En este artículo, vamos a analizar:

• Los errores silenciosos de nómina que podrían estar agotando su negocio sin que usted lo sepa.
• Cómo detectar y detener los problemas de clasificación errónea antes de que exploten.
• Formas más inteligentes de mantenerse a la vanguardia de las complejas leyes laborales sin agotarse.
• Cómo el el mejor software de monitoreo de empleados expone los riesgos ocultos y mantiene sus soluciones funcionando a largo plazo.

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¿Qué pasa si el mayor riesgo de nómina al que se enfrenta su empresa no es un error evidente, sino los errores silenciosos que ni siquiera se da cuenta de que está cometiendo?

Para los equipos de recursos humanos que equilibran horarios complejos, clasificaciones cambiantes de los trabajadores y leyes laborales en constante cambio, la nómina puede parecer un juego de adivinanzas de alto riesgo. Un paso en falso (un contratista mal clasificado, un error en el cálculo de las horas extras o un error en la introducción de datos) puede desembocar en auditorías, multas y empleados frustrados que se pregunten si reciben un trato justo.

En este artículo, descubriremos las dificultades ocultas de la nómina que aumentan silenciosamente el riesgo y cómo software de seguimiento del tiempo del personal puede proporcionarle la supervisión y la precisión que necesita para mejorar su estrategia de cumplimiento y proteger a su personal.
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Por qué es más fácil cometer errores de lo que cree

La nómina no debería parecer una apuesta, pero para los equipos de RRHH, a menudo lo es. Incluso con procesos sólidos, la creciente complejidad de la fuerza laboral actual hace que sea fácil que las brechas de cumplimiento pasen desapercibidas.

Considera lo que estás gestionando en un momento dado:
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• Una fuerza laboral híbrida distribuida en varios estados (o países), cada uno con diferentes leyes salariales y horarias.
  
  
• Una combinación de empleados a tiempo completo, trabajadores a tiempo parcial, autónomos y contratistas, todos con diferentes clasificaciones legales.
  
  
• Los registros de asistencia provienen de equipos remotos, equipos de oficina y equipos de campo; algunos se rastrean automáticamente y otros manualmente.
  
  
• Regulaciones laborales en constante evolución, desde nuevas leyes de transparencia salarial hasta una aplicación más estricta de las horas extras.

Y los riesgos aumentan. De hecho, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos recopiló más de 230 millones de dólares en salarios atrasados por infracciones salariales y horarias en un solo año, recuperando el salario de más de 190,000 trabajadores. Además, los estudios muestran que tanto como Entre el 10 y el 20% de los contratistas independientes pueden estar clasificados erróneamente, que expone a las empresas a multas, sanciones y demandas.

Todo lo que se necesita es pasar por alto una clasificación, un pequeño error de cálculo de la nómina o una política de descansos omitidos para iniciar una auditoría de cumplimiento o una acción legal. Con frecuencia, estos errores no aparecen hasta que alguien más los señala, ya sea una agencia gubernamental, un abogado o un empleado al que se le ha pagado mal durante meses.

Entonces, ¿qué puede hacer para proteger a su equipo, a su personal y a su empresa de estos riesgos ocultos antes de que se conviertan en problemas importantes?
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Cómo proteger su empresa de los riesgos de cumplimiento de la fuerza laboral

Cuando los errores de cumplimiento son tan fáciles de cometer y tan costosos cuando ocurren, no puede permitirse el lujo de confiar en procesos obsoletos o en la supervisión manual. Necesita estrategias proactivas y sostenibles para proteger la precisión de la nómina y la clasificación de los empleados.

Las herramientas adecuadas para la fuerza laboral, como el seguimiento automatizado del tiempo y la supervisión de la actividad, pueden ayudar a reducir los errores manuales y proporcionarle la supervisión necesaria para mantener la nómina al día, sin añadir más trabajo a su ya de por sí agotada.

He aquí cómo hacerlo:
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Clasificación de los trabajadores de uñas desde el principio

Mantener las clasificaciones precisas no es solo un requisito legal, es una de las maneras más prácticas de evitar los problemas de cumplimiento antes de que comiencen. El desafío es que las funciones evolucionan, los equipos cambian y lo que comienza como un contratista a corto plazo puede transformarse fácilmente en algo más permanente. Por eso es fundamental mantener su sistema de cumplimiento proactivo.

