Conclusiones clave:

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• La minería de procesos transforma los datos empresariales cotidianos en información útil, lo que proporciona una comprensión clara de los procesos cruciales para el crecimiento de la organización.

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• En la gestión del cambio, la minería de procesos desempeña un papel vital a la hora de identificar las ineficiencias, garantizar el cumplimiento y facilitar la participación de las partes interesadas a través de información objetiva y basada en datos.

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• La implementación de la minería de procesos para la gestión del cambio implica pasos específicos, como establecer objetivos, analizar los procesos actuales, diseñar e implementar cambios y monitorear y ajustar continuamente.

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• Seguimiento de empleados Un software como Insightful ofrece monitoreo en tiempo real, un panel de tendencias de productividad y capacidades de generación de informes integrales, lo que permite a las organizaciones optimizar los procesos y administrar los cambios de manera efectiva.

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Tiempo de lectura: 7 minutos

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Cuando se enfrenta a cambios organizacionales, ¿encuentra que los mismos problemas siguen resurgiendo? ¿Las ineficiencias de los procesos obstaculizan su crecimiento? La minería de procesos podría ser la solución que está buscando.

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El secreto del éxito en el clima empresarial actual es tomar las decisiones correctas con claridad y confianza. Con la minería de procesos, puede hacer exactamente eso. La técnica le ayuda a analizar las huellas digitales que dejan las operaciones diarias, lo que le proporciona una comprensión nítida de sus procesos tal como son, no como cree que podrían ser.

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La minería de procesos es especialmente beneficiosa en la gestión del cambio. Desde descubrir ineficiencias ocultas hasta garantizar que los nuevos procesos se adopten sin problemas, ofrece un camino hacia la transformación informado, estratégico y alineado con sus objetivos.

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Vamos a ver cómo.

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¿Qué es la minería de procesos?

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Minería de procesos representa la intersección de la ciencia de datos y la gestión de procesos. Transforma las enormes cantidades de datos que generan las operaciones empresariales cotidianas en información perspicaz y procesable. Esto incluye mapas detallados de los flujos, los plazos y las variaciones de los procesos, que proporcionan una visión general transparente de todo el ciclo de vida del proceso.

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El proceso comienza con la extracción de datos de varios sistemas de TI, como ERP, CRM y BPM. Estos registros de eventos contienen información clave, como las marcas de tiempo, los identificadores de usuario y los detalles de las tareas, que arrojan luz sobre el flujo de trabajo actual de su organización.

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A continuación, analizas estos registros con un software de minería de procesos, una tecnología especializada que es más avanzada que la media sistema de monitoreo de datos. Las herramientas de minería de procesos pueden entonces reconstruir la secuencia exacta de eventos, representando el flujo en tiempo real de los procesos empresariales. La visualización de datos ayuda a identificar las discrepancias entre los flujos de proceso esperados y reales.

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Siguiendo el principios básicos de la minería de procesos le brinda una base sólida para mejoras específicas. Pero la pregunta es ¿cómo puede su empresa beneficiarse de esto, especialmente en lo que respecta a la gestión del cambio?

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¿Cuál es el papel de la minería de procesos en la gestión del cambio?

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Una vez que comprenda lo que puede hacer la minería de procesos, puede explorar cómo se puede utilizar en la gestión del cambio. Es un método versátil para abordar los obstáculos importantes que plantea el cambio organizacional.

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Identificación de las ineficiencias de los procesos

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Antes de realizar cambios importantes, debe asegurarse de que los procesos existentes sean eficientes y adaptables. La minería de procesos lo ayudará a comprender exactamente cómo se realizan las tareas y qué posibles obstáculos se avecinan.

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Al examinar estos mapas de procesos, puede identificar dónde se producen retrasos, cuellos de botella y pasos innecesarios. Esta información tiene un valor incalculable, ya que permite realizar intervenciones específicas que pueden mejorar la eficiencia.

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La minería de procesos puede garantizar que sus procesos estén optimizados y listos para adaptarse a los nuevos cambios, ya sea que se trate de implementar nuevos sistemas, reorganizar los flujos de trabajo o adaptarse a las fluctuaciones del mercado.

