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Al supervisar las operaciones y supervisar el desempeño de los empleados, los líderes a menudo se ven atrapados en un torbellino que los deja con una persistente sensación de inquietud.

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Este trasfondo de insatisfacción se ve alimentado por la sospecha de que seguramente hay vías sin explotar que pueden mejorar la eficiencia y agilizar los flujos de trabajo.

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Pero cuando estás metido hasta las rodillas en las operaciones del día a día, es difícil dar un paso atrás y ver el panorama general para comprobar si todo funciona tan bien como debería.

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Es como mirar un rompecabezas al que le falta una pieza pero no tener un momento de paz para encontrarla.

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Si tan solo se pudieran identificar rápidamente las ineficiencias, se ahorraría una gran cantidad de tiempo, recursos, energía y frustración. Si alguna vez se ha sentido limitado por la falta de tiempo o de las herramientas adecuadas para identificar estas mejoras, no está solo.

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Ahí es exactamente donde entra en juego la minería de procesos.

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Piénsalo de esta manera: cada actividad relacionada con el trabajo, desde enviar un correo electrónico hasta cerrar una venta, deja un rastro digital. La minería de procesos recoge todas las migajas digitales y las distribuye de una manera que tenga sentido.

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En lugar de ahogarse en información, ve un camino claro y práctico para real ideas. Visualizar el flujo de trabajo dentro de su organización puede ayudar a detectar cualquier inconveniente o ineficiencia con mayor rapidez.

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Si está ansioso por optimizar sus operaciones y explorar nuevas tecnologías que lo ayuden a tener una visión más amplia, sumergirse en la minería de procesos lo antes posible es una decisión inteligente.

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¿Qué es la minería de procesos?

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Minería de procesos analiza los procesos empresariales en función de los datos de los registros de eventos en varios sistemas de TI. En lugar de una sola herramienta para supervisión de equipos remotos y su resultado, se parece más a una tecnología que se puede implementar a través de varias soluciones de software. La técnica de ciencia de datos ofrece una visualización transparente y precisa de todos los procesos empresariales.

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El objetivo principal de la minería de procesos es descubrir cómo los procesos empresariales se producen en la vida real, identifican los cuellos de botella y encuentran oportunidades de mejora.

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¿Su organización necesita minería de procesos?

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¿Se esfuerza por mejorar la eficiencia operativa?

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¿Necesita mejorar las experiencias de los clientes con una mejor prestación de servicios?

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¿Busca crear una cultura de mejora continua?

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¿Necesita tomar más decisiones basadas en datos?

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¿Está considerando iniciativas de transformación digital?

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Si respondió afirmativamente a alguna de estas preguntas, la minería de procesos puede ser exactamente lo que su empresa necesita.

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¿Cuáles son los beneficios de la minería de procesos?

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La minería de procesos puede mejorar múltiples aspectos operativos. Es como un conjunto de herramientas completo, creado para crear una estrategia coherente para la mejora empresarial:

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• Eficiencia operativa: La minería de procesos simplifica las operaciones al encontrar y corregir cualquier ineficiencia. Esto ayuda a las empresas a «lograr más con menos» y a acelerar los procesos de trabajo.

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• Cumplimiento y auditoría: La técnica garantiza que todas las actividades comerciales estén en línea con las leyes y las normas de la empresa. Como resultado, las empresas pueden evitar problemas legales y mantener la confianza.

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• Experiencia del cliente: La minería de procesos puede hacer que el recorrido del cliente sea más fluido y agradable al examinar cómo los clientes interactúan con los servicios. Esto conduce a una mayor satisfacción y retención de los clientes.

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• Gestión del cambio: Con esta técnica, las empresas pueden introducir sin problemas nuevas metodologías con demostraciones claras. Si todos pueden ver exactamente lo que está cambiando, pueden adaptarse más fácilmente.
  
  
• Guía de transformación digital: La minería de procesos señala dónde la tecnología puede marcar una diferencia real, garantizando que las inversiones en actualizaciones digitales realmente valgan la pena.

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¿Cómo funciona la minería de procesos?

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Vamos a desglosarlo en términos sencillos. Imagina que cada vez que envías un correo electrónico, apruebas una tarea o completas una transacción, dejas una huella digital. La minería de procesos toma estas huellas y las une para mapear el flujo de trabajo real en su organización.

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Empieza con recopilación de datos de sus sistemas de TI. No se trata de un dato cualquiera, sino que es específico de las tareas y actividades que componen sus procesos empresariales. Una vez recopilados, los datos se organizan de manera que tengan sentido para el análisis.

