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¿Sientes que algo está interrumpiendo tu flujo de trabajo pero no puedes identificarlo del todo?

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Si es estándar monitoreo del lugar de trabajo las medidas han llevado a callejones sin salida, es hora de analizar más de cerca sus procesos empresariales.

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Minería de procesos ofrece una solución más elaborada y basada en datos al proporcionar transparencia a las operaciones empresariales y ayudar a las organizaciones a identificar los cuellos de botella, las ineficiencias y los problemas de cumplimiento.

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El impacto en sus resultados puede ser sustancial. Según McKinsey, un gran minorista identificó entre 200 y 500 millones de dólares en ahorros potenciales mediante la minería de procesos.

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Suena genial, ¿verdad? La minería de procesos promete perfeccionar sus procesos empresariales, pero requiere herramientas específicas para extraerla y optimizarla.

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En este artículo, analizaremos las herramientas de minería y optimización de procesos que pueden ayudarlo a optimizar sus operaciones y maximizar la eficiencia organizacional. Descubra cómo Insightful, una popular herramienta de análisis de la fuerza laboral y software de monitoreo de empleados, se pueden aprovechar para ayudarlo a optimizar sus flujos de trabajo.

¿Qué es la minería de procesos?

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La minería de procesos es un enfoque basado en datos para analizar cómo funcionan los procesos empresariales dentro de la organización. Se utiliza para extraer y analizar datos de todos sus recursos digitales con el fin de identificar y corregir cualquier ineficiencia en el flujo de trabajo.

La naturaleza integral de este proceso requiere más que una simple herramienta de monitoreo de productividad y análisis de datos básicos. Para profundizar realmente, se requiere el uso de tecnologías especializadas.

¿Por qué necesito la minería de procesos?

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Omitir la minería de procesos realmente puede hacer mella en su negocio. Sin ella, es posible que se pierda importantes ganancias de eficiencia, lo que hace que sus procesos sean complicados y sus costos operativos por las nubes. Los ciclos más largos y las ineficiencias se convierten en la norma, y los posibles ahorros se quedan ahí, acumulando polvo.

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Además de eso, los procesos ineficientes pueden provocar retrasos y errores, impulsando la satisfacción de los clientes. La minería de procesos le ayuda a solucionar estos problemas de raíz y a mantener satisfechos a sus clientes.

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Luego está la cuestión de oportunidades de ingresos perdidas. Sin la información que proporciona la minería de procesos, es posible que no pueda detectar los flujos de ingresos ocultos.

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El cumplimiento es otro quebradero de cabeza. La falta de transparencia en sus procesos puede provocar problemas de cumplimiento, pero la minería de procesos lo mantiene en el buen camino al brindarle una visión clara de sus operaciones.

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Por último, volar a ciegas sin información basada en datos puede llevar a mala toma de decisiones. Sin la minería de procesos, podrías terminar haciendo llamadas basadas en información incompleta o inexacta, lo que llevaría a estrategias e iniciativas subóptimas.

¿Qué tipo de herramientas necesito?

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Proceso minería las herramientas son herramientas especializadas de análisis y visualización de datos generales.

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Las herramientas especializadas de minería de procesos incluyen software como Celonis, UiPath Process Mining, Disco y Signavio Process Intelligence. Estas herramientas se crearon para gestionar las complejidades de las tareas de minería de procesos.

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Las herramientas generales de análisis y visualización de datos, como Microsoft Power BI, Tableau, KNIME y RapidMiner, tienen funcionalidades más amplias, pero aún pueden complementar la minería de procesos.

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¿Cuáles son las principales diferencias entre estas herramientas?

Herramientas especializadas de minería de procesos

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Las herramientas especializadas de minería de procesos son diseñado para llevar a cabo análisis de procesos dentro de las organizaciones.

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¿Cómo funcionan?

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• Descubrimiento de procesos: Generación automática de modelos de procesos a partir de registros de eventos.