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Garantizar el cumplimiento y la estandarización

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A medida que se introducen nuevos procesos o se modifican los existentes, mantener la coherencia es una prioridad máxima. Cualquier desviación de las rutas establecidas puede generar ineficiencias o riesgos de cumplimiento, lo que podría socavar el éxito de la iniciativa de cambio.

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Con la minería de procesos, puede monitorear estos procesos en tiempo real, asegurándose de que se adhieran a los modelos establecidos. Si se produce alguna desviación, las herramientas de minería de procesos pueden detectarla rápidamente. La supervisión continua le permite tomar medidas inmediatas y abordar cualquier problema de incumplimiento que surja.

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Facilitar la participación de las

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La gestión eficaz del cambio depende en gran medida de una comunicación clara. Para que cualquier transición tenga éxito, todas las partes interesadas deben participar en el proceso.

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La minería de procesos puede facilitar la comunicación al ofrecer información objetiva y basada en datos sobre el rendimiento de los procesos. Esta información arrojará luz sobre el posible impacto de los cambios propuestos, lo que permitirá a los administradores de cambios presentar argumentos convincentes.

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Con esta técnica, puede asegurarse de que todas las partes interesadas comprenden las razones detrás de estas nuevas iniciativas y están de acuerdo con los objetivos generales.

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¿Cómo implemento la minería de procesos para la gestión del cambio?

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¿Qué necesita hacer exactamente para aplicar eficazmente la minería de procesos en su estrategia de gestión del cambio? Repasemos los pasos clave.

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Preparación para la minería de procesos

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Comience por establecer objetivos específicos y medibles para lo que espera lograr con la minería de procesos. Esto puede ir desde reducir el tiempo del ciclo de un proceso en particular hasta aumentar el cumplimiento de las normas reglamentarias. Tener estos objetivos concentrará sus esfuerzos y proporcionará una métrica para el éxito.

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La eficacia de la minería de procesos depende de la calidad y la exhaustividad de los datos de registro de eventos que recopile. Asegúrese de contar con mecanismos para capturar registros detallados de todos los sistemas y procesos relevantes. Esto podría implicar coordinarse con los departamentos de TI para acceder a estos datos y garantizar que incluyan todos los detalles necesarios, como las marcas de tiempo, las identificaciones de usuario y los resultados de las tareas.

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Con una plétora de software de minería de procesos disponible, es vital elegir uno que se alinee con las necesidades y objetivos de su organización. Tenga en cuenta factores como la capacidad de la herramienta para integrarse con su infraestructura de TI existente, sus capacidades analíticas, la interfaz de usuario y el soporte proporcionado por el proveedor. Una prueba piloto con una lista corta de herramientas puede ser beneficiosa para tomar la decisión final.

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Análisis de los procesos actuales

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Utilice la herramienta seleccionada para visualizar los flujos de trabajo de sus procesos actuales. Esta representación visual debe resaltar la secuencia de tareas, los puntos de decisión y las variaciones en el flujo del proceso. Preste especial atención a las áreas en las que el flujo real difiere del modelo de proceso esperado o estándar.

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Con un mapa de procesos claro, analice cada paso para detectar ineficiencias, como tareas redundantes, cuellos de botella que ralentizan el proceso y puntos en los que se producen problemas de cumplimiento. Este análisis revelará las áreas de mejora y cambio más impactantes.

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Diseño e implementación de cambios

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Basándote en tu análisis, elabora un plan detallado para los cambios que pretendes implementar. Este plan debe describir las alteraciones específicas del proceso, los recursos necesarios (como las actualizaciones tecnológicas o la capacitación del personal) y un cronograma claro para la ejecución. Asigne responsabilidades para cada aspecto del cambio para garantizar la rendición de cuentas.

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Implemente los cambios de acuerdo con su plan, asegurándose de que todas las partes interesadas estén informadas y preparadas para la transición. Esto puede incluir sesiones de capacitación para los empleados, fases de implementación graduales para minimizar las interrupciones y abrir canales de retroalimentación para abordar cualquier inquietud con prontitud.