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El siguiente paso es donde ocurre la magia. Utilizando algoritmos sofisticados, procese herramientas de minería visualizar los procesos empresariales, que le muestra no solo el flujo de trabajo ideal, sino también cómo trabajar realmente se hace.

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La minería de procesos no se detiene en la visualización. El verdadero valor proviene del análisis de los datos para identificar dónde las cosas se están quedando cortas. ¿Hay pasos innecesarios? ¿Retrasos entre las tareas? El análisis saca a la luz esos problemas y ofrece la información necesaria para realizar mejoras específicas.

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La minería de procesos desenreda las operaciones de su empresa y convierte lo que podría parecer una caja negra en una hoja de ruta clara y comprensible. Es un enfoque sencillo pero potente para hacer que sus procesos empresariales sean más ágiles, rápidos y eficientes.

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Veamos un ejemplo simplificado de minería de procesos en acción para agilizar los procesos financieros:

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• Huellas digitales: Cada factura generada, aprobada y pagada genera datos dentro de los sistemas de gestión financiera.
  
  
• Recopilación de datos: Las herramientas de minería de procesos extraen estos datos para analizar minuciosamente las operaciones financieras.
  
  
• Visualización: Se crea un mapa detallado de los flujos de trabajo financieros, como los procesos de cuentas por pagar y por cobrar, que muestra los procesos reales frente a los esperados.
  
  
• Análisis: Esto podría revelar demoras en la aprobación de las facturas o los pagos, o incluso identificar los pasos que podrían automatizarse para reducir la intervención manual.
  
  
• Mejora: Con estos conocimientos, una empresa puede mejorar sus operaciones financieras automatizando ciertas aprobaciones, mejorando la comunicación entre los departamentos o capacitando al personal sobre prácticas eficientes, reduciendo así los costos y mejorando el flujo de caja.

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¿Qué herramientas de minería de procesos necesito?

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La minería de procesos generalmente implica herramientas de software especializadas diseñado para gestionar la extracción, la transformación y el análisis de los datos de registro de eventos para visualizar y mejorar los procesos empresariales.

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Si bien es posible realizar algunos aspectos de la minería de procesos con herramientas básicas de análisis y visualización de datos, no es la mejor solución. La naturaleza especializada de las tareas de minería de procesos, como el descubrimiento de procesos, la verificación de la conformidad y la mejora de los procesos: por lo general, requieren herramientas dedicadas.

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Algunas herramientas especializadas de minería de procesos incluyen Celonis, UiPath Process Mining (anteriormente ProcessGold), Disco (de Fluxicon) y Signavio Process Intelligence.

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Las herramientas de minería de procesos generan automáticamente modelos de procesos, comprueban su conformidad con los modelos ideales, sugieren mejoras e identifican las ineficiencias, lo que constituye un primer paso fundamental en el proceso de optimización.

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¿Qué son las herramientas de optimización de procesos?

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Una vez que las herramientas de minería de procesos han identificado las áreas de mejora, entran en juego las herramientas de optimización de procesos, que utilizan la información para implementar cambios, optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia general.

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La combinación de herramientas de optimización de procesos con la minería de procesos puede crear un efecto sinérgico, lo que resulta en operaciones comerciales más eficaces. Entonces, ¿qué herramientas funcionan mejor para la optimización de procesos?

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Herramientas de automatización y mejora de procesos

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Herramientas de gestión de procesos empresariales (BPM) como Appian, Pega y Bizagi forman la base para la optimización de procesos, especialmente cuando se combinan con herramientas de automatización como Zapier, Microsoft Power Automate y UiPath. El esfuerzo conjunto de estas herramientas permite diseñar, refinar y automatizar los flujos de trabajo a partir de la información obtenida de la minería de procesos.

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Herramientas de análisis y visualización de datos

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Las plataformas de análisis de datos como Tableau, Power BI y Google Analytics pueden analizar más a fondo los datos descubiertos por la minería de procesos. Estas herramientas proporcionan visualización avanzada e información más profunda sobre el rendimiento de los procesos, lo que ayuda a identificar tendencias y patrones que pueden no ser evidentes de inmediato únicamente mediante la minería de procesos.

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Herramientas de gestión de proyectos y tareas

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Asana, Trello y Jira puede ayudar a gestionar los proyectos e iniciativas que surgen de los conocimientos de la minería de procesos. Estas herramientas garantizan que los proyectos de mejora de procesos se ejecutan a tiempo, dentro del presupuesto y en consonancia con los resultados deseados identificados mediante la minería de procesos.

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Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM)

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Las plataformas de CRM como Salesforce, HubSpot y Zoho CRM pueden utilizar el recorrido del cliente y los conocimientos adquiridos en la minería de procesos para optimizar las interacciones con los clientes y la prestación de servicios. A su vez, esto mejora la satisfacción y la lealtad de los clientes.