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• Verificación de conformidad: Comparación de los modelos de procesos descubiertos con los modelos ideales/de referencia para identificar las desviaciones.

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• Mejora del proceso: Sugerir y simular mejoras basadas en el análisis de procesos.

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• Análisis de cuellos de botella: Identificar y visualizar los retrasos e ineficiencias dentro del proceso.

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Para la mayoría de las empresas, invertir en software especializado de minería de procesos suele ser el enfoque más eficaz. Esto es especialmente cierto para las empresas con procesos complejos y una necesidad significativa de análisis en profundidad y mejora continua.

Herramientas generales de análisis y visualización de datos

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Las herramientas generales de análisis y visualización de datos también pueden desempeñar un papel en el proceso de minería de procesos. Entre ellas se incluyen software como:

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• Microsoft Power BI
• Retablo
• BRIBÓN
• Rapid Miner

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Las herramientas ofrecen funcionalidades más amplias, como el análisis de datos, la visualización y el modelado predictivo, todos los cuales son útiles para ciertos aspectos de la minería de procesos, especialmente para la exploración preliminar de datos.

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Sin embargo, las herramientas de análisis y visualización de datos carecen de los algoritmos y funcionalidades avanzados diseñados para la minería de procesos. Esto las hace menos eficaces para el análisis y la optimización exhaustivos de los procesos.

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Plataformas integradas

Plataformas integradas como SAP Process Mining y Pega Process Fabric combine las capacidades de minería de procesos con otras funcionalidades de software empresarial. Esto proporciona una solución integral para las empresas que buscan optimizar sus procesos y mejorar la eficiencia operativa.

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¿Cómo sé qué herramienta es la adecuada para mi empresa?

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¿Cómo sabe si debe utilizar una herramienta de minería de procesos especializada o un software más general para su empresa? Tenga en cuenta los siguientes factores clave:

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• Complejidad de los procesos: Evalúe la complejidad de sus procesos empresariales. Los procesos más complejos pueden requerir las capacidades avanzadas de las herramientas especializadas de minería de procesos.

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• Necesidades específicas: Determine los objetivos específicos de la minería de procesos. Dependiendo de si la atención se centra en el descubrimiento de procesos, la verificación de la conformidad o la mejora de los procesos, es posible que sean más adecuadas diferentes herramientas.

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• Requisitos de integración: Evalúe la necesidad de integración con los sistemas existentes, como ERP (planificación de recursos empresariales) o CRM (gestión de relaciones con los clientes).

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• Presupuesto y recursos: Tenga en cuenta las implicaciones financieras y la disponibilidad de recursos. Las herramientas especializadas de minería de procesos pueden tener costos más altos, tanto en términos de derechos de licencia como de la experiencia requerida para operarlas de manera efectiva.

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Las herramientas de minería de procesos pueden crear de forma autónoma modelos de procesos que cumplan con los estándares ideales. Sin embargo, para obtener resultados óptimos, las empresas deben combinarlos con herramientas de optimización de procesos.

¿Qué son las herramientas de optimización de procesos?

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Proceso mejoramiento las herramientas incluyen diferentes metodologías y soluciones de software diseñadas para mejorar la eficiencia, reducir los costos y mejorar el rendimiento general. Estas herramientas pueden analizar los flujos de trabajo existentes, identificar ineficiencias y sugerir mejoras.

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Cuando se combinan con la minería de procesos, las herramientas de optimización pueden aumentar la eficiencia operativa.

Herramientas de automatización y mejora de procesos

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Las empresas suelen combinar diferentes herramientas para optimizar los procesos y automatizar los flujos de trabajo.

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• Gestión de procesos empresariales (BPM) herramientas como Appian, Pega y Bizagi, junto con plataformas de automatización como Zapier, Microsoft Power Automate y UiPath, refinan los procesos e integran la información de la minería de procesos.

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• Métodos Lean Six Sigma facilitar la reducción estructurada de residuos y los esfuerzos de mejora de la calidad. Los datos recopilados en la minería de procesos mejoran la aplicación de estos principios, lo que permite realizar esfuerzos de mejora específicos.

