Implementar algo tan controvertido entre los trabajadores como el rastreador del trabajo de los empleados puede resultar incómodo. Pero como probablemente sepas, supervisar las actividades informáticas tiene demasiados beneficios como para que su empresa renuncie a ello para proteger los sentimientos de sus empleados.

Lo bueno es que dar la noticia a tus trabajadores no es un problema sin solución.

Muchas empresas han pasado por esto y la experiencia demuestra, una y otra vez, que la transparencia total es la mejor manera de hacerlo. Desde cumplir la ley hasta recuperar la confianza de sus empleados y hacer que se sientan más cómodos y, por lo tanto, más productivos trabajando en ese entorno, beneficios e importancia de ser sincero sobre la vigilancia de los empleados en el trabajo y el monitoreo de las actividades informáticas no se puede enfatizar lo suficiente.

Una gran parte de este proceso de incorporación consiste en permitirles expresar sus opiniones sobre el uso de la herramienta de monitoreo del trabajo y hacer cualquier pregunta que puedan tener al respecto.

Y ellos voluntad los tengo.

Muchos de ellos.

Algunas serán bastante sencillas, pero otras pueden ser complicadas e inesperadas. Lo crucial si quieres que tus empleados acepten este nuevo esquema es estar preparado para responder a todas sus preguntas de la manera más sincera y clara posible.

Para facilitarle un poco esta tarea, que ya es difícil, hemos elaborado una lista de las diez preguntas más frecuentes que puede esperar escuchar de los empleados, junto con la mejor manera de resolverlas.

1. ¿Qué es el software de monitoreo de empleados y cómo funciona?

«¿Qué es el software de monitoreo de empleados? y cómo funciona» es una pregunta bastante general y directa que puede esperar si no introdujo correctamente el software que eligió para monitorear las actividades de la computadora.

Tu respuesta debe ser igual de directa y lo más simple posible. Dígales que se trata de un software que está instalado en cada uno de sus ordenadores y que funciona en segundo plano, recopilando datos sobre lo que hacen en sus ordenadores y haciendo un seguimiento del tiempo que dedican a estas actividades. Asegúrate de informarles también sobre quién va a tener acceso completo al panel de control con todos sus datos e informes.

Si lo deseas, puedes decirles exactamente qué software de seguimiento de monitores vas a utilizar (por ejemplo, si es Insightful o de alguna otra marca) y animarlos a visitar su sitio web y obtener más detalles sobre cómo funciona esa aplicación de seguimiento en línea en particular y qué funciones tiene.

2. ¿Qué tipo de cosas puede rastrear el software de monitoreo?

Esta pregunta más específica le dará la oportunidad de entrar en más detalles sobre qué aspectos de la actividad informática de los empleados se pueden detectar y registrar. Y su respuesta dependerá en gran medida del tipo de software de seguimiento de escritorio que usas, ya que todos tienen características ligeramente diferentes.

Así que infórmate mucho antes de que comience la incorporación, porque si no lo especificas tú mismo, esta pregunta es prácticamente inevitable.

Al responder, debes mencionar todo: la supervisión de las actividades de la computadora incluye detectar qué aplicaciones y sitios web usan los empleados, cuánto tiempo dedican a cada una de estas tareas, cuándo encienden sus máquinas y cuándo las apagan, cualquier período de inactividad, etc. No olvides mencionar las capturas de pantalla o cualquier otra característica adicional que pueda tener tu software.

3. ¿Cómo va a utilizar los datos?

La forma en que aborde esta pregunta determinará la forma en que sus trabajadores acepten las nuevas circunstancias. Por lo tanto, es fundamental asegurarse de que estén satisfechos con la respuesta.

En primer lugar, si no sabe la respuesta o si cree que a los empleados realmente no les gustaría, probablemente no debería monitorear las actividades informáticas de todos modos. Ahí lo dijimos.

De lo contrario, si su monitorización es ético, no tiene motivos para no ser honesto con sus empleados. ¿Es porque quiere mejorar la eficiencia de los procesos empresariales? ¿O es porque siente que la productividad general está bajando? ¿O quieres un poco de seguridad adicional para los datos y archivos de la empresa? ¿Quizás incluso los tres?

También debes decirles en qué aspectos de los informes te vas a centrar y cómo la medición de estos aspectos te ayudará a alcanzar los objetivos empresariales que describiste anteriormente. Si puedes hacerlo y tiene sentido, no tienes de qué preocuparte.

¡Te sorprendería lo comprensivos que pueden ser los empleados!

4. ¿Puedo ver mis propios datos?

Es una reacción natural querer ver lo que su jefe puede ver en lo que respecta al desempeño de los empleados. ¿Cómo se ve si abro Facebook muy rápido? ¿Preparar esa segunda taza de café repercutirá negativamente en mi productividad general? Es probable que estas y muchas más preguntas similares estén rondando por la cabeza de sus empleados y el solo hecho de ver sus datos podría ayudar a responderlas todas.