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Monitorización y ajuste

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Una vez implementados los cambios, utilice la minería de procesos para vigilar de cerca el rendimiento del nuevo proceso. Esto le ayudará a ver si los cambios superan los beneficios esperados o si hay nuevos problemas que deben abordarse.

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Piense en la gestión del cambio como un proceso cíclico y continuo en lugar de un evento único. Utilice la información continua que proporciona la minería de procesos para refinar y ajustar sus procesos a lo largo del tiempo. Este enfoque fomenta una cultura de mejora constante y adaptabilidad dentro de la organización.

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¿Qué aspecto tiene en la práctica?

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Pensemos en una empresa de servicios financieros de tamaño mediano que enfrenta desafíos con su proceso de incorporación de clientes. El proceso está plagado de retrasos, lo que provoca la insatisfacción de los clientes y una disminución notable de la eficiencia. El equipo directivo, consciente de la necesidad de una reforma estratégica, recurre a la minería de procesos para despejar el camino a seguir.

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Mediante la minería de procesos, la empresa puede construir una narrativa detallada y basada en datos de su proceso de incorporación actual. La tecnología reveló no solo los pasos necesarios, sino también los desvíos y cuellos de botella inesperados que antes eran invisibles para el equipo directivo. Por ejemplo, descubre que un retraso sustancial en el proceso se debió a la redundancia de los pasos de verificación que no aportaban ningún valor al cliente ni a la empresa.

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Con estos conocimientos, la empresa decidió rediseñar el proceso de incorporación, optimizar el flujo de trabajo y eliminar las ineficiencias identificadas. A continuación, se implementó el proceso revisado, en el que la minería de procesos desempeñó un papel crucial. La técnica de datos permitió a la gerencia monitorear la efectividad de estos cambios en tiempo real.

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Además, la empresa utiliza la minería de procesos como una herramienta de mejora continua, buscando constantemente oportunidades para refinar y mejorar el proceso de incorporación. Este enfoque iterativo garantizó que la empresa abordara sus desafíos inmediatos, pero también sentó las bases para una excelencia operativa sostenida y la satisfacción del cliente.

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¿Cómo optimiza el software de monitoreo de la fuerza laboral los procesos y la gestión de cambios?

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Insightful es un gestión remota de la fuerza laboral y una herramienta de análisis que puede ayudar a su empresa en tiempos de cambio. Tres capacidades destacan por su impacto directo en la eficiencia operativa:

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• Monitoreo y seguimiento de actividad en tiempo real: Perspicaces monitoreo remoto en tiempo real y el seguimiento detallado de la actividad proporcionan información inmediata sobre la forma en que los empleados participan en sus tareas. Esto le permite ver cómo afectan los cambios a los flujos de trabajo en tiempo real e identificar las áreas en las que podría necesitarse asistencia adicional.

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• Panel de tendencias de productividad: El panel proporciona datos sobre las tendencias de productividad, lo que le permite medir el impacto a largo plazo de los cambios en el rendimiento individual y del equipo. Permite tomar decisiones basadas en datos, lo que garantiza que los cambios no solo sean reactivos sino que estén alineados estratégicamente con los objetivos de la organización.

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• Informes y alertas exhaustivos: Los informes proporcionan un análisis profundo de los niveles de productividad, las aplicaciones más utilizadas y otras métricas críticas, y ofrecen una visión integral de cómo los cambios influyen en los patrones de trabajo. Las alertas se pueden configurar para que te notifiquen actividades inusuales o desviaciones respecto a los comportamientos esperados, lo que garantiza que los posibles problemas se detecten pronto y se aborden con prontitud.

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Insightful ofrece un enfoque integral y soporte para la gestión del cambio. Las funciones avanzadas proporcionan la visibilidad y el control necesarios para implementar las transiciones, lo que garantiza que mejoren el rendimiento operativo en lugar de obstaculizarlo. Por eso es el mejor software de monitoreo de computadoras para minería de procesos.

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