivos de proyectos individuales, es importante que tenga una forma de mantener la información documentada que se adapte a su negocio.

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Herramienta: Dropbox

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Dropbox es una solución de almacenamiento de archivos escalable que te permite mover tu documentación a una ubicación segura basada en la nube.

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Con esta herramienta, puede transferir archivos fácilmente entre equipos y departamentos y crear un proceso de intercambio de archivos simplificado.

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10. Comunicación

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La comunicación es la piedra angular de los procesos de trabajo eficientes.

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Cuando las líneas de comunicación son sólidas, la información puede viajar de forma más rápida y eficaz. Si sigues confiando en el correo electrónico o solo en las videollamadas, podrías estar perdiendo mucha productividad como resultado de errores de comunicación o interpretaciones erróneas.

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Herramienta: Slack

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Slack ofrece canales contextuales específicos para las conversaciones relacionadas con el trabajo para que puedas mantener todo organizado.

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Ya no tendrás que buscar información clave en largas cadenas de correo electrónico, ya que Slack admite los chats por categorías y prioriza la comunicación rápida.

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11. Marketing por correo electrónico

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Si confías en el marketing por correo electrónico en tu negocio para atraer y convertir clientes potenciales, tu capacidad para ser eficiente está determinada por las herramientas que utilices.

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Ningún equipo de marketing puede tener éxito en este medio sin el sistema adecuado, ya que sería casi imposible rastrear las direcciones de correo electrónico, programar campañas y segmentar los mensajes.

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Herramienta: Mailchimp

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Mailchimp actúa como una solución de marketing por correo electrónico optimizada que te permite configurar la automatización, segmentar a tu audiencia y configurar campañas de marketing por correo electrónico.

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Con él, puede revisar su estrategia de marketing por correo electrónico y ejecutarla a mayor escala a medida que su negocio crezca.

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