Todos queremos ser más productivos, pero hay una cantidad limitada de tiempo en el día.

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Si bien es posible que no puedas dedicar más tiempo a hacer más en el trabajo, hay docenas de trucos de productividad que puedes usar para mejorar tu eficiencia general.

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Estos trucos te ayudarán a lograr más en menos tiempo, cuando utilices un sistema de seguimiento para empleados como Insightful.

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Como aplicación para el seguimiento de las horas trabajadas, Insightful está repleto de funciones que mejoran la productividad en el lugar de trabajo, y te mostraremos cómo sacarle el máximo partido con cada uno de estos siete trucos.

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1. Prioriza una tarea

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Desarrollar un enfoque nítido y priorizar una sola tarea a la vez es una de las mejores maneras de obtener más productividad individual fuera de tus días.

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El sistema de productividad Eat The Frog se ha convertido en sinónimo de este enfoque, y tiene un aspecto similar al siguiente:

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1. Encuentra la rana de tu día (el elemento de acción más importante de tu lista de tareas pendientes)
2. Come la rana: aprovecha la hora del día en la que tengas más energía para completar esta tarea de alta prioridad

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Suena sencillo, pero el desafío está en la consistencia. No es probable que abordar una tarea importante suponga un cambio drástico, pero si puedes cultivar esta mentalidad y realizar las tareas más importantes cada mañana, darás grandes pasos adelante sin dedicar mucha más energía.

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Cuando esto se convierte en un sistema para la semana laboral, la energía que se necesita para completar estas tareas de alta prioridad se reduce cada vez más, por lo que el ROI energético mejora con el tiempo.

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Entonces, ¿cómo puede el software de productividad del personal Insightful ayudarlo a usted y a su equipo a implementar este truco de productividad para revolucionar su semana laboral?

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Al hacer un seguimiento de la actividad en Internet, puedes responsabilizarte a ti mismo y a los miembros de tu equipo. Empieza la semana laboral con la intención de abordar las tareas más prioritarias por la mañana y usa los datos de uso de la aplicación de Insightful para comprobar si todos dedican su tiempo y energía a los lugares correctos.

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Si el objetivo del truco Eat the Frog es fomentar un trabajo más profundo, analiza las aplicaciones que utilizan los miembros de tu equipo por la mañana y sabrás si son culpables de cambiar de tarea o si permanecen en la tarea durante 30 minutos. ¡El próximo truco debería ayudar a conseguirlo!

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2. Usa el método Pomodoro

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El Método Pomodoro es una técnica muy conocida de gestión del tiempo que te permite trabajar en intervalos para reducir las tareas y los proyectos. Dado que la capacidad de atención humana puede ser corta, rara vez tiene sentido dedicar un período prolongado de tiempo a una tarea sin al menos uno o dos descansos.

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Con el método Pomodoro, puede configurar intervalos personalizados que funcionen para usted. Por ejemplo, puedes trabajar durante 30 minutos y luego tomarte un descanso de cinco minutos. Como alternativa, puedes trabajar durante 50 horas y tomarte un descanso de diez minutos.

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La idea es que siempre abordes una tarea con un alto nivel de concentración para que puedas darlo todo, en lugar de dejar que tu concentración disminuya durante un largo período de tiempo.

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Para empezar a usar la técnica Pomodoro, primero habla con tu equipo sobre la duración del intervalo que te gustaría implementar. Una vez que os pongáis de acuerdo sobre un número, podéis usar Insightful para obligar a cada miembro del equipo a cumplirlo. Por ejemplo, si acuerdas intervalos de trabajo de 30 minutos, puedes comprobar si los datos horarios lo respaldan al final del día.

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3. Reduzca la multitarea

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Si el truco de Eat the Frog es ir demasiado lejos, vale la pena considerar el impacto que la multitarea puede tener en la capacidad de tu equipo para ser productivo.

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Existe una gran probabilidad de que los miembros del equipo que son culpables de participar simultáneamente en varias tareas a la vez no estén haciendo todo lo que podrían.

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¿Por qué?

