¿Cuántas veces has escuchado eso? software de monitoreo de empleados mejora la productividad? Lo aceptamos por docenas si tiene la curiosidad suficiente como para visitar un par de recursos de monitoreo de empleados. Nosotros, en el blog Insightful, también hemos escrito mucho sobre el tema.

Pero, ¿cómo funciona todo esto exactamente? ¿Qué son estos informes de productividad? ¿De verdad te lo pueden decir todo? ¿Y qué se supone que debes hacer con los datos para convertirlos en productividad?

En este artículo, trataremos de llegar al fondo del asunto y responder a un par de preguntas que te hayas hecho sobre la supervisión de la productividad. Así que arremanguese y empecemos.

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Pongámonos técnicos

Antes de empezar a analizar lo que realmente se puede aprender al observar las estadísticas de productividad, necesitamos una base sólida en forma de algunos términos y conceptos comunes. Pero no os preocupéis: no hablaremos del código ni nada parecido, así que no hay requisitos previos para entender lo que está a punto de venir.

Estas son solo las cosas que escucharás mencionar con frecuencia, así que asegurémonos de que sabes exactamente lo que significan.

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Un pequeño glosario de informes de productividad

Vamos a empezar por introducir estos cinco términos: tiempo activo e inactivo, y aplicaciones productivas, improductivas y neutrales.

Tiempo activo en los monitores de actividad se refiere a la cantidad diaria de tiempo que un empleado dedica activamente a usar su ordenador, ya sea escribiendo un informe o jugando al solitario. Mientras muevan el ratón, escriban o lo que sea, el software considera que es tiempo de actividad.

Tiempo inactivo, por el contrario, se refiere a la cantidad de horas y minutos que los empleados pasan lejos de sus ordenadores, lo que significa que no los utilizan y no hay ninguna entrada.

¡Ahora, pasemos a la clasificación de aplicaciones! Esta es la parte personalizable del software de monitoreo de la productividad de los empleados, por lo que es importante tener en cuenta que usted es quien decide a qué categoría pertenece una aplicación o un sitio web. Y tienes tres opciones.

Aplicaciones y sitios web productivos son aquellos que los empleados utilizan para trabajar directamente. Algunas típicas son Word, Excel, la plataforma de correo electrónico de tu trabajo, etc. Por supuesto, las adicionales pueden ser específicas para cada puesto laboral de cada empleado, por lo que para los arquitectos puede ser Revit o Photoshop para diseñadores, quizás GitHub para programadores, etc.

Aplicaciones y sitios web improductivos son los que los empleados utilizan para asuntos personales, durante los descansos o como una dosis rápida de entretenimiento. Por lo general, querrás incluir las redes sociales, los sitios web de noticias, YouTube, los sitios de compras en línea y similares en esta categoría. Sin embargo, ten cuidado, ya que esto también dependerá del puesto de trabajo: Instagram puede ser una pérdida de tiempo para un contador, pero es una plataforma de trabajo para un vendedor digital.

Y luego están aplicaciones y sitios web neutrales. Se trata sobre todo de una categoría alternativa para cosas con las que no sabes qué hacer. Tal vez no estés seguro de si un empleado usa YouTube para ver gatos graciosos o para subir un vídeo promocional de una empresa, o si visita fuentes de noticias para investigar o comprobar los últimos resultados de la NFL. O tal vez simplemente no sabes qué es la aplicación.

Ahora que está familiarizado con la terminología básica, veamos cómo interactúa todo esto para proporcionarle informes de productividad.

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Diseccionando el algoritmo

Las herramientas de supervisión de la productividad de los empleados, como Insightful, suelen ofrecer dos estadísticas básicas: una visión general de la productividad y una tendencia de productividad.

Descripción general de la productividad se expresa en porcentajes. Básicamente, muestra cuánto tiempo activo se dedica a aplicaciones y sitios web productivos. Por lo tanto, si un empleado pasa 5 horas en su ordenador todos los días y utiliza aplicaciones productivas durante tres horas y media, su productividad se reflejará en un 70%.

Tendencia de productividad es otra estadística útil. Es un porcentaje de cuánto ha cambiado la productividad de un empleado (la de arriba) en comparación con el período anterior. Puedes personalizar los períodos para poder comparar el rendimiento semanal, quincenal o mensual, etc. La tendencia también te mostrará si la productividad ha aumentado o disminuido y la sección se coloreará en consecuencia.

Por poner el ejemplo de un empleado mencionado anteriormente, si la semana que viene simplemente no está de humor por la razón que sea y solo usa aplicaciones productivas durante tres horas, su tendencia de productividad será del -10% de color rojo.

Sobre la base de estos parámetros, software de monitoreo para empleados también le brinda cronogramas y biorritmos limpios para individuos, equipos o toda la empresa.

Ahora que sabe cómo funciona el software de monitoreo de empleados y cómo monitorea la productividad, podemos empezar a analizar las conclusiones que puede y no puede sacar basándose en estos datos.

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¿Qué puede aprender de los datos del software de productividad de los empleados?

