Como propietario de un negocio o ejecutivo, ¿cómo es tu día típico?

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Estamos dispuestos a apostar que tiene una larga lista de responsabilidades que parece crecer con cada día que pasa.

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Estás a cargo de una serie de empleados y es tu trabajo supervisar los proyectos desde una visión general de alto nivel y garantizar el progreso hacia los objetivos estratégicos de la empresa. Y tal vez, a veces, te gustaría poder bajar de tu posición estratégica para tomar el relevo y sacar adelante los proyectos por ti mismo.

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Pero no puedes.

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Por lo tanto, es posible que haya tomado la decisión de implementar software de monitoreo para supervisar la actividad de sus empleados, como estadísticas de productividad del trabajo desde casa te topaste con respaldar esto como el mejor enfoque.

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Sin embargo, es fácil caer en la trampa de la microgestión, especialmente cuando puedes ver en qué están trabajando tus empleados hasta el último minuto.

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Por eso hemos creado esta guía: para ayudarte a utilizar el software de seguimiento del tiempo sin ceder el paso a la microgestión.

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La microgestión dificulta la productividad

Imagínese cómo dirigir cada movimiento y centrarse en cada aspecto de cada tarea de todos sus 1284 empleados puede llevarle mucho tiempo. Hacer esto solo para cinco personas directamente subordinadas no es muy diferente. Básicamente estás haciendo seis trabajos. Y pagar a cinco personas más por ello.

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Es comprensible si quieres que todo se haga a la perfección, pero no estás siendo tu yo más productivo. Además de desperdiciar mucho tiempo, la microgestión también afecta a la productividad al imponer la multitarea.

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No es necesario que te sumerjas en el estadísticas de productividad del trabajo desde casa para comprender cómo vigilar constantemente a sus empleados podría provocar el efecto contrario al previsto: pérdida de productividad.

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Pero este estilo de dirigir una empresa no solo es malo para la productividad, sino que también afecta negativamente a las condiciones laborales de sus empleados. Con alguien constantemente por encima de sus hombros diciéndoles cuándo hacer esto y cómo hacer aquello, es difícil mantener la concentración y se vuelve muy estresante muy rápido.

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En general, la microgestión y la productividad no van bien juntas. Pero esto ya lo sabías. Lo que quizás no sabías es cómo monitorización de ordenadores en el lugar de trabajo, si se hace mal, puede acercarte muy lentamente a ese precipicio y cómo, si se hace bien, puede alejarte de él y sentar las bases para una gestión verdaderamente excelente.

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Cómo usar el software de monitoreo de manera incorrecta

La supervisión de las computadoras de los empleados con Insightful u otras herramientas similares puede proporcionarle una gran cantidad de datos. Piense en las aplicaciones utilizadas, los sitios web visitados, el tiempo dedicado a las tareas, las capturas de pantalla, los niveles de productividad, el tiempo de inactividad, los tiempos inactivos, las actividades improductivas. Esto es solo para nombrar algunos.

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Con todos estos datos del software de monitoreo, es fácil sentirse abrumado. Teóricamente, puedes saber lo que hacen todos en sus ordenadores. Y funciona de la misma manera tanto si diriges un equipo remoto como si trabajas desde una oficina. Incluso podría ser más fácil caer en software de monitoreo remoto de empleados trampa de microgestión cuando tu equipo está lejos de ti.

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Esto puede resultar atractivo y puede llevarlo por el camino equivocado. Si sabes que ese empleado X lo ha estado consumiendo (¡jadeo!) Facebook durante los últimos 3 minutos, en lugar de hacer otra cosa, es posible que te sientas presionado a tomar medidas en función de esta información. Si bien esto sería aceptable si fueran 30 minutos en lugar de 3 y el proyecto en el que están trabajando fuera muy urgente, hacer esto en todos los escenarios y para todo el mundo es, bueno, más o menos una definición de lo que es la microgestión.

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Entonces, ¿cómo resistir el impulso?

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Monitorear las computadoras de la manera correcta

Para evitar caer en el pozo de la microgestión y destruir no solo la productividad de todos, sino también el ambiente de la oficina y la confianza de los empleados, hay ocho cosas a las que debe prestar especial atención cuando utilice un software de monitoreo.

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1. Rastrea el progreso

Como hemos dicho, la supervisión de las computadoras del trabajo puede proporcionarle una gran cantidad de datos. Pero en lugar de centrarte en cada pequeña tarea, debes centrar tu atención en el progreso general.

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¿Necesitas ejecutar una campaña de marketing para ese cliente? No intentes supervisar la redacción de cada anuncio, el diseño de cada elemento visual o cada instancia de divulgación. En su lugar, trata de hacer un seguimiento de si se han alcanzado todos los hitos, cuánto se ha hecho y si se va a cumplir la fecha límite. Y actúa solo si ves que todo el proyecto está en riesgo.

