Conclusiones clave:

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• La minería de procesos ofrece una base fáctica para comprender y optimizar los procesos reales mediante la extracción de información de los registros de eventos, lo que cierra la brecha entre las técnicas de análisis basadas en modelos y las orientadas a datos.

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• Las empresas pueden utilizar la minería de procesos para obtener una comprensión clara de sus operaciones e identificar áreas de mejora.

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• La minería de procesos tiene varias etapas, que incluyen la recopilación de datos, la organización, la visualización, la identificación de ineficiencias y la implementación, todas con el objetivo de mejorar la eficiencia y la eficacia operativas.

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• Las organizaciones deben seguir un enfoque estructurado para implementar mejoras que impulsen un cambio positivo y optimicen los procesos empresariales.

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• Perspicaz, un Software de seguimiento de actividad para PC y una herramienta de análisis de la fuerza laboral, pueden ayudar a las empresas a alinear los procesos con las actividades de la fuerza laboral al mejorar la productividad mediante la supervisión y el análisis avanzados.

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Tiempo de lectura: 10 minutos

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¿Necesita ayuda para agilizar sus procesos empresariales y mantenerse a la vanguardia de la competencia? Si es así, no está solo. Muchos ejecutivos luchan por maximizar la eficiencia e impulsar el crecimiento en el mercado actual. Es por eso que la minería de procesos ha ido ganando terreno recientemente.

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La minería de procesos ofrece una solución potente para obtener información profunda sobre los procesos empresariales, identificar las ineficiencias e impulsar mejoras significativas. Al aprovechar los datos de varias fuentes, la minería de procesos le permite visualizar, analizar y optimizar sus procesos de forma más realista que nunca.

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En este artículo, analizaremos cómo la minería de procesos puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos empresariales. Desde la recopilación y el análisis de datos hasta la optimización y mejora de los procesos, desglosaremos cada paso y proporcionaremos información práctica para ayudarlo a comenzar.

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¿Cómo pueden las organizaciones iniciar la minería de procesos?

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Minería de procesos tiene como objetivo cerrar la brecha entre el análisis de procesos basado en modelos y las técnicas de análisis orientadas a los datos. Permite descubrir, supervisar y mejorar los procesos reales mediante la extracción de conocimientos de los registros de eventos, lo que ofrece una base fáctica para el análisis y la optimización de los procesos.

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El mercado actual exige que las empresas sean ágiles y resilientes. La minería de procesos ofrece una lente clara a través de la cual ver las operaciones comerciales y adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes y a las expectativas de los clientes.

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¿Cómo es la minería de procesos en la práctica? Incluye varias etapas críticas:

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• Recopilación de datos: La recopilación de registros completos de eventos de los sistemas de TI de la organización es la base de la minería de procesos.
  
  
• Organización de datos: Una vez recopilados, los datos deben editarse y organizarse para reflejar con precisión los procesos analizados.
  
  
• Visualización de procesos: Con los datos preparados, el siguiente paso consiste en visualizar los procesos, lo que facilita su análisis y comprensión.
  
  
• Identificación de ineficiencias: El análisis cuidadoso de los procesos visualizados ayuda a identificar las ineficiencias, los cuellos de botella y las desviaciones del flujo de proceso ideal.
  
  
• Implementación de mejoras: La etapa final implica aplicar los conocimientos adquiridos en la minería de procesos para implementar mejoras en los procesos, mejorando así la eficiencia y la eficacia.

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A medida que se esfuerza por mantener una ventaja competitiva, comprender y optimizar sus procesos empresariales nunca ha sido tan crucial. La minería de procesos ofrece una forma eficaz de lograr este objetivo, ya que proporciona información profunda que puede conducir a importantes mejoras operativas.

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Entonces, ¿cómo empezar con la minería de procesos?

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Recopila tus datos.

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La minería de procesos comienza con la recopilación de todos los datos disponibles sobre sus procesos empresariales. El primer paso es adquirir los registros de eventos de varios sistemas de TI de su organización.