Muchos programas de rastreo para computadoras ofrecen a los empleados el inicio de sesión a través del cual obtienen acceso a todos sus datos. Esta es una oportunidad perfecta para informar a sus trabajadores sobre esta posibilidad y alentarlos a utilizarla.

5. ¿Debo cambiar mi forma de trabajar debido al seguimiento de las tareas de los empleados?

Dado que su desempeño y productividad ahora se cuantifican de una manera novedosa, es posible que algunos empleados sientan curiosidad por saber cuál es la mejor manera de «complacer» a los rastreadores del trabajo y si deberían cambiar su forma de trabajar y realizar ciertas tareas.

En este caso, es importante que sus empleados sepan que el software solo está ahí para ayudar analizar su desempeño actual y que no tienen que hacer ningún ajuste importante por ello. Más adelante, cuando tengas los datos, es posible que puedas sugerir algunas mejoras, pero todos estos cambios deberían planificarse.

Por lo tanto, asegure a sus trabajadores diciéndoles que lo único en lo que deben centrarse es en hacer el trabajo y hacerlo de alta calidad. Justo como lo han estado haciendo hasta ahora.

6. ¿Tengo que activar el software o interactuar con él de alguna manera?

El procedimiento exacto de ser monitoreado en línea rastreador de trabajo puede resultar un poco confuso en su simplicidad. Pero en realidad, la respuesta es lo más directa posible: no, no es necesaria ninguna interacción, el programa se activa automáticamente y todos los datos se recopilan en segundo plano, una vez más, de forma automática. Y si surge la siguiente pregunta, sí, significa que tampoco puedes desactivarlo.

Esto es si no quieres hacer un seguimiento del tiempo de los proyectos y las tareas. Si optas por esa opción, tus empleados deberán hacer clic en el botón de inicio/parada cada vez que cambien de tarea o proyecto.

7. ¿Podrás leer mis mensajes privados?

¿O mira mi cuenta de Instagram? ¿O ves lo que estoy viendo en Amazon? ¿O puedes acceder a él mediante los datos de tu cuenta bancaria? O cualquier otra pregunta sobre asuntos privados a la que los empleadores no deberían tener acceso...

Esta es una pregunta realmente complicada, porque si tienes funciones como capturas de pantalla y monitoreo de pulsaciones de teclas, técnicamente la respuesta es «sí».

Sin embargo, haz todo lo posible para asegurarles a tus empleados que en realidad no lo vas a hacer. Es mejor que lo pongas por escrito y lo conviertas en una política oficial vinculante. De todos modos, esto es ilegal en muchos países, pero este paso demostrará a tus trabajadores que harás todo lo posible para mantener protegida su privacidad.

Y si todo lo demás falla, aconseje a sus empleados que usen las computadoras corporativas únicamente para actividades profesionales y que mantengan cualquier correspondencia privada en sus teléfonos personales.

8. ¿Todavía puedo tomarme descansos sin que me despidan?

Aquí, una vez más, debe alentar a sus empleados a actuar de manera normal. Asegúrales que consideras que los descansos son una parte normal de su rutina de trabajo y que no esperarás que estén encadenados a sus ordenadores todo el tiempo.

Y hablando de expectativas, es posible que también quieras prepararte para la próxima.

9. ¿Cuáles son sus expectativas teniendo en cuenta mi desempeño actual?

Es una pregunta razonable. Después de todo, el método para medir el desempeño de los empleados está cambiando. Entonces, ¿cambia algo más con él?

De nuevo, esto depende de tus objetivos. Es probable que en algún momento tengas en la agenda algún tipo de mejora de la productividad y la eficiencia, pero asegúrate de que tus empleados sepan cuáles son tus planes y, lo que es más importante, de que no tendrás expectativas ridículas, como trabajar seis horas seguidas sin un solo descanso.

Por lo tanto, en última instancia, lo que debe tratar de comunicar es la expectativa de una mejora constante.

10. ¿Qué hay para mí?

Por último, es posible que tengas que tratar con empleados que se preocupan por sus propios beneficios personales derivados del seguimiento del uso del software. Esto es bastante justo: a veces es difícil sentir compasión por nociones abstractas como los objetivos de la empresa.

Afortunadamente, también puedes esperar muchos beneficios para los empleados: una mayor productividad, un seguimiento preciso de las horas extras, una evaluación objetiva, una nómina justa, etc. Todo lo que tienes que hacer es informar a tus empleados al respecto y explicarles cómo el seguimiento de la actividad informática de los empleados te ayudará a conseguir todo esto en equipo.

Conclusión

La supervisión de las actividades informáticas puede ser un asunto delicado, pero una situación aún más delicada es enfrentarse a sus empleados y contarles al respecto. La lista de preguntas que hemos proporcionado no es en absoluto exhaustiva y, en realidad, es probable que también recibas un par de preguntas raras. Pero ahora al menos tienes una idea del tipo de reacción que puedes esperar de tus empleados y de cómo responder. Lo único que queda por decir es: ¡buena suerte!

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