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Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

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Los sistemas ERP como SAP, Oracle y Microsoft Dynamics pueden integrar la información sobre la minería de procesos para optimizar los procesos interdepartamentales. Esta visión holística garantiza que las mejoras estén alineadas en toda la organización, maximizando la eficiencia operativa y la utilización de los recursos.

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Sistemas de gestión documental (DMS)

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Las plataformas DMS, como M-Files y DocuWare, se pueden optimizar en función de los conocimientos de la minería de procesos para mejorar el flujo de documentos, la accesibilidad y el cumplimiento dentro de los procesos empresariales. Esto es significativo reduce los cuellos de botella relacionados con la gestión de documentos.

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Herramientas de análisis de la fuerza laboral

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Perspicaz, un el mejor software de monitoreo de empleados con capacidades mejoradas para monitoreo remoto de la productividad de los empleados proporciona un análisis detallado de la eficiencia del equipo, que puede ser inestimable para la minería de procesos. Una vez que comprenda cómo los empleados interactúan con los procesos existentes, puede adaptar las mejoras de los procesos para que se adapten mejor a la fuerza laboral. Esto conducirá a tasas de adopción más altas y a cambios en los procesos más efectivos.

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Para ver cómo se ven estas herramientas en acción, consulta nuestro artículo sobre herramientas de minería y optimización de procesos.

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¿Cómo implemento la minería de procesos?

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La minería de procesos puede impulsar su eficiencia operativa a nuevos niveles con una visión nítida de los procesos empresariales. Sin embargo, implementarlo en su organización no es tan sencillo como activar un interruptor.

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Empieza con tus datos.

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El primer paso implica recopilar y organizar las huellas digitales desde sus sistemas, ya sea su CRM, ERP u otras herramientas operativas. Estos datos son el elemento vital de la minería de procesos, ya que revelan la verdadera naturaleza de sus flujos de trabajo.

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Selecciona la herramienta adecuada.

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Encuentre una plataforma que destaque los matices de sus datos, pero que también se alinee con las capacidades y la visión a largo plazo de su equipo. La herramienta adecuada puede descubrir caminos hacia la eficiencia que antes estaban enterrados bajo una montaña de datos.

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El mercado ofrece una amplia gama de opciones, cada una con sus puntos fuertes únicos. Busque una solución que se alinee con su infraestructura tecnológica y que sea lo suficientemente intuitiva como para que la utilice su equipo. La compatibilidad y la facilidad de uso influirán en gran medida en el éxito de su iniciativa de minería de procesos.

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Para obtener más información sobre cómo elegir las herramientas adecuadas, consulta nuestro artículo sobre herramientas de minería y optimización de procesos.

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El despliegue efectivo es crucial.

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El despliegue debe ser un esfuerzo colaborativo que también involucra a las partes interesadas de varios procesos comerciales. Estas personas desempeñarán un papel clave a la hora de interpretar los datos y traducir los conocimientos en mejoras prácticas.

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La minería de procesos requiere un enfoque pragmático, especialmente en los pasos iniciales. Identifique un proceso central que sea vital para sus operaciones, pero que tenga un alcance manejable. Esto el proyecto piloto demostrará el valor de la minería de procesos con una historia de éxito tangible, lo que refuerza los argumentos a favor de una adopción más amplia dentro de su organización.

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Cuando se adentra por primera vez en la minería de procesos, es importante mantener el entusiasmo y la práctica. Empezar poco a poco te permite celebrar las primeras victorias, generar impulso y aprender lecciones valiosas sin agobiar a tu equipo ni a tus recursos. Estos primeros logros sientan las bases para un uso más amplio de la minería de procesos en toda la organización, maximizando sus beneficios.

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Concéntrese en la optimización de procesos de forma continua.

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Para implementar la minería de procesos con éxito, debe comprometerse con la transparencia. Eso significa estar dispuesto a enfrentarse a la verdad sobre sus procesos y a «partir de» esta es la forma en que nosotros pensar las cosas se hacen «para» está bien, esto es lo que realmente sucediendo».

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En última instancia, la adaptabilidad es el verdadero poder que proviene de la minería de procesos. A medida que su empresa crezca y el panorama del mercado cambie, sus procesos también deberán evolucionar. La minería de procesos brinda la agilidad necesaria para afrontar estos cambios, garantizando que sus operaciones sigan siendo resilientes, responsivas y alineadas con sus objetivos estratégicos.

Este cambio requiere adoptar nuevas tecnologías, pero también un cambio de mentalidad en toda la organización. Es necesario crear un entorno en el que la mejora continua no solo se fomente, sino que se arraigue en el espíritu de la empresa.