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Los sistemas de TI son la columna vertebral de cualquier operación, ya que capturan todos los eventos y transacciones en un informe detallado. Cada uno de estos registros de eventos representa aspectos específicos de los procesos empresariales:

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• ERP (planificación de recursos empresariales): Los sistemas ERP rastrean diversas actividades relacionadas con la administración de recursos, incluidas las adquisiciones, la fabricación, la administración de inventario y las transacciones financieras.

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• CRM (gestión de relaciones con los clientes): Los sistemas CRM almacenan datos relacionados con las interacciones con los clientes, las actividades de ventas, las campañas de marketing y las solicitudes de servicio.

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• SCM (gestión de la cadena de suministro): Los sistemas SCM monitorean el flujo de bienes y servicios a lo largo de la cadena de suministro, incluidas las compras, la producción, la distribución y la logística.

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La comprensión de la estructura de datos de estos registros garantiza que las herramientas de minería de procesos puedan analizar más adelante los datos de manera más eficaz. Sin una recopilación de datos adecuada, existe el riesgo de malinterpretar la información o perder información importante.

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Un aspecto fundamental de esta etapa es asegurarse de que todos los datos estén completos y sean precisos. Seguir las políticas de garantía de calidad de los datos y prácticas similares conducirá a una representación realista de sus procesos empresariales.

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Debe establecer procedimientos y responsabilidades claros para mantener la integridad de los datos durante las etapas iniciales de la minería de procesos. A menudo, esto requerirá que trabaje en estrecha colaboración con los departamentos de TI. Además monitoreo y seguimiento recopilación de datos, pueden ayudarlo a superar cualquier desafío.

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Desafíos potenciales:

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La recopilación de datos a menudo revela silos de datos y problemas de privacidad dentro de una organización. Cuando los datos están dispersos en diferentes sistemas, se requiere una estrategia de integración bien pensada para obtener una visión holística de los procesos. Para garantizar la privacidad y la seguridad de los datos, debe gestionar la información confidencial con cuidado.

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Organice sus datos.

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Tras extraer meticulosamente todos los datos de tus registros de eventos, el siguiente paso es organizarlos. Así es como se sientan las bases para un análisis profundo en las siguientes etapas de minería de procesos.

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La organización de datos implica estructurar los datos recopilados en un formato coherente que sea compatible con las herramientas de minería de procesos. Estas herramientas extraen información de varios datos, lo que le permite comprender cómo se ejecutan los procesos, identificar cualquier ineficiencia y optimizar los flujos de trabajo.

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Puede obtener más información sobre las herramientas de minería de procesos en nuestro artículo.

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Para garantizar que sus datos estén listos para un examen en profundidad, puede confiar en los siguientes principios:

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• Estandarización: Alinear los datos de diferentes fuentes en un formato estandarizado. Esto implica mapear los diversos atributos que se encuentran en los registros, como las marcas de tiempo, los nombres de las actividades y los identificadores de los casos, con la estructura esperada del software de minería de procesos. El objetivo es crear un flujo de datos fluido que represente con precisión la secuencia de actividades dentro de un proceso empresarial.

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• Enriquecimiento de datos: Incorporar información adicional para mejorar el análisis posterior. Esto puede incluir la categorización de las actividades para facilitar la evaluación o la adición de contexto a ciertos eventos para ofrecer una visión más profunda.

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Desafíos potenciales:

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De acuerdo con estadísticas, localizar, seleccionar, extraer y transformar los datos del proceso ocupa hasta un 80% de los recursos totales.

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Al organizar los datos, tenga cuidado con la fragmentación y las inconsistencias de los datos. Utilice herramientas de integración de datos para combinar datos de diferentes fuentes y técnicas de limpieza de datos para corregir o eliminar los registros inexactos. Estos pasos son esenciales para garantizar la confiabilidad y la exhaustividad del conjunto de datos.