Así es como puedes mantenerte al tanto de las clasificaciones:
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• Haga que las revisiones de clasificación sean rutinarias. Incorpore auditorías a sus procesos trimestrales o anuales y compruebe si hay algún cambio de puesto que pueda convertir a un contratista en empleado.
  
  
• Documente todo. Mantenga un registro claro de los acuerdos, los ámbitos del trabajo y cualquier actualización de las responsabilidades, de modo que siempre tenga un registro en papel que respalde las decisiones.
  
  
• Haga una verificación cruzada con los recursos legales. Usa las directrices gubernamentales y las normas específicas de cada estado para asegurarte de que estás aplicando los estándares de clasificación correctos, especialmente al expandirte a nuevas regiones.
  
  
• Busca patrones en el trabajo real. ¿Los contratistas registran horas de tiempo completo? ¿Están realizando las mismas tareas que los empleados? Estas son señales de que debes volver a evaluar su estado.

Software de seguimiento del tiempo de trabajo con las estadísticas de actividad, le brindan datos objetivos sobre los patrones de trabajo, lo que le ayuda a detectar cuándo las responsabilidades diarias de una persona pueden haber superado su clasificación. En lugar de basarte en conjeturas, puedes usar datos reales para respaldar las decisiones y mantener las clasificaciones precisas a lo largo del tiempo.

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Actualice su seguimiento del tiempo y la asistencia

Para RRHH, el seguimiento del tiempo rara vez es tan sencillo como debería ser. Entre equipos remotos, horarios flexibles y métodos de elaboración de informes incoherentes, el simple hecho de registrar las horas exactas puede parecer un trabajo a tiempo completo.

Sin embargo, cuando la nómina depende de esas horas, al igual que el cumplimiento de los salarios y las horas, no puede darse el lujo de dejar pasar las imprecisiones. Los pequeños errores, como los errores incumplidos o las hojas de horas incompletas, pueden desembocar rápidamente en infracciones por horas extras, pagos insuficientes y disputas entre los empleados.

Para superar estos problemas:
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• Estandarice su sistema. Confiar en diferentes métodos de cronometraje entre los equipos solo crea brechas. Mueva a todos a un sistema único y centralizado para reducir las inconsistencias.
  
  
• Automatice tanto como sea posible. La entrada manual deja demasiado margen para cometer errores. Busca formas de registrar automáticamente las horas, los descansos y las prórrogas para que tu equipo no tenga que ponerse al día constantemente.
  
  
• Revise y concilie con regularidad. No espere hasta el día de pago para comprobar si hay problemas. Dedique tiempo a su flujo de trabajo para detectar las discrepancias a tiempo, antes de que aparezcan en el cheque de pago.
  
  
• Alinee el seguimiento con sus políticas. Asegúrese de que su sistema esté configurado para aplicar automáticamente las leyes laborales locales, de modo que cosas como el cálculo de las horas extras y los descansos requeridos no queden al azar.

Las herramientas para la fuerza laboral no solo facilitan el seguimiento del tiempo, sino que le devuelven el control. Un sistema automatizado rastreador de horas de trabajo, la supervisión de la actividad en tiempo real y los informes centralizados ayudan a garantizar que cada hora trabajada se registre con precisión y se ajuste a las políticas correctas. En lugar de buscar manualmente las hojas de horas que faltan o comprobar las entradas, puede confiar en los datos en tiempo real que detectan las incoherencias antes de que se conviertan en errores costosos.
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Audite los procesos de nómina con frecuencia

Incluso los procesos de nómina más cuidadosos no son inmunes a que se cometan pequeños errores. Y cuando administras tasas salariales múltiples, cronogramas variables y leyes laborales cambiantes, es fácil que los errores se escondan en los detalles. El problema es que si esperas a que se descubra una queja de un empleado (o peor aún, una auditoría), ya es demasiado tarde.

Es por eso que las auditorías periódicas de nómina no son solo una buena práctica, sino que son imprescindibles. Las auditorías brindan a los departamentos de recursos humanos la oportunidad de detectar las discrepancias de manera temprana, corregir los problemas antes de que se agraven y reforzar la confianza de que su sistema de nómina está haciendo exactamente lo que debe.

A continuación, le indicamos cómo hacer que la auditoría forme parte de su rutina:
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• Fija un horario. Ya sea mensual, trimestral o vinculado a los principales hitos empresariales, establezca una cadencia constante para revisar los informes de nómina.
  