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Porque la multitarea y los cambios de contexto no solo provocan fatiga en la toma de decisiones, sino que agotan la fuerza de voluntad y dispersan la concentración en muchas direcciones. Es muy difícil concentrarse en un trabajo profundo cuando tienes más de una tarea en mente al mismo tiempo.

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Con el panel de control en tiempo real del software de monitoreo de escritorio Insightful y los datos de análisis de la fuerza laboral, puedes hacer un seguimiento de cómo los miembros del equipo distribuyen su tiempo. Si observas que una persona salta de una tarea a otra siguiendo un patrón, puedes ver cómo esto afecta a su productividad general y alentarla a centrarse en una tarea a la vez.

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4. Utilice una herramienta de gestión de proyectos

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Incluso si no eres director de proyectos, es muy probable que puedas beneficiarte del uso de una solución de gestión de proyectos si trabajas en equipo.

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Repleta de funciones útiles, una herramienta de gestión de proyectos normal puede ayudarte a optimizar los flujos de trabajo con tableros Kanban, automatizar las acciones con dependencias entre tareas y habilitar la comunicación asincrónica específica para tareas individuales.

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¿Le preocupa que no valga la pena la inversión?

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Regístrese para obtener una prueba gratuita de una popular herramienta de gestión de proyectos y utilice Insightful para hacer un seguimiento de su uso a lo largo de la prueba. Si los miembros del equipo la usan mucho y reportan mayores niveles de productividad, puede que valga la pena.

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5. Tenga menos reuniones

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No quiero decir que las reuniones no sean útiles, sino el hecho de que hay un fenómenos psicológicos el hecho de que los miembros del equipo tienden a olvidar lo que acaban de escuchar en las reuniones sugiere que tal vez menos es más.

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Cuantas menos reuniones tengas, más tiempo tendrá tu equipo para dedicarse a un trabajo profundo y completar sus tareas sin interrupciones.

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Una vez más, si tiene dudas sobre cómo hacer un cambio importante en el horario de trabajo como este, puede usar Insightful para medir el antes y el después y ver si menos reuniones se traducen en niveles de productividad más altos.

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6. Fomente un horario de trabajo flexible

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No es ningún secreto que los modelos de trabajo remoto e híbrido están en ascenso en este momento, por lo que adaptarse a horarios de trabajo flexibles podría ser un gran truco de productividad y aumentar la moral de su equipo.

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Cuando cada miembro del equipo puede trabajar según su propio horario, puede programar su día para aprovechar los momentos más productivos del día y hacer más trabajo.

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¿No eres una persona madrugadora? Retrasa la jornada laboral una hora para que comience a las 10 de la mañana.

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¿Prefieres pausas más cortas a lo largo del día? Condimente la pausa para comer de una hora en tres pausas de veinte minutos.

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¿Trabajas horas impares? Compruebe si el cambio a un ROWE (entorno de trabajo orientado a los resultados) aumentará la productividad.

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Por supuesto, no todas las empresas tienen el margen de maniobra necesario para adaptarse a la flexibilidad, pero si el objetivo final es la productividad, no cabe duda de que vale la pena experimentar.

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Utilice la solución de monitoreo web Insightful como rastreador de asistencia para asegurarse de que los miembros del equipo se presenten cuando digan que lo harán. Un rastreador de empleados ayuda a respaldar varias formas de trabajar sin que se aprovechen de ellas.

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7. Establecer límites

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Si bien las formas flexibles de trabajar pueden sacar lo mejor de los miembros del equipo, también pueden provocar un exceso de trabajo si no se controlan.

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A veces, para sacar lo mejor de los empleados, es necesario alentarlos a trabajar menos. Aunque parezca contradictorio, la ley de la rentabilidad decreciente dicta que cuanto más tiempo se trabaje después del horario laboral, es menos probable que el trabajo que produzcan sea de alta calidad.

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Establece límites claros para tu equipo para que sepan que respetas su bienestar, y es posible que veas que los niveles de productividad aumentan al mismo tiempo.

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Con el software de monitoreo de la actividad de los usuarios Insightful, puedes ver cuándo los miembros de tu equipo entran y salen del día, de modo que puedes asegurarte de que nadie destina más de lo necesario.

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