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2. Céntrese en mejorar y acepte la improductividad ocasional

Pregunta miope en forma de «¿Por qué has estado navegando en Reddit durante los últimos 7,5 minutos?» puede responderse con una respuesta como «Um, pero acabo de terminar de enviar 150 correos electrónicos únicos». ¿Quién es el malo aquí?

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En primer lugar, hay que aceptar el hecho de que las pausas ocasionales son naturales y, si se programan y gestionan adecuadamente, incluso debería alentarse. Esto incluye el uso de aplicaciones improductivas de vez en cuando. Siempre y cuando no sea demasiado, por supuesto.

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En segundo lugar, dirija sus esfuerzos hacia la mejora de la productividad general, sin eliminar cada pequeña distracción (lo cual es imposible, por cierto). Mientras sus empleados mejoren y realicen un trabajo de mayor calidad, eso es lo único que le debe importar.

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3. Establezca expectativas

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Tener algún tipo de margen para el desempeño esperado de los empleados puede impedir que te concentres en los pequeños detalles. Si sabes de qué son capaces tus empleados y qué es lo que puedes esperar razonablemente de ellos, podrás detectar un bajo rendimiento y solo reaccionar ante ello.

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El software de monitoreo puede ayudarlo a establecer esas expectativas en función de los registros de desempeño anteriores de los empleados y a detectar problemas de desempeño.

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4. Datos agregados

Una de las mejores maneras de evitar la microgestión es analizar los datos recopilados. El software de monitoreo le permite agregar datos a nivel de equipo o incluso de empresa. De esta forma, puedes ver, por ejemplo, que tu equipo financiero se está retrasando con su carga de trabajo. Se trata de un dato mucho más valioso que, por ejemplo, que John Doe cree una factura durante 12 minutos más de lo habitual.

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La agregación de datos como este también le ayudará con la consideración final:

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5. Mire siempre el panorama general

Si tus equipos terminan los proyectos a tiempo y su trabajo tiene un alto nivel de calidad, eso es lo único que importa. Olvídate del 9% del tiempo improductivo, olvídate de salir de la oficina 10 minutos antes de esa hora, olvídate de las pequeñas cosas que no afectan de manera significativa al panorama general.

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De todos modos, ¿por qué debería supervisar la actividad del programa?

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Para hacer un seguimiento del progreso, establecer expectativas razonables, detectar los principales problemas de rendimiento, hacerse una idea de cómo sus equipos organizan su tiempo y asignar el trabajo en consecuencia. Esto es de lo que se trata la buena gestión.
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6. Genere confianza con los empleados

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A veces puede ser útil analizar las causas subyacentes de la microgestión para revelar las verdaderas razones de tu compulsión por controlar a los empleados.

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A menudo, se debe a la falta de confianza entre usted y sus gerentes y su fuerza laboral.

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No es necesariamente que no crea que van a hacer el trabajo, sino que se pregunta si realmente están aplicando las mejores prácticas todos los días y utilizando los métodos correctos para optimizar la productividad.

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Por lo tanto, si desea que la supervisión de los empleados sea una herramienta para apoyar a los empleados en lugar de vigilarlos, debe trabajar para generar confianza a través de una comunicación abierta y expectativas claras.

Cuando todos están en sintonía y saben lo que hay que hacer (y cómo se debe hacer), es menos necesario que mires por encima de los hombros de tus empleados mientras trabajan.

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7. Capacite a los empleados con datos

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Otra forma de reducir la microgestión con un software de monitoreo de empleados es alentar a los empleados a examinar sus propios datos de productividad.

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Esto puede tener dos ventajas:

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1. Responsabilidad adicional: es difícil ver tus datos de productividad y cómo dedicas tu tiempo y no quieres ponerte el reto de hacerlo mejor, especialmente si las cifras no son las que esperabas. Esta vez, la transparencia de los datos fomenta la responsabilidad individual, pero también la responsabilidad colectiva, ya que es fácil sentirse culpable cuando sientes que no estás asumiendo el relevo.

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2. Una oportunidad para la autorreflexión: empoderar a los empleados para que tengan acceso a sus datos les brinda una oportunidad única para evaluar el progreso hacia sus propios objetivos profesionales. Cuando transfieres este poder a tus empleados, puedes confiar en que harán lo que sea mejor para ellos en lo que respecta al desarrollo profesional.

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Al permitir a sus empleados el acceso a sus propios datos, puede dedicar menos tiempo a vigilarlos de cerca, ya que puede confiar en que serán más responsables de sus acciones, conscientes de su impacto en el desarrollo profesional y en la fuerza laboral colectiva.

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Mitigue la microgestión al rastrear el tiempo

Con la multitud de ideas que monitoreo de software para empleados proporciona, es fácil querer centrarse en los detalles. Pero un microgestor al frente de una empresa no ayuda a nadie. Olvídese de actuar ante cada pequeña «alarma» y de supervisar de cerca cada actividad. En vez de eso, deja que el software de seguimiento del uso del PC te muestre el panorama general y te guíe para convertirte en el mejor administrador posible.

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