Según lo que hemos aprendido, no hay duda de que monitorear la productividad de los empleados de esta manera puede proporcionar información valiosa.

En general, puede analizar hasta el más mínimo detalle el tiempo que los empleados dedican a usar sus ordenadores. El software de monitoreo de empleados le dirá exactamente cuánto tiempo productivo han dedicado sus empleados a sus computadoras. Del mismo modo, también podrás descubrir las fuentes digitales de distracciones más comunes.

Puedes ir un paso más allá y usar las estadísticas y los informes para hacer una estimación justa de las horas extras. Si un empleado exige una remuneración por las horas extraordinarias y su productividad es del 32%, podría tratarse de una señal de alerta que hay que investigar más a fondo.

Otra forma de utilizar estos informes, especialmente los biorritmos, es ver cuál es el momento más productivo del día para las personas y los equipos. Normalmente, puedes esperar algunos altibajos, uno o dos picos y, por lo general, una bajada a la hora del almuerzo. También puedes ver cuándo suelen estar todos en el trabajo y cuándo se van, lo cual es muy útil si tienes un horario de trabajo flexible.

Por último, por supuesto, el software de monitoreo de empleados te brinda una estimación sencilla del desempeño general de cada empleado, que puedes analizar en relación con otros empleados para ver aproximadamente quiénes son los holgazanes y quiénes son los trabajadores más holgados. También puedes hacer un seguimiento de la mejora individual de los empleados a través del porcentaje de tendencia de la productividad.

Todo esto está muy bien. Puede obtener mucha información sobre sus empleados y su desempeño. Sin embargo, estas estadísticas de productividad no pueden decírtelo todo.

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Lo que el software de monitoreo de empleados no puede decirle

En primer lugar, dado que Insightful y otros programas similares rastrean la actividad de la computadora, el tiempo activo es todo lo que puede aprender. Si solo observa las estadísticas, no podrá saber si un empleado inactivo está en la reunión o simplemente tomando café. Por lo tanto, el software no puede decirte automáticamente si el tiempo «inactivo» de los empleados se utiliza de forma productiva o no. Esto es algo de lo que debes hacer un seguimiento manual o mediante una aplicación de gestión de proyectos o calendario.

Además, como hemos visto, las estadísticas de productividad son cuantitativas. El software de uso de computadoras solo registra el tiempo empleado en diferentes aplicaciones, no la calidad del trabajo realizado. En otras palabras, si un empleado pasa 4 horas en una plataforma productiva, podría significar que ha realizado una gran cantidad de trabajo, pero también puede ser que tenga dificultades y no sepa cómo usar la plataforma. La alta productividad y la incompetencia tienen el mismo aspecto, a menos que se tengan en cuenta otros aspectos, como la eficiencia a la hora de terminar las tareas y los proyectos. Si tienes sospechas, también puedes hacer un seguimiento del progreso de las tareas de los empleados con capturas de pantalla periódicas.

Y, por último, aunque la tendencia de la productividad puede decírselo cómo el desempeño de los empleados ha cambiado, no puede decírselo por qué. Claro, la tendencia a la baja suele ser mala, pero tal vez esta semana un empleado en particular tuvo más tareas y reuniones de negocios relacionadas con los clientes, por lo que pasó más tiempo en las aplicaciones de mensajería instantánea para organizarlo. O tenían algunos problemas familiares y tenían que mantenerse en contacto con ellos.

Del mismo modo, aunque es fantástico ver un aumento de la productividad, podría deberse simplemente a que se acercan los plazos y aún queda mucho trabajo por hacer. La línea fronteriza es... nunca se sabe. Los informes de productividad pueden guiarlo en la dirección correcta, pero no se apresure a juzgar y haga siempre un seguimiento.

El hecho de que la monitorización de los empleados esté activada no significa que puedas desconectar tu cerebro.

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¿Qué sigue?

Y, por último, la pregunta candente: ¿qué puede hacer con estos informes y conocimientos? Puede utilizar los datos que obtiene para tomar algunas decisiones de gestión importantes que tienen muy buenas posibilidades de aumentar la productividad. Así que vamos a enumerar un par de ellas:

1. Puedes usar las estadísticas para ayudarte a identificar a los jugadores de alto rendimiento. Por supuesto, también necesitarás otros criterios para ello, pero los informes de productividad son un buen punto de partida.
2. A continuación, puede utilizar el seguimiento de los empleados para descubrir las distracciones más comunes y abordarlas de manera adecuada.
3. Los informes de productividad también proporcionan una muy buena base para las evaluaciones de los empleados.
4. Puede organizar el trabajo y asignar tiempo para los descansos en función de la productividad. De esta manera, los descansos y las tareas más importantes y exigentes se producen cuando los empleados están naturalmente preparados para ellas.

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Conclusión

Las estadísticas e informes de productividad que ofrece el software de monitoreo de empleados no pueden decírselo todo. Sin embargo, te brindan información muy poderosa que puedes usar para lograr un cambio real y hacer que los empleados sean más productivos. Utilízalos sabiamente y jamás apaga tu sentido común.

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