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La organización de los datos transforma los registros de eventos sin procesar, a menudo caóticos, en un conjunto de datos estructurado y coherente, listo para un análisis detallado del proceso. Esto allana el camino para una visualización precisa de los datos y un análisis más profundo que se realizará en las siguientes etapas de la minería de procesos.

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Visualice sus procesos.

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El siguiente paso es visualizar los hallazgos para demostrar el flujo real de los procesos empresariales. El tipo de representación es un activo inestimable para las partes interesadas, ya que ofrece una visión clara de las operaciones existentes.

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En esta etapa de la minería de procesos, debe tener una comprensión integral de cómo se desarrollan los procesos comerciales en la realidad. La visualización de datos muestra las diferentes actividades y muestra la progresión de las tareas y las relaciones entre ellas. Proporciona una visión holística de todo el flujo de trabajo, lo que permite a las partes interesadas identificar patrones, cuellos de botella y desviaciones con respecto a la norma.

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La visualización de procesos permite a las partes interesadas comprender mejor las complejidades de los procesos empresariales de forma intuitiva. Esto, a su vez, les permite tomar decisiones informadas e implementar iniciativas específicas para mejorar la eficiencia general.

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Técnicas de visualización de datos

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¿Cuál es la mejor manera de representar visualmente datos complejos descubiertos mediante la minería de procesos? Puede utilizar:

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• Mapas de procesos: Representaciones visuales de los flujos de procesos, que muestran la secuencia de actividades, puntos de decisión y bucles dentro de un proceso. Estas pueden incluir varios tipos, como diagramas de flujo, diagramas BPMN o diagramas de Gantt.

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• Gráficos de Pareto: Se utiliza para priorizar los esfuerzos de mejora de los procesos destacando los factores más importantes que contribuyen a la ineficiencia de los procesos, como las actividades más frecuentes o las causas principales de los retrasos.

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• Gráficos de series temporales: Visualice los cambios en las métricas de rendimiento del proceso a lo largo del tiempo, lo que permite identificar las tendencias, los patrones y la estacionalidad en los datos del proceso.

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• Histogramas de frecuencia: Muestre la distribución de las frecuencias de eventos dentro de un proceso, lo que ayuda a identificar valores atípicos, anomalías o patrones en la ejecución del proceso.

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• Paneles de rendimiento: Visualizaciones interactivas que proporcionan información en tiempo real sobre las métricas de rendimiento de los procesos, como el tiempo de ciclo, el rendimiento y la utilización de los recursos.

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Con una visualización precisa de los datos, puede identificar los momentos críticos, los puntos de decisión y las vías alternativas dentro de sus procesos empresariales. Además, puede facilitar la comunicación y la colaboración en toda la organización.

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La presentación de procesos complejos en un formato visualmente accesible alienta a las partes interesadas y a los empleados a participar en debates significativos y compartir ideas. Esto puede resultar en mejores estrategias para mejorar la eficiencia de los procesos.

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Los modelos visuales abren nuevas vías para la innovación, el crecimiento estratégico y la optimización.

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Identifique las ineficiencias.

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La identificación de las ineficiencias es una etapa crítica en la minería de procesos. Implica analizar las representaciones visuales de la fase anterior para identificar cualquier cosa que impida un rendimiento óptimo.

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Esta etapa requiere que realice un examen exhaustivo de los diagramas de flujo del proceso, las métricas de rendimiento y otros indicadores para revelar las causas subyacentes de:

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• Cuellos de botella: Los datos recopilados de los diagramas de flujo de procesos y las métricas de rendimiento pueden indicarle áreas del flujo de trabajo en las que el trabajo se acumula o se ralentiza, lo que provoca retrasos e ineficiencias. Identificar estos cuellos de botella le permite mejorar la eficiencia general de los procesos.