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• Sistema de gestión de calidad (QMS) herramientas como Qualio y MasterControl utilizan los conocimientos de la minería de procesos para garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia en las industrias reguladas.

Qué aspecto tiene en acción:

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Imagine que una empresa de fabricación se enfrenta a retrasos en el proceso de su cadena de suministro. Inicialmente, la empresa utilizaba herramientas de minería de procesos como Celonis para analizar los registros de eventos de su sistema ERP. Este análisis revela cuellos de botella en la gestión de compras e inventario, donde las desviaciones de los modelos de procesos ideales están causando retrasos significativos.

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Con estos conocimientos, la empresa emplea herramientas de BPM como Bizagi para rediseñar los flujos de trabajo afectados, simplificando el proceso de adquisición y garantizando una gestión más eficiente del inventario. El rediseño se basa en los principios de Lean Six Sigma y se centra en eliminar el desperdicio y reducir la variabilidad del proceso.

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Para automatice los flujos de trabajo recientemente optimizados, la empresa integra Microsoft Power Automate para tareas como enviar órdenes de compra cuando los niveles de inventario caen por debajo de un determinado umbral. Esta automatización reduce la intervención manual y acelera el ciclo de adquisición.

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Para mantener una alta calidad y cumplimiento, la empresa implementa una herramienta de sistema de gestión de calidad (QMS) como MasterControl. Esta herramienta utiliza los datos obtenidos desde la minería del proceso inicial para configurar controles y puntos de control que garantizan que cada paso de los procesos de adquisición y gestión del inventario cumpla con los estándares y reglamentos de la industria.

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Herramientas de gestión de proyectos y tareas

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La gestión de los proyectos e iniciativas derivados de la información sobre la minería de procesos se puede realizar con herramientas como Asana, Trello y Jira. ¿Ellas garantizar que los proyectos de mejora de procesos sigan el cronograma, el presupuesto y los objetivos identificados mediante minería de procesos.

Qué aspecto tiene en acción:

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Imagine una empresa de desarrollo de software que, mediante la minería de procesos, descubre ineficiencias en sus fases de codificación y garantía de calidad (QA), lo que provoca retrasos en los proyectos. Para solucionar este problema, la empresa utiliza Jira para organizar y racionalizar las iniciativas de mejora.

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Jira permite al equipo crear tareas específicas para cada ineficiencia identificada, como optimizar las prácticas de revisión del código y mejorar los protocolos de pruebas de control de calidad. Cada tarea se asigna a los miembros pertinentes del equipo, y los plazos y las prioridades se basan en la urgencia y el impacto de los problemas identificados durante la fase de análisis del proceso.

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Al usar Jira, la empresa puede supervisar el progreso de estas tareas, garantizando que cada iniciativa de mejora avance según lo previsto y que los cambios generen mejoras mensurables en el ciclo de vida del desarrollo del software, lo que, en última instancia, reduce el tiempo de comercialización de las nuevas versiones de software.

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Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM)

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Al utilizar el recorrido del cliente y la información obtenida de la minería de procesos, las plataformas de CRM como Salesforce, HubSpot y Zoho CRM pueden optimizar las interacciones con los clientes y la prestación de servicios. Esto, a su vez, aumenta la satisfacción y la lealtad de los clientes.

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Qué aspecto tiene en acción:

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Pensemos en una empresa de telecomunicaciones que, mediante la minería de procesos, identifica problemas recurrentes en sus procesos de incorporación y soporte de clientes, como las medidas innecesarias que prolongan el proceso de incorporación y los obstáculos comunes a la hora de resolver las quejas de los clientes. Para abordar estos problemas, la empresa aprovecha Salesforce, una plataforma de CRM, para refinar y personalizar las interacciones con los clientes en función de los conocimientos adquiridos.