  
• Compare los datos de tiempo con los resultados de la nómina. Compare las horas trabajadas con los salarios pagados para identificar brechas, horas extras perdidas o tasas salariales mal aplicadas.
  
  
• Busca patrones. ¿Se producen errores en departamentos específicos o durante ciertos turnos? Los problemas recurrentes suelen ser señales de interrupciones en los procesos que requieren atención.
  
  
• Mantenga registros detallados. Documente las conclusiones y correcciones de la auditoría para demostrar el cumplimiento en caso de consultas futuras.

En lugar de revisar registros dispersos o esperar a que aparezcan errores en la nómina, las herramientas de monitoreo como Insightful le brindan visibilidad en tiempo real de cómo, cuándo y dónde se está trabajando exactamente. Gracias a los informes en tiempo real sobre las horas registradas, el tiempo de actividad y los patrones de turnos, puede comparar los datos laborales reales con los de la nómina antes de que se acumulen los errores.

Además, gracias a la información histórica y al análisis de tendencias, le ayudan a detectar discrepancias recurrentes (ya se trate de horas extras perdidas, programación incoherente o infracciones de políticas) para que pueda corregir los problemas con antelación y evitar que vuelvan a ocurrir.
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Manténgase a la vanguardia de los cambios en las leyes laborales

Justo cuando por fin dominas las últimas normas sobre salarios y horas, algo cambia. Ya sea que se trate de establecer nuevos umbrales de horas extras, de requisitos locales de licencia por enfermedad o de cambios en las normas para los contratistas, cumplir con la normativa no es un proyecto que se da una sola vez, sino que es un desafío continuo. Para RRHH, eso significa vigilar constantemente la evolución de las leyes y, al mismo tiempo, garantizar que las políticas, las nóminas y los procesos se actualicen en consecuencia.

Es mucho lo que hay que gestionar, especialmente cuando el cumplimiento en el trabajo es solo una parte de su función. Sin embargo, crear hábitos que lo mantengan a la vanguardia de estos cambios puede ayudarlo a evitar problemas cuando entren en vigor las nuevas regulaciones.

A continuación, le indicamos cómo mantenerse preparado:
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• Asigne un líder de cumplimiento. Ya seas tú o alguien más del equipo, contar con una persona responsable del seguimiento de las actualizaciones legales garantiza que nada pase desapercibido.
  
  
• Suscríbase a actualizaciones confiables. Suscríbase para recibir alertas de fuentes acreditadas como el Departamento de Trabajo, las juntas laborales estatales y las firmas legales especializadas en derecho laboral.
  
  
• Revise las políticas con regularidad. Establezca recordatorios para revisar sus políticas de salarios, horas extras y clasificación al menos una o dos veces al año, o cada vez que se expanda a una nueva región.
  
  
• Capacite a sus gerentes. Asegúrese de que los supervisores estén al tanto de los cambios clave, ya que suelen ser la primera línea de defensa para hacer cumplir el cumplimiento día a día.

Una cosa es actualizar a sus gerentes sobre las nuevas reglas de cumplimiento y otra es saber si esos cambios se mantienen. El software de supervisión de los empleados monitorea los patrones de trabajo, el uso de horas extras y los comportamientos de programación a lo largo del tiempo, lo que le brinda una visión clara de si la gerencia está aplicando las nuevas políticas correctamente.

Si los equipos siguen acumulando demasiadas horas después de una actualización de la política o los gerentes no están ajustando los turnos para que se ajusten a las nuevas regulaciones, esta información le brinda la oportunidad de intervenir, ofrecer orientación adicional y mantener las mejoras por buen camino. En lugar de adivinar si la formación ha funcionado, tendrás los datos que lo demuestran y la visibilidad necesaria para seguir perfeccionándola a medida que evolucionan las leyes.
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Proteja su nómina antes de que comiencen los problemas

Los errores de nómina y los problemas de clasificación errónea no se anuncian por sí solos, sino que se acumulan silenciosamente en segundo plano hasta que, de repente, son demasiado grandes como para ignorarlos. Sin embargo, con los sistemas adecuados, los controles periódicos y una supervisión clara, puede dejar de tratar el cumplimiento como una respuesta de emergencia y empezar a gestionarlo con confianza.

Las herramientas de análisis de la fuerza laboral, como Insightful, lo ayudan a mantenerse a la vanguardia al brindarle visibilidad en tiempo real de las horas trabajadas, la evolución de las funciones y las posibles brechas de cumplimiento, para que no tenga que solucionar los problemas después de los hechos.

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