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• Redundancias dentro de los procesos: Estas redundancias pueden manifestarse como pasos innecesarios, esfuerzos duplicados o actividades superpuestas, lo que hace que desperdicies recursos de forma inadvertida. Identificarlos y eliminarlos le permite agilizar los procesos y optimizar la administración de los recursos.

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• Desviaciones del flujo de proceso esperado: Las desviaciones pueden ocurrir debido a errores humanos, fallas del sistema o circunstancias imprevistas, lo que resulta en contratiempos. Una vez que identifique estas desviaciones, puede evitar que vuelvan a ocurrir y asegurarse de que todo vaya según lo planeado.

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En general, el análisis de la ineficiencia es una etapa vital en la minería de procesos, ya que le permite optimizar los procesos, mejorar la eficiencia e impulsar la mejora continua en todas las operaciones.

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Implemente mejoras.

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La etapa final de la minería de procesos se centra en traducir los conocimientos del análisis anterior en intervenciones viables. Es cuando se comienzan a refinar y mejorar los procesos empresariales, garantizando operaciones más eficientes. Esta fase sigue un enfoque estructurado destinado a impulsar cambios significativos en toda la organización.

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¿Qué aspecto tiene esto desglosado en fases?

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1. Perspectiva: Las mejoras comienzan con una comprensión integral de los conocimientos adquiridos en la fase de análisis. Es necesario profundizar en las causas fundamentales de las ineficiencias identificadas durante el análisis para desarrollar intervenciones específicas que aborden los problemas subyacentes.

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2. Intervención: Con la información en la mano, es necesario elaborar intervenciones destinadas a refinar y optimizar los procesos empresariales. Esto puede implicar el rediseño de los flujos de procesos, la racionalización de la toma de decisiones o la implementación de soluciones de automatización para eliminar las tareas manuales y mejorar la eficiencia.

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3. Cambiar: El siguiente paso consiste en ejecutar las intervenciones propuestas en toda la organización. Esto requiere una planificación, coordinación y comunicación cuidadosas para garantizar una implementación perfecta. Las partes interesadas participan durante todo el proceso para garantizar la aceptación y fomentar una cultura de colaboración y propiedad.

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4. Monitoreo y evaluación: Una vez que se implementan las intervenciones, las organizaciones supervisan de cerca su impacto en el rendimiento de los procesos. Se hace un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las métricas para evaluar la eficacia de los cambios e identificar las áreas en las que se pueden seguir mejorando. La supervisión continua le permite repetir y refinar las intervenciones en función de los comentarios en tiempo real y de la información basada en datos.

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5. Mejora iterativa: La implementación sigue un enfoque iterativo, en el que las organizaciones refinan y optimizan continuamente las intervenciones en función de los comentarios y los datos de desempeño. Este ciclo de mejora garantiza que los procesos se mantengan alineados con los objetivos de la organización y respondan a las cambiantes necesidades empresariales.

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6. Sostenibilidad: Efectivo gestión de cambios las estrategias son necesarias para garantizar la sostenibilidad de cada mejora. Es necesario ofrecer formación y apoyo a los empleados para que se acostumbren a los nuevos procesos y tecnologías. Además, se implementan mecanismos para fomentar una cultura de mejora continua e innovación.

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Con Insightful, puede alinear todos los procesos empresariales con las actividades reales de la fuerza laboral y los niveles de compromiso. El Software de seguimiento de actividad para PC se puede integrar con los sistemas HRIS, lo que garantiza una gestión de datos perfecta. La integración facilita la asignación eficiente de los recursos y facilita las transiciones durante los procesos de incorporación o desincorporación. Esto es crucial para mantener unos flujos de trabajo optimizados y sacar el máximo partido de tu equipo.

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Los informes detallados y los análisis mejorados pueden ayudarlo a mantener informadas a las partes interesadas y a brindar respuestas ágiles a los desafíos emergentes. En general, Insightful apoya la mejora continua de los procesos con información útil, lo que facilita la toma de decisiones basada en los datos.

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