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Salesforce está configurado para agilizar el proceso de incorporación, eliminando los pasos redundantes y garantizando que los nuevos clientes puedan configurar sus servicios de manera rápida y eficiente. Además, la plataforma se utiliza para rastrear y gestionar mejor las quejas de los clientes, con flujos de trabajo automatizados dirigir los problemas a los equipos de soporte más apropiados en función de la naturaleza del problema.

Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

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Para optimizar los procesos interdepartamentales, los sistemas ERP como SAP, Oracle y Microsoft Dynamics pueden incorporar información de la minería de procesos. Esta perspectiva integral garantiza que las mejoras estén sincronizadas en toda la organización, maximizando la eficiencia operativa y la utilización de los recursos.

Qué aspecto tiene en acción:

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Una empresa de fabricación identifica mediante la minería de procesos que sus procesos de adquisición y gestión de inventario deben estar alineados, lo que provoca retrasos en la producción. Al utilizar un sistema ERP como SAP, la empresa integra los conocimientos para armonizar los cronogramas de compras con los niveles de inventario, garantizando que los materiales se pidan y se reabastezcan en sincronía con las necesidades de producción.

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Este enfoque unificado agiliza las operaciones y aumenta la eficiencia y la gestión de los recursos en todos los departamentos, lo que minimiza los residuos y reduce los plazos de entrega.

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Herramientas de análisis de la fuerza laboral

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Perspicaz, avanzado Software de monitoreo de actividad de PC, ofrece un análisis detallado de la productividad y la eficiencia del equipo, de valor incalculable para la minería de procesos. Al analizar las interacciones de los empleados con los procesos actuales, se pueden realizar cambios para adaptarlos mejor a la fuerza laboral, lo que se traduce en un aumento de las tasas de adopción y en cambios en los procesos más efectivos.

Qué aspecto tiene en acción:

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Aprovechando Insightful, una empresa tiene como objetivo optimice los procesos alineándolos con las actividades y el compromiso reales de la fuerza laboral. La función de integración del HRIS garantiza una gestión fluida de los datos de los empleados, lo que facilita la asignación eficiente de los recursos y las transiciones fluidas durante la incorporación o la baja, algo fundamental para mantener los flujos de trabajo optimizados.

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Las integraciones con los rastreadores del tiempo de los proyectos y las herramientas de administración, como Jira, permiten enfoque sincronizado para la administración de tareas y seguimiento del tiempo para equipos remotos, garantizando que las optimizaciones de los procesos se implementen y supervisen de manera efectiva. Las alertas en tiempo real y las completas capacidades de generación de informes mantienen informadas a las partes interesadas, lo que permite una agilidad respuestas a los desafíos emergentes y garantizar la mejora continua de los procesos.

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Optimice sus operaciones con Insightful

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¿Está listo para llevar su empresa al siguiente nivel? Utilice Insightful para optimizar sus procesos y crear un lugar de trabajo más productivo y eficiente. El software tiene funciones integradas que se diseñaron para ayudarlo a optimizar las operaciones, abordar los cuellos de botella y mejorar la productividad general en el lugar de trabajo.

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📈 Análisis detallados de la fuerza laboral: La plataforma recopila y analiza datos sobre las actividades de los empleados, proporcionando información sobre los patrones de productividad y los hábitos de trabajo. Esta información le ayuda a identificar cualquier punto débil en su flujo de trabajo e implementar las mejoras necesarias.

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💻 Monitorización de la actividad en tiempo real: Insightful rastrea y registra las actividades de los empleados en tiempo real, incluido el uso de aplicaciones y sitios web. Esto le permite realizar un seguimiento del progreso del proyecto y asegurarse de que las tareas se completen de manera eficiente.

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📋 Gestión de la carga de trabajo: El software analiza la distribución de la carga de trabajo entre los equipos para garantizar que las tareas se distribuyan de manera uniforme. Esta capacidad le ayuda a crear un entorno de trabajo sostenible y a aumentar la productividad sin correr el riesgo de agotarse.

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